Top 6 des applications gratuites de gestion des notes de frais

TEMPS DE LECTURE : 4min

Lors de leurs déplacements professionnels , les salariés engagent bon nombre de dépenses professionnelles ( frais de repas , frais de transport…).Et bien sûr, l’ensemble de ces frais professionnels est à la charge de l’employeur. Mais pour obtenir l’indemnisation de la part de l’entreprise, le collaborateur doit d’abord effectuer une demande de remboursement. Traditionnellement, ces demandes étaient manuelles et chronophages. Heureusement qu'il est possible d'utiliser un logiciel de note de frais . Avec ces nombreuses solutions de gestion des dépenses, les voyageurs d’affaires peuvent gagner un temps précieux. Seule problématique : le coût de ces logiciels qui n'est pas forcément envisageable pour tous.Alors pour simplifier vos processus de comptabilité à moindre coût, on vous propose un comparatif des meilleures applications gratuites de gestion de notes de frais.

Zoho Expense, l’appli gratuite qui simplifie la saisie des notes de frais

Cette application gratuite simplifie la saisie. À partir du scan du reçu, le voyageur n’a même plus besoin de remplir manuellement sa note de frais. Zoho Expense le fait pour lui.

En prime, ce logiciel de gestion vous offre de multiples fonctionnalités :

• les indemnités kilométriques ;
• l’acceptation de différentes devises ;
• la vérification des dépenses par projet ou client ;
• l’intégration des notes de frais dans le logiciel comptable.

Attention toutefois, la version gratuite n’est pas adaptée aux grandes entreprises . Et pour cause, elle est limitée à trois utilisateurs, 5GB d’archivage et 20 numérisations par mois. Par ailleurs, si vous choisissez cette application, il est préférable d’utiliser également le CRM Zoho pour la compatibilité .

Izyfrais, une application qui simplifie les processus comptables

Ici, il ne s’agit pas véritablement d’une application gratuite de gestion des notes de frais, puisque Izyfrais n’est gratuite que pendant 3 mois.

Cela dit, cette période vous permet de tester l’ensemble des fonctionnalités du logiciel :

• les frais kilométriques ;
• la récupération de la TVA ;
• la personnalisation de l’interface avec des alertes e-mail ou la mise en place de plafonds ;
• l’exportation comptable des notes de frais ;
• l’archivage pour une meilleure traçabilité des dépenses professionnelles.

Et grâce au gain de temps constaté, vous pourrez faire des économies sur le long terme. En effet, les membres de votre service comptable et vos collaborateurs pourront se consacrer aux tâches les plus importantes et ayant le plus de valeur ajoutée.

Et si vous êtes convaincus des bénéfices d’une application de gestion des notes de frais, il existe aussi d’autres logiciels comptables sur le marché. Vous les retrouverez ici.

N2F, l’application de gestion de notes de frais la plus complète

N2F est une solution complète pour la gestion de vos notes de frais. Cette appli est à la fois disponible sur web et sur mobile.

En premier lieu, ce logiciel de comptabilité intéressera particulièrement les voyageurs d’affaires , puisqu’ils pourront scanner directement leur reçu. Cela leur permettra d’automatiser la saisie des notes de frais, et donc, de gagner du temps au quotidien.

En outre, vous trouverez d’autres fonctionnalités, telles que :

• l’archivage des justificatifs en cas de contrôle de l’Urssaf ;
• l’export comptable et l’export de TVA ;
• les reportings ;
• les frais kilométriques ;
• et d’autres fonctions utiles pour vos processus de gestion des dépenses (notamment en cas d’avance de frais).

Mais attention, comme pour Izyfrais, il ne s’agit pas d’une application gratuite à proprement parler. Elle vous propose simplement un essai gratuit. Ensuite, les tarifs varient selon la taille de l’entreprise et ses besoins spécifiques.

Jenji pour scanner vos justificatifs

Jenji.io est une solution de gestion des notes de frais payante. Cela dit, l’application vous propose aussi une version gratuite que vous pouvez utiliser pour scanner et exporter les notes de frais.

C’est particulièrement utile pour les voyageurs d’affaires qui n’auront pas besoin de prendre une photo de leurs factures ou reçus et de la joindre ensuite dans un e-mail à part.

Avec Jenji, toutes les dépenses sont centralisées au même endroit pour limiter les actions et la perte de temps.

En plus du scan, d’autres fonctionnalités s’ajoutent dans l’offre gratuite, telles que :

• le calcul des frais kilométriques ;
• la conversion des devises et le taux de change ;
• la classification des dépenses ;
• les rapports PDF des dépenses ;
• un service de stockage illimité ;
• un support en plusieurs langues ;
• un audit de vérification des dépenses.

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Keepek, une solution pour les voyageurs d’affaires et les comptables

Keepek est une application gratuite de gestion des notes de frais utile à tous les salariés de votre entreprise:

• Pour le service comptable :

Les comptables peuvent vérifier l’ensemble des dépenses des salariés. Et ce, à plusieurs niveaux : la conformité entre les notes de frais déclarées et leurs justificatifs, ainsi que le caractère professionnel des dépenses.

• Pour les administrateurs :

Keepek permet  de sortir des rapports de dépenses et dispose d’options de rationalisation.

• Pour les voyageurs :

À travers cette mobile app, les collaborateurs peuvent scanner leurs reçus pour créer leurs notes de frais. Cela leur permet de fournir l’ensemble des justificatifs simplement et facilement.

En outre, l’application est aussimulti-approval. Alors si une dépense nécessite une approbation du manager direct et du service comptable, tous les intervenants pourront la valider de manière simple et rapide. Et ça, c’est primordial pour accélérer le processus de remboursement.

Cet outil est à la fois une application mobile et web. Ainsi, les voyageurs en déplacement et les comptables sédentaires pourront gérer les dépenses depuis différents dispositifs.

• Enfin, pour le chef d’entreprise :

Cette solution permet de présenter des comptes justes en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Et bonne nouvelle, cette application est compatible avec de nombreux ERP.

Klippa pour simplifier les écritures comptables

En plus de simplifier la saisie des notes de frais, Klippa est une solution complète pour l’ensemble du service comptabilité.

Et pour cause, cette application permet :

• d'approuver les remboursements grâce à un système de détection des fraudes ;
• d'intégrer les notes de frais au sein du logiciel de compta ;
• d'obtenir les statistiques des dépenses engagées par les collaborateurs ;
• d'exporter les informations pour créer des rapports simplement ;
• de comparer les dépenses aux relevés bancaires des voyageurs.

Maintenant que vous connaissez les principales applications gratuites de gestion de notes de frais, laquelle allez-vous choisir ?

Exemple Excel de notes de frais :

Sinon, vous pouvez toujours faire des notes de frais manuellement grâce à l'outil Excel. Découvrez notre exemple de note de frais que vous pouvez obtenir via ce formulaire :