Le guide complet des notes de frais

TEMPS DE LECTURE : 7min

Une note de frais permet aux collaborateurs de répertorier en un seul document les avances de frais effectuées dans un cadre professionnel. Ce document, en Excel ou Word, doit être accompagné par les justificatifs des dépenses dans le but d'être remboursé par l'employeur.

Les types de dépenses :

Presque tous les types de dépenses peuvent faire l'objet d'une note de frais et donc d'un remboursement par l'employeur. Voici une liste non exhaustive d'exemples :

• restauration
• péage
• billet d'avion
• accessoires d'ordinateurs
• affaires de bureau

Cependant celles-ci doivent obligatoirement être faites dans l'intérêt de l'entreprise.

Les informations d'une note de frais

Il n'existe pas de modèle légal d'une note de frais. Cependant, cette dernière doit contenir des informations clés pour simplifier le processus de validation. Les renseignements que contient une note de frais aideront considérablement le travail de l'équipe comptable et finance dans le but de rembourser les frais tout en comptabilisant la TVA.

Une note de frais parfaite devrait contenir les informations suivantes :

• Nom et prénom du collaborateur
• Date de la dépense
• Type de frais
• Montant total de la dépense
• Montant de la TVA et le pourcentage
• Code projet ou Code client lié à la dépense

La majorité des PME-PMI gèrent manuellement les notes de frais des collaborateurs. Ce chiffre atteignait 70% selon une étude publiée par Ticket Travel en décembre 2016. Or, le coût de gestion d'une note de frais est de 53€.

À lire aussi : Note de Frais - Définition & Explications

La gestion d'une note de frais

La gestion manuelle d'une note de frais est relativement longue et complexe dès lors qu'elle passe entre de nombreuses mains sans contrôle.

Les étapes de gestion d'une note de frais

Le processus de gestion d'une note de frais se décompose en plusieurs étapes que voici :

• Récupération des factures des avances de frais
• Remplir le document Excel de la note de frais
• Validation de la note de frais par le supérieur hiérarchique
• Soumettre la note de frais au comptable avec tous les justificatifs
• Validation de la note de frais par l'équipe comptable
• Saisie des avances de frais dans l'outil comptable
• Enregistrement des factures et reçus dans l'outil comptable
• Remboursement des avances de frais aux collaborateurs
• Récupération des montants de la TVA sur les frais déductibles

La validation des notes de frais

La validation d'une note de frais est un processus clé . C'est souvent l'étape la plus longue qui bloque le remboursement de l'équipe finance. Tandis que les collaborateurs sont souvent impatients puisqu'il s'agit d'avances de frais avec leur compte personnel.

Dans la majorité des entreprises la validation des notes de frais se fait manuellement, c'est-à-dire mail ou à l'orale. Il est donc difficile d'avoir de la visibilité sur les notes de frais en attentes de validation, en cours de validation et celles qui ont définitivement validées.

Il est important de mettre sous contrôle cette étape clé durant la gestion des notes de frais. Un logiciel simple de gestion des validations permettra aussi de réduire les abus des collaborateurs. Certains prennent le risque de gonfler la note par rapport aux dépenses effectives. Un système de double validation permet aussi de mieux contrôler les budgets ou les potentielles erreurs que contient une note de frais.

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La TVA et les notes de frais

La TVA est une taxe qui est payée dès lors que l'on achète un produit ou un service. Il s'agit d'un impôt indirect car l'État ne récupère pas automatiquement les montants. Ce rôle est fait par les entreprises qui devront ensuite reverser l'argent récolté à l'État.

C'est la raison pour laquelle, lors d'une note de frais, l'entreprise est en mesure de déduire la TVA de ses dépenses. Ainsi, lorsqu'un collaborateur effectue une note de frais, il sera remboursé à la hauteur du prix TTC tandis que l'équipe comptable pourra demander à l'Etat le remboursement du montant de la TVA - qui est de 5,5% ; 10% ou 20% selon les types de dépenses.

