Défraiement kilométrique : le remboursement des frais kilométrique (2021)

TEMPS DE LECTURE : 4min

Découvrez dans cet article les différents sujets que nous allons aborder :

• le barème kilométrique pour le défraiement.
• les obligations de défraiement en accord avec l'administration fiscale
• les stratégies de défraiement optimales

Ayant rendu possible des milliers de déplacements professionnels, voici tous les meilleurs conseils sur le défraiement (remboursement des frais de déplacement professionnels ).

Que signifie le défraiement kilométrique ?

Le défraiement kilométrique correspond au remboursement des frais avancés par un collaborateur, un associé ou un dirigeant lors de leurs déplacements. On parle aussi d'indemnité kilométrique .

Ces allocations forfaitaires, versées par l'entreprise, correspondent bien souvent versées à un barème fiscal défini par l'URSAFF. Cela permet à l'entreprise de bénéficier d'exonération de cotisations sociales sur ces allocations.

L'administration fiscale met à jour chaque année l'encadrement des remboursements des frais de déplacements professionnels à travers le barème kilométrique. Les voitures ainsi que les deux-roues sont concernées.

L'obligation de défraiement

Sous condition qu'une dépense soit conforme à sa politique voyage , une entreprise se doit de rembourser le collaborateur sans condition de réserve. Le droit du travail précise en effet que toutes les dépenses conformes aux besoins de l'employé et dans l'intérêt de l'employeur doivent faire l'objet d'un défraiement.

Le contrat de travail peut cependant prévoir que le salarié conserve à sa charge certaines dépenses à condition qu'un montant forfaitaire lui soit versé à l'avance. Il existe deux modes de défraiement (remboursement des frais) : au forfait, ou au réel. Nous reviendrons dessus à la fin de cet article.

La notion de défraiement est donc plus large que le défraiement kilométrique. Si vous souhaitez défrayer un collaborateur au sens large, il faudra que vous puissiez calculer ses frais de déplacement.

Modèle de Politique Voyage

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Qu'est-ce que le barème des indemnités kilométriques ?

Le barème kilométrique est un appui très courant pour le défraiement kilométrique.

Si le collaborateur est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut faire des notes de frais kilométriques pour se faire rembourser.

Les entreprises se conforment alors au barème kilométrique de l'URSSAF pour rembourser les frais kilométriques des salariés tout en bénéficiant d'exonération de cotisations sociales.

Pour se faire rembourser les déplacements habituels entre le lieu de travail et le domicile, il faut se munir de ces 3 éléments :

• la puissance fiscale du véhicule
• la distance séparant le domicile du lieu de travail
• le nombre de trajets effectués chaque mois

À condition de pouvoir justifier de ces 3 éléments, le remboursement des notes de frais kilométriques sera réputé exclu de toute cotisation sociale.

Comment faire un défraiement kilométrique ?

Pour pouvoir procéder à un défraiement kilométrique, c'est-à-dire indemniser les frais de déplacement selon le nombre de kilomètres parcourus, il faudra tout d'abord procéder à un calcul des frais kilométriques.

Pour gagner du temps, vous pouvez vous rendre sur le simulateur de frais kilométrique d'impots.gouv qui fera les calculs pour vous :

Par exemple, si 25km séparent votre lieu de travail de votre domicile, et que vous travaillez 200 jours par an, votre nombre de km annuel s'élève à : 22 5200 = 10 000 km/an

Si vous effectuez vos trajets avec une Peugeot 208 de 5 CV (chevaux fiscaux), vous aurez des frais kilométriques de *10 0000,308 + 1 200 =4 280 euros.

Si, vous préférez faire les calculs vous-même plutôt que d'utiliser le simulateur de frais kilométriques, vous pourrez trouver toutes les informations nécessaires au défraiement kilométrique dans ces tableaux issus du site de l'administration fiscale. Le calcul des frais kilométriques vair selon le véhicule, qu'il s'agisse d'une voiture ou d'un deux roues.

*Voir dans le tableau la colonne permettant de faire le calcul : 10 0000,308 + 1 200 = 4 280 euros.

