Comment donner un bon feedback collaborateur ?

TEMPS DE LECTURE : 8min

Pour communiquer efficacement avec vos collaborateurs et augmenter l’ engagement collaborateur , le feedback est votre meilleur allié. Outil de management essentiel, il sert de guide, motive les troupes et instaure un climat de confiance au sein d’une équipe de travail. Mais le feedback ne s’improvise pas. Il se prépare, se construit, s’adapte à diverses situations. Il ne suffit pas d’émettre une critique à la volée pour réussir son retour d’information, auquel cas vous pourriez frustrer voire décourager vos employés.Vous souhaitez apprendre à maîtriser l’art du feedback collaborateur et gagner en performance ? Suivez nos conseils RH et découvrez des exemples de cas en entreprise !

Qu’est-ce que la culture du feedback ?

Pour faire effet, le feedback doit s’inscrire dans une véritable culture d’entreprise . Il n’est pas l’apanage de l’entretien annuel d’évaluation : il rythme le quotidien des équipes afin de maintenir un haut niveau d’engagement collaborateur.

Le feedback collaborateur : définition

Le feedback, ou retour d’information, est un terme anglais pouvant littéralement se traduire ainsi : « nourrir en retour » , dans l’idée de se nourrir pour grandir. C’est un processus qui permet de progresser et de se construire. En effet, c’est en donnant un retour constructif sur le travail ou le comportement d’un collaborateur que celui-ci pourra évoluer dans le bon sens.

Le retour d’information peut prendre différentes formes et directions, du manager vers son équipe ou inversement, en groupe ou en tête-à-tête, de manière formelle ou informelle. Tout dépend de la cible, du sujet et du temps disponible. Ce choix ne doit néanmoins pas se faire au hasard. Le feedback collaborateur va provoquer un effet sur quelqu’un : cet effet doit être maîtrisé. Qu’il valorise ou recadre une personne, il doit la faire « grandir ». Il est donc essentiel de se poser la question du bon et du mauvais feedback. A ce titre, il est un élément important pour mesurer le bien être des collaborateurs. L’obtention de feedback devient alors un véritable outil pour mesurer l’ employee net promoteur score , le fameux eNPS

Pourquoi le feedback est-il important en entreprise ?

L’objectif du feedback collaborateur n’est pas seulement d’énoncer une observation, mais aussi et surtout d’encourager le dialogue en préservant un climat de confiance dans une équipe. C’est un outil de management puissant, capable d’actionner des leviers d’engagement (comme la communication, l’écoute, la reconnaissance…). Vous auriez tort de vous en servir uniquement lors de l’entretien individuel ou, pire, de mal vous en servir.

Dans une équipe, le feedback sert de guide. Il annonce la direction à prendre et remet sur les rails si nécessaire. C’est un moyen efficace de connaître le détail d’un projet, d’attribuer les rôles à chacun et de dresser un bilan sur l’état d’avancement. Pour les managers, c’est aussi une manière de s’assurer que ses collaborateurs ont bien compris leur mission.

Ces moments d’échanges permettent à la fois de faire part d’observations et de recueillir des commentaires. Le feedback collaborateur incite à l’échange. Il implique et rassure. Pour ce faire, il doit être manié au quotidien, avec les bons outils, et être destiné à la bonne personne. Voilà tout l'intérêt de l’intégrer à sa culture d’entreprise et à sa démarche de qualité de vie au travail ( QVT ), qui offrent des salariés heureux, de nouveaux talents à votre porte et une marque employeur améliorée.

Développer une culture du feedback en entreprise, c’est une façon quotidienne de :

• Montrer la voie à suivre ;
• Mesurer l’état d’esprit de ses collaborateurs ;
• Désamorcer les difficultés techniques comme relationnelles ;
• Encourager mais aussi recadrer si nécessaire ;
• Donner du sens au projet de chacun ;
• Faire progresser la personne dans son projet et sa communication .

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Quels sont les différents types de feedback collaborateur ?

Le feedback consiste à donner des informations sur le travail ou le comportement des collaborateurs. Il peut féliciter une équipe ou, au contraire, révéler un problème en vue de le régler. On parle alors de feedback positif, négatif ou correctif.

Le feedback positif

Étroitement lié au moteur d’engagement de la reconnaissance, le feedback positif valorise un travail, une compétence ou un comportement adapté à une situation. S’il est particulièrement motivant pour vos équipes, il est également le type de feedback le plus négligé en entreprise. En effet, nombre de managers craignent que les collaborateurs se reposent ensuite sur leurs lauriers, ou demandent une augmentation. Au contraire ! C’est le meilleur moyen pour renforcer leur engagement en créant un sentiment de bien-être au travail. Avec des retours positifs bien dosés, vous avez toutes les chances de les rendre plus productifs. À condition, bien sûr, qu’ils soient constructifs.

