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Visioconférences, réunions hybrides, télétravail généralisé… On aurait pu croire que le voyage d’affaires vivait ses dernières heures. Et pourtant : il est toujours là. Bien vivant. Parfois indispensable, souvent mal géré.
En 2028, les dépenses liées au voyage d’affaires en Europe devraient atteindre près de 515 milliards de dollars, dépassant largement les niveaux pré-COVID (selon l’étude GBTA Business Travel Index, 2024).
Preuve que, malgré tous les outils collaboratifs du monde, se déplacer reste un réflexe professionnel, et un levier stratégique.
Les déplacements professionnels font partie de la vie des entreprises. Mais ils sont rarement traités comme un vrai sujet. Trop souvent, on les gère dans l’urgence, au fil de l’eau, entre deux tableaux Excel et trois validations de dernière minute.
Pourtant, bien gérer les voyages d’affaires, c’est gagner sur tous les fronts :
- maîtriser et piloter un poste de dépense majeur ;
- améliorer l’efficacité des équipes
- sécuriser les collaborateurs ;
- éviter les risques fiscaux ;
- connaître, maitriser, voire réduire l’empreinte carbone de l’entreprise.
Mais encore faut-il savoir par où commencer.
C’est précisément l’objectif de ce guide : clarifier les enjeux, adopter les bonnes pratiques et vous aider à faire des déplacements professionnels un vrai levier de performance.

Comment simplifier les déplacements professionnels ?
Télécharger le GuideVoyages d’affaires : de quoi parle-t-on concrètement ?
Avant de parler outils, process et politique voyage, encore faut-il savoir de quoi on parle.
Un déplacement professionnel, c’est tout trajet effectué par un salarié dans le cadre de son activité : rendez-vous client ou fournisseur, salon, formation, mission sur site, séminaires…
En pratique, ça peut être un aller-retour en train dans la journée comme une semaine à l’autre bout du monde.
On parle aussi de « voyage d’affaires », de « déplacement pro », voire de « travel management » côté entreprise.
Peu importe le terme, les enjeux restent les mêmes : coût, organisation, sécurité, conformité… et impact carbone.
Bien gérer ses déplacements professionnels : pourquoi c’est indispensable
Souvent perçus comme une simple logistique à optimiser, les déplacements professionnels touchent en réalité à des enjeux bien plus larges. Budget, organisation, sécurité, RSE : leur gestion reflète, et impacte, toute la structure de l’entreprise. Voici ce qu'il faut savoir sur la gestion du voyage d'affaires.
Rationaliser les dépenses et piloter ses budgets
Dans bien des entreprises, le voyage d’affaires figure parmi les premiers postes de dépenses, juste derrière les salaires. Et pourtant, faute de cadrage clair ou par absence d’outils et de process pour le piloter, ce poste donne lieu à des coûts imprévus : réservations tardives, doublons, ou encore dépenses hors politique difficilement contrôlables.
Ce sont les pleins d’essence à 1h du matin, les allers-retours Paris-Toulouse réservés la veille, les hôtels bookés sur l’appli préférée du commercial (spoiler : rarement celle validée par l’entreprise). Bref, des dépenses éparpillées dans une multitude d’outils, rarement anticipées, souvent découvertes au moment du bouclage budgétaire.
À l’inverse, une politique bien construite permet de cadrer les pratiques, d’optimiser les budgets, de négocier plus efficacement avec les prestataires… et de reprendre enfin le contrôle.
Gagner du temps et booster la productivité des équipes
Réserver, faire valider, anticiper, justifier, corriger, relancer… Un déplacement, ce n’est pas juste un rendez-vous à l’autre bout du pays : c’est une logistique complète, souvent gérée dans l’urgence, et parfois mal optimisée. Une source de stress pour le voyageur qui
Et cela ne concerne pas que les voyageurs. Sans cadre clair ni outil adapté, les équipes finance, comptabilité, office management, RH et même les managers passent un temps considérable à gérer les aléas : demandes incomplètes, validations floues, régularisations de dernière minute, réconciliation comptable complexe et difficultés de reporting et de pilotage. Bref, autant d’heures perdues, pour des tâches qui n’apportent ni valeur, ni visibilité.
Structurer le processus permet de gagner du temps à tous les niveaux, de fiabiliser les données et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur (tant pour le voyageur que pour les gestionnaires).
S’assurer de la sécurité des salariés
Un déplacement professionnel n’est jamais anodin. Il implique des heures de transport, des imprévus, parfois des situations complexes à gérer seul, loin de son cadre habituel.
L’entreprise a non seulement une responsabilité morale, mais aussi légale envers ses collaborateurs en déplacement. Ce qu’on appelle le duty of care, ou obligation de protection. Cette obligation, encadrée par l’article L. 4121-1 du Code du travail, impose à l’entreprise de garantir la sécurité et la santé physique et mentale des salariés, y compris lorsqu’ils sont en mission.
Le fait d’être hors des murs de l’entreprise ne suspend en rien cette obligation. Le duty of care s’applique pleinement lors des déplacements professionnels, qu’il s’agisse d’un rendez-vous client, d’un séminaire, d’une formation ou d’un salon à l’étranger.
Et en déplacement professionnel, cette obligation est d’autant plus importante, car les risques sont bien réels : accident, problème de santé, contexte géopolitique, incident logistique… En l’absence de cadre, l’entreprise s’expose à de lourdes conséquences : contentieux prud’homal, atteinte à sa réputation, voire mise en cause de sa responsabilité pénale en cas d’accident grave.
Mais au-delà de l’enjeu juridique, c’est aussi une question de culture managériale. Accompagner les collaborateurs dans leurs déplacements, c’est prendre soin d’eux. C’est reconnaître que leur sécurité, leur confort et leur équilibre comptent, même (et surtout) en dehors du bureau. Un point central dans toute démarche de qualité de vie au travail.
Être conforme à la loi, en toutes circonstances
La sécurité et le bien-être ne sont qu’un versant du sujet. De manière générale, le déplacement professionnel est un sujet très encadré : temps de trajet, heures supplémentaires, repos obligatoire, justificatifs, barèmes URSSAF, TVA…
Autant de règles à anticiper, surtout lorsque les déplacements sont fréquents ou sortent du cadre habituel. D’où l’intérêt d’une gestion structurée, avec des règles claires, intégrées dans les outils, partagées avec les équipes. L’objectif, c’est éviter les zones grises, limiter les erreurs et réduire le risque de litige.
