Voyage d’affaires : enjeux prioritaires et nouveaux défis

Dans le premier article de notre Travel Expert Series on s’est posé une question : le voyage d’affaires est-il l’affaire de tous ?

Alors, on a de nouveau échangé avec nos experts et on a une bonne nouvelle pour vous qui cherchez peut-être à améliorer les choses dans votre organisation. Tout est lié. Absolument tout.

Pourquoi ? Car lorsqu’on parle de gestion, de maîtrise et d’optimisation des voyages d'affaires, ce n'est pas seulement une manière de répondre aux enjeux de coûts, de sécurité ou de centralisation des données. C’est aussi l’opportunité d’améliorer l'expérience des collaborateurs, de rentrer dans un cercle vertueux et de mettre le voyage d'affaires au service du ROI de l'entreprise.

Sans plus attendre, plongeons ensemble dans les enjeux et les défis du voyage d’affaires. L'objectif ? Faire rentrer votre entreprise dans un cercle vertueux. Car vous allez voir que le lien entre tous vos besoins est bien plus facile à faire qu’une correspondance entre deux gares parisiennes.

La maîtrise des coûts : un enjeu qui peut rapporter bien plus que des économies

Toutes les études sont unanimes (illustration ici). La maîtrise des coûts relatifs aux voyages d’affaires et la gestion du budget sont en tête des priorités des décisionnaires de toutes les entreprises.

Et comme vous allez le voir, certaines optimisations budgétaires sont facilement identifiables et priorisées. Mais pour aller plus loin, d’autres leviers d’optimisation du budget méritent d’être un peu plus considérés.

Avant de rentrer dans les profondeurs de la gestion budgétaire, penchons-nous sur les coûts les plus évidents et la partie visible de cet iceberg.

Priorité numéro 1 : la quête des tarifs avantageux et l’optimisation des coûts

Les prix et la quête des tarifs les plus attractifs

Faire une réservation pour un billet de train, un billet d’avion ou une chambre d’hôtel, c’est en général assez simple (du moins, en théorie). S'assurer d'obtenir le meilleur prix à un instant T tout en respectant les besoins des voyageurs et le cadre autorisé par l'entreprise sans se perdre dans la multitude des sites et résultats existants, c’est déjà un défi bien plus grand.

Cette quête absolue du prix le plus bas peut nous donner le tournis et nous faire perdre de vue la prise en compte de nombreux critères :

• les conditions d’annulation ;
• les conditions de modification de la réservation ;
• les options comprises pour un billet d’avion ;
• le temps de trajet et le nombre de correspondances pour un trajet en train ;
• le petit-déjeuner inclus ou les horaires d’arrivée flexibles dans un hôtel ;
• et bien d’autres…

Et pourtant, tout ce que l’on vient de décrire, c’est l'équation que bon nombre de voyageurs, assistant·e·s, responsable voyage et autres Travel Managers tentent de résoudre au quotidien. C’est aussi un défi qui prend énormément de temps. Et nous le savons tous, le temps c’est de l’argent.

Un temps précieux que toutes ces personnes pourraient consacrer à d’autres missions si elles étaient accompagnées par une agence de voyage d'affaires dédiée : une agence capable de leur garantir une exhaustivité tarifaire complète et une plateforme intuitive pour que les salarié·e·s ou les responsables voyage puissent réserver en autonomie.

Parce qu’une bonne agence ne sert pas seulement à réserver : elle centralise toutes les options possibles et s’assure que chaque voyageur bénéficie pour sa réservation du meilleur prix disponible à l’instant T tout en respectant le cadre donné par son entreprise (qu’il s’agisse d’un tarif public, d’un tarif négocié par l’agence ou encore d’un tarif négocié par l’entreprise...).

