Le top 8 des solutions de gestion des déplacements professionnels

Pour planifier et réserver les déplacements professionnels de leurs salariés, les ETI se sont longtemps reposées sur les agences de voyages d’affaires physiques tandis que la plupart des PME se débrouillaient avec les sites de réservation en ligne grand public.

Aujourd’hui, les solutions digitales de gestion des déplacements professionnels offrent le meilleur de ces deux mondes. L’entreprise a la main sur les principales fonctionnalités (réservations, optimisation du budget, intégration comptable, reporting…), qui sont centralisées au sein d’un même outil. Elle peut choisir de continuer à se faire assister par une agence de voyages d’affaires ou bien gérer ses déplacements en totale autonomie grâce aux solutions tout-en-un. 

Pour autant, choisir la meilleure solution de gestion des déplacements professionnels – hybride ou digitale - c’est d’abord s’assurer qu’elle répond à vos besoins. 

Vous aider à passer à l’action, c’est l’objectif de ce mini-guide. Vous y trouverez des informations pour comprendre l’utilité d’une solution de gestion des déplacements professionnels et pour identifier les spécificités des principales solutions du marché, ainsi que des conseils sur la méthodologie à suivre et les critères de choix déterminants.   

Qu’est-ce qu’une solution de gestion des déplacements professionnels ?

Qu’elles soient physiques, digitales ou hybrides, les solutions de gestion des voyages d’affaires sont pensées pour les besoins des entreprises. Elles permettent de réserver chaque prestation nécessaire aux déplacements professionnels des collaborateurs (avions, train, hôtel, location de voiture…) en respectant la politique voyage de l’entreprise, de les modifier ou annuler. A minima, ces solutions intègrent également des prestations de facturation, suivi budgétaire et reporting. 

Pendant longtemps, la gestion externalisée des déplacements professionnels des entreprises a été essentiellement assurée par les équipes des agences de voyages d’affaires traditionnelles. Les demandes, envois de devis et validations se faisaient par téléphone et par email, ce qui était fastidieux et chronophage.

Avec les outils et plateformes digitales conçues pour les déplacements professionnels, les entreprises peuvent gagner en performance sur tous les fronts : temps passé, instantanéité des réservations, maîtrise en temps réel des dépenses et de l’empreinte carbone, satisfaction des collaborateurs avant-pendant-après le voyage, intégration fluide avec les process internes des fonctions support.

Aujourd’hui, les entreprises ont ainsi le choix entre 4 solutions pour gérer leurs déplacements professionnels. 

Faire appel à : 

• une agence de voyages d’affaires traditionnelle seule. C’est ce qu’on appelle une Travel Management Company (TMC). Elles facturent généralement une commission pour chaque réservation ou prise de contact avec leur service client ; 
• une TMC combinée à un outil de réservation en ligne partenaire de cette TMC. Cet outil, appelé Self Booking Tool (SBT), permet aux collaborateurs de procéder eux-mêmes à leurs réservations et à la gestion de leurs déplacements en ligne, l’agence (TMC) assurant de son côté l’émission des billets d’avion et le service client. Aux frais de l’agence s’ajoute alors le coût de l’usage du SBT et, au moment du déploiement, de son paramétrage aux besoins de l’entreprise ; 
• un Self Booking Tool (SBT) seul, qui servira à la fois d’outil de réservation des déplacements professionnels et de gestion/optimisation des dépenses. L’assistance d’un service client physique n’est pas toujours incluse ; 
• une solution digitale tout-en-un entièrement à la main de l’entreprise (réservation des déplacements professionnels, gestion automatisée des notes de frais, contrôle des dépenses, service client, etc.). Ce modèle, qui est notamment celui de Swile Travel, offre un bon équilibre entre maîtrise des coûts, autonomie et qualité de service. Cette solution est facturée à l’abonnement ou à la commission (% sur le volume de dépense voyage effectuée). 

Quelle que soit la solution retenue, les entreprises doivent s'assurer qu'elles intègrent a minima les services suivants : 

1. Planification du déplacement professionnel et réservations (train, vol, hôtel, voiture de location, etc.) dans le respect de votre politique voyage et du budget ;
2. Validation de la réservation par l’entreprise, cette étape pouvant être automatisée grâce à des règles et critères préétablis ; 
3. Assistance du collaborateur pendant son déplacement ; 
4. Gestion simplifiée des dépenses et des notes de frais. Ceci grâce à une intégration optimale de la solution gestion avec les processus et systèmes comptables et RH de l’entreprise ; 
5. Analyse des données des déplacements et des coûts, afin d’engager un processus d’amélioration continue.

