Le top 8 des solutions de gestion des déplacements professionnels

TEMPS DE LECTURE : 18min

Vous souhaitez remettre à plat votre gestion des voyages d’affaires ?

Vous recherchez activement une solution de gestion des voyages d’affaires ?

Cet article va vous permettre de tout savoir sur les solutions de gestion de voyages d’affaires. C’est l’occasion de comparer les agences de voyages d’affaires sur leurs fonctionnalités, les avantages et inconvénients de chacune d’elles. Les solutions de gestion des voyages d’affaires vous font gagner du temps lors de la réservation de vos déplacements : elles centralisent les réservations de vos collaborateurs et suppriment les notes de frais.

Qu’est-ce qu’une solution de gestion de voyages d’affaires ?

Les solutions de gestion des voyages d’affaires sont des outils ou plateformes qui permettent de réserver, annuler et modifier vos déplacements professionnels et ceux de vos collaborateurs.

Historiquement, les entreprises avaient le choix entre deux solutions que nous détaillons ci-dessous :

L’ancienne solution de gestion des voyages d’affaires dans les PME : les sites de tourisme

Au sein des PME, les collaborateurs utilisent les sites de tourisme pour gérer leurs voyages d’affaires. Les collaborateurs réservent leurs déplacements professionnels de la même manière que lorsqu’ils organisent leurs vacances. Ils passent par les sites tels que la SNCF, Air France ou encore Booking.com.

Or les sites comme la SNCF, Opodo, Expedia sont un cauchemar pour la gestion des déplacements professionnels . Ils imposent aux collaborateurs d’avancer les dépenses, de faire des notes de frais, de récupérer les justificatifs avant de les envoyer à l’équipe comptable… En cas de modification ou d’annulation de son voyage, le voyageur est souvent livré à lui-même. Il n’existe pas de service client personnalisé et réactif. Les situations d’urgence se terminent souvent par l’achat d’un nouveau billet d’avion sans pouvoir être remboursé sur le premier achat par exemple.

Lorsque l’on met bout à bout ces pertes de temps et d’énergie, les sites de tourisme représentent un coût considérable pour les entreprises et vos équipes.

L’ancienne solution de gestion des voyages d’affaires dans les ETI : les agences de voyages traditionnelles

Historiquement, les entreprises faisaient appel à des agences de voyages d’affaires traditionnelles pour réserver leurs déplacements.

Le processus de réservation est souvent hérité d’une autre époque ! Vous devez faire une demande auprès de l’agence de voyage d’affaires traditionnelle avant de recevoir plusieurs propositions et ensuite valider définitivement le voyage. Ces échanges se font par mail ou téléphone, ce qui est très chronophage. Les tarifs des agences de voyage traditionnelles sont généralement plus élevés que ceux que vous pouvez trouver en ligne. Elles prennent une commission pour chaque réservation ou prise de contact avec leur service client.Pourtant, les attentes des collaborateurs ont beaucoup évolué. Ils souhaitent plus de flexibilité, un service client disponible et réactif.

Je découvre l'offre Swile

Découvrez l’offre Swile

La nouvelle manière de gérer ses voyages d’affaires

Depuis quelques années, une nouvelle génération de solutions de gestion des voyages d’affaires a vu le jour. Il s’agit de plateformes uniques doublées d’un service client internalisé. Sur ces solutions, les collaborateurs gèrent eux-mêmes leurs voyages d’affaires en ligne. La politique voyage intégrée dans la plateforme permet aux managers de valider les réservations effectuées.

Ces solutions offrent un catalogue plus large que les acteurs historiques, et une expérience utilisateur supérieure. Les voyageurs d’affaires plébiscitent de plus en plus ces plateformes qui leur permettent de gagner un temps considérable tout en n’ayant plus à avancer les frais.

La simplicité de ces plateformes favorise leur adoption par les voyageurs, qui plébiscitent leurs ergonomies.

Comment choisir sa solution de gestion de voyages d'affaires ?