Les agences de voyages d'affaires : un fonctionnement parfois opaque mais aussi un rôle parfois sous-estimé

Choisir l’agence de voyages d'affaires - que l’on appelle aussi Travel Management Company ou TMC - sur laquelle vont reposer tous les voyages des salariés de l’entreprise, ce n’est pas une mince affaire. Surtout quand on sait que le marché et les pratiques des agences peuvent se parer d’une certaine opacité ou même d’une complexité volontaire (transparence des prix, marges pratiquées, tarifs avantageux mais qui évoluent peu à peu dès que la confiance du client est gagnée, modèles de rémunération, etc).

Les fournisseurs de solutions technologiques ont fait émergé une nouvelle génération d'agences (comme Swile Travel) qui viennent clarifier ces zones d'ombre avec une tarification plus transparente dans l'optique de recréer de la confiance avec les entreprises. Leurs tarifs sont principalement basés soit sur un pourcentage du volume de dépense soit sur un tarif par voyageur.

D’après une étude Swile x Yougov fin 2024, les 3 principaux critères de choix d’une agence de voyages d'affaires pour les responsables voyage sont :

1. le coût (61%) ;
2. l’accès à des tarifs exclusifs et avantageux (50%) ;
3. et la diversité des offres (40%).

Alors oui, le coût (des réservations et de l'agence de voyage) est le critère numéro 1.

Il est primordial de vouloir le maîtriser au mieux pour tirer un maximum de profit des voyages d’affaires dans leur ensemble et ainsi mieux percevoir l’impact de l’agence sur le coût global des déplacements professionnels.

Bien entendu, il faut faire attention au coût que représente l’agence et ses solutions pour vous mais il faut garder en tête le véritable rôle et les avantages que représente une agence de voyages d’affaires :

• Payer le meilleur prix disponible à l'instant T ;
• Maîtriser la dépense grâce à l'application de votre politique voyage ;
• Gérer les imprévus, les annulations et les modifications de réservations 24/7 ;
• Réduire drastiquement le nombre de notes de frais ;
• Supprimer l'avance de frais pour les salariés ;
• Centraliser les factures pour simplifier la comptabilité ;
• Centraliser les données pour faciliter le suivi des salariés en déplacement (sécurité) ;
• Centraliser les données pour le suivi des dépenses et de l'impact carbone ;
• Centraliser les données pour identifier les leviers d'économies ;
• Gagner du temps et réduire la charge mentale des voyageurs, des responsables voyage ainsi que des équipes administratives et finance ;

Poursuivons la réflexion sur cet enjeu de maîtrise des coûts. Cette fois, prenez votre respiration car on commence à explorer la partie immergée de l’iceberg.

Priorité 2 : limiter le leakage et centraliser vos données. Vos meilleurs alliés pour maîtriser votre budget.

Leakage et respect de la politique voyage

De manière très scolaire, la définition du leakage selon l'Association Française du Travel Management (AFTM) c’est : “la pratique consistant pour les voyageurs à réserver en dehors des canaux recommandés par la politique voyage de l’entreprise”.

Autrement dit : ce sont toutes les réservations que vont faire les salariés en dehors de votre politique voyage que vous avez probablement pris beaucoup de temps à définir et à affiner.

Des réservations hors processus qui peuvent vous faire perdre de l’argent et du temps inutilement. Et quand on parle de temps, on parle du temps :

• pour réserver ;
• pour suivre et régler les notes de frais ;
• pour clôturer la comptabilité ;
• et la liste est longue, on va le voir plus tard.

Une situation qu’on souhaite éviter à tout prix mais qui s’avère être parfois un vrai défi.

Un défi beaucoup plus facile à relever quand l’offre de voyages d’affaires est adoptée à l’unanimité et que la plateforme de réservation mise à disposition par votre agence a la capacité d’intégrer directement votre politique voyage et ses subtilités.

Ça serait dommage de ne pas mettre au profit de votre budget, toutes ces règles et tous ces processus que vous avez pris tant de temps à définir, expliquer et tenter de faire suivre.

Du temps et de l’argent perdu. Mais des opportunités dont on n’a pas toujours conscience.

