Choisir son agence de voyages professionnels aujourd'hui : ce qu'il faut savoir

TEMPS DE LECTURE : 11min

Comment choisir une agence de voyages professionnels aujourd'hui ? C'est la question que se posent énormément de directeurs administratifs et financiers et de dirigeants.Dans le post d'aujourd'hui nous allons explorer avec vous la méthode pour trouver l' agence de voyage pour professionnel qui vous correspond le mieux.

Quelle solution pour vos déplacements professionnels ?

En synthétisant ce que nous ont dit les 1200 Directeurs Financiers et Office Managers que nous avons rencontré et qui nous ont expliqué leur processus de recherche, nous allons vous donner la stratégie et la "checklist" qu'ils ont utilisé pour réaliser jusqu'à 20% d'économies sur les dépenses des voyages de leurs entreprises et faire adopter la solution par leurs collaborateurs qui se déplacent régulièrement.

Nous allons enfin vous donner la méthode pour vous y retrouver parmi les 50 millions de résultats sur Google : l'offre est pléthorique et 99,9% des agences de voyages pour professionnel du marché sont inadaptées à vos besoin .

Mais avant d'étudier comment choisir une solution pour gérer ses déplacements professionnels, il faut vous poser quelques questions sur votre entreprise et sur vos habitudes de déplacement :

- Quelles sont les habitudes de réservation de vos collègues ?

- Quelles sont les attentes des voyageurs ?

- Une plateforme de réservation est-elle suffisante, ou avez-vous besoin d'un support téléphonique ?

- Quels sont les bénéfices que vous recherchez principalement ? Une facilité de gestion ? Des économies ? Soulager le travail de quelqu'un de l'équipe ? Améliorer le confort de vos voyageurs ? Supprimer les notes de frais ?

Etc...

Cet article sera structuré en 2 points, qui sont à mon sens les points les plus importants lors du choix d'une agence de voyage pour voyages d'affaires . Une checklist est également disponible en fin d'article pour résumer les grandes idées du post.

1 - Faire le point sur vos besoins et ceux des voyageurs

Dans ce paragraphe, nous détaillerons l'ensemble des questions que vous devez vous poser lors du choix d'une agence de voyage pro , pour vous (que vous soyez DAF, CEO, office manager), et pour les voyageurs.

2 - Etudier les différentes possibilités : agence traditionnelle, en ligne, plateau d'affaires ou agence innovante en ligne

Nous vous présenterons les différentes offres disponibles sur le marché, en présentant dans les grandes lignes les points positifs et négatifs de chaque solution de gestion des voyages d'affaires .

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Comment choisir une agence de voyage pour professionnel ?

1 - Faites le point sur vos besoins et ceux des voyageurs

Trop souvent, quelqu'un est oublié dans le processus de décision, et c'est ce qui cause l'échec de la plupart des implémentations

Faites la liste des personnes qui seront amenées à utiliser l'outil :

• Y a-t-il quelqu'un dans l'entreprise qui sera amené à réserver pour autrui ?
• Les voyageurs, bien sûr, qui peuvent être décomposés entre voyageurs occasionnels et voyageurs fréquents
• Le directeur financier
• Votre comptable
• Les recruteurs
• Head of Marketing ou Event Manager

Prenons les dans l'ordre. Bien sûr, si une de ces personnes n'existe pas dans votre entreprise, n'hésitez pas à sauter le paragraphe !

a) Quelqu'un réserve pour autrui

Ah ! Réserver pour autrui des voyages d'affaires, peut être compliqué : il faut savoir jongler avec les calendriers et les préférences de chacun mais aussi faire des choix qui relèvent de l'ordre du subjectif : quel hôtel choisir ?

Faut-il prendre un hôtel moderne à côté du lieu de rendez-vous ou un boutique hôtel dans le centre-ville animé ?

Au delà des choix à effectuer, réserver pour autrui requiert une organisation démentielle : il faut centraliser les documents de voyage (passeports), les préférences de chacun (couloir ou aile ?).