Réduire l’empreinte carbone des déplacements professionnels
L’impact environnemental des voyages d’affaires reste souvent un angle mort des politiques de déplacement, alors même qu’il devient un enjeu central pour les entreprises. À l’heure où les entreprises de plus de 500 salariés sont tenues de mesurer leur bilan carbone, et où de plus en plus d’entre elles construisent des trajectoires de réduction de leurs émissions, il devient indispensable d’intégrer les déplacements professionnels dans cette dynamique. Ce sujet est d’autant plus crucial que les jeunes talents accordent une attention croissante aux engagements RSE de leurs employeurs : près des trois quarts considèrent la politique RSE comme un critère important dans le choix d’un poste, et 30 % la jugent même essentielle. Dans ce contexte, ignorer l’empreinte carbone des déplacements professionnels n’est plus envisageable. (Source : Youmatter).
Or, sans règles partagées, les trajets s’enchaînent sans vraie réflexion sur les enjeux de décarbonation : déplacements courts en avion, voitures individuelles par défaut, absence de suivi carbone… Et le bilan grimpe vite.
Bien gérer les déplacements, c’est aussi ça : éviter les trajets superflus, encourager les bons réflexes, accompagner les collaborateurs dans le choix du meilleur mode de transport, intégrer l’impact environnemental dès la réservation, sans alourdir le quotidien, ni freiner les missions. Avec à la clé, un impact carbone réduit… et des pratiques mieux alignées avec vos engagements, vos budgets et les attentes de vos équipes, de vos futures recrues, ainsi que celles de vos clients.

Swile Travel pour vos déplacements pro
Découvrez Swile TravelPolitique de voyage d'affaires : comment la construire ?
Une bonne gestion des déplacements commence par là. La politique de voyage d’affaires, également connue sous le nom de politique de voyage d’entreprise (PVE), c’est ce qui évite de tout réinventer à chaque départ. Elle transforme un sujet flou, souvent géré au cas par cas, en cadre clair, partagé et applicable.
La politique de voyage d’entreprise, c’est concrètement un document stratégique qui formalise l’ensemble des règles et bonnes pratiques encadrant les déplacements professionnels.
Bien pensée, elle permet d’aligner les pratiques, de maîtriser les coûts, de réduire les zones grises… et surtout, elle simplifie le quotidien de ceux qui organisent, valident ou remboursent.
Mais encore faut-il qu’elle colle à la réalité de l’entreprise, et qu’elle soit connue, comprise et utilisée.
Quels sont les objectifs de la politique de voyage ?
Le politique de voyage est un outil stratégique, parce qu’elle formalise, noir sur blanc, les règles applicables à tous les déplacements professionnels.
Elle sert à poser un cadre commun, accessible à tous, pour :
- définir les budgets autorisés,
- encadrer les types de transport et d’hébergement,
- préciser les modalités de réservation, de remboursement et les circuits de validation
- gérer les cas particuliers ou urgents.
L'objectif, c’est que tout le monde - salariés, managers, fonctions support - ait les bonnes infos dès le départ, et qu’il n’y ait pas de mauvaise surprise à l’arrivée.
Elle permet ainsi de :
- Renforcer la conformité, en cadrant les règles liées au droit du travail, à l’URSSAF ou à la TVA.
- Maîtriser les coûts, en limitant les écarts, les exceptions, les réservations non conformes.
- Gagner du temps côté comptabilité, finance RH et office management, en évitant les validations floues, les régularisations de dernière minute et la course aux justificatifs.
- Simplifier la vie des collaborateurs, en posant des règles claires, connues à l’avance, qui évitent les mauvaises surprises et les allers-retours inutiles.
- Favoriser des choix plus responsables, alignés avec les engagements RSE de l’entreprise, par exemple en accompagnant vos collaborateurs dans le choix du mode de transport selon le déplacement concerné.
Quels sont les éléments clés à inclure dans une politique de voyage ?
Une politique efficace, ce n’est pas un pavé juridique indigeste ni un simple rappel à l’ordre. C’est un document opérationnel, concret, que les équipes peuvent consulter, et surtout utiliser.
Voici les éléments essentiels à y faire figurer :
- Les budgets et plafonds
Par type de dépense (transport, hébergement, repas), par destination, voire par niveau hiérarchique si nécessaire. - Les moyens de transport autorisés
Classes acceptées, durée au-delà de laquelle l’avion est autorisé, préférences éco-responsables (ex : train en priorité pour les trajets < 4h). - Les hébergements recommandés
Catégories d’hôtels, plateformes de réservation agréées, critères de sélection (localisation, label environnemental…). - Les circuits de validation
Qui approuve quoi, à quel moment, selon quel seuil budgétaire. Et surtout : comment éviter les mails sans fin. - Les modalités de remboursement et d’avance
Ce qui peut être remboursé, dans quel délai, avec quels justificatifs. Et s’il y a des cartes pros, comment les utiliser. - Les cas particuliers
Déplacements de dernière minute, événements à l’étranger, déplacements récurrents, accompagnants (souvent exclus), forfaits repas ou jour. Bien sûr, une bonne politique ne couvre pas tous les cas possibles, mais les plus fréquents, avec assez de clarté pour éviter les doutes, et assez de souplesse pour s’adapter. - Les procédures d’urgence
Que faire en cas d’annulation, d’incident, de grève, ou de besoin d’assistance sur place ? Qui contacter ? Quels canaux utiliser ? Ce volet est clé, surtout pour les déplacements à l’étranger.
💡 Bon à savoir : certains outils de gestion permettent d’intégrer directement ces règles dans la plateforme de réservation. C’est un vrai plus pour éviter les erreurs, fluidifier les process… et faire appliquer la politique sans y penser.
Faut-il un formalisme légal pour rédiger sa politique de voyages ?
Il n’existe aucune obligation légale de mettre en place une politique de voyage, ni de formalisme à respecter si vous décidez d’en rédiger une. Ainsi, il n’y a pas de mentions légales à inclure, ni de modèle type à suivre.
Mais attention : certains sujets qu’elle couvre relèvent, eux, d’un cadre juridique strict, remboursements URSSAF, temps de travail, repos obligatoire, ordre de mission… On reviendra sur ces points plus en détail plus loin dans l’article.
Dans tous les cas, une politique efficace doit être claire, formalisée, facilement consultable, et connue des équipes concernées. Sinon, elle ne sera ni appliquée, ni utile.
Une politique de voyage, même bien écrite, ne sert à rien si personne ne la lit. Ou pire : si elle est perçue comme une contrainte de plus, déconnectée du terrain.
Pour qu’elle soit appliquée et surtout adoptée par tous, il faut impliquer et expliquer.
Une politique de voyage réussie n’est donc pas seulement un cadre, c’est un outil partagé, compris, et adapté aux réalités de terrain.
