Modèles Note de frais (Word et Excel inclus)

Taxi, déjeuner, nuit d’hôtel… Ces dépenses du quotidien professionnel ne posent généralement aucun problème. Jusqu’au moment où il faut les justifier. Notes de frais incomplètes, justificatifs égarés, délais qui s’allongent : sans cadre clair, ce qui devrait être une simple formalité devient une source de confusion, parfois de tension.

Et pourtant, il suffit souvent de peu. Une structure précise, quelques rappels bien choisis, des modèles prêts à l’emploi - et tout devient plus simple, pour les salariés comme pour les équipes comptables.

Ce guide vous accompagne dans la mise en place de notes de frais fiables et conformes. Vous y trouverez :

• les mentions à ne pas oublier ; 
• les types de frais réellement remboursables ;
• les erreurs à éviter ;
• et enfin deux modèles téléchargeables (Word et Excel) pour gagner en clarté dès maintenant.

Comprendre la note de frais : définition et enjeux

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document justificatif qui permet à un salarié de se faire rembourser les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle. Il s’agit, concrètement, de frais avancés sur ses propres deniers - un billet de train, un repas avec un client, un déplacement en taxi - que l’entreprise s’engage à rembourser après validation.

Au-delà du simple remboursement, la note de frais répond à plusieurs objectifs :

• suivre précisément les dépenses engagées ;
• comptabiliser correctement les charges ;
• garantir la transparence des flux internes.

Elle concerne l’ensemble des collaborateurs susceptibles d’avancer des frais professionnels : salariés, dirigeants, et dans certains cas, les indépendants, qui peuvent déduire leurs dépenses dans leur comptabilité.

Pourquoi une note de frais doit être rigoureusement remplie

Pour le salarié, une note de frais bien remplie est la condition sine qua non d’un remboursement rapide et sans accroc. Plus les informations sont claires et les justificatifs complets, plus le traitement est fluide.

Pour l’entreprise, l’enjeu est double : assurer sa conformité vis-à-vis de l’URSSAF et de l’administration fiscale, et optimiser la gestion de ses charges. Une note de frais non conforme peut être requalifiée en avantage en nature, et donc soumise à cotisations sociales. Ce n’est pas un détail.

D’où l’importance d’un processus cadré, connu de tous et facile à appliquer. Une politique de remboursement bien construite permet de limiter les erreurs, d’éviter les oublis, et de garantir une relation sereine à la fois en interne (salariés, comptabilité) et en externe (URSSAF, administration fiscale).

Comment remplir une note de frais en bonne et due forme ?

Pour être remboursée, une note de frais ne peut pas être approximative. Elle doit être complète, lisible et appuyée par les bons justificatifs. Voici les éléments essentiels à connaître pour respecter les règles  et éviter les allers-retours inutiles.

Quelles informations doivent figurer sur une note de frais ?

Certaines informations ne sont pas facultatives. Oubliez-en une, et c’est le remboursement qui risque de traîner. Voici ce que chaque ligne de dépense doit comporter :

• le nom et prénom du salarié ou du dirigeant concerné ;
• la date de la dépense ;
• le type de dépense : transport, hébergement, repas, fournitures, etc. ;
• le montant TTC avecle détail HT + TVA ;
• le lieu où la dépense a été engagée ;
• le motif professionnel : déplacement client, salon, réunion, intervention…

2.2 Quels justificatifs joindre à une note de frais ?

C’est la règle d’or : pas de justificatif, pas de remboursement. Et ce n’est pas qu’une manie administrative, c’est une obligation légale.

Parmi les pièces acceptées :

• facture ou ticket de caisse ;
• reçu ou note de restaurant ;
• billet de train ou de transport ;
• preuve de paiement en ligne.

En cas de perte, mieux vaut agir vite : contacter l’établissement pour un duplicata est souvent la seule solution valable. Certains employeurs acceptent une attestation sur l’honneur… mais cela reste une tolérance, pas une garantie.

Enfin, bonne nouvelle : depuis 2019, les justificatifs peuvent être entièrement dématérialisés, à condition d’être scannés en bonne qualité, sans retouche, et archivés selon les règles prévues par l’administration fiscale. La conservation papier devient donc inutile… si le process numérique est bien maîtrisé.