Au delà des documents, il faut aussi demander à vos collègues de tenir à jour une liste de leurs programmes de fidélité (Flying Blue, Miles & More...).

Si vous ne le faites pas, vos collègues (après seulement quelques réservations) se rendront compte qu'ils ne cumulent pas de miles... et retourneront réserver par eux même sur des sites de tourisme. Ils recommenceront à faire des notes de frais, à réserver en dehors de la politique voyage ... Tout ce que vous souhaitiez éviter en mettant en place une agence de voyage pour déplacements professionnels !

Bref, vous devez prendre en compte la personne qui va réserver pour les autres. Votre agence doit vous :

• permettre de facilement créer des comptes pour les nouveaux employés susceptibles de voyager
• permettre aux voyageurs de mettre à jour leur profil et leurs préférences

Bonus : elle vous notifiera lorsque les documents d'identité enregistrés arrivent à leur date de péremption , pour éviter toute mauvaise surprise à Tokyo au milieu de la nuit.

Toutes les économies que vous auriez réalisées serait alors dilapidées pour payer la nuit d'hôtel et un nouveau vol en aller simple une fois le passeport d'urgence émis par le consulat.

b) Les voyageurs occasionnels

Les voyageurs occasionnels doivent absolument être pris en compte. Ils ne sont pas habitués à voyager pour le travail, et peuvent être confrontés à plusieurs problèmes :

• ils peuvent reproduire des comportements de tourisme et réserver sur des comparateurs en ayant l'impression de "faire économiser de l'argent à l'entreprise",
• ils peuvent avancer les frais (ils ne savent pas à qui demander !) et faire des notes de frais qui sont longues et pénibles à traiter,
• ils sont susceptibles d'être davantage stressés que les voyageurs plus fréquents qui ont déjà leurs marques

A chacun de ces problèmes, une solution : vos employés, mêmes voyageurs occasionnels, doivent être sensibilisés à la réservation de voyages d'affaires . Connaître l'adresse email et le numéro de téléphone de votre agence, et/ou avoir un compte sur votre plateforme de réservation en ligne est un minimum.

Si vous ne mettez pas cela en place, l'implémentation de la solution sera un échec .

Par conséquent, la création des profils doit être la plus simple possible : idéalement, vous pouvez y inviter vos collaborateurs via leur adresse email professionnelle. A eux alors de créer un compte en renseignant leurs informations personnelles, en quelques clics.

Privilégiez les plateformes de réservation qui ressemblent esthétiquement aux plateformes dee tourisme, vos voyageurs y seront sensibles et favoriseront cet outil.

Privilégiez les plateformes ou les agences qui imposent un paiement centralisé par défaut pour éviter les avances de frais qui occasionnent de pénibles notes de frais.

Enfin, faites en sorte que l'outil permette aux voyageurs dont c'est la première réservation de s'y retrouver. Nous vous donnons quelques exemples simples :

• l'outil doit proposer par défaut l'adresse de vos différents bureaux
• l'outil doit présenter de manière lisible votre politique voyage

Imaginez vous être à la place d'un collaborateur arrivé depuis une semaine, qui doit se rendre dans un autre bureau pour rencontrer des collaborateurs, ou encore se rendre à un salon professionnel . Simplifiez-lui la vie !

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c) Les voyageurs fréquents

Les voyageurs fréquents sont clé dans le choix de votre agence business travel : si un seul d'entre eux refuse d'utiliser la solution que vous avez mise en place, la totalité d'entre eux pourraient le suivre.

Notre conseil : consultez-les et impliquez-les dans le choix de la solution

Les voyageurs fréquents qui réalisent plusieurs déplacements par mois seront les premières victimes d'un mauvais choix de solution de gestion des déplacements professionnels.

