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La gestion d'une note de frais est un travail chronophage si vous n'avez pas d'outil d'automatisation en place. Cela concerne aussi bien l'émission, la validation et la comptabilisation de la note de frais .
Rappel : qu'est-ce qu'une note de frais ?
Une note de frais est un document émis par un collaborateur qui répertorie l'ensemble des dépenses qu'il a effectué dans le cadre d'une mission professionnelle. La validation d'une note de frais est une étape obligatoire pour que le collaborateur soit remboursé.
Il est important de vérifier que les dépenses respectent la politique voyage de l'entreprise avant de lancer sa gestion et donc le remboursement.
La comptabilisation d'une note de frais
La comptabilisation d'une note de frais fait référence à une étape clé dans la gestion de ce document administratif. Elle concerne la tâche effectuée par le comptable ou l'équipe finance qui est de traiter la note de frais afin de l'enregistrer dans le grand livre de l'entreprise - ou communément appelé le livre comptable.
Cependant selon la typologie des dépenses, le processus de comptabilisation d'une note de frais peut varier. Voici donc les principales méthodes de comptabilisation d'une note de frais.
Comment simplifier les déplacements professionnels ?
Télécharger le guide completComment comptabiliser les notes de frais ?
Le Grand Libre comptable d'une entreprise permet de déclarer les recettes et les charges de l'entreprise. Une note de frais est considérée comme une charge dont les types de dépenses sont reliés à des comptes précis. Les notes de frais doivent idéalement être comptabilisées dans le journal des achats.
La plupart des notes de frais sont comptabilisées dans le compte 6251 qui concerne les dépenses effectuées dans le cadre d'un déplacement professionnel : « voyages et déplacements ».
Liste des Comptes liées aux notes de frais
À l'image de la variété des types de dépenses d'un collaborateur, il existe de multiples comptes pour comptabiliser les notes de frais. En voici une liste exhaustive :
- Les dépenses de "Voyages et déplacements" sont reliées au compte 6251. Cela concerne donc les billets d'avion, de train ou encore la location de voiture et les dépenses liées (frais de péages notamment). Les indemnités kilométriques sont aussi concernées.
- Les dépenses "Missions" concernent les frais de restauration ou repas ainsi que les nuitées d'hôtels ou autre frais de logement comme Airbnb.
- Le compte numéro 6257, communément appelé "Réceptions", correspond aux invitations dans le secteur de la restauration (café, repas...)
- Les frais postaux et de télécommunication sont reliés au compte 626 et concernent les dépenses telles que les notes de frais, les enveloppes ou encore les timbres.
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