TVA : comment la récupérer sur vos repas d’affaires ?

Repas d’affaires, déjeuners en déplacement, cafés d’équipe… Ces dépenses professionnelles récurrentes s’accumulent vite. Et derrière chaque addition se trouve de la TVA, souvent mal gérée - voire totalement oubliée - par les entreprises.

Et pour cause : entre les taux à 5,5%, 10% ou 20%, les règles de déductibilité et les justificatifs incomplets, le risque d’erreur est fréquent. Bref, beaucoup laissent littéralement leur TVA sur la table… sans même s’en rendre compte.

Bien maîtrisée, cette TVA devient pourtant un levier d’économies simple et légal. Ce guide vous aide à identifier les bons taux, sécuriser vos notes de frais et récupérer chaque euro possible, sans faux pas fiscal.

Comprendre les taux de TVA en restauration : les bases à connaître

Dans le secteur de la restauration, plusieurs taux de TVA coexistent. Selon ce que vous consommez (et comment vous le consommez), le pourcentage peut varier de 5,5% à 20%.

Distinguer ces taux est essentiel pour saisir correctement vos notes de frais et éviter toute erreur de déduction.

Le taux de 10% : la référence pour les repas consommés sur place

C’est de loin le taux de TVA le plus fréquent en restauration. Il s’applique dès lors que le repas est préparé et consommé immédiatement, dans un espace où un service est rendu (à table, au comptoir, en terrasse…).

Concrètement, le taux de 10% couvre :

• les plats, menus, desserts et cafés servis à table ;
• les sandwiches, salades et plats rapides consommés dans l’espace de restauration, même si le service est minimal ;
• les boissons non alcoolisées, qu’elles soient servies au verre ou en bouteille ouverte (sodas, jus, eaux plates ou gazeuses) ;
• tout produit vendu chaud et destiné à être mangé immédiatement (quiche, part de pizza, panini, etc.).

Ce qui compte, ce n’est pas la nature du produit mais l’intention de consommation : si vous mangez ou buvez sur place, le taux de 10% s’applique.

Ce taux reflète en réalité la présence d’un service (mise à disposition d’un espace, d’un personnel, d’un matériel…), ce qui distingue la consommation sur place d’une simple vente à emporter.

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Le taux de 5,5% : la TVA de la vente à emporter et de la consommation différée

Le taux réduit de 5,5% s’applique lorsque les produits ne sont pas destinés à être consommés immédiatement, mais plutôt emportés ou conservés pour une consommation ultérieure.

Il concerne notamment les produits :

• emballés ou conditionnés (sandwich sous film, plat en barquette, salade scellée) ;
• vendables froids et pouvant être consommés plus tard (yaourts, fruits, viennoiseries emballées) ;
• conditionnés hermétiquement, comme les bouteilles d’eau fermées ;
• prêts-à-manger ne nécessitant aucun service (pas de table, pas de couverts fournis, pas de mise à disposition d’un espace).

Même si le produit est consommé juste après l’achat, la TVA reste à 5,5% dès lors qu’il est vendu dans un emballage permettant une conservation (bouteille fermée, sandwich emballé, plat scellé…). Ce taux vise essentiellement les produits assimilés à de la vente alimentaire, et non à un service de restauration.

Le taux de 20% : la TVA applicable à toutes les boissons alcoolisées

C’est le taux plein de la restauration, et il ne souffre aucune exception : toutes les boissons alcoolisées (vin, bière, champagne, cocktails, spiritueux) sont soumises à une TVA de 20%, que la consommation se fasse sur place ou à emporter.

Ce taux s’applique dès lors que la boisson contient de l’alcool, même en faible quantité.

Pour un repas mêlant plat et boisson alcoolisée, la facture doit donc distinguer les lignes :

• le plat ou le menu : 10%
• la boisson alcoolisée : 20%

C’est indispensable pour la saisie comptable, mais aussi pour la gestion des notes de frais, car les deux taux ne sont pas traités de la même manière en matière de récupération de TVA.

Exemple concret : comment lire une addition au restaurant ? 

Prenons un exemple concret pour bien comprendre.

Vous êtes au restaurant avec un client pour déjeuner. Vous commandez un plat du jour, un verre de vin rouge et un café.

Voici comment l’addition va se présenter, et comment la lire correctement :

Dans l’après-midi, vous poursuivez votre journée de rendez-vous. Entre deux meetings, vous passez dans une épicerie et achetez une bouteille d’eau.

Les règles à connaitre pour récupérer la TVA sur les dépenses de restauration 

La TVA sur un repas professionnel peut être déduite, mais uniquement si certaines conditions sont réunies.

En pratique, beaucoup d’erreurs viennent d’un justificatif incomplet ou d’un repas dont le caractère professionnel n’est pas clairement établi.

Voici ce qu’il faut vérifier pour éviter les oublis ou les refus de déduction.