Il ne suffit pas de lancer un vague  « Bravo, c’était bien. » Préférez un : « J’ai apprécié votre prise d’initiative dans ce projet. Vous avez fortement contribué à rassembler les équipes qui ont pu s’organiser comme il faut. ». En expliquant ce qui vous a plu dans le travail du salarié, vous montrez que vous considérez vraiment ses efforts et marquez son esprit de manière significative.

Le feedback négatif (ou correctif)

Malheureusement, tout n’est pas rose dans une entreprise et les félicitations ne sont pas toujours de mises. Il se peut qu’il y ait des choses à redire sur le travail ou le comportement de vos collaborateurs. Vous vous servirez alors du feedback négatif, ou feedback correctif, pour faire part de vos observations. Là aussi, certains managers peuvent se montrer réticents, par peur du conflit et d’une éventuelle détérioration de leur lien hiérarchique. Dites-vous pourtant que ce type de cas rend le feedback collaborateur absolument nécessaire. Il permet de recadrer une personne, c’est-à-dire mettre les mots sur un problème, éviter les malentendus et trouver une solution ensemble, de manière la plus transparente possible. Il est certes plus délicat à formuler que le retour d’information positif, mais il est tout aussi instructif.

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la plupart des salariés souhaitent recevoir un retour d’information, même s’il est négatif. Ça leur évite de réitérer des erreurs dont ils n’ont parfois même pas conscience et de désamorcer des tensions. Attention cependant, donnez un feedback négatif uniquement sur ce que le collaborateur est capable de changer. Pensez aussi à ne pas rester neutre et précis, sans juger la personne, en vous basant sur des faits. Ne commencez pas à la menacer avec des « si tu veux garder ton poste ici… » mais expliquez le problème en laissant place au dialogue : « J’ai constaté que tu étais arrivé en retard deux fois cette semaine. Ça m'embarrasse beaucoup car ceci soulève des questions dans l’équipe. Puis-je compter sur toi pour arriver à l’heure ? »

L’étape suivante concerne le feedback à son manager, nous avons consacré un article sur le sujet : Peut-on faire un feedback à son manager ?

Le feedforward

Contrairement aux retours positifs et négatifs, le feedforward se base sur l’avenir. Il exprime les besoins futurs de l’entreprise afin de montrer à une équipe ce que l’on attend d’elle, pour un prochain projet par exemple. Le feedforward se concentre sur les points d’amélioration. Il montre le changement souhaité par le manager, tout en préservant un sentiment de bienveillance et de respect. C’est une technique de communication qui montre la solution sans passer trop de temps sur les causes. Elle offre des conseils plutôt que d’appuyer sur des lacunes. Dans certains cas, le feedforward peut se substituer au feedback négatif afin d’éviter de générer de la colère ou de la frustration.

Par exemple, au lieu d’asséner « vous avez encore oublié de me prévenir de l’arrivée de la commande du fournisseur », préconisez plutôt « la prochaine fois que nous recevrons la commande du fournisseur, pourriez-vous m’envoyer une copie complète du dossier ? Nous pourrons ainsi sécuriser le processus de facturation ». Ainsi, vous montrez la bonne conduite à adopter et vous expliquez votre raisonnement sans vous mettre à dos votre collaborateur.

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Comment formuler un feedback en entreprise ?

Vous savez désormais différencier les types de feedbacks. Mais qu’est-ce qui fait un bon feedback ? Quand et comment le formuler à vos employés ? Voici la recette.

Qu’est-ce qu’un bon feedback collaborateur ?

Si le feedback n’est pas encore légion dans les entreprises, c’est parce qu’il est mal utilisé. On constate bien vite les résultats catastrophiques d’un retour lâché pendant un accès de colère, sans preuves à l’appui. Un bon feedback puise sa source dans les faits ou se délivre au moment opportun, avec les bonnes personnes.

