Récupérer la TVA sur les notes de frais

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Une note de frais est un document rempli par le collaborateur qui transmet à son manager ou l'équipe comptable un compte rendu de ses dépenses effectuées dans un cadre professionnel. Cette procédure légale lui permet d'être remboursé à la hauteur totale des dépenses. À condition qu'il ait respecté la politique de remboursement de l'entreprise.En parallèle, l'équipe comptable ou finance de l'entreprise est en mesure de récupérer la TVA sur les notes de frais. La récupération du montant de la TVA sur les notes de frais est régie par un cadre légal et juridique.

La TVA, les notes de frais et le cadre juridique

La TVA ou la Taxe sur la Valeur Ajoutée est un impôt indirect. En effet, cet impôt est prélevé pour chaque acte de consommation par un particulier ou une entreprise. Il n'est donc pas collecté directement par l'État mais par l'entité qui propose ses produits ou services. L'entreprise devra donc reverser le montant à l'État.

L'entreprise en tant qu'entité économique collecte la TVA auprès de ses clients. Mais elle peut aussi la déduire de ses dépenses effectuées. Les achats réalisés dans un cadre professionnel par les collaborateurs sont donc aussi concernés. Il est fortement recommandé pour l'entreprise de procéder à la récupération de la TVA sur les notes de frais de ses collaborateurs.

Cependant, il existe plusieurs règles pour que la TVA puisse être récupérée par l'entreprise :

• Les dépenses doivent être effectuées dans l'intérêt de l'entreprise
• Il faut que chaque dépense avec la TVA récupérable soit liée à un justificatif de paiement ou une facture avec le montant de la TVA indiqué.
• Toute facture doit être au nom de l'entreprise et non au nom du salarié ou encore du dirigeant.
• Il faut que le fournisseur soit une entité qui collecte et déclare la TVA. Pour vérifier si cela est le cas, il suffit de demander au fournisseur son numéro de TVA intracommunautaire

Il est important de souligner que l'entreprise doit rembourser le montant TTC de la dépense engagée par le collaborateur. C'est ensuite le rôle de l'équipe comptable ou l'équipe finance de l'entreprise de récupérer le montant de la TVA déductible des frais.

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Les règles de récupération de la TVA sur les notes de frais

Il existe de nombreuses règles particulières de récupération de la TVA sur les notes de frais.

Les Frais de déplacement et la TVA

Les déplacements professionnels tels que l'avion et le train ne sont pas concernés par la TVA. En effet, ces dépenses ne supportent pas la TVA. À cette liste s'ajoute tous les frais d'hébergement, tels que les hôtels, Airbnb ou autres types d'appart-hôtels. Aussi les indemnités kilométriques ne sont liées à aucune TVA.

Cependant voici la liste non-exhaustive des frais de voyages d'affaires qui sont déductibles de la TVA :

• frais de parking, à condition que si les lieux de stationnement sont réservés aux clients, visiteurs ou aux salariés de l'entreprise
• frais de péage
• frais de carburant, même si le montant varie en fonction du type de véhicule ou encore du type de carburant
• Location d'un véhicule utilitaire ainsi que son entretien

Les autres frais et la TVA

Il existe de nombreux frais qu'engagent les collaborateurs dans le cadre de leurs activités professionnelles. Voici une liste non-exhaustive de notes de frais dont la TVA est récupérable.

• frais de repas
• frais de dépenses de bureaux
• frai d'abonnement téléphonique

Pour obtenir un modèle de note de frais, remplissez le formulaire ci-dessous :