Dans mon expérience, voici leurs préoccupations :

• pouvoir avoir quelqu'un au téléphone (ou, mieux, via Whatsapp) en cas de problème ou de modification pendant son voyage
• que leurs programmes de fidélité soient bien passés à chaque réservation
• qu'on leur propose des options premium lors de leurs déplacements longs ou particulièrement fatigants
• qu'on leur retire l'épine du pied de la réservation de trajets complexes (optimiser un trajet 'open-jaw' peut prendre plusieurs heures)
• pouvoir avoir accès sur leur mobile à un récapitulatif de leurs réservations

d) Le Directeur Financier / CFO

Votre directeur financier a plusieurs objectifs. Parmi ceux-ci, celui d'être un réel business partner pour l'entreprise. Aucun directeur financier n'a envie d'être le responsable des coupes budgétaires.

Ce rôle de business partner (c'est ce que nous disent les CFO utilisateurs de Swile Déplacements Pro) consiste en premier lieu à la responsabilisation des collaborateurs, et à la mise en place d'un équilibre subtil entre liberté pour les collaborateurs et contrôle.

Pour accomplir ce rôle pleinement, et surtout aujourd'hui, un directeur financier a besoin de data .

De la data brute ne lui servira à rien, il n'a pas le temps de traiter des montagnes de fichiers excel.

Il lui faut de la donnée retraitée, visuelle, fiable, sur laquelle il peut s'appuyer pour prendre des décisions. Si votre directeur financier :

• a de la visibilité sur les dépenses,
• se rend compte que les process sont optimisés et que personne ne perd de temps,
• se rend compte que la politique voyage est respectée, et que les voyageurs sont responsables avec l'argent de l'entreprise

Il ne pourra qu'être satisfait de votre solution de gestion de voyages d'affaires.

e) Votre responsable administratif

Parlons rapidement de votre responsable administratif. Son objectif (et le vôtre) : passer le moins de temps à traiter vos factures.

Son cauchemar ? Passer du temps à demander aux collaborateurs de lui envoyer les factures.

Le problème, c'est que les voyageurs ne sont pas feignants ou de mauvaise foi.

Le problème, c'est que les factures de voyage sont extrêmement compliquées à récupérer.

Vos voyageurs et votre responsable administratif perdent donc un temps fou à chercher des factures, les demander aux compagnies aériennes ou aux hôtels, puis à vous les faire remonter.

Le rêve de votre responsable administratif ?

Une seule facture en fin de mois, faisant figurer la TVA, assignée par voyageur et centre de coûts, disponible sans faute à la fin de chaque mois.

Vérifiez bien que la solution que vous recherchez propose ce genre de fonctionnalité.

f) Les recruteurs

Vous êtes une entreprise internationale : vous devez recruter des talents hors de France, et souvent les faire voyager pour un entretien final au siège. Quelle est l'expérience que vous voulez apporter à cette future recrue ? Lui demander d'avancer les frais et se faire rembourser par la suite ? Ou bien demander à votre recruteur de payer pour son billet d'avion ?

Ni l'un ni l'autre : la solution idéale vous permet de créer des comptes 'invités', et permet à ces comptes de réserver le volet l'hôtel qui leur correspond le mieux en fonction des dates et de leur heure d'entretien, dans le cadre de la politique voyage de l'entreprise voire même avec une validation systématique.

Le voyageur choisit son vol et son hôtel, le manager valide en 1 clic : tout le monde gagne du temps, et votre solution de gestion des voyages d'affaires devient un atout de marque employeur.

C'est exactement ce que Swile Déplacements Pro permet de faire en créant une équipe à validation systématique par exemple.

g) Head of Marketing ou Event Manager

Parlons enfin de toutes les autres personnes qui seront amenées à utiliser l'outil. Nous avons parlé du Head of Marketing, mais il peut s'agir également du Head of Sales, ou autres.

Toutes ces personnes dont le boulot est d'organiser des déplacements pour un grand nombre de collaborateurs à des salons professionnels ou des colloques.

Leur objectif : y passer le moins de temps possible. Mais aussi (et surtout) avoir une visibilité a posteriori sur le total des coûts engagés.