Afin d’offrir la meilleure expérience possible à vos collaborateurs, il faut choisir une solution de gestion des voyages d’affaires avec les critères suivants :

• Une interface moderne
• Un catalogue exhaustif
• Des prix abordables
• Un service client internalisé irréprochable

Il existe de nombreuses solutions de gestion de voyages d’affaires. Il devient donc de plus en plus difficile de choisir la meilleure plateforme pour organiser vos déplacements professionnels .C’est pourquoi avant de sélectionner une solution en ligne, nous vous invitons à faire un travail de fond afin de faire un état des lieux de votre organisation actuelle. Il est important de bien comprendre les processus actuels, la frustration et les attentes de toutes les parties prenantes. Nous vous conseillons donc d’échanger avec chacune d’entre elles. Les voici :

• Les collaborateurs qui réservent et/ou voyagent
• Les offices managers et/ou assistants de direction qui réservent pour les salariés
• Les managers et la direction qui contrôlent et valident les déplacements professionnels
• Les équipes finance et comptables qui s'occupent des notes de frais, des factures et du remboursement des dépenses

Une fois un sondage effectué auprès des équipes concernées par la gestion de déplacements professionnels, vous pourrez comparer les solutions de gestion des voyages d’affaires qui s’offrent à vous.Afin de vous aider à faire le meilleur choix en fonction de vos besoins, nous avons le plaisir de vous faire découvrir 9 applications et solutions de gestion des déplacements professionnels.

Les meilleures solutions de gestion des voyages d'affaires

Découvrez les meilleures solutions de gestion des voyages d’affaires selon la taille de votre entreprise et votre organisation !

1 - Swile Déplacements Pro

Swile Déplacements Pro est une solution de gestion des déplacements professionnels qui a mis le point sur la qualité de la plateforme ainsi que sur le prix et la largeur de son catalogue (avions, hôtels, trains et véhicules de location).L’agence de voyage d’affaires en ligne offre la possibilité à l’entreprise de choisir entre une organisation centralisée ou décentralisée pour la réservation des déplacements professionnels.Ainsi, selon votre politique voyage, les collaborateurs peuvent gérer en toute autonomie leurs transports longs ainsi que l’hébergement sans avoir à avancer les frais. L’équipe finance bénéficie d’une facturation centralisée dont la fréquence peut être définie à leur guise.Aussi, les managers et dirigeants ont un droit de regard sur les déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Un système de validation se met en place automatiquement selon la politique voyage définie sur la plateforme.

Swile Déplacements Pro est donc une plateforme de réservation des voyages d'affaires qui met à disposition un service client 24h/7 pour toute question ou situation urgente dans laquelle se trouve un salarié. C'est autant de travail en moins pour la personne dédiée au voyage dans l'entreprise.

Swile Déplacements Pro s’adapte aussi parfaitement aux multinationales qui comptent jusqu'à 10 000 collaborateurs, avec une ou plusieurs entités de facturation. Nos services s'intègrent parfaitement avec vos reportings et votre comptabilité analytique. C’est aussi l’occasion de savoir enfin où se trouvent vos collaborateurs qui sont en déplacement professionnel.

2 - Concur

Concur est une solution double puisqu’elle permet de gérer les notes de frais ainsi que la réservation des déplacements professionnels. L'entreprise américaine a été lancée en 1993 et est une filiale de SAP. La plateforme est très majoritairement présente au sein des très grandes entreprises et de celles de taille intermédiaire de plus de 1 000 salariés répartis dans plusieurs pays.

Concur est donc ce que l’on appelle une suite complète pour toute la gestion des voyages d’affaires : aussi bien pour les frais professionnels que les déplacements qui y sont liés.L’inconvénient principal de l’outil réside dans la gestion des déplacements professionnels en train comparé aux autres acteurs du marché : les Américains n’ont pas pour habitude de voyager en train. La solution Concur s’utilise en parallèle d’une agence de voyages traditionnelle (il faudra choisir et contracter avec une agence de déplacements professionnels, puis leur demander de mettre en place SAP Concur). Par conséquent, les employés de cette agence de voyages pourraient mal connaître la plateforme de réservation et pousser vos collaborateurs à faire leurs réservationsoffline.