Barème 2021 des indemnités kilométriques applicables aux voitures (en euros)

Pour ce qui est des CV, il s'agit bien de la puissance fiscale du véhicule qui n'est pas égale à la puissance en chevaux vapeur. Si vous ne connaissez pas la puissance fiscale de votre véhicule, vous pouvezcalculer les chevaux fiscaux de votre véhicule à partir des chevaux vapeurs.

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Barème 2021 des indemnités kilométriques applicables aux deux roues : motos

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Barème 2021 des indemnités kilométriques applicables aux deux roues : vélomoteurs et scooters ( < 50 cm3)

Modèle Excel - Note de frais Kilométrique

Pour obtenir un modèle en version Excel d'une note de frais kilométrique, vous pouvez remplir ce formulaire.

Comment bien archiver ses justificatifs pour le défraiement ?‍

Que ce soit au format papier comme au format digital, il est indispensable de stocker tous les justificatifs de frais kilométriques ou notes de défraiements . Ces justificatifs peuvent être demandés à tout moment par l'URSSAF . Le règlement sur la protection des données personnelles des salariés fait qu'il est très pertinent de stocker ces informations sur un format numérique.

Pour éviter d'avoir à archiver tous les justificatifs de voyage et stocker ses factures dans un format numérique, il est aussi possible de passer par une agence de voyage. Avec notre plateforme de déplacements professionnels, vous pourrez choisir votre fréquence de facturation pour l'ensemble des déplacements professionnels de vos collaborateurs et ainsi disposer de l'ensemble des justificatifs à tout moment.

Faut-il défrayer ses collaborateurs grâce aux notes de frais réels ou à un forfait ?

Deux options s'offrent aux employeurs pour défrayer leurs collaborateurs :

• Défraiement sur les frais réels : l'entreprise rembourse ses salariés en fonction de ses dépenses réelles pendant ses déplacements, en s'appuyant sur ses justificatifs et notes de frais.
• Défraiement forfaitaire : l'entreprise rembourse ses salariés en fonction d'un montant fixe par catégorie. Par exemple, pour un repas, les salariés pourront être remboursés jusqu'à 18,80 euros ; ou selon un nombre de kilomètres parcourus.

En règle générale, les collaborateurs ne dépensent pas totalement les forfaits qui leur sont alloués. Il est donc préférable de rembourser en fonction des frais réels, en définissant un montant maximum dans le cadre d'une politique voyage plus globale.

Les employeurs sont donc soumis à des obligations financières lors du déplacement de leurs collaborateurs car ces derniers peuvent bénéficier d'une déduction sur leurs impôts. Mais ce n'est pas la seule obligation : les employeurs ont aussi un devoir de protection de leurs employés.

Frais Kilométriques, revenu et impôts

Il est important lors de la déclaration des revenus de notes les frais kilométriques. En effet, il faut inscrire dans votre déclaration de revenu, la totalité des montants des frais réels. La case concernée n'est jamais pré-rempli, c'est donc à l'employé de le déclarer pour informer l'organisme des impôts.

Afin de calculer les montants des frais kilométriques et le déclarer dans vos revenus d'impôt, il vous suffit de consulter les barèmes des frais kilométriques de l'année 2021.

Ainsi le calcul de l'impôt sur vos revenus prendre en compte l'ensemble de vos frais professionnels. Mieux encore, en tant qu'employé, vous bénéficiez d'une déduction de l'ordre de 10% appliquée de façon automatique.

‍ Comment l’employeur peut-il réduire ces frais de défraiement ?

Dans les grandes villes, les frais de défraiement peuvent vite devenir très salés pour l’employeur. Plusieurs solutions sont alors à la portée des chefs d’entreprise pour limiter ces coûts.

L’utilisation des transports en commun est une solution largement viable. Notamment dans une ville comme Paris, où le risque d'arriver en retard à un rendez-vous après avoir été coincé dans la circulation est loin d’être négligeable. Une autre solution à la portée de tous les jeunes entrepreneurs est de louer ses bureaux aux endroits stratégiques de la ville. Certains arrondissements de Paris ont d’ailleurs la côte depuis quelques années et accueillent de plus en plus d’entreprises. La facilité d’accès, la desserte des transports en commun et la richesse économique font de ces nouveaux quartiers des zones très prisées par les entrepreneurs.