Logiciel titre-restaurant entreprise : comment choisir ?

Les titres-restaurant, on en parle souvent comme d’un avantage simple et pratique. Et pour cause : pour les salariés, c’est un vrai coup de pouce financier au quotidien. Pour les entreprises, c’est une façon efficace de faire rayonner leur marque employeur et d’améliorer le bien-être des équipes, à moindre coût.

Mais dans la pratique, c’est parfois une autre histoire… Entre le calcul des jours travaillés, des absences, le respect des plafonds fiscaux… la gestion des titres-restaurant peut vite tourner au casse-tête. 

Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions pensées pour simplifier la gestion et la mise en place des titres restaurants dans votre entreprise.
Pour ceux qui acceptent les titres-resto dans leur commerce, il existe également un logiciel titre-restaurant pour affiliés.

Mais à quoi servent ces outils précisément ? Quelles sont les fonctionnalités clés ? Quels sont les avantages concrets pour votre entreprise ? Et surtout, comment choisir le bon logiciel ?

Nous répondons à toutes vos questions dans cet article

Pourquoi la gestion des titres restaurant est parfois (très) compliquée ?

Le titre-restaurant est un avantage très apprécié par les entreprises et leurs collaborateurs. Aujourd'hui, ce ne sont pas moins de 5,4 millions de salariés qui en bénéficient en France. Pour autant, côté RH et comptabilité, les choses ne sont pas toujours simples. De nombreuses réglementations entourent l’attribution et l’utilisation des titres restaurants. Dans ces conditions, il n’est pas toujours simple de s’y retrouver et d’adopter une organisation rigoureuse.  Plusieurs paramètres viennent compliquer la donne.

Par exemple, les absences. Un salarié en arrêt maladie a-t-il doit au titre-restaurant ? Et qu'en est-il du droit du salarié en télétravail au titre-restaurant ? Mais encore faut-il le savoir, le suivre, et l’appliquer. Et pour les temps partiels, c’est encore une autre histoire. Un collaborateur qui travaille trois jours par semaine doit recevoir ses titres au prorata. Pas évident de gérer tout ça manuellement, surtout quand on a des dizaines (voire des centaines) de collaborateurs.

Pour y voir plus clair, vous pouvez déjà consulter notre simulateur de titre-restaurant.

Et puis, il ne faut pas non plus oublier les règles fiscales. En effet, les titres-restaurant sont exonérés de charges sociales, mais seulement dans une certaine limite. Ce plafond évolue régulièrement (en général, tous les ans), et si l’entreprise dépasse ce seuil, elle peut se retrouver avec des régularisations à gérer. 

Au regard de ces deux conditions, la valeur du titre-restaurant ouvrant droit à l'exonération maximale est comprise entre 12,10€ et 14,52€.

Le montant de la participation patronale change chaque année. Comptez sur nous pour vous tenir informé le moment venu. 

Les risques d’une gestion « à l’ancienne »

Certaines entreprises continuent de gérer leurs titres-restaurant à la main ou avec des outils non adaptés type tableur Excel ou Google Sheet. Ces solutions sont bien sûr loin d’être optimales et ouvrent la porte à une série de problèmes. 

Lesquels ? En vrac, nous pouvons citer : 

• Les erreurs de calcul : il suffit d’un oubli ou d’une mauvaise formule pour que les salariés ne reçoivent pas le bon nombre de titres. Résultat, des réclamations et des ajustements chronophages.
• Les problèmes de conformité : une gestion manuelle augmente le risque de non-conformité. Or, le titre restaurant étant un avantage exonéré de charges sociales, l’URSSAF se montre particulièrement vigilante à son sujet. L’entreprise risque de subir de lourdes pénalités en cas de contrôle.  
• Un manque de réactivité : avec des méthodes manuelles, le moindre changement (par exemple, un départ, une absence prolongée) prend beaucoup de temps à être intégré.  
• Une perte de temps importante : les équipes RH passent des heures à tout vérifier, au lieu de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, à plus forte valeur ajoutée.

Logiciel de gestion des titres restaurant : zoom sur les 4 fonctionnalités essentielles

Voici les fonctionnalités clés que l’on doit retrouver dans un bon outil de gestion des titres restaurant. 

Le calcul automatique des droits

Un bon logiciel de gestion des titres restaurant doit être capable d’automatiser la distribution des titres restaurants. Et cela passe par le calcul automatique du nombre de tickets à attribuer à chaque collaborateur, en fonction des jours travaillés pendant le mois et de ses absences. 

En plus de limiter le risque d'erreur, c’est un gain de temps précieux pour les équipes RH qui n'ont plus à faire ces calculs fastidieux. 