Condition n°1 : prouver que le repas a un caractère professionnel

La dépense doit avoir un motif en lien direct avec l’activité. Cela peut prendre plusieurs formes.

• Déplacement professionnel : le salarié est hors de son lieu habituel de travail et prend son repas sur place.
• Repas d’affaires : avec un client, un partenaire, un fournisseur ; pour discuter d’un projet, d’un contrat, d’une opportunité commerciale.
• Réunion interne : repas organisé dans le cadre d’un séminaire, d’un atelier, d’une formation ou d’une journée de travail déportée.

Un bon réflexe consiste à indiquer sur la note de frais le contexte du repas (client, projet, déplacement…), ainsi que le nom des participants.

Ce qui ne fonctionne pas…

• Un repas personnel remboursé « pour convenance ». 

Exemple : un salarié qui déjeune près de chez lui « parce qu’il n’a pas eu le temps de préparer à manger ».

• Un repas sans objectif professionnel identifiable

Exemple : un déjeuner “informel” avec un contact, mais sans sujet clair ou sans lien concret avec l’activité

• Une dépense manifestement excessive. 

Exemple : un repas de standing très élevé alors que la nature de l’activité ne le justifie pas, ou encore une addition disproportionnée pour un simple déjeuner (bouteille de champagne, menu gastronomique à plusieurs centaines d’euros…).

Condition n°2 : avoir un justificatif complet et conforme. 

Pour récupérer la TVA, le justificatif doit permettre à la comptabilité (et à l’administration fiscale en cas de contrôle !) de comprendre où, quand, pour quoi et à quels taux la dépense a été engagée. Un ticket de carte bancaire seul ne suffit jamais : il ne détaille ni les produits ni les taux.

Ce que doit contenir le justificatif dans tous les cas

Qu’il s’agisse d’un ticket détaillé ou d’une facture, certaines informations sont toujours indispensables.

• Le nom et l’adresse du restaurant : pour identifier l’établissement où la dépense a été engagée).
• La date du repas : utile pour vérifier la cohérence avec un déplacement ou un rendez-vous).
• Le détail des produits consommés : le fameux “menu + boisson” sans précision ne suffit pas : chaque plat ou boisson doit apparaître clairement.
• Les montants HT, le montant de TVA et le total TTC : sans cette ventilation, la TVA n’est pas récupérable.
• Le détail des taux de TVA (5,5%, 10%, 20%).

Ce qui change selon le montant de la dépense

ll faut savoir que les exigences ne sont pas les mêmes pour une petite addition ou pour un repas plus coûteux. Le seuil de 150 € HT détermine le type de justificatif accepté pour récupérer la TVA.

Pour les notes inférieures à 150 € HT

Un ticket de caisse détaillé suffit, à condition qu’il comporte toutes les informations ci-dessus. Il n’a pas besoin d’être émis au nom de l’entreprise.

Pour les notes supérieures à 150 € HT

Il faut obligatoirement une facture au nom de l’entreprise, reprenant l’ensemble des informations mentionnées plus haut.

Dans tous les cas, et nous insistons sur ce point : le ticket CB n’a aucune valeur fiscale pour la récupération de TVA : il sert juste à prouver le paiement, pas la nature de la dépense.

Et surtout : un justificatif incomplet ou imprécis peut faire perdre la TVA, même si le repas était parfaitement professionnel. La facture doit donc toujours être jointe à la note de frais, qui elle-même explique le contexte (participants, projet, déplacement…).

TVA ret déplacements professionnels : les bonnes pratiques à mettre en place

La récupération de la TVA ne dépend pas uniquement des règles fiscales : elle repose surtout sur des processus clairs et des réflexes partagés entre les collaborateurs en déplacement et les équipes qui traitent les notes de frais.

 L’objectif : que chacun sache quoi faire au bon moment, sans complexité inutile.

Côté collaborateurs : les bons réflexes à adopter en déplacement

Pour les collaborateurs, la majorité du travail se joue… au restaurant. La façon dont ils demandent la facture ou remplissent leur note de frais détermine souvent si la TVA sera récupérée ou perdue. 

4 bons réflexes à adopter : 

Réflexe n°1 : toujours demander une facture détaillée

C’est le réflexe le plus simple, et pourtant celui qui évite le plus de problèmes.
Une facture avec les produits listés ligne par ligne et les taux de TVA associés permet :

• d’éviter que la comptabilité vous demande des précisions,

• d’éviter qu’une note de frais soit mise en attente faute d’informations suffisantes,

• de garantir que la TVA pourra être récupérée correctement.

En pratique, si la facture n’indique pas clairement les produits consommés ou les taux appliqués, la comptabilité ne peut pas ventiler la dépense, et la TVA devient non déductible, même si le repas était parfaitement professionnel.

Réflexe n°2 : justifier un repas d’affaires en une phrase claire

La justification du repas est un point essentiel : elle permet de montrer que la dépense a bien un caractère professionnel.
Pas besoin d’un long texte : une phrase claire suffit pour que la comptabilité (et l’administration en cas de contrôle) comprenne le contexte.