Co-construire avec les équipes concernées
Les voyageurs fréquents, les managers, les fonctions support... Tous ont un rôle à jouer dans l’élaboration (ou la mise à jour) de la politique de voyage. Le but : que les règles soient cohérentes avec la réalité du terrain, pas seulement une vision théorique du siège.
Expliquer le « pourquoi »
Derrière chaque règle - qu’il s’agisse d’un plafond de dépenses, d’un mode de transport à privilégier ou d’un circuit de validation - il y a un objectif bien réel : maîtriser les coûts, respecter la loi, garantir la sécurité des collaborateurs, réduire l’empreinte carbone ou encore simplifier la gestion comptable.
Ces raisons doivent être partagées, pas seulement décidées en comité restreint. Un collaborateur comprendra mieux pourquoi on privilégie le train sur les trajets courts ou pourquoi un certain type d’hébergement est imposé s’il sait que cela permet de réduire les émissions de CO₂ ou d’assurer un meilleur suivi des dépenses.
C’est simple : on n’adhère pas à une politique de voyage qu’on ne comprend pas. Expliquer le « pourquoi » derrière les règles, c’est simplement donner du sens. Et quand les règles ont du sens, elles sont plus faciles à comprendre, et à suivre !
Communiquer, former, accompagner
Une politique de voyage, même bien pensée, ne sert à rien si elle reste dans un dossier partagé que personne n’ouvre. Il faut la diffuser, la rendre accessible, et former les équipes à son application. Format court, supports synthétiques, FAQ interne, mises en situation dans l’outil… À adapter selon vos équipes, mais à ne jamais négliger.
Mettre en avant les bénéfices concrets pour les collaborateurs
Moins d’avances, moins de paperasse, des règles claires et un appui en cas d’imprévu : une bonne politique de voyage simplifie vraiment la vie en déplacement.
Ce n’est pas qu’un cadre à suivre, c’est un moyen de voyager plus sereinement, avec moins de stress et plus de visibilité. C’est aussi ce message qu’il faut faire passer.
Comment faire vivre la politique de voyage au quotidien ?
Pour que la politique de voyage ne soit pas qu'un document sur un serveur, l’idéal est de l’intégrer directement dans les outils utilisés au quotidien. C’est tout l’intérêt d’un bon outil de réservation et de gestion des déplacements pro, comme Swile Travel.
Ces outils permettent d’intégrer la politique directement dans les parcours de réservation, avec des règles visibles, des validations automatisées et des plafonds appliqués en temps réel.
Les collaborateurs réservent en autonomie, mais dans un cadre clair. Les fonctions support gardent la main, sans multiplier les validations manuelles. Et les exceptions (hors budget, hors politique) sont remontées, documentées, traitées sans délai.
Résultat, moins d’erreurs, plus de cohérence… et une politique qui n’est pas seulement respectée, mais utilisée. Le pilotage et l’optimisation des dépenses liées aux voyages B2B devient alors beaucoup plus rapide, précis et facile.
Pourquoi (et comment) mettre à jour régulièrement votre politique de dépenses ?
Une politique de voyage entreprise (PVE) pertinente n’est jamais figée dans le marbre. Pour rester efficace, elle doit évoluer au rythme de votre entreprise, de vos outils internes, de vos objectifs RSE, et bien sûr, de l’évolution des coûts.
Il est donc essentiel de prévoir des revues régulières, idéalement une fois par an. Ces revues permettent d’ajuster votre PVE aux réalités du terrain, d’identifier les écarts éventuels, et de vérifier qu’elle répond toujours aux besoins concrets de vos équipes.
En bref : actualiser régulièrement votre politique de voyage, c’est la condition pour qu’elle reste opérationnelle, cohérente et véritablement utile à tous.
Voyages d’affaires : les obligations légales à ne pas négliger
Organiser un déplacement professionnel, ce n’est pas seulement gérer une logistique. C’est aussi encadrer une situation de travail à part entière, avec toutes les obligations légales que cela implique.
Ordre de mission : définition, rôle et mentions obligatoires
Commençons par l’un des éléments les plus importants : l’ordre de mission.
Qu’est-ce qu’un ordre de mission ?
Un ordre de mission est un document écrit, établi par l’employeur, qui autorise et encadre un déplacement professionnel. Il sert à formaliser le fait qu’un salarié se déplace pour le compte de son entreprise, dans le cadre de ses fonctions.
En d’autres termes : ce n’est pas un simple papier à signer. C’est une preuve officielle que le déplacement a bien un caractère professionnel, ce qui change tout en cas d’accident ou de contrôle.
Il faut le réaliser dès qu’un salarié se déplace hors de son lieu habituel de travail pour le compte de l'entreprise - que ce soit pour un rendez-vous client, une formation, une mission sur site, un salon… Même pour une journée. Même en France.
Pourquoi est-il important ?
Au-delà de la formalité, l’ordre de mission joue un rôle protecteur clé. En cas d’accident sur le trajet ou pendant la mission, c’est lui qui permet de faire reconnaître le caractère professionnel du déplacement, et donc de déclencher les bonnes couvertures (notamment en matière d’accident du travail).
Mentions indispensables à faire figurer :
- L’identité du salarié concerné ;
- Les lieux et dates de la mission (même approximatifs) ;
- L’objet du déplacement (réunion, salon, intervention…) ;
- Le ou les moyens de transport utilisés.
Comment le générer ?
Il peut être généré de différentes façons : via un modèle interne, un outil RH, un ERP... L’important, c’est qu’il soit rédigé en amont, validé, et facilement accessible si besoin.
Droit du travail en déplacement professionnel : ce qu’il faut savoir
Même loin du bureau, le Code du travail continue de s’appliquer. Mais dans les faits, certaines situations peuvent vite devenir floues : temps de trajet, heures supplémentaires et astreinte le dimanche… Voici les points à connaître pour éviter les malentendus (ou les litiges) au retour. S'informer sur les règles des heures supplémentaires en voyage d'affaires.
Temps de trajet : travail effectif ou pas ?
S’il y a bien un sujet à clarifier dans votre politique de voyage, c’est celui du temps de trajet.
En théorie, le trajet entre le domicile et le lieu de mission n’est pas considéré comme du temps de travail effectif et aucune compensation salariale n’est imposée à l’employeur.
Cependant, le temps de trajet lors d’un déplacement professionnel peut dépasser celui habituellement nécessaire pour effectuer un trajet entre le lieu de travail d’un collaborateur et son domicile.
Dans cette situation, le temps de trajet n’est pas comptabilisé en heures supplémentaires mais l’employeur a l’obligation de le compenser par une contrepartie en repos ou en indemnité.