Plus besoin de jongler entre différents tableaux Excel, de vérifier manuellement chaque situation individuelle ou de recompter plusieurs fois pour s'assurer de l'exactitude des calculs !  

Les commandes automatisées auprès des émetteurs 

Une fois les calculs faits, le logiciel génère directement les commandes auprès des émetteurs (comme Swile, Edenred ou encore Sodexo). Là où une équipe RH pouvait passer plusieurs heures par mois à gérer les commandes de titres-restaurant, l'automatisation permet de réduire ce temps à quelques minutes de validation.

L’intégration avec vos outils existants

Avant de choisir une solution de gestion de titres restaurant, assurez-vous que celle-ci s’intègre bien à aux outils RH et comptables que vous utilisez en interne.  En effet, elle doit pouvoir se connecter naturellement avec vos outils pour récupérer automatiquement toutes les informations essentielles. Cette interopérabilité évite les doubles saisies et garantit la cohérence des données entre vos différents systèmes.

La gestion des situations particulières

Temps partiel, salariés en forfait jours, alternants qui partagent leur temps entre l'entreprise et leur formation… Dans la réalité d’une entreprise, les situations particulières sont nombreuses. Et celles-ci doivent être prises en compte dans le calcul et l’attribution des titres restaurants. 

Un bon outil de gestion des titres ne s’arrête pas aux cas standards. Il doit aussi savoir gérer les situations plus complexes — celles que nous évoqué, par exemple, mais aussi les départs, les arrêts longs et les ajustements en cours d’année. 

Logiciel de gestion des titres restaurant : lequel choisir ?

Il existe de nombreux outils de gestion des titres restaurant sur le marché… Parmi toutes les options disponibles, il n’est pas toujours simple de s’y retrouver et de faire le bon choix.

Pour vous aider dans vos recherches, voici un petit tour d’horizon des solutions les plus connues.

Eurécia

Eurécia, c’est une solution RH très complète, avec un module dédié aux titres-restaurant. L’outil permet d’automatiser les calculs, de gérer les commandes, et de suivre les dépenses en temps réel.

Koesio

Koesio se concentre sur l’automatisation des processus administratifs. Leur solution pour les titres-restaurant est conçue pour les entreprises qui veulent un outil simple, mais puissant.

Les émetteurs eux-mêmes

Vous pouvez déjà utiliser les logiciels de gestion des titres-restaurant des émetteurs comme Swile, Bimpli, Sodexo, ou Up Déjeuner qui proposent aussi leurs propres solutions. Elles sont idéales pour la gestion des titres-restaurant mais ne sont pas des logiciel comptables à proprement parler et doivent donc être complétés par un outil de gestion comptable dédié.

Le logiciel de titre-resto de Swile vous permet par exemple de manipuler toutes les données comptables, de conserver l'historique et de gérer les plafonds. Ce qui est un outil idéal en complément d'un logiciel comptable.

Logiciels de gestion des titres restaurant, sont-ils vraiment utile ? 

En tant qu’entreprise, vous utilisez probablement déjà beaucoup d’outils en interne. Alors, il est légitime de se demander s’il est (vraiment) nécessaire de s’équiper d’un logiciel supplémentaire.  

Eh bien, selon nous, la réponse est claire : oui, sans hésiter ! 

Rassurez-vous : vous n’avez pas forcément besoin d’utiliser un outil complexe, un simple module intégré à votre SIRH peut faire l’affaire selon vos besoins. 

Voici toutes les raisons pour lesquelles vous avez tout intérêt d’utiliser un logiciel de gestion de titres restaurant. 

Un gain de temps considérable

Avec un logiciel, les calculs, les commandes et les ajustements se font automatiquement. Fini, les tâches chronophages. Les équipes RH peuvent enfin souffler et se concentrer sur d’autres tâches plus valorisantes et stratégiques pour l’entreprise. 

Moins d’erreurs administratives, plus de sérénité

Avec un bon logiciel, les erreurs manuelles sont limitées.. Les salariés reçoivent leurs titres à temps et sans erreur, ce qui évite des frustrations et les aller-retour chronophages avec l’équipe RH.

Une meilleure organisation et conformité

Un outil de gestion de titres restaurant vous permet de rester mieux organisé et surtout d’assurer une gestion conforme à la législation en vigueur (obligations légales, seuils, etc.) L’éventualité d’un contrôle de l’Urssaf n’est plus source de stress, car vous savez que toutes vos données sont centralisées, fiables et alignées avec les exigences légales. 

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La gestion des titres-restaurant peut être complexe, mais elle ne devrait pas devenir un poids pour les équipes RH. Avec un bon logiciel, tout devient plus fluide : les calculs sont justes, les commandes auprès des émetteurs automatisés, et les collaborateurs satisfaits.