Et pour aller plus loin, les meilleurs prestataires combinent les atouts suivants :

• un large catalogue d’offres (train, avion, hôtel, voiture), 
• une expérience utilisateur fluide, proche de celle offerte par les sites de réservation BtoC, 
• un suivi en temps réel par les fonctions finance, RH et les managers de l’entreprise, 
• un service client disponible à toute heure, dans votre langue et sans surcoût

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Liste des meilleures solutions de gestion de voyages d’affaires

L’offre de solutions de gestion des voyages d’affaires a beaucoup évolué ces dernières années et les progrès technologiques sont constants. Aux côtés des acteurs historiques qui s’adressent surtout aux grands groupes, une nouvelle génération de solutions digitales, plus simples et plus souples, rend désormais ce service accessible aux entreprises de toutes tailles. 

Voici un panorama des solutions les plus représentatives du marché.

1. Swile Travel

Née en France, Swile Travel fait partie de cette nouvelle génération de solutions tout-en-un. Sa plateforme de réservation intuitive, qui reprend les codes des meilleurs sites grand public, facilite l’adoption par les collaborateurs : ils peuvent réserver et modifier leurs trajets en autonomie, sans avance de frais. Les équipes financières conservent pour leur part le contrôle sur les dépenses grâce à une politique voyage entièrement paramétrable (budgets, règles, circuits de validation).

Appuyée sur une technologie propriétaire, Swile Travel s’adapte avec agilité aux évolutions du secteur et propose un inventaire complet et compétitif (train, avion, hôtels, voitures y compris compagnies low-cost), accessible sur web et application mobile. La plateforme permet l’intégration des tarifs négociés, des cartes d’abonnement et des programmes de fidélité. La centralisation des données et les fonctionnalités comptables avancées facilitent la clôture comptable. Côté RSE, Swile Travel intègre en outre un suivi et un reporting des émissions carbone, et un paramétrage pour favoriser les modes de transport les plus responsables.

La solution intègre les spécificités fiscales, comptables et les attentes des voyageurs des entreprises françaises. Elle s’appuie en outre sur un support client (en anglais et en français) disponible 24/7 et sans surcoût.

Atouts : adoption rapide, économies, inventaire complet, technologie agile, ancrage français, qualité du support, reporting.
Idéal pour : les PME, ETI et entreprises jusqu’à 10.000 salariés qui veulent un outil complet, accessible et responsable.

2. SAP Concur Travel

Solution digitale historique du marché, l’américain SAP Concur Travel est un Self Booking Tool référent pour les grandes entreprises et organisations internationales.
Forte de son appartenance à l’écosystème de logiciels SAP, la solution combine gestion des déplacements, des notes de frais et des politiques internes dans un environnement IT robuste et configurable.

Sa mise en place nécessite une forte mobilisation interne mais Concur reste un choix de référence pour les groupes cherchant une solution intégrée pour gérer tous leurs frais professionnels.

Atouts : haut degré de conformité, puissance analytique, reporting détaillé.
Idéal pour : les groupes internationaux dotés d’une DAF structurée.

3. Egencia (Amex GBT)

Conçue dès l’origine comme une solution hybride, alliant une plateforme digitale et un accompagnement humain 24/7, Egencia a été rachetée par Expedia avant de rejoindre l’offre de plateformes de voyages B2B proposées par American Express Global Business Travel (Amex GBT), leader mondial du marché. 

Son vaste catalogue international et ses outils de reporting répondent particulièrement bien aux grands comptes.

Atouts : couverture mondiale, capacité à gérer des politiques voyages complexes, support multilingue.

Idéal pour : les grandes entreprises avec un budget voyages d’affaires très conséquent. 

4. myCWT de CWT

Pionnière des agences de voyage d’affaires traditionnelles, CWT (anciennement Carlson Wagonlit Travel) a développé à destination de ses clients sa propre plateforme digitale, myCWT, pour compléter les services de son plateau d’affaires. 

Comme Amex GBT, qui l’a rachetée en 2025, CWT répond aux besoins des grands groupes et ETI ayant des problématiques et des politiques voyages complexes et variées. 

Atouts : réseau mondial, service client éprouvé, duty of care renforcé.
Idéal pour : les organisations internationales ou multisites.

5. Navan (ex-TripActions)

Née il y a 10 ans dans la Silicon Valley, cette solution digitale a été pionnière à utiliser l’IA pour améliorer l’automatisation, la prévisibilité et l’optimisation de la réservation et de la gestion des déplacements professionnels. Peut s’y adosser une solution de gestion des notes de frais. 

Navan séduit les entreprises, en particulier anglo-saxonnes, qui comme elle ont un ADN technologique.