Les modalités de compensation varient selon les conventions collectives, les accords d’entreprise. En leur absence, la contrepartie est fixée par l’employeur après consultation du CSE (s’il en existe un). Autant de points à cadrer noir sur blanc dans la politique de voyage pour éviter toute ambiguïté.
Heures supplémentaires et repos obligatoires : ce que dit la loi
Nous l’avons vu : même en déplacement, les règles du Code du travail continuent de s’appliquer. Et certains points doivent être bien anticipés, notamment si les missions débordent des horaires habituels.
Le cas des heures supplémentaires
Si le temps passé en déplacement prolonge la journée de travail au-delà de la durée légale (généralement 35 heures/semaine), les heures supplémentaires peuvent s’appliquer. Elles doivent alors être rémunérées ou récupérées, selon les règles en vigueur dans l’entreprise ou la convention collective.
Le cas du repos obligatoires
Même en mission, les salariés ont droit à un minimum de repos. C’est non négociable. Le Code du travail impose deux règles :
- 11 heures de repos minimum entre deux journées de travail ;
- 35 heures de repos consécutives chaque semaine (souvent le week-end)
Ces règles sont fixées par les articles L3131-1 (repos quotidien) et L3132-2 (repos hebdomadaire) du Code du travail.
Prenons un exemple très concret : un salarié termine une journée de formation à 22h le vendredi à Lyon. Il ne peut pas reprendre une autre mission le samedi matin à 8h à Paris. Il doit d’abord bénéficier de 11 heures de repos.
Et si ce déplacement lui a fait sauter son week-end, l’entreprise doit lui accorder un repos compensateur de 35 heures, dès que possible.
Quid des cas particuliers ?
Tous les déplacements ne tombent pas du lundi au vendredi, entre 9h et 18h. Et quand les missions sortent du cadre habituel, des règles spécifiques s’appliquent
Déplacements le week-end
Le repos hebdomadaire (35 heures consécutives, dont 24h le dimanche, sauf dérogation) doit être respecté. Si ce repos est réduit ou supprimé pour cause de déplacement, l’employeur doit accorder un repos compensateur, dans les plus brefs délais.
Travail de nuit
Un salarié qui voyage ou travaille la nuit (entre 21h et 6h, sauf accord spécifique) est soumis aux règles du travail de nuit : surveillance médicale, contreparties en repos ou rémunération majorée, etc. Ces missions doivent rester exceptionnelles et justifiées.
Astreintes et déplacements imprévus
En cas d’astreinte (le salarié est joignable et peut être appelé), le temps de déplacement pour intervenir peut être considéré comme du temps de travail effectif. Attention à bien encadrer ces cas dans les accords ou la politique RH, pour éviter les malentendus.
Comment bien gérer les frais de déplacement professionnel ?
Qu’est-ce qu’un frais professionnel ? (et surtout, qu’est-ce qui ne l’est pas ?)
Avant d'entrer dans le vif du sujet, prenons le temps de faire un petit rappel utile.
Un frais professionnel doit remplir trois conditions pour être remboursé sans risque :
- Être directement lié à l’activité professionnelle du salarié.
- Être engagé dans l’intérêt de l’entreprise.
- Être raisonnable et justifié.
Attention aux dérives : une dépense qui ne répond pas à ces critères (invitations de proches, dépenses personnelles…) peut rapidement être requalifiée en avantage en nature par l’URSSAF, avec toutes les problématiques fiscales et sociales que cela entraîne.
Quelques bons réflexes à adopter pour simplifier la gestion des notes de frais
Entre les avances éventuelles à faire, les justificatifs à conserver, les reçus qui se perdent au fond d’un sac et les validations qui s’éternisent… la gestion des frais professionnels reste, dans bien des entreprises, une zone de friction.
Des processus souvent chronophages, manuels, source d’erreurs, d’oublis et de frustration, aussi bien pour les collaborateurs que pour les équipes support.
Sans parler des délais de remboursement, du manque de transparence sur les règles, ou du temps perdu à courir après un ticket de parking de… 2,80 €.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe aujourd’hui des outils pour simplifier la gestion des notes de frais, sans alourdir le quotidien des équipes.
Quelques bons réflexes à adopter :
- Tout d’abord, limiter la génération de notes de frais en utilisant des solutions dédiées à la réservation de voyages professionnels comme Swile Travel. Ces plateformes en ligne permettent de centraliser toutes les réservations (avions, trains, voitures et hôtels) et factures au même endroit. Cela permettra de réduire fortement le volume des notes de frais en plus de garantir la conformité des réservations avec votre politique de voyage entreprise.
- Ensuite, numériser les justificatifs dès la dépense à l’aide d’un outil de digitalisation des notes de frais capable d’assurer un archivage conforme. Il est inutile de garder les reçus papier si l’outil respecte les normes d’archivage à valeur probante (arrêté du 23 mai 2019) : une photo suffit à condition qu’elle respecte les exigences légales (intégrité, lisibilité, traçabilité, horodatage, etc.).
- Enfin, limiter les avances de frais personnels, en équipant les collaborateurs de cartes de paiement professionnelles.
Frais professionnels et URSSAF : ce qu’il faut savoir
Qui dit déplacements pro, dit frais et dépenses à rembourser. Mais attention : côté URSSAF, les règles sont précises, et la conformité incontournable pour éviter les redressements. Rappel des grands principes et bonnes pratiques.
Les deux modalités de remboursement : frais réels ou forfaitaires
Pour gérer les remboursements des frais professionnels, deux options s’offrent à vous :
- Le remboursement aux frais réels
Chaque dépense est remboursée précisément sur présentation des justificatifs (facture d’hôtel, note de restaurant, ticket de transport…). Très précis, mais souvent lourd administrativement. - Le remboursement forfaitaire
L’entreprise verse au salarié une somme fixe, définie à l’avance, sans obligation de détailler chaque dépense. Plus simple et rapide à gérer, mais réservé à certains types de frais et strictement encadré par des barèmes URSSAF.
Forfaits et exonération URSSAF : dans quels cas ?
Pour que vos indemnités forfaitaires soient exonérées de charges sociales, une règle essentielle doit être respectée : le salarié ne doit pas pouvoir regagner son domicile ou son lieu habituel de travail pour prendre son repas ou passer la nuit.
L’URSSAF distingue ainsi deux situations :
- Les petits déplacements
Ce sont des trajets courts qui permettent au salarié de rentrer chez lui chaque soir. Dans ce cas, les forfaits repas et hébergement sont rarement exonérés, sauf exceptions spécifiques. - Les grands déplacements
Le salarié ne peut rentrer chez lui chaque jour (mission longue, distance importante…). Ici, les indemnités forfaitaires pour repas et hébergement peuvent être exonérées, à condition de respecter les plafonds fixés chaque année par l’URSSAF.