3 - Egencia

Egencia a été créée au début des années 2000 en France. L’entreprise a ensuite été rachetée par Expedia avant de rejoindre Amex GBT en novembre 2021. Ils ont donc accès à l’ensemble du catalogue très large d’Expedia mais dans un environnement qui est destiné aux entreprises.

La vision de l’entreprise était d’offrir à la fois une plateforme en ligne en plus d’un accompagnement par téléphone et par mail. Egencia est ce que l’on appelle donc une agence de voyage d’affaires hybride. Les clients utilisateurs peuvent par exemple intégrer leur politique voyage complexe tout en gardant une visibilité sur les dépenses.

Selon certains de nos clients anciennement utilisateurs d’Egencia, la mise en place de la solution est longue et semée d’embûches pour un coût considérable. La plateforme d’Egencia devient donc pertinente à partir d’un budget voyage d’affaires de plusieurs millions d’euros de réservations par an. Egencia a également gardé un modèle de facturation traditionnel à l’image d’Havas Voyage et Selectour : les entreprises sont facturées 15 à 25 euros pour chaque interaction (téléphone, mail) avec le service client.

Je télécharge le Guide du voyage d’affaires

Télécharger

4 - Rydoo

Rydoo est une plateforme qui permet de gérer en toute simplicité les notes de frais. Par exemple, l’outil identifie rapidement les possibles doublons de dépenses en analysant les justificatifs. Les administrateurs peuvent aussi valider le remboursement (ou pas) des frais professionnels engagés par leurs équipes.

Les administrateurs de Rydoo sont aussi en mesure de mettre en place la politique de gestion des frais professionnels avancés par les collaborateurs. La force de Rydoo repose notamment sur la possibilité de pouvoir extraire les données et rapports sous tous les types de formats pour ensuite pouvoir les intégrer dans votre logiciel de comptabilité.

L’entreprise anciennement sous la coupe de Sodexo a été rachetée par Marlin Equity Partners en septembre 2021, un fonds d’investissement. Nous vous recommandons donc d’attendre encore quelques mois afin d’attendre la stratégie portée par la direction avant de vous engager avec Rydoo.

5 - CWT & myCWT

CWT est une agence de voyages d’affaires traditionnelle leader sur le marché dans le monde entier ! Elle compte parmi ses clients les plus grandes entreprises françaises. Afin de s’aligner avec les nouveaux acteurs du marché des déplacements professionnels, l’entreprise a développé sa propre interface en ligne : myCWT.

À l’image d’Egencia, l’entreprise offre donc un plateau d’affaires avec en support une plateforme pour planifier et gérer les déplacements professionnels. C’est un véritable changement stratégique pour l’entreprise qui était tournée vers un accompagnement communément appelé “offline” - c’est-à-dire par téléphone ou mail.

myCWT répond donc aux problématiques des grands groupes et ETI qui ont des problématiques complexes de gestion des équipes et des politiques voyages très variées selon les différentes entités. A cela s’ajoute la possibilité de récupérer des rapports analytiques très poussés. Ces avantages peuvent être à double tranchant dès lors que l’implémentation de la solution est longue et coûteuse. Les entreprises ne profitent pas de la digitalisation pour simplifier leur organisation autour de la gestion des voyages d’affaires.

6 - KDS

KDS est une offre à l’image deConcur et Rydoo. En effeit, il s'agit d'un logiciel de gestion de déplacement professionnel, à utiliser en surcouche au-dessus d'une agence de voyages traditionnelle (comme American Express Travel). KDS apportera donc une interface en ligne de réservation de voyages pour vos collaborateurs, mais le contenu proposé sera celui de votre agence de voyages. KDS ayant été racheté par American Express Travel, leur intégration est croissante.

American Express Global Business Travel (ou GBT) est une société de gestion des voyages d’affaires basée à New Jersey aux États-Unis. L’agence de gestion des voyages d’affaires de American Express GBT s’adresse très majoritairement aux entreprises multinationales.