Pourquoi ?

Parce qu'ilsreportentsur un ROI . Par conséquent, ils ont besoin de savoir combien leur a coûté le déplacement au total, par exemple en "taggant" les réservations avec des codes analytiques, ou des centres de coûts.

Nous avons fait le tour des personnes concernées par votre choix d'une solution de déplacements professionnels. Comme vous pouvez vous en rendre compte, vous êtes sur le point de choisir un partenaire data et business, qui va impacter votre marque employeur , et le bien-être de vos salariés.

Ce n'est donc pas une décision à prendre à la légère !

2 - Etudiez les différentes possibilités

Il existe plusieurs types d'agences de voyages d'affaires. Nous allons vous expliquer et différencier les principales :

• Agence de déplacements professionnels traditionnelle
• Agence de voyages d'affaires traditionnelle avec outil de réservation en ligne
• Plateaux d'affaires
• Plateforme innovante de gestion des voyages professionnels

a) Agence de voyage traditionnelle dite "au coin de la rue"

Les agences de voyage traditionnelles restent les plus utilisées en France, notamment parmi les PME. Leur force ? Une présence locale, qui leur permet de communiquer dans leur quartier.

Ces agences ont accès à un GDS et disposent d'une expertise dans le voyage d'affaires incarnée par leurs agents de voyage. Souvent expérimentés et talentueux, ces agents sont capables de vous recommander la meilleure escale ou d'organiser un voyage complexe pour vous.

Le problème ? Ce sont les prix et l'expérience voyageur.

Ces agences reposent essentiellement sur l'humain, et très peu de choses sont automatisées. C'est pourquoi elles facturent d'importants frais de dossier pour chaque réservation.

Par ailleurs, elles sont souvent en retard en ce qui concerne l'utilisation et l'exploitation de la donnée, et l'utilisation de cette donnée par vos équipes opérationnelles.

b) Agence de voyage traditionnelle avec outil de réservation en ligne

Ces agences de voyage bien connues comme American Express Travel GBTA ou CWT sont des références dans le voyage d'affaires, et elles servent la presque totalité du CAC 40.

Elles proposent également des plateformes de réservation en ligne comme KDS ou Traveldoo qui permettent au voyageur de réserver en autonomie l'inventaire proposé par l'agence de voyage.

50% de leur revenu provient de leurs fournisseurs (compagnies aériennes, chaînes hôtelières) et 50% leur provient de leurs clients: elles sont donc capables de proposer des offres plus abordables que les agences de voyage traditionnelles. Cependant, ces agences doivent maximiser leurs volumes : elles sont attirées par les entreprises réalisant le plus gros volume possible.

Par conséquent, elles ont créé des produits permettant aux milliers d'employés de certaines entreprises de se connecter, d'avoir accès à leur politique voyage, et aux travel managers d'avoir accès à un reporting complet et détaillé.

Cependant, il y a un revers de la médaille à cette complexité : c'est le temps d'implémentation, qui peut prendre plusieurs mois.

Par ailleurs, si vous êtes une petite entreprise, et que vous réalisez moins de 10M€ de volume de déplacements annuels, vous serez considéré comme un "petit client", et votre avis et vos retours ne pourront pas être pris en compte à chaque fois !

Ces agences ont eu tendant à externaliser toujours davantage leur support voyageur, notamment dans les pays en développement (Pologne), ce qui peut nuire à la qualité de leur service client. Vous n'aurez probablement pas l'occasion de parler avec le même agent plusieurs fois : le service client peut paraître un peu impersonnel.

Enfin, ces agences sont seulement faiblement numérisées / digitalisées : les équipes en charge de maintenir et de développer les plateformes de réservation en ligne ne sont pas les mêmes en charge du développement de l'inventaire ou du service client.

Le problème principal qui en résulte est une mauvaise utilisation de la donnée des réservations de déplacements passés : un agent de service client ne pourra pas vous aider si vous lui demandez de réserver "le même hôtel que d'habitude": il ne vous connaît pas personnellement, et n'a pas les outils pour savoir dans quel hôtel vous vous rendez toutes les semaines depuis plusieurs années !