Attention, ces plafonds évoluent régulièrement. Pensez à consulter les montants actualisés sur le site officiel de l’URSSAF.
Remboursement des frais professionnels : quels justificatifs fournir à l’URSSAF ?
Que vous remboursiez sur la base des frais réels ou au forfait, une règle reste incontournable : vous devez toujours conserver des justificatifs de voyage d'affaires recevables.
Quels justificatifs sont acceptés ?
Pour les remboursements aux frais réels
- Factures originales détaillées (hôtel, restaurant, location de voiture, taxi…) ;
- Tickets ou reçus précisant clairement la date, le montant, la TVA éventuelle et la nature exacte de la dépense ;
- Billets ou réservations électroniques (train, avion) avec montant et date précisés.
Pour les remboursements forfaitaires (afin de prouver la réalité du déplacement)
- Ordre de mission validé en interne ;
- Titres de transport (billets de train, avion, location de véhicule) confirmant le déplacement ;
- Facture d’hébergement ou réservation ;
- Notes partielles de repas ou de péage associées au déplacement concerné.
À noter : Sans justificatifs conformes, même un forfait validé en interne risque d’être considéré par l’URSSAF comme un complément de salaire, avec redressement et pénalités à la clé.
En réalité, dans le cas des prises en charge au forfait, les justificatifs des dépenses ne sont pas requis si les barèmes fixés par l'URSSAF sont respectés. Les justificatifs éventuellement requis servent uniquement à prouver la situation qui y donne droit.
Ainsi, que les frais soient remboursés au réel ou au forfait, la conservation de justificatifs reste indispensable : soit pour justifier la dépense engagée, soit pour démontrer que les conditions d’attribution du forfait sont bien remplies (déplacement, mission...).
Quels délais pour rembourser les frais professionnels ?
Votre politique de voyage doit impérativement préciser les délais de remboursement. Fixez-les de manière raisonnable (30 jours est souvent considéré comme acceptable), et surtout, respectez-les pour éviter toute frustration ou difficulté financière côté collaborateurs.
Contrôles URSSAF : mieux vaut prévenir que guérir
Un contrôle URSSAF peut arriver à tout moment, et les redressements liés aux frais professionnels sont fréquents. Pour les éviter, misez sur trois points clés :
- Des justificatifs complets, numérisés et archivés rigoureusement.
- Le respect strict des barèmes URSSAF.
- Une politique de voyage écrite, diffusée clairement, et suivie à la lettre.
TVA sur les dépenses de voyage : ce qui est récupérable (et ce qui ne l’est pas)
Quand on parle de déplacement pro, la TVA peut vite devenir un terrain glissant. Certaines dépenses ouvrent droit à récupération, d’autres non. Tout dépend du type de frais engagé, du pays concerné, et du respect de quelques règles bien précises. Voici un guide sur la TVA pour le voyage d'affaires.
Les dépenses avec TVA récupérable (en France)
Certaines dépenses courantes permettent à l’entreprise de récupérer la TVA, sous réserve qu’elles soient engagées dans l’intérêt de l’entreprise (article 271 du Code général des impôts et articles 205 à 208 de son annexe II). C’est le cas des frais liés à :
- Hébergement; s’il s’agit de tiers (clients, fournisseurs invités) la TVA sur l’hébergement est déductible, mais pas celle sur l’hébergement des salariés ou dirigeants.
- Péages routiers, s’ils sont bien facturés au nom de l’entreprise.
- Carburant, avec des taux variables selon le type de véhicule (gazole, essence, véhicule utilitaire ou non).
- Repas, sous conditions, notamment si la dépense est justifiée et engagée dans l’intérêt de l’entreprise.
Les dépenses sans TVA récupérable
D’autres postes, pourtant liés aux déplacements, n’ouvrent aucun droit à récupération. C’est notamment le cas pour les prestations de transport de personnes, exclues explicitement du droit à déduction (article 206, annexe II du Code général des impôts) :
- Billets de train
- Billets d’avion (sur vols intérieurs français)
Et la TVA à l’étranger ?
Vous organisez une mission à Berlin ou un salon à Milan ? La TVA étrangère est parfois récupérable, mais via des procédures spécifiques :
- Dans l’UE : demande à effectuer via le portail fiscal français, dans les 9 mois suivant l’année civile.
- Hors UE : recours à un mandataire local souvent requis.
Dans tous les cas, les justificatifs doivent être conservés rigoureusement.
Réduire l’impact carbone des déplacements professionnel : un enjeu devenu central
Longtemps, les déplacements professionnels ont été pensés en termes de temps ou de coût. On optimisait les horaires, on comparait les prix, on réservait vite. L’impact environnemental, lui, n’entrait pas vraiment dans l’équation.
Mais les considérations évoluent, et c'est tant mieux !
De plus en plus d’entreprises questionnent la pertinence de certains déplacements professionnels et s’engagent activement dans une démarche de décarbonation de leur mobilité. Cette transition commence par la mesure de l’empreinte carbone des trajets, une pratique en forte progression, car de nombreuses entreprises sont tenues de réaliser leur bilan carbone, en vertu de la loi, selon l’article 75 de la loi Grenelle II : c’est une obligation pour les structures de plus de 500 salariés, mais aussi pour les collectivités et les acteurs publics selon leur taille. Cette dynamique s’accompagne d’un effort pour identifier et promouvoir des alternatives moins émettrices, comme le recours accru à la visioconférence ou la priorisation du train sur l’avion, dans une logique de sobriété et d’optimisation des déplacements.
Pourquoi ? Non seulement par conviction écologique mais aussi parce que l’exigence est désormais partout : dans les attentes des clients - les critères RSE pèsent jusqu’à 40% des scoring d’appels d’offres, dans celles des talents qu’on recrute, des investisseurs qui financent notre projet… Et la montée en puissance de l’impact des certifications (type Ecovadis, B Corp…), et des engagements de décarbonation auprès de la SBTi, ne font que renforcer l’importance de mesurer, maîtriser et réduire l’impact carbone des déplacements pro.
Quelques chiffres clés pour comprendre l’impact écologique des déplacements pro
Tous les modes de transport n'ont pas le même impact sur l’environnement, et les chiffres parlent d’eux-mêmes.