Dans la même catégorie d’outils que KDS, appelés SBT (self-booking tool), on retrouve aussi des outils comme Traveldoo (groupe Expedia).

7 - Comtravo

Direction l’Allemagne maintenant, avec une solution de déplacements professionnels basée à Berlin et servant avant tout le marché allemand. Comtravo propose une plateforme de réservation dédiée aux entreprises, avec un contenu adapté à l’Allemagne. Comme notre plateforme, le fait pour la France et l’Europe, Comtravo permet de réserver ses déplacements sur une plateforme centralisée, de récupérer ses factures et d’avoir accès à un service client 24/7, par téléphone, chat et email.

Je télécharge le modèle de Politique Voyage

Télécharger

8 - TravelBank

Après la France et l’Allemagne, partons vers les Etats-Unis ! Travelbank est une solution de gestion des notes de frais et de gestion de cartes virtuelles qui propose également une interface de réservation de vols et d’hôtels. Cette solution est adaptée si votre entreprise effectue principalement des déplacements aux Etats-Unis, puisqu’elle ne propose pas de réservation de trains et que leur service client est disponible seulement en anglais.

Bonus - Rocketrip

Nous avons vu que certaines solutions proposaient une plateforme de réservation sans pour autant s’occuper du catalogue ou du service client, comme Concur, Traveldoo ou KDS. Rocketrip, basé aux Etats-Unis, est également une surcouche sur votre agence de voyages ou votre Self Booking Tool, qui a pour but de motiver vos collaborateurs à effectuer des choix responsables pour votre entreprise.

Un peu comme notre solution de gesiton des déplacements professionnels, Rocketrip calcule pour chaque réservation un budget à ne pas dépasser : si le voyageur dépense moins que ce budget, il gagne des récompenses (chèques cadeaux…). La solution est adaptée culturellement aux Etats-Unis où ce genre de récompenses sont monnaie courante, mais nous n’avons pas encore rencontré d’entreprise européenne utilisant Rocketrip.

Les frais de déplacements représentent jusqu’à 70% des frais professionnels engagés par les collaborateurs. Afin de gérer les 30% de dépenses restantes il est important de mettre en place une solution de gestion des notes de frais.

Solutions de gestion des notes de frais, importantes pour mieux gérer les frais inhérents aux déplacements professionnels

Lorsque votre entreprise organise des déplacements, cela veut dire que vos voyageurs sont sur la route, amenés à avancer des frais dans le cadre de leurs voyages d’affaires. Pour faciliter le traitement de ces notes de frais et accélérer leur remboursement, de nombreuses solutions ont récemment vu le jour. Elles sont très complémentaires des solutions de gestion des déplacements professionnels : une fois le voyage réservé, la solution de gestion des notes de frais prend le relais pour les dépenses sur place !

1 - Mooncard

La solution Mooncard propose de distribuer à chacun de vos collaborateurs une carte de paiement corporate. Votre collaborateur en déplacement pourra utiliser sa carte Mooncard pour effectuer ses paiements sur place, puis prendre en photo ses justificatifs qui seront stockés de manière sécurisée.

Avantages : le voyageur n’a jamais à avancer les frais, puisqu’il paye avec une carte de paiement corporate. Il dispose d’une application pour prendre en photo ses reçus qui sont analysés en utilisant la technologie OCR (reconnaissance optique de caractère - l’image est lue et les informations importantes: montant, TVA… sont extraites). Vous pouvez mettre en place des plafonds de paiement et une liste de types de dépenses autorisées. ‍

Inconvénients : vous ne pourrez pas utiliser la solution Mooncard si vous ne souhaitez pas fournir de carte de paiement à vos collaborateurs. Vous devrez charger un compte Mooncard en amont (par virement bancaire). Si vous n’avez plus d’argent sur votre IBAN Mooncard, vos voyageurs ne peuvent plus faire de paiements. Il est plus compliqué de refuser de rembourser une note de frais, puisque la dépense a déjà été débitée sur le compte de l’entreprise.