Voici les obligations légales pour récupérer la TVA sur les notes de frais :

• Dépenses dans l'intérêt de l'entreprise
• Justificatifs des dépenses
• Facture au nom de la société
• Le prestataire de services

Il est important de rappeler que l'entreprise doit rembourser le montant TTC de la dépense engagée par le collaborateur. C'est ensuite le rôle de l'équipe comptable ou l'équipe finance de l'entreprise de récupérer le montant de la TVA déductible des frais.

La récupération de la TVA sur les notes de frais concernent généralement :

• L'achat d'un billet d'avion
• La réservation d'un hôtel
• L'achat d'un billet de train
• La location de voiture
• Les frais de péages
• Les frais de repas

Vous avez perdu votre reçu ? Voici comment faire pour déclarer une note de frais sans justificatif de paiement.

Droits et obligations des notes de frais

La loi encadre la gestion des notes de frais. Celle-ci a pour résultats des obligations ainsi que des droits pour les collaborateurs et les dirigeants. Comme pour les déplacements professionnels.

Les droits et obligations des collaborateurs

Il y a plusieurs conditions pour qu'une dépense effectuée par un collaborateur puisse être remboursée par l'employeur. La première est rédhibitoire : les frais doivent être effectués dans l'intérêt de l'entreprise. Dès lors que la dépense est justifiée, le collaborateur a le droit de faire des achats très variés à condition de respecter la politique de remboursement de l'entreprise. Il peut s'agir d'un repas, d'un déplacement professionnel (avion, train, hôtel...) ou encore des fournitures, des accessoires d'ordinateur.

Cependant, le collaborateur doit "prouver" ses dépenses à l'aide de la facture ou du reçu de carte bleue.

Les droits et obligations des dirigeants

L'entreprise doit obligatoirement rembourser les avances de frais effectuées par les collaborateurs.

Cependant, il peut tout à fait refuser une note de frais si celle-ci n'est pas conforme à la politique de remboursement de l'entreprise. Sur ce point, il est important d'avoir un document clair et précis pour ensuite pouvoir justifier le refus du remboursement d'une note de frais . Cela évitera de nombreuses frustrations des collaborateurs qui se sentiraient lésés.

L'absence de justificatif ou reçu sur les avances de frais peut aussi être une raison du refus dès lors que les dirigeants ou le manager n'ont pas de preuve effective de la dépense.

Avoir une politique voyage explicite est souvent un bon moyen d'anticiper sur ce type de situation. Notre plateforme permet de mettre une place un processus de validation avant toute réservation de billet de train, d'avion ou encore de nuit d'hôtel. Utiliser une agence de voyage d'affaires en ligne permet même de directement supprimer les notes de frais avec la mise en place d'un virement automatique SEPA pour toute réservation faite.

Modèle de Politique Voyage

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Les délais de remboursement et la comptabilisation

La loi n'est pas claire concernant le délai de remboursement des notes de frais . Chaque entreprise a un processus différent selon l'organisation, la taille de celle-ci. Aussi la gestion manuelle ou encore l'outil mise en place peut considérablement modifier. Il n'y a aucun cas de jurisprudence qui définit une date limite pour les remboursements. La loi affirme simplement que les délais doivent être "raisonnables".

À l'inverse, les collaborateurs ont jusqu'à trois ans pour demander un remboursement d'une note de frais selon la dernière décision de justice sur cette situation.

À lire aussi : Défraiement kilométrique - le remboursement des frais kilométrique

Les solutions de gestion des notes de frais

Qu'est-ce que la technologie OCR ?

La technologie OCR - ou Reconnaissance Optique de Caractères (ROC) - permet de récupérer en un simple scanner sur un document texte les informations principales de ce dernier. Ce système de reconnaissance est utilisé dans de nombreux domaines, qu'il s'agisse de la justice, de l'expertise-comptable et financière ou encore dans la santé.

La technologie OCR s'est beaucoup immiscée dans le quotidien des voyageurs et des équipes comptables. Il existe de nombreuses solutions qui permettent depuis le téléphone portable de récupérer les informations principales nécessaires pour soumettre une note de frais.

L'avantage d'une solution de gestion des notes de frais

Comme évoqué précédemment, la gestion manuelle d'une seule note de frais coûte jusqu'à 53€.