Selon le comparateur officiel de l’ADEME (l’agence de la transition écologique), un vol court courrier émet en moyenne 260 grammes de CO₂ par kilomètre et par passager. Une voiture thermique, avec une seule personne à bord, atteint 220 grammes de CO₂ par kilomètre. Le train, lui, plafonne à 2.93 grammes de CO₂ par kilomètre pour un TGV (recherche effectuée en Q2 2025).
Prenons l’exemple d’un aller-retour Paris-Toulouse : effectué en avion, ce trajet génère plus de 300 kg de CO₂ par passager, contre seulement environ 4,8 kg en TGV. L’écart est frappant et invite à repenser nos choix de mobilité. À titre de comparaison, les accords de Paris fixent un objectif de 2 tonnes de CO₂ par personne et par an pour limiter le réchauffement climatique. Un simple aller-retour en avion sur cet itinéraire représenterait à lui seul 15 % de ce budget annuel carbone.
Ce n’est d’ailleurs pas un hasard si la loi Climat de 2021 a interdit certaines liaisons aériennes intérieures, lorsqu’une alternative en train de moins de 2h30 existe. Une mesure encore limitée (elle ne concerne que quelques trajets comme Paris-Bordeaux ou Paris-Lyon), mais qui illustre bien le tournant pris par la mobilité professionnelle.
Mode de transport | Émissions moyennes de CO₂ pour 1km |
---|---|
Avion (vol intérieur) | 259 g / km / passager |
Voiture thermique (1 personne à bord) | 218 g / km / passager |
Train (TGV) | 3 g / km / passager |
Comment encourager des déplacements professionnels moins carbonés ?
Fixer des objectifs RSE, c’est une chose. Mais pour changer les habitudes, encore faut-il donner aux équipes des repères clairs et des outils adaptés.
1. Intégrer des règles environnementales dans la politique de voyage
La politique de voyage reste le levier principal pour faire évoluer les pratiques. Quelques exemples de règles à intégrer :
- Privilégier le train pour les trajets inférieurs à X heures.
- Autoriser une classe supérieure en train quand il remplace un vol court-courrier.
- Encourager le covoiturage ou l’utilisation des transports en commun une fois sur place.
- Recommander les hébergements labellisés (éco labels, certifications environnementales…).
2. S’appuyer sur les outils pour orienter les choix en temps réel
Côté outils, tout se joue au moment de la réservation. C’est là qu’il faut rendre le bon choix évident :
- Choisir une plateforme qui met en avant l’option la moins carbonée (par défaut ou via un filtre).
- Vérifier la présence d’indicateurs visuels (score carbone, étiquette CO₂, pastilles vertes…) pour chaque trajet ou hébergement.
- Privilégier les outils qui permettent d’identifier les offres plus responsables, notamment pour les hôtels labellisés.
Former, ça change tout
Les règles, c’est bien. Mais si on veut qu’elles soient suivies, encore faut-il qu’elles soient comprises.
Un bon moyen d’y parvenir, c’est d’intégrer des petits modules de formation dans le parcours des collaborateurs : onboarding, programme RSE, ou même directement dans l’outil de réservation.
Quelques bonnes pratiques à intégrer :
- un microlearning de 10 minutes sur les bons réflexes à adopter en déplacement pro ;
- un quiz intégré à la plateforme pour rappeler, en deux clics, pourquoi on privilégie le train ou comment choisir un hôtel éco-labellisé ;
- une courte vidéo de sensibilisation envoyée à chaque nouveau collaborateur.
Rien de lourd, ni de théorique. Juste ce qu’il faut pour donner du sens aux règles — et éviter qu’elles soient vues comme des contraintes tombées d’en haut.
Voyages d’affaires : comment compenser les émissions de CO2 ?
Même avec une politique de voyage exemplaire, il reste des émissions inévitables, notamment sur les trajets longue distance ou certaines missions spécifiques.
Certaines entreprises choisissent alors de financer des projets de compensation carbone : reforestation, transition énergétique, préservation des forêts, etc. L’idée : équilibrer ce qui ne peut pas être évité.
Attention toutefois : la compensation ne doit pas devenir une excuse pour ne pas agir en amont. Son efficacité dépend de la qualité des projets financés, de leur vérification et de leur ancrage local. Mieux vaut donc la considérer comme un complément aux efforts de réduction, et non comme une « solution magique ».
Pour aller plus loin, certaines plateformes de réservation intègrent désormais la compensation automatique (ou optionnelle) à chaque trajet, avec des partenaires certifiés (Gold Standard, VCS, label bas carbone…).
Comment optimiser les dépenses en déplacement professionnel ?
Connaître les chiffres associés de ses dépenses voyages
En faisant appel à du bon sens et à son intuition, il existe des pistes pour optimiser ses dépenses. Mais le mieux (et nous détaillons cette partie plus loin dans l’article) c’est de se baser sur des chiffres. Que vous passiez par un outil dédié (attention spoiler alert, c’est la façon la plus fiable et la plus rapide de faire du reporting), un fichier Excel ou un Gsheet, la première étape reste la même : connaître le montant de chaque voyage.
Optimiser les frais liés à l’hébergement
Le logement ne devrait jamais être une variable d’ajustement. Un bon hôtel, bien situé, avec un minimum de confort, fait toute la différence pour un déplacement réussi. Après 3h de train et une journée de rendez-vous, personne n’a envie de dormir sur un lit bancal ou de loger dans un hôtel à 40 minutes du centre.
L’enjeu, ce n’est pas de tirer les prix vers le bas, mais d’optimiser intelligemment.
Quelques leviers à activer…
- Réduire le nombre d’hôtels proposés : en concentrant les réservations sur une sélection restreinte, on gagne en visibilité - et en pouvoir de négociation.
- Négocier des tarifs corporate : pas besoin d’envoyer 100 collaborateurs par mois pour obtenir une remise. Certains hôtels ou chaînes acceptent des accords récurrents dès quelques nuitées.
- Passer par une plateforme B2B : plus simple pour réserver, appliquer la politique de voyage en temps réel et suivre les dépenses sans multiplier les tableaux Excel.
Optimiser les frais de transport
Les transports terrestres
Quelques pistes concrètes pour optimiser les frais :
- Mettre en place un contrat entreprise avec la SNCF, comme le Contrat Pro. En plus des tarifs négociés, ces accords permettent souvent plus de flexibilité sur les échanges ou les remboursements - un vrai plus pour les missions qui bougent souvent.
- Accéder à toute l’offre ferroviaire grâce à un outil de réservation dédié : OuiGo, Trenitalia, Renfe, Eurostar… Trop souvent, ces trajets échappent au radar, alors qu’ils peuvent être plus rapides, plus économiques… et plus confortables. Un vrai critère à prendre en compte lors du choix de votre solution.