2 - Spendesk

Comme Mooncard, Spendesk propose de donner à vos collaborateurs des cartes de paiement : vos collaborateurs peuvent donc payer en déplacement, sans avoir à avancer les frais. Spendesk propose aussi un module de remboursement des notes de frais, pour les collaborateurs à qui vous décidez de ne pas attribuer de carte. Le collaborateur avance les frais relatifs au déplacement, prend en photo le justificatif et le rentre dans Spendesk : vous pouvez accepter ou refuser la demande de remboursement, et effectuer le virement en un clic.

3 - Lucca

Lucca est un SIRH qui édite 8 logiciels de gestion voués à améliorer votre productivité dans la gestion de votre entreprise. Congés, enquêtes internes, gestion de la paye… leurs modules sont variés et performants. Parmi ces modules, Cleemy est une solution de gestion des notes de frais : vos collaborateurs en voyages d’affaires avancent les frais, puis les renseignent dans l’outil en prenant en photo leur justificatif. Cleemy archive légalement les justificatifs et vous permet d’accepter ou refuser la note de frais. Vous pouvez aussi synchroniser Cleemy avec votre fournisseur de cartes corporate : Cleemy s’occupe de réconcilier la dépense avec le justificatif.

4 - iPaidThat

iPaidThat est un outil innovant qui vise à centraliser et simplifier toutes les dépenses de l’entreprise (y compris les dépenses relatives aux voyages d’affaires !). Les notes de frais ont évidemment une part importante dans leur solution. Ils mettent à dispositionune application mobile qui permet à vos collaborateurs de déclarer leurs dépenses et d’y ajouter leurs justificatifs.

5 - Jenji

Jenji propose un logiciel et une application de gestion des notes de frais. Mais leur offre ne s’arrête pas là : ils permettent aux décideurs de mieux utiliser cette donnée centralisée, de détecter des opportunités d’économies ou des dépenses inattendues. Leurs clients vont des indépendants aux entreprises du CAC 40 : une solution que vous devez explorer si votre entreprise traite des volumes importants de notes de frais et que vous souhaitez aller plus loin dans leur analyse !

6 - Expensya

Expensya est une plateforme en ligne de gestion des notes de frais.

Grâce à une technologie OCR, vos collaborateurs n’ont plus à saisir manuellement le contenu du reçu : l’application numérise le justificatif en quelques secondes et remplit automatiquement tous les champs obligatoires. Il n’y a ensuite plus qu’à indiquer le code projet ou client pour soumettre les notes de frais à validation (réalisée de façon automatique ou manuellement) puis finalement à l’intégrer en comptabilité.

Expensya tire un de ses principaux avantages de partenariats conclus avec des plateformes comme Uber, Egencia, Sage, SAP ou encore Cegid, qui permettent un processus d’intégration automatique.

Je découvre l'offre Déplacements Pro

Découvrez l’offre Swile

Les solutions bonus pour les voyageurs d’affaires

En plus d’une solution de gestion des voyages d’affaires, il existe des applications ou sites internet qui vous permettront d’avoir en temps réel les informations concernant votre train ou votre vol. Voici quelques-unes qui vous permettront de mieux préparer votre voyage.

L’assistant SNCF

Cette solution, souvent méconnue des voyageurs, est extrêmement utile ! En quelques clics, vous pouvez importer vos réservations de trains, qu’elles aient été effectuées sur Oui SNCF, sur Trainline ou sur notre propre plateforme par exemple. Elle vous permet d’avoir accès en temps réel au statut de votre réservation en cas de retard, d’annulation ou de perturbation sur votre trajet. Vous pouvez également y retrouver votre e-ticket au format PDF pour le montrer aux contrôleurs pendant vos voyages d’affaires.

Flightstats

Flightstats surveille en temps réel l’ensemble des vols possibles et imaginables. Par conséquent, le vol pour votre prochain voyage d’affaires est probablement référencé. Flightstats vous permet de connaître le terminal de votre vol ainsi que la porte d’embarquement dès que celle-ci sera renseignée par la compagnie aérienne. Cela vous permet aussi de savoir si votre vol a du retard. Pratique pour vérifier son terminal en vitesse lorsque vous êtes sur le point de monter dans le taxi pour votre prochain déplacement professionnel !

