Onboarding collaborateur : réussir l’intégration d’une nouvelle recrue

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Entre les arrivées et les départs, les absences et les mutations, la vie d’entreprise est toujours mouvementée. Mais est-ce pour une bonne raison ? Votre taux de turnover, qui peut s’avérer très coûteux, est-il maîtrisé ? Pour éviter les ruptures de contrat prématurées, préparez le meilleur parcours d’intégration possible aux nouvelles recrues : l’onboarding collaborateur.De l’embauche à la fin de la période d’essai, ce processus de recrutement vous garantit des salariés opérationnels, en phase avec l’entreprise, et des équipes soudées. Renforcez l’engagement collaborateur en concevant votre propre onboarding ! Voici la méthode.

L’onboarding RH, c’est quoi ?

Littéralement, « onboarding » signifie « embarquement  ». Un terme d’abord utilisé dans l’aéronautique pour indiquer que les passagers montent à bord d’un avion. Depuis peu, l’onboarding prend un tout autre sens…

Onboarding collaborateur : définition

L’onboarding collaborateur définit le processus d’intégration complet d’une nouvelle recrue, depuis son embauche à la fin de sa période d’essai. L’objectif est de faciliter l’arrivée d’un collaborateur dans une entreprise en tissant des liens avec l’équipe, en le familiarisant avec l’environnement de travail… pour une prise de poste sereine et une coopération positive et durable.

Si le terme apparaît​ dans les années 1970, c’est en 2011 qu’il s’applique à l’expérience collaborateur. L’ouvrage Organizational socialization: The effective onboarding of new employees , de Talya N. Bauer et Berrin Erdogan, expose que la qualité de l’onboarding a une influence directe sur le futur bien-être du salarié dans l’entreprise.

Pourquoi est-il important de mettre en place un onboarding ?

Saviez-vous que ce sont 6 salariés sur 10 qui mettent eux-mêmes fin à leur période d’essai ? Et que 40 % des départs sont liés à des déceptions professionnelles, telles qu’une charge de travail sous-estimée ou une mauvaise relation manager-managé ? ( Payjob , 2017)

Un bon onboarding collaborateur vous évite les erreurs de recrutement. Il permet à l’entreprise d'être plus claire sur les missions et au candidat d’appréhender au mieux son futur dans l’entreprise. Avec une intégration bien ficelée, il est quasi impossible de décevoir la nouvelle recrue. Et de la voir vous quitter brutalement.

L’onboarding collaborateur est crucial. Il détient un rôle majeur dans le processus de recrutement d’un salarié, mais aussi sur le long terme. Voici ses avantages :

• Créer une bonne ambiance de travail : le nouvel arrivant n’est pas un intrus, il a été présenté à l’équipe comme il se doit ;
• Diminuer le taux de turnover et réduire le coût de recrutement : le collaborateur sait ce qui l’attend, se sent intégré et n’a pas de raison de partir ;
• Renforcer l’engagement collaborateur : l’onboarding est synonyme de transparence, d’adéquation au poste, de cohésion d’équipe... De véritables facteurs d’engagement au travail !
• Gagner en productivité : un salarié qui se sent bien est un salarié qui travaille mieux ;
• Instaurer une culture d’entreprise : ce processus d’intégration fait partie de votre ADN d’entreprise et renforce votre communauté ;
• Améliorer votre marque employeur : un salarié bien accueilli peut devenir un ambassadeur de l’entreprise… et attirer d’autres nouveaux talents !

Les processus d’onboarding d’entreprises célèbres

Le principe d’onboarding collaborateur est déjà ancré dans le service des ressources humaines de nombreuses entreprises, dont les plus connues :

• Orange a développé une application dédiée aux nouvelles recrues, la Welcom’App. Cet onboarding digitalisé permet d'être au plus près du salarié, de le guider et de recueillir son opinion tout au long de sa période d’essai. Une expérience collaborateur unique, tout comme le propose la solution d'engagement Swile .

