Comment récupérer la TVA sur les repas ?

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En déplacement professionnel ou lors d’un repas d’affaires, les salariés engagent des dépenses supplémentaires pour se nourrir. Et naturellement, c’est à l’employeur de rembourser ces frais.Alors s’ils sont déductibles des cotisations sociales, peut-il aussi récupérer la taxe sur la valeur ajoutée ? La réponse est positive.Mais attention, car la TVA sur les frais de repas n’est récupérable que sous certaines conditions.

Les conditions de déductibilité de la TVA

Pour les entreprises, la taxe sur la valeur ajoutée est déductible au moment de la déclaration de TVA. Ainsi, pour tous les frais engagés dans le cadre de l’activité professionnelle de la société, le chef d’entreprise est en droit de récupérer la TVA versée. Encore faut-il respecter les conditions applicables.

Une TVA déductible sous condition

Avant de voir comment récupérer la TVA sur les repas, il convient de comprendre les conditions de déductibilité. Celles-ci s’appliquent pour tous les frais de l’entreprise, et notamment les déplacements professionnels.

C’est le Code général des impôts qui nous précise comment récupérer la TVA :

• Les frais doivent être justifiés dans l'intérêt de l’entreprise ;
• Les justificatifs doivent préciser le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC.
• Les factures doivent être spécifiquement adressées au nom de l’entreprise . Mais on verra qu’en matière de repas, il peut y avoir des exceptions.
• Les frais déductibles correspondent uniquement aux frais facturés. C’est-à-dire que seules les dépenses engagées auprès d’ une entreprise pouvant collecter et payer la TVA peuvent être déduites.
• Les frais de repas doivent être proportionnés aux besoins de l’activité de l’entreprise.

Maintenant que vous connaissez les conditions de déductibilité, il est temps de s’intéresser aux repas qui y répondent.

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Les repas concernés par la déduction de TVA

Les frais de repas doivent correspondre à des dépenses professionnelles justifiées par l’activité de l’entreprise. S’il s’agit simplement de dédommager l’ensemble des collaborateurs pour les repas pris le midi, pas sûr que cela serve l'intérêt de la société.

En revanche, voici les repas professionnels qui offrent droit à une déduction de TVA.

• Les repas d’affaires : il va sans dire qu’un salarié qui prend un déjeuner avec un client ou un partenariat le fait à des fins professionnelles.
• Les repas en déplacement professionnel : lorsqu’il est en voyage d’affaires loin de son lieu de travail, le collaborateur ne peut rentrer à domicile pour manger avec sa famille. Dans ce cadre, l’employeur est obligé d’indemniser l’ensemble des dépenses engagées sur place. Et comme le déplacement est rendu nécessaire par l’activité de l’entreprise, la récupération de la TVA est possible.

• Les repas pour des réunions d’équipe : au-delà de rencontrer des clients, prospects ou partenaires, un bon repas est également l’occasion de renforcer les liens entre les collaborateurs. Par exemple, une fête de fin d’année, un séminaire d’entreprise ou simplement une livraison de repas pendant une réunion. Et comme tous ces événements ont un caractère professionnel, l’employeur peut déduire la TVA.

Pour faciliter la déduction de la TVA (et votre comptabilité de manière générale), on vous suggère de rappeler à l’ensemble de vos collaborateurs (voyageurs ou sédentaires) les règles basiques d’une bonne gestion des notes de frais .

Vous pouvez d’ailleurs télécharger un modèle de note de frais juste ici :

De votre côté, il convient de connaître les subtilités des règles comptables.

Comment simplifier les déplacements professionnels ?

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Les spécificités des frais de repas

Vous l’aurez compris, il est possible de déduire la TVA des frais de repas. Cela dit, le formalisme diffère selon le montant de la facture de restaurant. Sans oublier qu’en matière de frais de nourriture, il existe plusieurs taux de TVA.

Le montant de la facture

On l’a vu précédemment, le formalisme exige que la facture soit adressée directement au nom de l’entreprise. Cependant, il existe quelques nuances en fonction du montant des frais de repas.

• Frais de restauration inférieurs à 150 € : le ticket de caisse suffit dès lors qu’il précise le montant total, le montant de la TVA ainsi que le montant hors taxe et TTC. Ici, il n’est pas nécessaire que le justificatif mentionne spécifiquement l’entreprise pour que la TVA soit déduite.
• Frais de restaurant supérieurs à 150 € : au vu de la somme, les conditions habituelles s’appliquent. Ainsi, les salariés qui vont au restaurant devront demander une facture adressée à l’entreprise. Dans le même esprit, le nom du restaurant et son adresse doivent être précisés.

Le montant de la TVA

Outre le montant de la facture, le taux de la TVA est aussi spécifique.

• Repas au restaurant : c’est la TVA à taux réduit de 10 %.
• Repas hors restaurant (ou à emporter) : par exemple dans un supermarché ou à la boulangerie. L’alimentation étant considérée comme un bien de première nécessité, c’est la TVA à 5,5 % qui s'applique.
• Les boissons alcoolisées : ici, c’est le taux normal à 20 % que vous pourrez déduire.

Dans tous les cas, les mentions vues précédemment doivent apparaître sur le reçu ou la facture. À défaut, il ne sera pas possible de récupérer la TVA. Et si la note de frais comporte plusieurs taux de TVA, il faudra impérativement préciser la ventilation par taux.