Le transport aérien
L’avion reste parfois incontournable, pour les longues distances ou les destinations mal desservies par le train. Mais ce n’est pas une raison pour renoncer à toute logique d’optimisation. Il existe des leviers simples à activer pour garder la main sur les coûts… sans sacrifier la flexibilité.
Quelques pistes utiles :
- Activer un programme corporate, comme BlueBiz (Air France/KLM). Accessible même aux PME sans volumes massifs, ce type de programme permet de faire des économies, et d’obtenir des conditions d’échange plus souples (comme le changement de nom gratuit sur les billets), et parfois même de gagner des avantages fidélité.
- Négocier des tarifs dédiés avec certaines compagnies si vous avez des destinations récurrentes ou un volume significatif. Ce n’est pas que réservé aux très grands comptes mais nécessite tout de même plusieurs centraines de milliers d’euros de dépense voyage.
- Vérifier la compatibilité NDC de votre plateforme de réservation. Cette norme (New Distribution Capability) permet aux compagnies de proposer des offres enrichies, souvent plus avantageuses, directement dans l’outil — là où les canaux classiques passent parfois à côté.
En clair : on peut très bien prendre l’avion quand c’est nécessaire, tout en gardant un cadre maîtrisé. Il suffit d’avoir les bons outils… et de bien s’en servir.
6 autres bonnes pratiques pour optimiser les frais de déplacement
Bonne pratique #1. Réserver tôt : l’anticipation paie (littéralement)
La plupart du temps, plus on réserve tôt, plus les prix sont bas - c’est valable pour le train, l’avion et parfois même l’hôtel. C’est pourquoi il peut être utile d'encadrer la fenêtre de réservation dans la politique de voyage, voire de l'intégrer directement dans l’outil.
Bonne pratique#2. S’appuyer sur les données pour mieux piloter
Budget par collaborateur, par service, par type de dépense, par destination… toutes ces infos permettent d’identifier les écarts et de comprendre ce qui tire les coûts vers le haut. C’est aussi un levier précieux pour affiner la politique (plafonds, exceptions…) ou négocier avec les bons prestataires.
Bonne pratique #3. Scruter les frais cachés
Tous les outils ou agences de réservation ne se valent pas en matière de tarification. Un outil qui semble économique peut en réalité générer des surcoûts, une fois les frais annexes pris en compte : modification, annulation, support téléphonique, assistance hors horaires…
Pour y voir clair, et surtout pour négocier au bon niveau, il est essentiel de :
- Comparer les modèles de facturation : forfait par mois, frais à la transaction (online/offline), pourcentage sur les dépenses, etc. ;
- Identifier les frais additionnels : frais de service, frais de dossier, frais hors politique, surcoût pour l’annulation ou le support d’urgence ;
- Mettre ces données en regard de votre volume, de vos destinations, et de votre façon de voyager : un modèle peut être très rentable pour une PME avec peu de déplacements… et beaucoup moins pour une entreprise multisite avec des voyages fréquents à l’international.
En vous appuyant sur vos propres données de réservation, vous pouvez simuler différents scénarios de coûts, repérer les points de friction, et négocier une structure tarifaire plus alignée avec votre réalité terrain.
Bonne pratique #4. Garder un œil sur le marché
Périodiquement, il peut valoir le coup de comparer les tarifs obtenus via votre outil pro avec ceux affichés sur les plateformes grand public (Booking, Expedia, Skyscanner…). Attention à bien comparer à périmètre égal (conditions d’annulation, services inclus, facturation centralisée, reporting…). Mais ce benchmark peut vous aider à détecter des écarts anormaux… et de réajuster si besoin.
Bonne pratique #5. Tirer parti des programmes de fidélité
Flying Blue, ALL Accor, SNCF Voyageur… Ces programmes ne sont pas qu’un bonus pour les grands voyageurs. Bien intégrés, ils profitent à tout le monde.
- Côté collaborateur : c’est un coup de pouce bienvenu : points, surclassements, Wi-Fi, petit-déj offert… Ce sont des avantages perso, mais liés au pro, et souvent très appréciés quand les déplacements s’enchaînent.
- Côté entreprise : statut fidélité = services gratuits ou améliorés (flexibilité, bagages, petits-déjeuners offerts…), sans frais supplémentaires.
💡 Astuce : intégrez les numéros de fidélité directement dans les profils utilisateurs sur votre outil de réservation. Le cumul est automatique, sans friction.
Je découvre la solution Swile
C'est parti !Gérer les types spécifiques de déplacements professionnels
Séminaires d’équipe, team building
Ce type de déplacement ne ressemble pas à un voyage pro classique. L’objectif est de créer du lien, et ça se ressent dans l’organisation : logistique événementielle, gestion de groupe, multiplicité des prestataires (hébergement, restauration, animation…).
À prévoir :
- Une budgétisation claire en amont, souvent gérée par la RH ou la communication interne ;
- Une centralisation des réservations (par une agence ou en interne) pour garder le contrôle ;
- Des outils adaptés à la gestion d’événements : pas besoin de politique de voyage ultra-cadrée ici, mais un cadre budgétaire et une répartition des rôles clairs.
Salons & conférences professionnelles
Ces déplacements doivent souvent être réservés très en amont. Les hôtels affichent vite complet, les billets grimpent en flèche… et il y a aussi le stand, le matériel, les badges, les repas à gérer. Bref, ce n’est pas juste un billet A/R à réserver.
À prévoir :
- Une coordination centralisée des réservations, surtout en cas de déplacements à plusieurs ;
- Un travail d’anticipation, aussi bien pour la logistique que pour les validations budgétaires ;
- Un cadre spécifique dans la politique de voyage : qui valide quoi ? Qui réserve ? Quels frais sont pris en charge ?
Missions commerciales & prospection
Ici, la réactivité prime. Un rendez-vous peut être calé du jour au lendemain, un itinéraire modifié à la dernière minute. Le confort du collaborateur joue aussi sur la qualité de la mission. Bref : la politique doit poser un cadre, mais rester souple.
À prévoir :
- Une politique de voyage qui laisse de la marge de manœuvre (flexibilité sur les horaires, hébergements validés au dernier moment, etc.) ;
- Des outils faciles à utiliser en mobilité : réservation sur smartphone, notes de frais simplifiées ;
- Un suivi budgétaire fluide : ces missions sont parfois nombreuses mais peu anticipées, donc à bien tracer.
Missions d’audit, de conseil ou d’expertise technique
Souvent plus longues, ces missions peuvent concerner des sites éloignés ou mal desservis. L’enjeu ici, c’est le confort sur la durée, mais aussi l’optimisation des coûts.
