Une note de frais est un document rempli par le collaborateur qui transmet à son manager ou l’équipe comptable un compte rendu de ses dépenses effectuées dans un cadre professionnel. Cette procédure légale lui permet d’être remboursé à la hauteur totale des dépenses. À condition qu’il ait respecté la politique de remboursement de l’entreprise.
En parallèle, l’équipe comptable ou finance de l’entreprise est en mesure de récupérer la TVA sur les notes de frais. La récupération du montant de la TVA sur les notes de frais est régie par un cadre légal et juridique.
La TVA ou la Taxe sur la Valeur Ajoutée est un impôt indirect. En effet, cet impôt est prélevé pour chaque acte de consommation par un particulier ou une entreprise. Il n'est donc pas collecté directement par l'État mais par l'entité qui propose ses produits ou services. L'entreprise devra donc reverser le montant à l'État.
L'entreprise en tant qu'entité économique collecte la TVA auprès de ses clients. Mais elle peut aussi la déduire de ses dépenses effectuées. Les achats réalisés dans un cadre professionnel par les collaborateurs sont donc aussi concernés. Il est fortement recommandé pour l'entreprise de procéder à la récupération de la TVA sur les notes de frais de ses collaborateurs.
Cependant, il existe plusieurs règles pour que la TVA puisse être récupérée par l'entreprise :
Il est important de souligner que l'entreprise doit rembourser le montant TTC de la dépense engagée par le collaborateur. C'est ensuite le rôle de l'équipe comptable ou l'équipe finance de l'entreprise de récupérer le montant de la TVA déductible des frais.
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Il existe de nombreuses règles particulières de récupération de la TVA sur les notes de frais.
Les déplacements professionnels tels que l'avion et le train ne sont pas concernés par la TVA. En effet, ces dépenses ne supportent pas la TVA. À cette liste s'ajoute tous les frais d'hébergement, tels que les hôtels, Airbnb ou autres types d'appart-hôtels. Aussi les indemnités kilométriques ne sont liées à aucune TVA.
Cependant voici la liste non-exhaustive des frais de voyages d'affaires qui sont déductibles de la TVA :
Il existe de nombreux frais qu'engagent les collaborateurs dans le cadre de leurs activités professionnelles. Voici une liste non-exhaustive de notes de frais dont la TVA est récupérable.
Pour obtenir un modèle de note de frais, remplissez le formulaire ci-dessous :
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