La centralisation des données et l’analyse de vos dépenses réelles : une opportunité considérable pour votre budget

Une solution de voyages d’affaires commune à l’entreprise, des processus suivis par l’ensemble des collaborateurs, des réservations au meilleur prix, des informations qui remontent toutes dans le même outil… On pense que c’est ça le bonheur des responsables voyages, des Travel Managers et des responsables finance ou encore achat.

Et c’est aussi ce qui fait le bonheur des entreprises au global.

Car disposer de toutes ces données et pouvoir les analyser, c’est l’opportunité de faire le point sur les dépenses réelles de son entreprise.

Ces analyses, elles vous permettront d’identifier (avec ou sans votre agence) des opportunités pour à nouveau réduire les coûts et faire des économies.

Une fois que les données sont centralisées, le champ des possibles s’ouvre à votre entreprise et de nouveaux axes d’optimisation budgétaire se présenteront à vous. C’est à ce moment que l’on commence véritablement à rentrer dans le cercle vertueux de la gestion des voyages d’affaires.

Priorité 3 : la réduction des coûts indirects

Revenons à notre iceberg. Dans celui-ci on vous montrait de nombreux points, parfois un peu moins visibles ou priorisés, qui freinent l’optimisation de votre budget relatif aux voyages d’affaires. Un petit rappel rapide ne fait jamais de mal :

Le point clé pour maîtriser ces coûts indirects ? Votre mode de fonctionnement !

Tous ces coûts indirects nuisent à l'efficacité opérationnelle de l'entreprise. Et d'ailleurs, reprendre la main sur ses leviers permettra non seulement de gagner du temps et de l'argent mais aussi d'améliorer l’expérience des salariés au quotidien (voyageurs, manager, responsables voyage, équipes comptabilité et finance...).

Certaines entreprises se sont déjà emparées de ce défi. Pour d’autres, ces leviers peuvent représenter des axes d’amélioration particulièrement pertinents. Nous allons d'ailleurs jouer sur les clichés pour vous montrer l'impact des modes de fonctionnement sur la maîtrise de ces coûts indirects.

On vous avait prévenu, on a joué sur les clichés. En réalité, la manière dont une entreprise va gérer ses déplacements professionnels est rarement aussi binaire. Il existe une grande variété de modes de fonctionnement. Et c’est d’ailleurs la thématique de l’un de nos prochains contenus.

Les autres enjeux prioritaires des entreprises

Vous l’aurez compris. La maîtrise des coûts, c’est un enjeu prioritaire qui permet d’avoir un impact bien au-delà… du budget. Mais bien entendu, ce n’est pas le seul enjeu prioritaire.

L’expérience voyageur (votre allié numéro 1)

On a vu dans notre précédent article que le voyage d’affaires était l’affaire de tous. Y compris celle des voyageurs mais aussi celle des RH qui ont envie de chouchouter les salariés - en leur évitant d’avoir des frais à avancer par exemple - pour mieux les engager et les fidéliser. Alors forcément, leur expérience et leur satisfaction, ça compte.

Les attentes actuelles des collaborateurs

Il existe différents types de voyageurs. Qui dit plusieurs typologies de voyageurs dit forcément, des attentes qui diffèrent. Mais globalement, le maître mot pour décrire les attentes des salariés c’est : fluidité.

Et ce qui est intéressant lorsque l'on répond à ces attentes, c’est que cela permet d’éviter qu’ils sortent des processus mis en place par l’entreprise (le fameux leakage et toutes les conséquences que l’on souhaite éviter).

Encore une fois, ce n’est pas souvent si binaire dans la réalité. Et encore une fois, on constate que tout est lié dans le voyage d’affaires. Ce qui vous permet de maîtriser vos coûts, vous permet aussi de fournir une meilleure expérience à vos collaborateurs. Ou l’inverse, car ce cercle vertueux peut aussi prendre une tournure plus négative.