À prévoir :
- Des solutions d’hébergement adaptées (type appart’hôtel ou logement long séjour) plutôt qu’une nuitée d’hôtel standard ;
- La négociation de tarifs préférentiels pour les longues durées (hébergement, transport) ;
- Des règles ajustées dans la politique de voyage pour prendre en compte la fréquence et la durée : forfaits repas, avances de frais, renouvellement des ordres de mission...
Choisir la bonne solution pour gérer vos voyages d’affaires
Nous l’avons vu : une politique de voyage claire, c’est essentiel. Mais sans un bon outil derrière, elle reste théorique. Pour vraiment gagner en efficacité, en visibilité et en confort, encore faut-il choisir la bonne solution de gestion.
Les agences de voyages d’affaires traditionnelles (TMC)
Les agences de voyage d'affaires fonctionnent de manière assez classique : un réseau d’agents de réservation, disponibles par téléphone ou par email, qui prennent en charge les demandes des collaborateurs.
Ce qu’on y gagne :
- Un vrai accompagnement humain, utile pour les voyages complexes ou les profils VIP
- Une expertise solide sur les destinations, les règles tarifaires, les itinéraires un peu tordus
- Une gestion sur-mesure, parfois rassurante pour les collaborateurs peu habitués aux déplacements
Ce qu’il faut avoir en tête :
- Moins d’autonomie pour les voyageurs, et un temps de réponse qui dépend des horaires d’ouverture
- Des interfaces parfois un peu vieillottes
- Des frais additionnels (notamment pour les réservations offline) à bien anticiper
Cela dit, beaucoup de TMC se sont modernisées et proposent désormais des outils en ligne pour réserver directement, tout en gardant un back-up humain.
Les plateformes modernes (SBT - Self Booking Tool)
Là, on passe sur un fonctionnement plus digital : les collaborateurs réservent eux-mêmes via une plateforme web ou mobile, qui intègre directement les règles de la politique de voyage.
Ce que ça change :
- Une vraie autonomie pour les voyageurs
- Une expérience fluide, proche des plateformes grand public
- Un respect automatique des règles internes (plafonds, validation, types de transport autorisés…)
- Un paiement centralisé, des factures récupérées automatiquement
- Et surtout, une vision claire et en temps réel des dépenses, côté entreprise
Des solutions comme Swile Travel, TravelPerk ou Egencia proposent ce type de logiciel de déplacement pro. Elles conviennent très bien aux entreprises qui veulent un bon mix entre autonomie, maîtrise des coûts et qualité de service.
Voici un tableau comparatif en 8 points clés des trois grands modes de réservation et de gestion des déplacements professionnels :
Critères | Agence traditionnelle 🧳 | SBT (Self Booking Tool) 💻 | Agence en ligne intégrée 🌐 |
---|---|---|---|
1. Mode de réservation | Par téléphone/email via un conseiller | Par l'utilisateur via une interface web | Par l'utilisateur via une plateforme intuitive tout-en-un |
2. Expérience utilisateur | Lourde, peu fluide, peu d’autonomie | Variable selon l’outil, souvent technique | Moderne, fluide, pensée B2C-like |
3. Autonomie des voyageurs | Faible (dépend du conseiller) | Moyenne à élevée (nécessite paramétrage) | Élevée, dans un cadre sécurisé par la politique voyage |
4. Intégration comptable & policy | Faible ou via export manuel | Intégration possible mais technique à mettre en place | Native, avec outils de facturation, exports & règles de dépense |
5. Support & gestion des aléas | Très présent (mais réactif selon horaires) | Faible (parfois sous-traité ou inexistant) | Inclus, souvent 24/7 en natif |
6. Contenu de réservation | Classique (GDS, parfois hôtel hors GDS) | Limité au GDS ou partiellement enrichi | Large (GDS + low-cost + OTAs + rail + hôtels indépendants) |
7. Coût pour l’entreprise | Élevé (frais de dossier, frais de service à chaque réservation) | Coût logiciel + intégration + temps interne | Modèle transparent (abonnement ou commission) |
8. Rapidité de déploiement | Long (contrats, formation, procédures) | Moyen (nécessite intégration & paramétrage avanc | Rapide (plateforme clé en main en quelques jours) |
Comment choisir la bonne solution de gestion de voyages d’affaires ?
Pas de solution miracle : tout dépend de vos besoins et de vos enjeux.
Voici quelques bonnes questions à se poser pour faire le point.
- Quel est votre volume de déplacements ? Quelques allers-retours par mois ou des centaines de missions chaque année ?
- Quel niveau d’autonomie souhaitez-vous donner aux équipes ?
- Quelle est la complexité des trajets ? Domestique uniquement ou international, avec des besoins plus techniques ?
- Quel est votre budget ? Pensez au coût global : abonnement, frais de service, support, etc.
- De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Reporting, appli mobile, multi-transport, gestion des frais…
- Et côté IT ? Vérifiez que la solution s’intègre bien à vos outils existants (SIRH, compta, ERP...).
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Le voyage d’affaires ou déplacement professionnel, en résumé.
On l’a vu tout au long de ce guide : un déplacement professionnel réussi, ce n’est pas juste une réservation bien faite. C’est un équilibre subtil entre efficacité opérationnelle, confort et sécurité du collaborateur, maîtrise des coûts, conformité réglementaire… et impact environnemental réduit.
Gérer les voyages d’affaires, ce n’est plus seulement une histoire de logistique. C’est devenu un sujet structurant, à la croisée du pilotage financier, de l’expérience collaborateur et des engagements RSE.
Et pour que ça fonctionne au quotidien, deux piliers sont essentiels :
- Une politique de voyage claire, connue et appliquée ;
- Un outil adapté, simple pour les voyageurs, puissant pour les fonctions support.
Sans ça, difficile de mesurer, d’optimiser, ou de sécuriser. Et comme toujours : ce qui ne se mesure pas, ne s’améliore pas.
Difficile de conclure sans se tourner vers ce qui vient. Le voyage d’affaires n’a pas dit son dernier mot : il continue d’évoluer, porté par des tendances de fond.
- L’IA s’invite dans les outils pour personnaliser les parcours et fluidifier l’expérience ;
- Le« bleisure » (mélange business + loisir) devient un vrai sujet RH et QVT ;
- La pression augmente sur les entreprises pour réduire leur empreinte carbone - et documenter leurs actions ;
- Et la digitalisation poursuit son avancée : automatisation, intégration, suivi en temps réel deviennent la norme.
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Écrit par:
Julie Merrer
Juriste en droit des affaires et droit du travail