Comment mettre en place un tableau de bord RH ?

Dans votre entreprise, la gestion des ressources humaines est une usine à gaz ? Vous accumulez les fichiers Excel chronophages et les graphiques inutiles ?

Ce qu’il vous faut, c’est un véritable outil de pilotage pour gérer facilement l’ensemble de vos données RH. Alors quel support choisir, quels indicateurs suivre ?

Comment mettre en place un tableau de bord RH qui soit à la fois visuel, ergonomique et complet ? Voici nos conseils !

Qu’est-ce qu’un tableau de bord RH ?

Un tableau de bord est un outil qui permet d’évaluer et de piloter les différents services d’une organisation. Il collecte et synthétise des données via différents indicateurs.

Il permet donc d’analyser une situation à un instant T et l’évolution de paramètres stratégiques dans le temps.

C’est aussi un outil d’aide à la prise de décision. Il est utilisé pour connaître un état d’avancement des actions menées par rapport aux objectifs fixés par la Direction.

Le tableau de bord RH est tout simplement un outil de pilotage de l’activité des Ressources Humaines (personnel, formations, recrutement…).

Pourquoi mettre en place un tableau de bord RH ?

Si le tableau de bord RH est devenu un incontournable dans la gestion des Ressources Humaines, c’est parce qu’il :

  • Suit l’activité des Ressources Humaines dans le temps ;
  • Donne rapidement des informations sur la gestion du personnel et sur les dysfonctionnements sociaux en entreprise ;
  • Traduit les performances de l’entreprise ;
  • Aide à la réalisation d’autres documents de type : bilan social ou reporting RH ;
  • Permet de communiquer les résultats et indicateurs aux salariés, à la direction et auprès d’acteurs externes ;
  • Permet de répondre aux exigences de normes qualité (notamment ISO 9001).

Comment élaborer un tableau de bord RH ?

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Tout d’abord, posez-vous la question du support numérique pour votre tableau de bord RH. Il peut revêtir différentes formes : Excel pour le calcul de données, PowerPoint pour la communication des résultats…

Vous les connaissez, ce sont les outils les plus utilisés en entreprise. Pourtant, la combinaison Pack Office requiert en général beaucoup de temps (ou de compétences en bureautique).

On vous conseille alors la solution digitale la plus efficace : un logiciel de pilotage RH spécifique. Ce dernier s’occupe de recueillir les données, de les analyser et de tout compiler dans des indicateurs.

Il peut être connecté à votre ERP (Enterprise Ressource Planning), CRM (Customer Relationship Management) ou logiciel de comptabilité.

C’est vous qui personnalisez le tableau de bord RH à l’aide d’une interface intuitive. Graphiques, diagrammes circulaires, tableaux… Choisissez le meilleur visuel pour une communication adaptée.

La mise en place est simple et rapide. Vous obtenez des informations fiables, automatisées et utiles pour vos décisions stratégiques.

En bref, si vous devez retenir quatre grandes questions à vous poser avant de créer votre tableau de bord RH, ce sont celles-ci :

  • Quels indicateurs suivre pour répondre à vos objectifs RH ? 
  • Comment le tableau de bord sera alimenté et mis à jour ?
  • Quel format aura le tableau de bord ?
  • Comment les résultats seront communiqués à l’extérieur du service ?

Quels sont les indicateurs d’un tableau de bord RH ?

La pertinence d’un tableau de bord RH est d’abord conditionnée par le choix des indicateurs (ou KPI en anglais). Par définition, c’est un outil de mesure factuel, visuel et synthétique utilisé pour suivre les activités d’une entreprise.

Il donne des informations sur l’état d’avancement d’une action ou sur un niveau de performance par rapport à un objectif fixé. Il en existe deux types :

  • Les indicateurs quantitatifs : chiffre d’affaires, ratio salariés hommes et femmes, salaire moyen… ;
  • Les indicateurs qualitatifs : niveau d’engagement des salariés, taux de connaissance des règles QSE (Qualité Sécurité Environnement), les motifs de départ des employés…

Un bon tableau de bord va à l’essentiel. On a souvent tendance à le truffer d’indicateurs pour l’avoir le plus complet possible, mais c’est une erreur.