Traveldoc.aero

Cette solution est extrêmement pratique depuis le covid 19 ! Elle référence les restrictions de frontières : visa, vaccins et les contraintes sanitaires. Elles sont toutes référencées sur cette plateforme. Vous indiquez votre aéroport d’origine, de destination, éventuellement les aéroports d’escale prévus, et Traveldoc vous indique si vous pouvez bien entrer sur le territoire de la destination de votre voyage d’affaires et si vous avez besoin d’un test PCR, d’un vaccin ou d’un visa.

Les résultats sont mis à jour très régulièrement et vous permettent de savoir si oui ou non vous pouvez finaliser votre réservation de déplacement professionnel !

Airbnb for Work: Business Travel Management

Tout le monde connaît Airbnb, la plateforme mondiale de réservation d’hébergement. Son catalogue est large :

• Offre de plus de 3 millions de logements dont près de 300 000 en France
• Présence dans plus de 70 000 villes
• 190 pays référencés

L’offre Airbnb for Work, lancée en 2014, a pour objectif de permettre aux entreprises et collaborateurs d’avoir à disposition tout le catalogue de la version destinée aux particuliers. Les réservations d’appartement ou autre type d’hébergement peuvent donc être effectuées par les collaborateurs eux-mêmes ou les managers. Ces derniers ont à leur disposition un environnement propre qui leur permet de centraliser aussi bien les factures que le suivi des réservations. Aussi, le label “Business Travel Ready” permet de mettre en avant les appartements qui sont adaptés aux besoins des professionnels qui sont en voyages d’affaires.

Viselio

Viselio est une solution de gestion de demandes de visas - aussi bien pour les visas électroniques que physiques. Bien que le passeport Français permette de voyager dans près de 187 pays sans avoir la nécessité de faire un visa, quelques pays demandent des autorisations d’entrée sur le territoire à l’image du Canada (AVE pour Autorisation de Voyage Électronique) ou encore les Etats Unis (ESTA).

Viselio permet donc aux collaborateurs ou assistantes de direction de faire leur demande de visa de manière totalement automatisée directement via le site internet de l’entreprise.Avec la pandémie du Covid-19, l’entreprise a aussi développé un service de réservation d’un rendez-vous pour effectuer des tests du coronavirus directement dans les aéroports de Zurich et de Berne. Il est en plus possible de commander en ligne votre kit d’auto-prélèvement PCR qui sera livré directement à votre domicile ou vos bureaux.

Fonctionnalités importantes d’une solution de gestion des voyages d’affaires

L’outil de gestion des voyages d’affaires dont votre entreprise a besoin ne possède peut-être pas toutes les fonctionnalités possibles. Le plus important, c’est qu’il s’adapte bien à votre usage et vous donne de la flexibilité dans la gestion des déplacements professionnels. Cependant, il existe de nombreuses fonctionnalités qui sont critiques pour faire de votre projet de simplification des déplacements professionnels un succès. Les voici :

Un service client 24/7

Les agences de voyages d’affaires traditionnelles ne laissent que peu de liberté aux voyageurs. Ces derniers doivent contacter le service client pour toute réservation, modification ou annulation d’un déplacement professionnel. À cela s’ajoute une ligne de facturation à hauteur de 15 à 25 euros pour chaque échange effectué !

Aujourd’hui, des solutions en ligne à l'image de la notre mettent à disposition des voyageurs un service client disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 via mail, chat et téléphone. Les collaborateurs sont aussi beaucoup plus autonomes dans la gestion de leurs voyages d’affaires : ils peuvent par exemple annuler une réservation d'hôtel ou modifier leur billet de train. Cela permet à notre service client d’être beaucoup plus réactif en cas de besoin. En moyenne, notre temps de réponse est de 4 minutes !