Atouts : IA embarquée, interface fluide, ajustement de la politique voyage aux conditions du marché.

Idéal pour : les entreprises technophiles (avec des voyageurs à l'aise en anglais), à l’affût des dernières pratiques RH comme le bleisure.

6. Goelett (S4BT)

Né du rapprochement entre CDS Groupe et Rydoo Travel, Goelett est un Self Booking Tool qui revendique une souveraine européenne. Seul ou en complément des services d’une agence de voyages d’affaires traditionnelle, cet outil de réservation reconnu pour son expertise hôtelière est pensé aussi bien pour les grands comptes que le secteur public, avec des solutions sur mesure. 

Atouts : flexibilité, couverture hôtelière.
Idéal pour : les structures sensibles aux enjeux de risques données et conformité.

7. Neo (Amex GBT)

Propriété du leader mondial de la  gestion de voyages d’affaires American Express Global Business Travel (Amex GBT), le Self Booking Tool Neo donne accès à une plateforme combinant réservation et gestion des dépenses. Neo reste une référence pour les grandes entreprises aux politiques voyages complexes.

Atouts : robustesse, conformité, simplification de la gestion des dépenses.
Idéal pour : les grands groupes aux processus très formalisés.

8. TravelPerk (qui devient Perk)

Née il y a 10 ans en Espagne, cette plateforme tout-en-un de gestion des déplacements professionnels a été créée pour aider les entreprises de toutes tailles à gagner du temps et à réduire leurs coûts. TravelPerk poursuit sa croissance, en particulier aux États-Unis.

Atouts : interface intuitive, innovation technologique continue.
Idéal pour : les entreprises internationales à l’aise avec une assistance voyage non nativement francophone.

Guide du voyage d’affaires

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Comment choisir sa solution de gestion de déplacement professionnel ?

Les étapes pour choisir une solution de déplacement pro (voyage d’affaires)

Choisir la bonne solution de gestion des déplacements professionnels n’a rien d’un parcours du combattant à condition d’adopter la bonne méthode.

#1 - Faites un état des lieux lucide de l’existant

Commencez par observer vos pratiques actuelles :

• Quels outils utilisez-vous pour réserver, suivre et payer les voyages ?
• Quelles sont les frustrations récurrentes (perte de temps, erreurs, avances de frais, manque de visibilité) ?
• Quelles étapes génèrent le plus de stress ou de travail administratif ?

Impliquer vos équipes dans cette réflexion est essentiel. Échangez avec :

• vos collaborateurs voyageurs, qui vivent le quotidien du déplacement ;
• vos assistants ou office managers, souvent au cœur des réservations ;
• vos managers, qui valident et suivent les budgets ;
• vos équipes comptables et financières, garantes de la conformité et du remboursement.

Ce diagnostic collectif vous permettra d’identifier vos enjeux opérationnels : autonomie, pilotage, conformité, durabilité, etc., ou tous à la fois.

#2 - Définissez vos besoins et les priorités 

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes usages de déplacements professionnels, ni les mêmes volumes.
Posez-vous quelques questions simples mais structurantes sur vos besoins :

• Quel est votre volume de déplacements (quelques missions par mois ou des dizaines chaque semaine) ? Quel est leur degré de complexité ?
• Cherchez-vous d’abord à gagner du temps administratif, à mieux piloter vos dépenses, à réduire votre empreinte carbone, à améliorer l’expérience collaborateur, etc. ?
• Souhaitez-vous donner plus d’autonomie à vos équipes ou garder une validation centralisée ?
• Avez-vous besoin d’un outil multi-pays ou d’une gestion locale ?
• Quels outils internes doivent pourvoir s’interfacer avec la solution (SIRH, ERP, comptabilité) ?

L’objectif n’est pas de cocher toutes les cases, mais de clarifier vos besoins.
Une PME qui fait voyager ses commerciaux deux fois par mois n’aura pas les mêmes besoins qu’une ETI avec des représentations commerciales sur plusieurs continents qui gère 200 déplacements par semaine partout dans le monde.

#3 - Comparez les offres par le prisme de vos besoins prioritaires

Les démos et les argumentaires des solutions de gestion des déplacements professionnels peuvent vite se ressembler.
Pour comparer efficacement, concentrez-vous sur les critères qui comptent vraiment :

• Facilité d’adoption : l’interface est-elle intuitive ? L’application mobile fluide ?
• Réactivité du support : temps moyen de réponse, disponibilité en français, assistance 24/7 ?
• Clarté des coûts : abonnement, frais de service (commission), support, déploiement ?
• Souplesse du paramétrage : pouvez-vous adapter la politique voyages sans faire appel au prestataire ?
• Transparence RSE : le suivi carbone est-il intégré nativement ?