Dans la note de frais, on indique simplement :

• les participants ;

• l’objet du repas (suivi client, réunion projet, rendez-vous commercial, déplacement…).

Exemples de formulations utiles :

• « Déjeuner avec Mme Martin (client) - préparation du lancement du projet X »

• « Repas d’équipe - réunion de travail sur le planning Q4 »

Ce petit effort évite les ambiguïtés et garantit une prise en charge rapide et sans discussion.

Réflexe n°3 : Déposer ses notes de frais rapidement

Saisir sa note de frais peu de temps après le repas facilite tout, car…

• les informations sont encore fraîches ; 

• le contexte est clair,

• les justificatifs ne se perdent pas au fond d’un dossier ou dans la galerie photo du téléphone.

Plus le délai s’allonge, plus il devient difficile de se souvenir du motif du repas ou des participants, et plus la comptabilité doit reconstituer l’information.Un dépôt rapide accélère la validation et sécurise la récupération de la TVA.

Réflexe n°4 : Vérifier que la facture mentionne bien les taux

Avant de quitter l’établissement, un coup d’œil à la facture suffit pour éviter bien des complications. Les taux (5,5%, 10%, 20%) doivent apparaître clairement : c’est ce qui permet à la comptabilité de ventiler correctement les lignes du repas.

S’ils n’apparaissent pas, ou si les produits ne sont pas détaillés, la TVA devient tout simplement non récupérable. Mieux vaut donc demander une facture corrigée immédiatement plutôt que de devoir contacter le restaurant plusieurs jours plus tard.

Côté managers et équipes comptables : les vérifications essentielles pour récupérer la TVA

Une fois la note de frais soumise, le rôle du manager et de la comptabilité est de s’assurer que la dépense est conforme et que la TVA pourra être correctement traitée.

Quelques vérifications simples suffisent à éviter la majorité des erreurs.

Les éléments à vérifier

• Le justificatif est-il complet ? Ticket détaillé pour les dépenses < 150 € HT, facture nominative au-delà. Le ticket CB seul ne suffit jamais.
• Les éléments obligatoires sont-ils présents ? Détail des produits, montants HT / TVA / TTC, taux utilisés, nom du restaurant.
• Le contexte est-il clair ? Le collaborateur a-t-il indiqué les participants et le motif du repas ? Une justification trop vague peut bloquer la déduction de la TVA.
• La dépense reste-t-elle cohérente avec la politique interne ? Plafonds, règles sur l’alcool, limites par type de dépense… Valider, c’est aussi veiller au respect de ces règles.

Ces contrôles rapides garantissent une validation fluide et évitent les allers-retours inutiles.

Ventiler correctement les différents taux de TVA

La ventilation est l’étape clé du traitement comptable. Elle consiste à affecter chaque ligne de l’addition au bon taux, ce qui permet de déterminer la part réellement déductible.

En pratique, comme nous l’avons évoqué plus haut 

• 10% → repas consommés sur place (plats, menus, boissons non alcoolisées servi(e)s).
• 5,5% → produits conditionnés pour consommation différée (bouteilles d’eau fermées, plats emballés…).
• 20% → boissons alcoolisées (TVA non récupérable en frais de restaurant).

Une bonne ventilation évite les erreurs d’imputation, limite les retraitements en fin de mois et sécurise la déclaration de TVA.

Comment l’automatisation fiabilise la gestion de la TVA

L’automatisation apporte une réponse simple à un processus qui, dans les faits, demande beaucoup d’attention : vérifier les justificatifs, repérer les bons taux, appliquer les règles internes… Avec les bons outils, une grande partie de ce travail se fait automatiquement, ce qui limite les erreurs et accélère le traitement.

Des solutions comme Swile simplifient chaque étape :

Scan intelligent des justificatifs

Les reçus sont lus automatiquement : montants, taux de TVA, date, nom du restaurant… Plus besoin de saisir ou de vérifier chaque ligne à la main.

Extraction automatique des taux et ventilation correcte

L’outil identifie les produits, distingue les boissons alcoolisées, repère les produits à emporter, et attribue le bon taux (5,5%, 10%, 20%). La TVA récupérable est calculée sans effort.

Application automatique de la politique interne

Plafonds, limitations sur l’alcool, types de dépenses autorisées… La plateforme applique les règles dès la soumission, ce qui évite les refus tardifs et les litiges.

Archivage sécurisé et à valeur probante

Les justificatifs sont stockés de manière conforme, horodatée et retrouvables en un clic. Un vrai atout en cas de contrôle fiscal.

Au quotidien, l’automatisation réduit les erreurs, accélère le traitement des notes de frais et fluidifie les échanges entre collaborateurs et comptabilité. En supprimant les saisies manuelles et les corrections tardives, elle fait gagner un temps précieux à toutes les équipes.