Les modes de fonctionnement du voyage d’affaires (et comment trouver le vôtre)

Bienvenue dans un nouvel épisode de notre série d’articles dédiée aux voyages d’affaires.

Lors de nos précédentes escales, nous avons exploré ces sujets :

• Le voyage d’affaires est-il l’affaire de tous ?
• Les principaux enjeux et les nouveaux défis.
• Les 10 leviers pour optimiser la gestion de vos voyages d'affaires.

Et aujourd’hui, on s’attaque à un sujet qui aurait pu être le 11ème levier d’optimisation : les principaux modes de fonctionnement pour gérer ses voyages d’affaires.

Cette thématique est tellement importante que l’on a décidé d’y dédier un article entier. Et comme pour chaque article de cette série, on a utilisé les retours d'expérience de nos experts en interne. Le résultat ? Une présentation détaillée des 6 modes de fonctionnement les plus répandus en France sous la forme de différents niveaux.

Niveau 1 - L’autogestion des voyages d’affaires (chacun pour soi et sans aucun outil)

Parler de mode de fonctionnement pour ce niveau, c'est un peu un abus de langage. C'est lorsqu'il n'y a pas d’outils dédiés et que chacun réserve ses voyages comme bon lui semble.

Dit comme ça, ça peut sembler archaïque, obsolète ou même faire un peu peur.

Pourtant, c’est un mode de fonctionnement qui correspond aux besoins et au quotidien de milliers d’entreprises françaises. Et il est tout à fait adapté à leur réalité opérationnelle. Mais alors, qu’est-ce qui se cache derrière cet intitulé et cette autogestion que l’on pourrait qualifier d’autogestion totale ?

L’autogestion, un fonctionnement simple qui va à l’essentiel

Tout d’abord, faisons le point sur la manière dont sont effectuées les réservations des voyages d’affaires dans ce mode de fonctionnement :

• L’entreprise ne dispose pas d’outils B2B spécialisés dans la réservation de transports ou de logements pour les déplacements professionnels.
• Toutes les réservations sont effectuées sur des sites ou auprès de prestataires B2C comme le ferait un particulier pour son départ en vacances (Booking, Airbnb, SNCF Connect, etc).

Note : Très pratiques pour les particuliers grâce à la fluidité de leurs parcours de réservation, elles ont leurs limites dans un cadre plus professionnel. Sécurité, support client, comptabilité, temps de recherche : quand on multiplie le nombre de plateformes utilisées, que l’on passe par des sites complexes comme ceux des compagnies aériennes, que l’on rencontre des problèmes… ça devient vraiment plus complexe à gérer.

En parlant de comptabilité, il existe deux manières différentes de procéder au règlement des réservations (et des dépenses réalisées pendant le voyage) dans ce mode de fonctionnement :

• Option 1 : Le collaborateur effectue ses réservations et ses dépenses avec sa carte bancaire ou son moyen de règlement personnel. Il se voit donc avancer les frais pour son entreprise, rencontrer des difficultés pour retrouver tous les justificatifs avec l’espoir de se faire rembourser le plus rapidement possible.
• Option 2 : L’entreprise met à la disposition des collaborateurs, de manière ponctuelle, mensuelle ou trimestrielle, une enveloppe qui lui permettra d’avancer les frais relatifs à ses déplacements professionnels. Pas de frais personnels engagés pour le salarié mais une situation qui demande une bonne gestion financière pour restituer en fin de période l’argent non-dépensé. C’est mieux, mais attention : le montant de l’enveloppe n’est parfois que peu aligné avec les dépenses et les besoins réels des collaborateurs. Ces derniers se retrouvent alors à avancer de nouveau des frais et en plus, devoir justifier les dépenses hors enveloppe pour obtenir un remboursement.

Un mode de fonctionnement simple comme bonjour, avec certes quelques inconvénients. Mais surtout un mode de fonctionnement qui ne nécessite aucune mise en place. Et c’est ça qui plaît et qui convient à de nombreuses entreprises.

À qui ce mode de fonctionnement s’adresse-t-il ?

Comme on le disait précédemment, c’est un mode de fonctionnement particulièrement répandu dans le paysage économique français. C’est une véritable réalité opérationnelle qu’il ne faut pas sous-estimer.

>

Et cette réalité, elle est partout et elle convient parfaitement à une typologie d’entreprise : les micro-entreprises et les travailleurs indépendants.

Car oui, pas besoin de s’embêter si les impacts se limitent à sa propre personne. On est responsable de ses déplacements, de ses frais engagés et la seule personne à qui l’on doit rendre des comptes, c’est soi-même. Ou le comptable à la rigueur, à condition d’en avoir un bien entendu.

Ce mode de fonctionnement, il peut aussi convenir à d’autres catégories d’entreprises :

• Les très petites structures où les voyages restent rares et exceptionnels.
• Les entreprises en phase de lancement (et qui ont donc bien d’autres priorités).

Chaque mot est important ici. C’est un modèle qui “peut” convenir.

Car oui, il comprend certaines limites. Des limites qui n’impactent pas les micro-entreprises mais qui peuvent pénaliser d’autres structures, même de petite taille, surtout si celles-ci voyagent régulièrement.

Les inconvénients et les limites de l’autogestion

Les avantages de ce mode de fonctionnement sont assez évidents : tout le monde sait comment réserver ses billets et son logement en ligne. C’est simple, rapide et efficace.
Mais les inconvénients sont nombreux :

• Déjà, au-delà d’un certain nombre de salariés dans l’entreprise, ou d’un certain nombre de voyages dans l’année, ça devient vraiment compliqué à suivre et à gérer.
• La pression financière qui pèse sur les salariés est importante. Des frais parfois conséquents à avancer, une enveloppe insuffisante à gérer, des remboursements qui tardent à arriver. Un point important qui dégrade rapidement l’expérience des collaborateurs.
• Les notes de frais et les informations relatives aux déplacements professionnels sont pénibles à transmettre (quand elles sont transmises) et complexes à traiter.
• Les données et les informations sont éparpillées voire incomplètes. Les dépenses réalisées pour les réservations ou lors des voyages d’affaires ne sont connues qu’après coup.
• Et on ne parle même pas de la question de la sécurité des collaborateurs et de l’assistance en cas de problèmes rencontrés pendant les voyages.

En résumé, c’est un mode de fonctionnement qui impacte les personnes en charge de la paie, de la comptabilité, des finances mais aussi les collaborateurs.

>

Un mode de fonctionnement compliqué à piloter pour les entreprises. Une incapacité à encadrer les déplacements réalisés. Un véritable challenge pour suivre, analyser, maîtriser et piloter le budget. Et une réconciliation comptable qui relève du miracle.

Si vous hésitez à passer au niveau supérieur, il y a des signes qui ne trompent pas :

• Votre entreprise compte un trop grand nombre de voyageurs, les voyages y sont trop fréquents et vous ne parvenez plus à suivre les dépenses effectuées.
• La pression financière sur les voyageurs est trop importante et ils se plaignent du mode de fonctionnement et des délais de remboursement.
• Vous souhaitez comprendre, analyser, maîtriser et optimiser les coûts relatifs aux voyages d’affaires.

Et si ces signaux font écho à votre situation, on a ce qu’il vous faut.