Perte justificatif note de frais : comment faire ?

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De retour d'un voyage d'affaires , vous souhaitez soumettre une note de frais mais vous avez perdu votre justificatif de paiement ou votre reçu ?Pas de panique ! Vous n'êtes pas seul, plus d'un tiers des salariés avoue ne pas avoir demandé un remboursement d'une note de frais car justement, ils avaient perdu le justificatif...mais il existe des moyens pour ne pas y renoncer !

Justificatif de notes de frais : une obligation légale

Dans le cadre d'un remboursement au réel - c'est-à-dire un remboursement à la hauteur exacte des avances de frais, le justificatif ou note de frais est légalement obligatoire. En effet, en cas de contrôle des comptes de l'entreprise par l'URSSAF, l'organisation peut procéder à un redressement. L'entreprise sera alors contrainte de payer des allocations forfaitaires.

Bien qu'il s'agisse d'une dépense dans un cadre professionnel, en l'absence de justificatif ou de reçu, elle est alors considérée comme personnelle. Elle ne pourra donc pas être remboursée par votre employeur.

Comment être remboursé sans justificatif

Tout d'abord, pour aborder la question d'un point de vue légal. Bien que la loi soit claire sur ce sujet, vous pouvez toujours trouver un moyen de vous faire rembourser par votre employeur tout en respectant le cadre légal. Voici plusieurs manières de remplacer le justificatif de note de frais.

1 - Vous pouvez contacter le fournisseur (restaurant, station essence, hôtel) pour obtenir un duplicata de votre justificatif. Ce duplicata est reconnu légalement par l'administration fiscale. Il vous est aussi possible de directement demander une facture. De nombreux sites de tourisme comme celui de la SNCF, d'Air France ou encore d'Uber Eats.

2 - Vous pouvez remplir une attestation sur l'honneur. Il vous suffit donc de faire une lettre dans laquelle vous déclarez sur l'honneur avoir engagé une ou plusieurs dépenses dans le cadre de vos missions professionnelles. Vous devrez dans ce cas mentionner des informations obligatoires :

• Votre prénom et nom
• Vos coordonnées (adresse postale, téléphone et mail)
• Détails des dépenses (les mêmes que pour la note de frais avec le montant de la TVA si elle est déductible
• Votre signature et la mention : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation. »

Note de frais et politique voyage

La politique voyage des entreprises permet entre autres de définir le processus de gestion d'une note de frais ainsi que les typologies de dépenses acceptées. Elle permet aussi de définir les règles de validation et de remboursement d'une note de frais en cas d'absence de justificatif. Les entreprises peuvent donc être relativement flexibles.

Il est possible pour une entreprise de définir des règles dans le cas d'une perte de justificatif d' avances de frais effectuées par le collaborateur. À titre d'exemple, certaines entreprises demandent un relevé bancaire pour accompagner l'attestation sur l'honneur afin de prouver les dépenses déclarées dans la lettre. Cela vous permettra d'être remboursé en toute sérénité avec la possibilité pour l'entreprise de justifier le remboursement auprès de l'administration fiscale.

Modèle de Politique Voyage

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Comment réduire les notes de frais ?

Chaque année, plus de 500 millions d'euros dépensés dans un cadre professionnel ne sont pas remboursés. Il existe plusieurs raisons :

• Perte de justificatif
• Politique de remboursement illisible
• Procédure de remboursement longue
• Simple oubli des collaborateurs

Pour éviter, dans le futur, d’autres pertes de justificatifs de notes de frais, il est bon de passer à la dématérialisation des notes de frais. Découvrez les meilleures solutions de notes de frais.

Il est en tout état de cause souhaitable de tout faire pour éviter que les salariés aient à avancer des frais et à faire des notes de frais. Cela éviterait les risques de non-remboursement et ferait gagner en temps de gestion !