• Google accroche un ballon gonflé à l’hélium au bureau et pose une casquette « Noogle » (un mix entre Google et novice) sur la têt​e du nouveau​. Il fait ensuite participer à des travaux en équipe pour briser la glace ;
• BlaBlaCar propose des Onboarding Days sur trois jours. Il y présente l’histoire de l’entreprise et ses valeurs , présente les collègues et fournit un accès à la plateforme BlaBlaLearn pour former la nouvelle recrue.

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Comment mettre en place un processus d’onboarding collaborateur ?

Prêt à signer un contrat de travail sur le long terme avec un nouvel employé ? Voici la méthode pour construire votre propre onboarding collaborateur !

Étape 1 - Le pré-onboarding : préparer l’arrivée du collaborateur

L’onboarding collaborateur ne concerne pas uniquement la journée d’accueil du salarié. Il intervient bien en amont, une fois le contrat d’embauche signé, lors d’une période appelée « pré-onboarding  ». Le but est d’établir un premier lien, de rassurer et de préparer l’arrivée du collaborateur. C’est le moment où celui-ci se fera sa première impression sur l’entreprise et son manager. C’est également cette préparation qui doit lui permettre d'être opérationnel rapidement. Il ne faut donc pas négliger cette étape initiale !

Pour mettre toutes les chances de votre côté, n’hésitez pas à faire intervenir les ressources humaines dès le départ. Organisez une rencontre formelle avec ce service qui fournira d’importants renseignements (contrat, mutuelle, avantages sociaux, droits des salariés…). Aujourd’hui, la plupart des entreprises ne prennent pas ce temps et envoient directement le nouvel employé au manager, qui n’a pas forcément le même niveau d’information que les RH.

Prévoyez également les situations de télétravail avec un processus spécifique d’onboarding à distance (ou onboarding digital), ainsi que les cas de retour suite à une absence de longue durée (congé maternité, arrêt maladie…) via le réonboarding .

Afin d’anticiper au mieux l’arrivée du nouvel employé, voici quelques grandes actions à mettre en place :

• Attribuez-lui un espace de travail dédié ;
• Rassemblez le matériel dont il aura besoin : ordinateur pré-configuré avec codes d’accès, téléphone, badge, clés, cartes de visite, outils, vêtements, goodies… ;
• Préparez les documents administratifs RH : contrats, règlement intérieur, fiche de poste… ;
• Informez l’équipe et les fonctions support : en précisant la raison du besoin en recrutement, le profil et le lieu de travail de l’employé ;
• Définissez un référent : l’interlocuteur privilégié vers qui la nouvelle recrue pourra se tourner en cas de besoin ;
• Organisez sa première journée pour l’accueillir dans les meilleures conditions possibles.

Étape 2 - Le premier jour : accueillir le collaborateur en entreprise

La nouvelle recrue arrive ! Mobilisez les équipes et disposez les croissants sur la table, il est temps de l’accueillir comme il se doit !

Le premier jour est une étape clé : le collaborateur doit parvenir à se projeter dans l’entreprise. En l’espace d’une journée, il doit pouvoir s’imaginer travailler à tel poste, pour tels objectifs et avec telles personnes.

Si tout est réglé comme du papier à musique, il se sentira rassuré. Au contraire, s’il n’est pas présenté à tout le monde et  si on lui dit que son ordinateur n’arrivera pas avant 2 semaines (ce qui arrive encore souvent dans les entreprises), il aura du mal à envisager la suite avec vous. Prouvez-lui que vous êtes organisé et que vous savez prendre soin des employés.

C’est également le moment pour le manager de se faire une première vraie impression sur le candidat qui a été choisi. En effet, l’onboarding sert autant à l’entreprise qu’aux nouveaux talents.

La nouvelle recrue travaillera à distance et ne sera pas présente sur site pour son premier jour ? Ne commettez pas l’erreur de négliger l’accueil de vos télétravailleurs ! Si vous avez préparé un processus d’onboarding digital, vous aurez trouvé des solutions pour vous adapter à ces cas spécifiques (rencontre avec l’équipe et le référent par visio, vidéo de présentation de l’entreprise, envoi préalable des documents RH…). Attention : vérifiez la connexion en amont et prenez garde à la gestion du temps.