Un catalogue exhaustif

Le catalogue exhaustif d’une plateforme de gestion des déplacements professionnels est capital. L’analyse de la qualité d’un catalogue doit se faire à travers plusieurs critères :

Les tarifs du catalogue de votre solution de déplacements professionnels :

Nous avons tous pour habitude de réserver nos vacances sur les comparateurs de sites pour avoir les prix les plus bas du marché. Les collaborateurs peuvent donc avoir tendance à toujours comparer entre les prix de la plateforme de gestion des voyages d’affaires et les sites tels qu’Expedia, Opodo ou encore de la SNCF. Au risque qu’ils continuent de réserver sur les sites habituels. Il est donc important que la solution de gestion des voyages d’affaires soit alignée avec ces tarifs. Sans cela, les voyageurs et managers auront tendance à continuer de réserver sur les sites de tourisme.

La profondeur du catalogue de votre solution de gestion des voyages d’affaires :

Une bonne plateforme de gestion des voyages d’affaires doit offrir un maximum de choix pour les voyageurs d’affaires. Cela concerne donc la variété des moyens de transport et d’hébergement : avions, trains et location de voiture, hôtels. Pour chacun d’entre eux il faut aussi un maximum de possibilités pour les voyageurs. Notre solution de gestion des voyages d'affaires est par exemple directement connectée aux catalogues de Booking.com, Expedia et bien d’autres encore. Cela nous permet de proposer sur notre plateforme plus de 2 millions d'hôtels à vos voyageurs d’affaires.

La prise en compte des cartes de fidélité et avantages de vos voyageurs

Les cartes de fidélité sont une cerise sur le gâteau pour toute l’entreprise :

• Les collaborateurs sont ravis de pouvoir cumuler des points
• Les dépenses voyages des équipes baisseront grâce à une forte utilisation des cartes de fidélité, pour le bonheur des managers et des équipes comptables

Il faut donc que votre solution de gestion des déplacements professionnels puisse pour chaque verticale proposer aux voyageurs d'enregistrer leurs cartes de fidélité.

Saviez-vous que la SNCF propose plus de 50 cartes de fidélité ?

Une facturation centralisée

Comme vu juste au-dessus, il est capital d’offrir aux collaborateurs une plateforme qui propose des milliers de possibilités pour chaque verticale (avions, trains, location de voiture et hôtels). Les voyageurs ne passeront plus par d’autres sites pour réserver leurs déplacements professionnels. Ainsi, la plateforme centralisera toutes les factures des voyages d’affaires. Celle-ci doit aussi permettre de supprimer les notes de frais avec la mise en place d’un prélèvement SEPA par exemple - virement automatique pour payer les réservations.La suppression des notes de frais est l'opportunité de faire gagner beaucoup de temps aux collaborateurs qui n’auront plus à les saisir avant de les soumettre à leur manager. Les comptables plébiscitent de plus en plus ces nouveaux systèmes de facturation. D’autant plus qu’ils sont capables de relier une équipe à une entité de facturation spécifique ce qui évite les refacturations en interne par exemple.

Des données voyageurs centralisées

L’inconvénient principal des sites de tourisme est l’impossibilité de centraliser les données des voyageurs. Il devient très chronophage de réserver un train ou un avion pour le compte d’un autre collaborateur.

C’est pourquoi la centralisation et l’enregistrement des données voyageurs sont un point capital pour une bonne solution de gestion des déplacements professionnels. Nous permettons justement d’enregistrer toutes les informations concernant les collaborateurs (prénom, nom, nationalité, informations du passeport). Un collaborateur peut aussi enregistrer ses cartes de fidélité pour le train et celles des compagnies aériennes. Cela évitera de les saisir à chaque nouvelle réservation.