Le processus de traitement est beaucoup trop long et a des conséquences négatives sur la productivité des collaborateurs. Ces derniers ne peuvent se concentrer sur leurs missions à plus forte valeur ajoutée et perdent en motivation due aux tâches administratives et rébarbatives qu'implique la gestion manuelle des notes de frais.

Mettre en place un outil de contrôle des notes de frais est aussi l'occasion de mieux faire respecter la politique de remboursement des frais, et même de façon plus large la politique voyage de l'entreprise.

Comment choisir sa solution de gestion des notes de frais ?

Le nombre de solution de gestion des notes de frais sur le marché est considérable. il devient donc de plus en plus difficile de faire le bon choix. Voici quelques conseils clés pour sélectionner la meilleure solution pour votre organisation et voyageurs.

Faire une étude interne

Dans un premier temps il est capital de faire une petite étude en interne auprès de toutes les personnes concernées par la gestion de notes de frais qui sont :

• Les voyageurs
• Les manageurs et supérieurs hiérarchiques
• L'équipe comptable et finance

Il ne faut pas hésiter à préparer les questions en amont. Cela vous permettra de faire des entretiens semi-directifs afin de laisser une part de liberté pour les collaborateurs interrogés. Cela permettra de remettre à plat les différentes étapes de la gestion des notes de frais.

Définir les besoins

L'étude interne vous permettra d'identifier les frustrations des équipes concernées par les avances de frais et la gestion des justificatifs des dépenses.

En accord avec la direction - notamment concernant le budget, cela vous permettra de définir les besoins prioritaires pour simplifier les étapes de la gestion des notes de frais. Les objectifs peuvent être larges. Voici quelques exemples :

• Supprimer les avances de frais avec la mise en place de carte affaires
• Saisir automatiquement la note de frais avec la technologie OCR
• Automatiser la validation
• Automatiser le remboursement
• Automatiser le traitement comptable
• Mettre en place une politique de remboursement
• Analyses et budgets

Après avoir défini les besoins principaux, vous serez en mesure de choisir la meilleure solution de gestion de note de frais pour votre organisation.

Classement des meilleures solutions de gestion des notes de frais

Découvrez le classement des 11 meilleurs outils et solutions de gestion des notes de frais :

1. Mooncard
2. Jenji
3. Expensya
4. Spendesk
5. Notilus
6. Rydoo
7. N2F
8. Concur
9. Onexpense
10. Macompta.fr
11. ZyFrais

Comme déjà évoqué, il est important de calibre son projet d'automatisation de gestion des notes de frais. Plus précisément, une entreprise comme Concur est adaptée pour les ETI et grands groupes tandis que Mooncard s'adresse majoritairement aux PME.

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Suppression des notes de frais

Le coût de gestion des notes de frais, même automatisée, sera toujours important. Bien que les erreurs soient considérablement réduites, les notes de frais seront toujours sources de frustration pour les collaborateurs et les équipes comptables.

C'est la raison pour laquelle nous recommandons fortement de mettre en place une solution qui permet de supprimer les avances de frais et ce qu'elles impliquent. Pour cela il existe plusieurs solutions :

• Mettre à disposition des collaborateurs des cartes entreprises
• Mettre en place une solution de gestion des déplacements professionnels

La première permet aux collaborateurs d'être totalement autonomes. Aussi bien sur leurs dépenses que la gestion des factures qu'ils peuvent automatiquement enregistrer sur la plateforme en ligne de la solution. Cependant, ce système a tendance à supprimer tout contrôle des dépenses de la part de la hiérarchie ou de l'équipe comptable. Les abus peuvent avoir tendance à augmenter en raison d'un manque de contrôle pour chaque dépense effectuée.

Mettre en place une solution de gestion des déplacements professionnels permet de pallier cette éventualité. Nous avons privilégié sur notre plateforme la mise en place d'un prélèvement SEPA, directement sur le compte de l'entreprise. Toutes les factures sont centralisées et donc facilement accessibles. Aussi, le processus de validation du voyage en cas de non-respect de la politique interne permet d'éviter les abus. Pour terminer, notre offre Premium permet d'émettre une seule facture mensuelle, simplifiant considérablement le travail comptable.