Comment fonctionne la validation d’une note de frais ?

Une note de frais, même bien remplie, doit suivre un circuit de validation précis. Le schéma classique est le suivant :

1. le salarié remplit sa note de frais (papier ou via un outil) ;
2. le manager valide la dépense ;
3. le service comptable vérifie les pièces, puis effectue le remboursement.

Certaines entreprises imposent un délai limite de soumission (souvent 30 jours après la dépense). D’autres fixent un délai de remboursement contractuel ou informel, qui peut vite devenir un sujet sensible si rien n’est écrit noir sur blanc. D’où l’intérêt d’avoir une politique claire, partagée avec les équipes. Quand tout le monde connaît les règles, les erreurs diminuent, les justificatifs ne disparaissent plus dans les poches de manteau, et les remboursements tombent dans les temps. Tout le monde y gagne.

Quels sont les frais professionnels remboursables ?

Déplacements, repas, hébergement, matériel : un certain nombre de frais peuvent être remboursés lorsqu’ils sont engagés dans un cadre strictement professionnel. Mais encore faut-il en connaître les contours exacts  et les limites fixées par la réglementation.

Les frais de déplacement : quels transports sont remboursés ?

Les frais de transport sont parmi les plus fréquents. Ils couvrent :

• les trajets en train, avion, bus ou métro ;
• les courses en taxi ou VTC ;
• les péages, parkings ou autres dépenses liées au déplacement.
  
  

Si le salarié utilise son véhicule personnel, il doit remplir ce que l’on appelle une fiche de frais kilométriques, en indiquant :

• le motif du déplacement ;
• le lieu ;
• le nombre de kilomètres parcourus ;
• la puissance fiscale du véhicule.

Le remboursement s’appuie sur le barème kilométrique officiel de l’URSSAF, mis à jour chaque année.

Les frais de repas : ce qui peut (ou non) être remboursé

Deux cas de figure se présentent :

• Le salarié prend un repas seul lors d’un déplacement professionnel : il peut être remboursé, dans la limite des plafonds en vigueur.
• Le salarié déjeune avec un client ou un partenaire, dans le cadre d’un rendez-vous professionnel : c’est un repas d’affaires, lui aussi remboursable, à condition de rester raisonnable.

Les frais d’hébergement : conditions et exemples

Un salarié peut être remboursé de ses nuits à l’hôtel s’il est en déplacement professionnel. Mais pour que le remboursement soit accepté, deux conditions doivent être réunies :

• le déplacement est effectué à plus de 50 km de son domicile ;
• il n’est pas raisonnablement possible de rentrer (temps de trajet supérieur à 1h30 en transports en commun).

Dans ce cadre, les nuits d’hôtel ou les locations meublées de courte durée (Airbnb, Gîtes…) peuvent être prises en charge. Il est toujours conseillé de conserver une trace de la réservation (nom, adresse du logement, dates précises).

Les autres frais professionnels remboursables

D’autres frais peuvent aussi être remboursés, sous conditions. Il s’agit : 

• des frais liés au télétravail : participation à l’abonnement internet, électricité, forfait de télétravail… à condition que l’entreprise ait mis en place une politique claire à ce sujet ; 
• des achats de petit matériel : papeterie, chargeurs, outils spécifiques nécessaires à l’activité ;
• des frais de documentation ou de formation : abonnements à des revues professionnelles, achat de livres, inscription à une conférence… ;
• des frais postaux ou de communication : envoi de courriers professionnels, impressions, téléphone.

Comme toujours, ces dépenses doivent être justifiées, engagées dans l’intérêt direct de l’activité, et validées selon les règles internes de l’entreprise.

Modèles de notes de frais à télécharger (Excel, Word, PDF)

Pour vous faire gagner du temps — et éviter les erreurs de saisie — voici trois modèles prêts à l’emploi, adaptés à différents usages. À vous de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Modèle de note de frais Excel : le tableau automatisé

Ce modèle propose un tableau structuré, conçu pour faciliter la saisie et le calcul des dépenses.