#4 - Testez avant d’adopter

Rien ne remplace l’expérience.
La plupart des solutions proposent aujourd’hui un pilote gratuit ou une période d’essai.

Profitez-en pour tester l’efficacité du service client, la clarté des rapports et tableaux de bord, ou la fluidité de l’intégration de l’outil dans vos process comptables et RH.

Surtout, impliquez les utilisateurs dès le début : leur retour est souvent le meilleur indicateur du succès de l’adoption de la solution dans votre entreprise. 

Un bon outil de gestion des déplacements professionnels ne se choisit pas pour ses fonctionnalités, mais pour sa facilité d’utilisation, son efficacité à répondre à vos besoins et la sérénité qu’il apporte aux fonctions support et aux managers.

Une fois cette méthodologie appliquée, vous aurez non seulement les bonnes questions, mais surtout les bons critères de décision.

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Les critères et fonctionnalités d’une solution de gestion de déplacement pro (voyage d’affaires).

Vous avez dressé votre diagnostic, clarifié vos besoins et identifié quelques outils : il est temps d’entrer dans le concret.
Toutes les solutions de gestion des déplacements professionnels promettent de simplifier la vie des entreprises, mais l’important c’est de tenir durablement cette promesse pour la vôtre.

#1 - L’expérience utilisateur : le test décisif

C’est souvent le premier facteur d’adoption.
Une bonne solution de gestion des déplacements professionnels doit donner envie d’être utilisée : interface claire, moteur de recherche fluide, application mobile performante.

Un bon test : faites essayer la plateforme à vos collaborateurs les moins technophiles. Si elle leur plaît, elle séduira le plus grand nombre.

Vos collaborateurs doivent pouvoir réserver un aller-retour Paris-Marseille assorti d’un hôtel et d’une voiture de location en quelques clics, sans mode d’emploi.

#2 - Le contenu de voyage : la richesse de l’inventaire

Un catalogue exhaustif qui répond aux besoins de déplacements de l’entreprise (destinations, préférences, budget, etc.), c’est la base.
La solution de gestion des déplacements professionnels doit couvrir tous les modes de transport - train, avion, voiture - et l’hébergement avec des tarifs compétitifs.
Vérifiez aussi la présence des compagnies low-cost, des tarifs négociés et des connexions directes avec les plateformes majeures (SNCF Connect, Booking.com, etc.). Et la possibilité d’utiliser automatiquement les cartes de fidélité et les avantages réservés aux voyageurs fréquents.

Une plateforme alignée sur les prix du grand public évite les comparaisons incessantes et garantit l’adoption interne. 

#3 - Le support client : la qualité du lien humain

Parce que l’imprévu fait partie des déplacements professionnels (vol annulé, changement de mission, grève surprise…), le support client est un critère clé.
Privilégiez un service disponible 24/7, réactif et francophone.
Demandez le temps moyen de réponse : il en dit souvent plus long que les promesses marketing.

Avec Swile Travel, par exemple, le temps moyen de réponse est de 4 minutes. 

#4 - Les paiements et la facturation : le nerf de la guerre

Un bon outil de gestion des déplacements doit centraliser les paiements. Une facturation unifiée permet d’éliminer les doublons, d’éviter les erreurs de refacturation interne et de suivre les dépenses en temps réel.

Pour les frais sur place, la possibilité d’associer des cartes de paiement physiques ou virtuelles à la solution de gestion des déplacements professionnels est un vrai plus pour simplifier la vie de vos équipes et de votre service comptable.

#5 - Les intégrations : pour fonctionner en écosystème 

Votre solution de gestion des déplacements ne vit pas seule : elle doit s’intégrer sans friction à votre environnement existant.
Vérifiez sa compatibilité avec vos outils (comptables, SIRH, ERP) ou cartes corporate et la facilité d’intégration.
C’est ce qui garantira la fluidité entre vos équipes financières, RH et opérationnelles.

#6 - Le reporting et la conformité : risques maîtrisés

Les directions financières attendent bien plus qu’un simple tableau de bord.
Les meilleurs outils offrent une analyse en temps réel des dépenses, un suivi des émissions CO₂, et des alertes automatiques sur le respect des politiques voyages. Et bien sûr, une maîtrise des risques nativement intégrée dans la solution (sécurité des données, conformité RGPD, authentification, etc.)
Vérifiez aussi les fonctionnalités de duty of care pour assurer la sécurité de vos collaborateurs en déplacement.