Le feedback collaborateur n’est pas un jugement de valeur ou une attaque envers autrui. Vous nous direz que c’est assez logique, mais vous remarquez qu’il est facile de l’oublier sur le coup. Rappelez-vous qu’un bon feedback est une observation neutre et bienveillante, basée sur une démarche de communication transparente. Il n’aurait aucun intérêt à rabaisser une personne, son objectif serait plutôt de pointer du doigt un problème afin de le résoudre ou de montrer la bonne direction. Le retour d’information se doit d'être constructif et d’apporter quelque chose à l’équipe ainsi qu’au manager. Le feedback n’est pas non plus un monologue puisqu’il doit inviter à l’échange. Il a vocation à être écouté, compris et à susciter une émotion ou une action.

Alors comment s’y prendre pour faire un feedback collaborateur efficace ? La meilleure approche, qu’elle soit formelle ou non, c’est de passer par des entretiens réguliers, rapides et structurés. Certes, l’autonomie fait partie des leviers d’engagement au travail, mais il faut savoir la ponctuer d'échanges, de bilans sur l’état d’avancement d’un projet afin de mieux s’organiser et de garder l’objectif en ligne de mire. Un bon feedback a toujours une influence positive sur une équipe, une personne, son travail.

Voici nos bonnes pratiques pour formuler un feedback constructif en entreprise.

Choisir le bon moment

Tout d’abord, le feedback collaborateur, c’est une histoire de timing.. Un bon feedback doit être conduit le lendemain des faits au plus tard, et pas une semaine après. Prenez tout de même un temps de réflexion afin de préparer l’échange : l’intention, le lieu, les interlocuteurs, le temps à prévoir… Idéalement, convenez d’un créneau avec le collaborateur, afin de ne pas le prendre par surprise et de ne pas interrompre une tâche importante. Aussi, veillez à ne pas fournir un feedback négatif avant de le laisser partir en congé ou en week-end.

Allez droit au but

Ne tournez pas autour du pot : exposez directement le sujet de la conversation. Si un rendez-vous a été fixé, donnez-le en avance. Il n’y aurait rien de plus stressant que de patienter dans l’inconnu jusqu’à la réunion. En communiquant les éléments abordés pendant le feedback, vous donnez l’opportunité à votre collaborateur de préparer des documents et des questions. Vous gagnerez aussi du temps et pourrez passer à autre chose rapidement. Lors de l’échange, essayez de commencer par le positif afin de mettre votre salarié à l’aise. Soyez direct et transparent, et ne restez pas dans la généralité. Présentez des faits et des pistes d’amélioration, tout en prenant note des remarques de votre interlocuteur.

Adaptez votre feedback à l’interlocuteur

Un bon manager connaît un à un les membres de son équipe. Il sait qu’ils ont tous leur façon propre de réagir et de résoudre (ou non) les problèmes. Leur laisser un temps de parole est donc primordial, mais il est tout aussi important d’adapter son discours à la personne et au sujet concernés. Une simple conversation à la pause café suffira peut-être pour Fabien, mais un rendez-vous en tête-à-tê​te sera sans doute plus approprié pour Martine. De manière générale, un feedback positif donne confiance à un jeune salarié qui vient d’entrer dans la vie active. En revanche, si vous complimentez trop un cadre chevronné sur son travail, il risque de se sentir pris pour un débutant.

S’équiper des bons outils de communication

Nous avons parlé du moment, du ton et des interlocuteurs, mais qu’en est-il du média ? Alors oui, on pense d’abord à la parole, mais l’écrit peut tout à fait s’adapter à diverses situations. S’il est plus difficile de saisir les émotions au travers de textes lus, il bénéficie néanmoins d’avantages non négligeables. En mettant en place des outils dédiés au management pour les managers et équipes, vous vous inscrivez dans une démarche d’amélioration continue et favorisez la communication dans l’entreprise. En effet, avec une solution d’engagement comme celle de Swile, vous permettez à vos responsables de prendre le pouls des collaborateurs au travers de mini-sondages personnalisés. Vous choisissez un thème (conditions de travail, autonomie, politique de rémunération …) et récoltez des avis anonymes et sincères en quelques clics, de manière régulière. De quoi faire du feedback une véritable culture d’entreprise !

Rester bienveillant pendant l’échange

Last but not least(au contraire, on ne le répétera jamais assez), un bon feedback collaborateur est objectif, neutre, respectueux. Il faut pouvoir exposer les faits sans émettre de jugement. N’oublions pas que l’atout numéro 1 du manager, c’est l’écoute active. Il est aussi important de délivrer un message que de recueillir l’opinion des interlocuteurs. La culture du feedback, c’est bien la clé d’un climat de confiance et d’une communication fluide et transparente. C’est ainsi que vous permettrez à vos collaborateurs de maintenir de bonnes relations, de progresser et de s’engager dans leur travail !