En plus d’y passer beaucoup de temps, vous finirez par vous y perdre et remarquerez que la plupart sont inutilisés. Comment choisir les bons ? C’est simple : ils doivent répondre à des objectifs résultant de stratégies d’entreprise. 

Pour exploiter au mieux les données des Ressources humaines, il est préférable de structurer le tableau de bord par thème, ou en petits tableaux, dont voici les plus courants :

  • Le pilotage des effectifs : pour suivre la gestion des Ressources humaines, comme l’évolution de la masse salariale, la répartition des salariés par ​​â​ge, sexe, service…, le taux de turn-over et d’absentéisme pour anticiper les besoins futurs de l’entreprise ;
  • Le recrutement : le taux et le coût de l’embauche, le délai d’intégration du nouvel arrivant pour évaluer le processus de recrutement ;
  • La gestion des compétences : le taux et le type de formations, la liste des compétences demandées aux postes de travail, les qualifications des employés pour évaluer les besoins en formation et en recrutement ;
  • La gestion des risques professionnels : le taux et le type d’accidents de travail, la durée des absences justifiées, le coût et l’impact pour l’entreprise afin d’améliorer les conditions de travail.

Quel format aura le tableau de bord ?

Il existe une multitude de tableaux de bord… En effet, il peut être utilisé dans tous les secteurs d’activités et tous les services : gestion des stocks, activité commerciale et marketing, gestion comptable…

Le tableau de bord RH est un document qui synthétise un ensemble d’informations et d’indicateurs RH. Cet outil de gestion RH permet de recenser des données concrètes et des résultats. Le tableau de bord RH est, finalement, un outil précieux qui aide à la prise de décision.

Ainsi, la Direction des Ressources Humaines va pouvoir analyser les données de l’entreprise et s’en servir pour aligner ses actions aux objectifs fixés par la Direction.

Exemple avec la Solution Swile Insights. Cet outil permet à l’entreprise de prendre le pouls des équipes et de mesurer leur engagement grâce à des enquêtes sécurisées et anonymisées.

La solution permet d’obtenir une grande quantité d’informations sur le quotidien des salariés et les moyens de l’améliorer. L’une des forces de cette solution réside dans le caractère actionnable de la donnée récoltée.

En quelques clics, les administrateurs peuvent filtrer l’information, équipe par équipe, et identifier en quelques secondes les points positifs et les axes d’améliorations.

capture d'écran du tableau de bord rh de swile avec une vue détaillée pour mieux comprendre l'engagement des collaborateurs par équipe

L’administrateur de l’outil pourra par la suite accéder aux détails des réponses de chaque équipe.

capture d'écran de la solution swile où l'on peut voir les résultats d'une enquête sur l'engagement des salariés

Avoir la possibilité d’alterner entre une vision d’ensemble et une vision détaillée favorise l’analyse de l’information mais aussi le passage à l’action. Concevez donc votre tableau de bord RH de manière à ce qu’il vous permette de mettre en place des actions concrètes.

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Comment les résultats seront communiqués à l’extérieur du service ?

Après l’analyse des données, il est venu le temps de communiquer les résultats et de présenter des actions concrètes à la direction de l’entreprise.

Afin de permettre une prise de décision efficace, il convient de présenter les résultats le plus clairement possible. Il est donc important de ne présenter que les données nécessaires à la compréhension du contexte et des résultats.

La présence d’un nombre trop important de détails superflus pourrait créer de complexifier la lecture de cette information. Une bonne pratique consiste à exporter au format Excel ou Powerpoint les données qui comptent le plus pour votre direction.

capture d'écran de la solution swile où l'on peut voir l'évolution du enps dans le temps

Avec la solution Swile Insights, vous pouvez par exemple présenter des statistiques sur la motivation des salariés de l’entreprise et basculer ces informations au format Powerpoint en un seul clic

Vous pourrez ainsi gagner en efficacité lors de la présentation de vos résultats et des actions envisagées.

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