Tendances du marché des solutions de gestion des déplacements professionnels

L’évolution de la gestion des déplacements professionnels

La reprise des déplacements professionnels est encore meilleure qu’attendue depuis la baisse des cas covid. Cela s’explique aussi en partie avec la réouverture des frontières, notamment celles des Etats-Unis et du Canada depuis novembre 2021.Cependant, à l’aube de la reprise frénétique des voyages d’affaires nous ressentons quelques tendances qui vont sans doute s’inscrire dans le paysage :Les entreprises et collaborateurs plébiscitent l'utilisation du train au détriment de l’avion. Cela s’explique aussi par une offre avion qui reste encore relativement limitée. C’est ce que nous expliquait Sylvie Garrigue, directrice d’Arena Events : “À mon échelle, je trouve que l’offre de vols est encore limitée par rapport à la période pré-covid. Je suis par exemple relativement contrainte par la réduction des vols entre Valence et Paris.”

Avec le développement du télétravail, les salariés utilisent de plus en plus les transports individuels. À l’image des forfaits kilométriques qui augmentent considérablement au cours des derniers mois. Cela s’explique en partie par un boom des locations de courte durée dans un cadre professionnel.

Gestion des déplacements professionnels

De nombreux acteurs sont arrivés sur le marché des solutions de gestion des déplacements professionnels juste avant la pandémie du Covid-19. Ces dernières remettent en question l’hégémonie des agences de voyages d’affaires traditionnelles ainsi que les solutions hybrides.

Historiquement, les expériences des voyageurs étaient très mitigées pour de nombreuses raisons :

• Réservation par téléphone
• Assistance et service client très limité
• Prix des réservations élevé
• Majoration pour chaque intervention du service client

Les néo-agences se sont dans un premier temps concentrées sur les Petites et Moyennes Entreprises (PME) qui étaient alors peu équipées en solution de gestion des voyages d’affaires.

Les PME : nouveaux utilisateurs des solutions de gestion des déplacements professionnels

Les PME représentent 80% des voyages d’affaires en Europe , selon l’association allemande de gestion des voyages. Les collaborateurs ont besoin de se déplacer pour développer l’activité de l’entreprise, rencontrer les fournisseurs et partenaires. Or, la plupart ne sont pas accompagnés par une agence de voyage d’affaires traditionnelle et encore moins d’une plateforme en ligne de gestion des déplacements professionnels.La pandémie du Coronavirus a cependant changé la vision qu’avaient les dirigeants et les responsables administratifs vis-à-vis de la gestion des voyages d’affaires. Ces derniers géraient les réservations de trains, d’hôtels et d’avions de manière décentralisée. Il n’y avait donc aucune centralisation des factures. Le service client des sites de tourisme n’était également pas à la hauteur de leurs besoins et attentes.

Les PME ont donc pris le pas de la centralisation avec l’aide de solutions en ligne comme notre solution, la seule plateforme de gestion des voyages d’affaires qui a fait de la croissance en 2020.

En effet, les entreprises souhaitent désormais mettre à disposition des salariés un outil central pour réserver les déplacements et ainsi vérifier le respect de la politique voyage. La centralisation des réservations est aussi l’occasion de supprimer les notes de frais par la mise en place de virements SEPA - ou prélèvements bancaires. Les équipes comptables et financières ne courent plus après les notes de frais et les factures.

In fine, les solutions de gestion des voyages d’affaires permettent aux PME de réduire de 30 à 35% leurs dépenses voyages notamment grâce à un meilleur contrôle des déplacements et des tarifs plus compétitifs.

En conclusion : choisissez une solution qui vous ressemble

Le choix d'un logiciel de gestion des déplacements professionnels est stratégique, puisqu'il s'agit de choisir un outil qui correspond aux besoins spécifiques de votre entreprise . Il est donc capital de faire un audit détaillé de vos besoins.

Pour une entreprise dont l'activité ne génère que peu de déplacements, un fichier Excel regroupant les programmes de fidélité des collaborateurs et un site de réservation comme Expedia peut suffire.

En revanche, si votre activité nécessite beaucoup de déplacements professionnels et génère un volume important de notes de frais, il est préférable d'opter pour une solution adaptée. Il faut qu'elle intègre un catalogue élargi (pour éviter que vos voyageurs n'aillent voir ailleurs !), élimine les problématiques d'avance de frais et permette à la direction financière d'avoir un contrôle en temps réel sur les dépenses engagées.