Pour vous donner quelques idées et partir sur de bonnes bases, voici quelques actions d’intégration qui ont fait leurs preuves :

• Présentez-lui la société et faites le tour des locaux : il aura une idée de l’ensemble des processus, et pas seulement de son service ;
• Faites un point sur le poste , les missions et les objectifs attendus ;
• Présentez-lui son référent, son manager et tous les services avec lesquels il sera amené à travailler, ainsi que les fonctions support ;
• Montrez-lui son espace de travail et fournissez-lui son matériel ;
• Partagez un moment convivial autour d’un petit déjeuner ou un repas afin de créer une cohésion d’équipe ;
• Montrez-vous créatif : welcome pack, goodies corporate, activités de groupe, team building, boot camp…

Étape 3 - La période d’essai : mettre en place un plan de formation

Le nouveau salarié doit maintenant prendre ses marques. Sa prise de poste sera facilitée s’il dispose, dès le premier jour, de son référent et de tout le matériel nécessaire. La période d’essai, qui peut durer quelques semaines ou plusieurs mois, fait partie du parcours d’intégration de l’onboarding collaborateur.

C’est le moment où le salarié compare l’offre qui lui a été proposée et la réalité sur le terrain. Il constate alors un écart ou une adéquation au poste. Cette étape lui permet de s’auto-évaluer et de s’imaginer, ou non, travailler à long terme dans cette organisation. Le manager, de son côté, suit un plan de formation élaboré en amont avec le service RH et le référent.

Dans ce plan de formation, vous pouvez :

• Indiquer la durée de la période d’essai, le référent et le service concernés ;
• Lister les tâches à maîtriser et les qualités humaines requises ;
• Prévoir des points réguliers avec le salarié et le référent ;
• Demander la rédaction d’un rapport d’étonnement ;
• Évaluer les compétences en fin de formation.

Afin de renforcer l’esprit d’équipe, vous pouvez continuer à organiser des événements entre collègues. Il est même possible qu’ils le fassent d'eux-mêmes ! Il suffit de leur faciliter la tâche avec une application dédiée à l’engagement collaborateur.

La Swile App , par exemple, leur offre des fonctionnalités dédiés aux moments d’équipe : organisation et célébration d’événements, cagnotte et remboursement simple et rapide, messagerie interne avec répertoire… De quoi tisser des liens du matin au soir !

Étape 4 - Le feedback : suivre le parcours d’intégration

Vous pensez en avoir terminé avec le parcours d’intégration ? Vous croyez que votre nouveau salarié est désormais capable de travailler en autonomie ? Attention, il est peut-être formé, mais est-ce que votre entreprise lui convient vraiment ? Est-ce qu’il est réellement motivé ?

Si vous prenez le temps de construire votre processus d’onboarding collaborateur, c’est aussi parce que vous vous souciez de la qualité de vie au travail. Vous savez que la productivité et l’engagement passe par le bien-être du salarié. Il est donc naturel d’instaurer la culture du feedback dans votre entreprise. C’est un moyen formidable de montrer que vous êtes à l’écoute et d’améliorer votre organisation, ainsi que votre marque employeur (ce qui permettra de trouver de nouveaux talents à l’avenir).

Pour ce faire, il est nécessaire de prendre le pouls de vos nouveaux collaborateurs, mais aussi des anciens. L’engagement des salariés se travaille en continu, ce pourquoi il est préférable de se munir d’outils dédiés. La Swile App est aussi conçue pour recueillir les avis des collaborateurs ! Elle permet notamment d’envoyer des mini-sondages personnalisés à vos employés, ce qui vous permet d’obtenir régulièrement des feedbacks sur des thèmes précis (autonomie, sécurité, relations entre collègues…).

Rapides, intuitifs et anonymes, ils permettent à tout le monde de s’exprimer et vous offrent des réponses fiables. Ensuite, l’appli Swile se charge d’analyser les données et vous aide à lancer des actions d’amélioration.