Enfin, le coût de ces solutions est souvent élevé pour trois raisons :

• l'inventaire de base proposé est peu compétitif : à vous de négocier des tarifs avec les compagnies aériennes
• les frais de dossier par réservation sont très chers (plusieurs dizaines d'euros enoffline)
• il y a de nombreux frais cachés (implémentation, prix par appel au support client...)

Vous voilà mis en garde contre les défauts des agences de voyage pour professionnels en ligne. Elles présentent cependant des avantages certains.

Les consultants engagés par ces agences sont souvent bien formés, et rompus à l'exercice de l'organisation des voyages d'affaires. Si vous avez recours à eux pour optimiser un de cos déplacements professionnels, ils seront très probablement d'une aide unique.

Par ailleurs, ces agences proposent des outils en ligne qui permettent à vos employés d'être autonomes pour leur réservations : si l'outil est bien "paramétré" et que votre personnel est formé, c'est un vrai gain de temps pour tout le monde. Vous réalisez par la même des économies sur les frais de dossier qui sont moins élevés pour les dossiers réservés en ligne.

Enfin, ces agences sont suffisamment importantes pour proposer un service 24/7, ce qui manque parfois aux agence de voyage plus petites.

c) Les Plateaux d'Affaires

Une alternative à ces agences mastodontes est d'avoir recours à un plateau d'affaires, c'est à dire une agence de voyage spécialisée dans le voyage d'affaires , mettant à votre disposition des agents de voyage.

Ces agences ont souvent des partenariats avec des plateformes de réservation en ligne comme Traveldoo par exemple : l'inventaire et le service client viennent du plateau, la plateforme en ligne est éditée par un éditeur de logiciel spécialisé.

Les avantages des plateaux affaires sont l'expérience de leurs consultants voyage et le fait que ces plateaux puissent apporter un service 24/7.

Cependant, les plateaux affaires dédiés aux déplacements professionnels restent très chers (car très dépendants de leurs employés, avec peu de processus automatisés par exemple) notamment pour une PME.

À mois d'avoir mis en place un outil intégré de réservation des voyages d'affaires, ces plateaux imposent à vos collaborateurs de réserver par téléphone ou par email, ce qui peut être long et contraignant, et qui réduit l'autonomie de vos équipes.

d) Agence de voyage en ligne innovante

Enfin, la dernière option est une agence de voyage en ligne innovante : support client et plateforme sont développés par les mêmes équipes, avec un effort particulier sur la qualité et simplicité de la plateforme en ligne. Vos voyageurs sont autonomes et en cas de problème, ils ont accès à un support client qui connaît parfaitement la plateforme de réservation et qui peut les assister de manière personnalisée.

Les plateformes en ligne sont donc souvent plus abouties, ce qui réduit le nombre d'appels et les points de contacts avec le service client. Ces agences en ligne sont donc souvent moins chères, mais aussi plus efficaces quand il s'agit de résoudre les soucis de vos voyageurs. Swile Déplacements Pro par exemple répond en moyenne en moins de 4 minutes sur son chat.

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Bonus : Une fois le choix effectué, prenez le temps de communiquer en interne

C'est la clé de toute implémentation réussie.

Quelle que soit la solution que vous choisirez pour améliorer la gestion de vos voyages d'affaires, il faudra

• la faire adopter par vos voyageurs
• faire en sorte que les équipes comptables mettent en place un processus efficace de récupération des factures
• mettre en place votre politique voyage et la communiquer et l'expliquer aux voyageurs

Cela peut passer par une réunion générale, ou par une série de mini vidéos présentant l'outil, et permettant à vos salariés de s'y familiariser.

Quel que soit l'outil ou l' agence de voyages d'affaires que vous choisirez, faites en sorte que les voyageurs comprennent les motifs de votre décision et adhèrent à votre choix.