Ce qu’il permet : 

• lister chaque dépense avec ses détails (date, type, montant, justificatif, etc.)
• calculer automatiquement les totaux HT, TTC et TVA
• personnaliser les catégories selon les besoins de l’entreprise

Parfait pour un suivi mensuel ou pour centraliser plusieurs notes de frais sur un même document ! 

Téléchargez notre modèle de tableau de note de frais sur Excel

Modèle de note de frais Word : le format simple et lisible

Idéal pour des besoins ponctuels ou pour les structures qui préfèrent un format plus classique. Ce modèle Word reprend tous les champs nécessaires, avec une mise en page claire et directement imprimable.

Ce qu’il permet :

• remplir facilement une note de frais à la main ou sur ordinateur
• joindre les justificatifs à un document unique
• conserver un format éditable et compatible avec tous les traitements de texte

Téléchargez notre modèle de tableau de note de frais au format Word

Modèle de fiche de frais PDF : pour un remplissage manuel

Un format non modifiable, parfait pour une utilisation imprimée. Ce modèle PDF reprend les rubriques essentielles et peut être rempli à la main pour un traitement papier.

Ce qu’il permet :

• distribuer un formulaire unique aux équipes
• collecter les notes de frais sur papier dans les environnements sans outil numérique
• conserver un format figé, facile à archiver

Téléchargez notre modèle de note de frais au format PDF

Optimiser la gestion des notes de frais en entreprise

Une bonne gestion des notes de frais ne repose pas uniquement sur la vigilance des salariés. Elle nécessite un cadre clair, partagé et - quand c’est possible - automatisé. Voici trois leviers concrets pour fluidifier le traitement des frais professionnels.

Utiliser un modèle unique pour tous les collaborateurs

Quand chaque salarié remplit sa note de frais à sa façon, la comptabilité passe son temps à recouper, corriger, reformater. Résultat : des délais, des oublis, des frustrations.

Adopter un modèle unique au sein de l’entreprise permet d’unifier les pratiques. Tous les champs attendus sont prévus, les formats sont homogènes, et les justificatifs sont plus faciles à suivre. Pour la comptabilité, cela réduit considérablement les erreurs. Pour les salariés, c’est plus clair, plus rapide, et plus simple à remplir.

Automatiser la gestion des notes de frais : quand Excel ne suffit plus

Les tableurs sont pratiques pour commencer, mais ils trouvent vite leurs limites :

• les risques d’erreur de saisie restent élevés ;
• les justificatifs se perdent facilement ;
• le suivi des validations est souvent flou ;
• et la charge de travail augmente au fil des remboursements.

C’est là que les solutions de gestion automatisée prennent tout leur sens. De nombreuses plateformes permettent aujourd’hui :

• de photographier un justificatif avec son téléphone ;
• de reconnaître automatiquement les données clés (date, montant, TVA…) ;
• d’associer chaque dépense au bon salarié et à la bonne mission ;
• de suivre l’état de validation en temps réel.

Résultat : moins d’erreurs, moins de paperasse, et une traçabilité bien plus fiable.

3 bons réflexes à adopter côté salarié

Automatisation ou non, certaines habitudes font la différence :

• Ne pas attendre la fin du mois pour remplir sa note de frais : les oublis s’accumulent, les justificatifs disparaissent, et les montants deviennent flous. Mieux vaut saisir ses frais au fil de l’eau.
• Conserver ses justificatifs immédiatement : une photo, un scan, un dossier dédié - peu importe le format, tant que rien ne se perd en route.
• Connaître la politique interne de l’entreprise : tous les frais ne sont pas remboursables, certains plafonds s’appliquent, et des délais peuvent être imposés. Mieux vaut être au clair avant de réserver ou de régler.

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Bien gérées, les notes de frais cessent d’être une contrainte. En appliquant quelques règles simples et en s’équipant des bons outils, le processus devient clair, rapide et maîtrisé, pour toutes et tous.

Avec la dématérialisation et l’automatisation, la tendance est à la simplification. Et c’est autant de temps gagné pour les équipes que pour la comptabilité.

Besoin d’un coup de pouce ? Téléchargez nos modèles gratuits (Excel, Word, PDF) et structurez vos notes de frais en quelques clics.