Comment améliorer la communication au travail ?

En entreprise, tout bon manager sait que la communication est un art difficile à maîtriser.​ Verbale, écrite, à distance ou en face à face, il y a mille manières d’échanger avec les collègues et autant de façons de mal faire.

Afin d’encourager une communication au travail efficace tout en évitant les maladresses, voici 5 techniques pour entretenir des relations harmonieuses avec les collaborateurs… et faire passer les bonnes informations !

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Une bonne communication au travail, c’est quoi ?

Par définition, la communication est l’action, et l’ensemble des moyens et techniques, qui permettent d’établir une relation avec autrui pour transmettre un message. Mais qu’est-ce qui fait une bonne communication au travail ?

Quand communique-t-on en entreprise ?

À l’écrit ou à l’oral ; dans nos mots, nos gestes et nos silences, nous sommes constamment en train de communiquer. Le langage verbal est aussi parlant que le langage corporel, l’explicite compte autant que le non-dit.

La communication au travail est omniprésente, au sein de votre équipe et entre tous les services de l’entreprise, via les différents canaux disponibles.

Il existe différentes formes de communication au travail :

  • Verbale / Écrite : discussion orale (face à face, téléphone) ou trace écrite (mail, document papier) ;
  • Formelle / Informelle : réunion d’équipe organisée ou échange fortuit à la pause café ;
  • En réel / En différé : réception de l’information immédiate ou après un certain temps ;
  • Langage verbal / Langage corporel : paroles ou gestes.

Sans outil de communication standardisé, sans code ni système d’information (que l’on peut retrouver dans la culture d’entreprise), chaque personne aura ses préférences en termes de communication. Et c’est là tout le problème...

Une bonne communication au travail, pourquoi est-ce important ?

Le manager a l’habitude de gérer les conflits par sms ? Vos collaborateurs ne gardent jamais de trace écrite d’un rendez-vous téléphonique ? Les collègues ont oublié de vous mettre en copie d’un mail important ?

L’impact d’une mauvaise communication au travail peut avoir de sévères répercussions sur les relations professionnelles et dans les processus d’une entreprise. Un message qui n’est pas exprimé correctement peut rapidement créer un conflit entre collègues.

Avec une mauvaise communication, vous risquez de semer l’incompréhension, le stress et des tensions au sein d’une équipe. La qualité de vie au travail n’en sera que détériorée, ce qui va inévitablement causer une baisse de productivité dans votre entreprise.

Une communication efficace fait passer des messages clairs, au bon moment, aux bonnes personnes et avec le bon outil.

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5 techniques pour améliorer la communication au travail

Vous savez maintenant à quel point une bonne communication au travail est essentielle ! Voici 5 conseils de management pour instaurer un climat de confiance et améliorer la qualité de vie au travail.

Adapter sa communication selon le contexte

Il y a des informations à donner formellement par écrit et d’autres à partager oralement en réunion. Pour que vos employés écoutent et retiennent ce que vous avez à leur dire, choisissez le bon canal de transmission. On n’échange pas dans la messagerie interne comme on discute lors d’un entretien de recadrage.

Certains formats sont conçus pour des échanges courts et précis, d’autres longs et ouverts. C’est à l’entreprise, et surtout au manager, de choisir ses méthodes de communication. Il doit l’adapter selon le contexte, les collaborateurs présents et les outils à disposition.

On pense notamment aux échanges visio avec des salariés en télétravail quand on préfèrerait résoudre un problème en personne. Quelles que soient les difficultés d’organisation rencontrées, assurez-vous que votre interlocuteur a écouté et retenu les informations qui ont été partagées.

Déployer des outils de communication dans l’entreprise

C’est parce que la communication au travail est omniprésente qu’il faut la maîtrise​r. Plus les outils et manières d’échanger seront standardisés dans votre organisation, plus la communication sera fluide.

Si tous les employés d’une équipe savent que le suivi officiel du projet se fait dans un outil de gestion désigné, ils n’iront pas créer un Excel ou un PowerPoint de leur côté et multiplier les canaux de diffusion.

L’important est de retrouver les bonnes informations rapidement. Il faut centraliser les documents et pouvoir contacter tous les collègues. L’idéal est de choisir vos outils de communication (messagerie interne, plateforme de suivi, site web...) pour que tous vos collaborateurs utilisent les même​s. 

Donner la parole à tous ses collaborateurs

La base de la communication, c’est l’écoute. Le rôle d’un​ manager ne se cantonne pas à la distribution des tâches et à la diffusion des résultats. Avant tout, il écoute. Les employés ont des problèmes, des idées, des souhaits, des besoins.

Si vous les ignorez, vous allez passer à côté d’opportunités d’amélioration et nuire à leur bien-être. Une bonne qualité de vie au travail, c’est aussi un gain de performance pour votre entreprise. Encouragez la participation et l’écoute active dans votre équipe.

Pourquoi ne pas envoyer des enquête​s de satisfaction pour mesurer l’engagement de vos salariés ? Il existe des solutions qui permettent de collecter les ressentis des collaborateurs sur des thèmes précis (environnement de travail, relations professionnelles...). Les données sont ensuite triées dans des tableaux de bord intelligents.

C’est simple et intuitif. Pourquoi ne pas essayer notre solution Insights ?

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Désamorcer les conflits par le dialogue

Dans la vie personnelle comme dans la vie professionnelle, un conflit ne se désamorce pas tout seul. Les tensions stagnent (ou s’aggravent) entre deux personnes qui ne communiquent pas. Soyez très vigilant sur la méthode de communication que vous choisissez pour résoudre les conflits entre plusieurs employés.

Privilégiez le dialogue oral, en face à face et reposez-vous sur des faits. Montrez-leur qu’ils peuvent s’exprimer librement sans peur du jugement. Nous conseillons également de traiter le problème le plus rapidement possible. L’envoi régulier de sondages anonymes sont un moyen de les détecter.

Organiser des activités pour créer une cohésion d’équipe

Enfin, pensez à rassembler vos salariés au travail… et en dehors ! La cohésion d’équipe facilite la communication en entreprise. Vous pouvez la développer en organisant des activités extérieures, comme des événements de team building ou des afterworks. L’idéal, c’est de les encourager à les organiser eux-même​s.

Vous pouvez par exemple mettre en place une application dédiée à la cohésion d’équipe, telle que la solution d'engagement de Swile. Les salariés peuvent créer leurs propres événements et inviter les collègues : anniversaires, pots de départ, sorties au restaurant… Découvrez notre outil de management pour souder vos équipes et les motiver au travail !

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