#7- Le coût global : au-delà du prix affiché

Ne vous arrêtez pas au tarif d’abonnement ou à celui de la commission.
Le vrai coût d’une solution de gestion des déplacements professionnels inclut les frais et le temps passé en mise en œuvre, la facturation ou non des interactions avec le support, la formation et le temps d’administration le cas échéant.

Synthèse des critères clés  d’une solution de gestion de voyage d’affaires (déplacement professionnel) :

• Expérience utilisateur (ergonomie, mobile, adoption)
• Contenu de voyage (train, avion, hôtel, voiture, low-cost, tarifs négociés)
• Support client (disponibilité, temps de réponse, langues)
• Paiements et facturation (centralisation, cartes virtuelles, prélèvements SEPA)
• Intégrations (ERP, SIRH, outils comptables, cartes corporate)
• Reporting & conformité (CO₂, duty of care, RGPD…)
• Coût global (abonnement/commissions, déploiement, interactions service client)

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Les solutions annexes au voyage professionnel à ne pas oublier

Gestion des notes de frais : une fonctionnalité clé

Un salarié en déplacement professionnel est forcément amené à engager des frais.

Or, on le sait, traiter les notes de frais est rarement la tâche préférée des collaborateurs… et souvent un vrai casse-tête pour les équipes comptables. Entre justificatifs égarés, saisies manuelles et validations, ce poste représente un coût de gestion conséquent pour l’entreprise. 

Opter pour une solution de gestion des déplacements professionnels permet déjà de s’affranchir du traitement manuel des notes de frais liées à l’acheminement (train, avion, voiture de location) et à l’hébergement sur place. Les réservations, paiements et dépenses sont reliées dans un même flux. Chaque transaction est automatiquement associée au bon projet, à la bonne équipe et à la bonne ligne comptable.

De son côté, le collaborateur n’a plus à avancer les frais liés à son déplacement. 

Il n’en reste pas moins, qu’une fois sur place, le collaborateur devra s’acquitter de frais annexes (taxi, petit-déjeuner, repas, etc.). En réponse, il existe deux solutions :  

• Mettre à disposition des collaborateurs une carte de paiement professionnelle. Cette solution peut être déployée en même temps que l’outil de gestion des voyages d’affaires.
• S’équiper d’un outil de gestion des notes de frais qui va permettre au collaborateur de scanner le justificatif – via une photo prise depuis son téléphone portable -, les données étant automatiquement extraites ce qui simplifie le travail comptable et de paie. Pour gagner en fluidité, cet outil doit pouvoir s’intégrer avec la solution de gestion des déplacements professionnels choisie. 

Les solutions de gestion des notes de frais sont nombreuses. En voici une sélection : 

• Mooncard
  Carte corporate française connectée à une plateforme web et mobile.
  Atouts : simplicité, conformité française, reporting clair.
• Spendesk
  Solution française devenue licorne, très prisée des PME et scale-ups.
  Atouts : contrôle budgétaire renforcé, expérience fluide, intégrations comptables multiples.
• Lucca Notes de frais (ex- Cleemy)
  Idéal pour les entreprises déjà équipées du système d’information RH Lucca.
  Atouts : intégration RH native, automatisation des workflows.
• iPaidThat
  Automatise la collecte et le classement des factures.
  Atouts : synchronisation bancaire fluide, détection intelligente des doublons.
• Jenji (Silae)
  Solution data-driven, intégrée à Silae.
  Atouts : analyse avancée, IA intégrée.
• Expensya (Medius)
  Référence en automatisation, connectée aux grands ERP.
  Atouts : OCR (reconnaissance optique de caractères) performant, conformité internationale.
• Rydoo (Silae Group)
  Centrée sur la dépense et les cartes virtuelles.
  Atouts : expérience fluide, vision consolidée des dépenses.

Listes des outils complémentaires pour enrichir l’expérience du voyageur d’affaires

Bien gérer ses déplacements professionnels c’est aussi fournir aux collaborateurs tous les outils pour faciliter leur  vie en voyage et améliorer leur productivité. 

Voici une sélection d’applications indispensables :
• SNCF Connect – gestion complète des trajets ferroviaires ;
• FlightAware / FlightStats – suivi des vols et alertes en temps réel ;
• TripIt – itinéraire intelligent regroupant tous les trajets ;
• TravelDoc – vérification des exigences d’entrée et de visa ;
• Google Wallet / Apple Pay – paiements sans contact ;
• Uber for Business / Free Now for Business – mobilité urbaine centralisée ;
• Slack / Teams – coordination des déplacements en équipe ;
• Notion / Evernote – prise de notes et archivage de mission.