La sécurité : entre obligation et optimisation

Comme pour d’autres sujets, la sécurité c’est une thématique qui mérite un article dédié. Alors on en garde sous le coude pour le prochain contenu. Cependant, abordons tout de même quelques points clés.

Un petit rappel légal qui ne fait jamais de mal

On ne plaisante pas avec la sécurité. Et c’est d’ailleurs clairement exprimé par la loi (article L4121-1 du Code du Travail) : c'est le Duty of Care ou devoir de diligence en français (bon, c’est tout de même moins classe en français, alors on parlera un peu plus anglais ici).

Le Duty of Care, en quelques mots : c’est l’obligation légale des employeurs d’assurer la sécurité de leurs collaborateurs en déplacement.

Ça comprend par exemple :

• Des moyens de transports sûrs et sécurisés ;
• De permettre aux salariés de bénéficier d’un temps de repos suffisant ;
• De sensibiliser les salariés aux risques qui peuvent être liés aux déplacements (de la fatigue, des risques propres à la zone dans laquelle ils se trouvent).

Si une entreprise ne respecte pas cette obligation, elle se met elle-même dans une situation délicate et peut risquer diverses amendes et condamnations. Des sanctions qui peuvent aller jusqu’au pénal (quand on dit que ça ne plaisante pas, ça ne plaisante vraiment pas, et c’est normal).

La sécurité est un sujet nébuleux. On vous aide à faire le point sur les aspects prioritaires à checker :

La sécurité dans le voyage d’affaires, c’est un sujet vraiment important. Mais dans les faits, on se rend compte également que c’est un sujet particulièrement nébuleux. Encore une fois, on reviendra en détails sur tout ce qu’il faut connaître et les conseils pratiques qui vont avec. Mais en attendant, on vous met tout de même sur la piste.

Voici quelques points clés à vérifier pour assurer la sécurité des collaborateurs :

Si après la lecture de cette checklist un vent de panique et d’interrogations vous parvient. Pas de problème. Votre agence a sûrement les réponses à ces questions et nous, on y répondra très rapidement dans un article à venir.

Le lien avec l’expérience utilisateur et la maîtrise des coûts

Le lien de la sécurité avec la maîtrise des coûts est assez évident. De même pour l’expérience voyageur.

Si le salarié ne bénéficie pas de l’assistance dont il a besoin, qu’il ne se sent pas en sécurité, qu’il n’a pas l’impression d’être aidé par l’entreprise et dans le pire des cas, s’il se retrouve en danger… forcément cela va impacter son expérience et son rapport à l’entreprise ou à minima son rapport aux voyages d'affaires.

Et pour les coûts, il suffit d’imaginer ce qu’un rapatriement depuis l’autre bout du monde pourrait représenter en termes de charges pour l’entreprise si elle n’est pas assurée pour cela. Spoiler : il y a de quoi faire un bon nombre de Paris-Marseille en TGV.

Le cercle vertueux du voyage d’affaires : d’un centre de coûts à un moteur de performance

On a pu le constater tout au long de cet article : les voyages d’affaires sont bien plus qu’un simple poste de dépense.

C’est un écosystème où tout est lié et chaque élément (tarifs, coûts et choix de l’agence, mode de fonctionnement, expérience voyageur et sécurité) influence les autres.

C’est un sujet complexe, remplis de priorités et de partie prenantes. Des enjeux parfois différents selon les fonctions qui l’adressent mais une certitude : ces enjeux sont complémentaires.

• L’objectif premier : c’est de maîtriser sa dépense et d'offrir la meilleure expérience collaborateur pour pouvoir centraliser la donnée au même endroit et optimiser son budget.
• Le second objectif : c’est de gérer le voyage d’affaires pour ce qu’il est vraiment. Un moteur de cohésion, un moteur de performance, un moyen de faire vivre sa culture d’entreprise et l’opportunité d’en dégager un véritable ROI.

Le voyage d’affaires, c’est un ensemble d’enjeux particulièrement actuels. De l’optimisation, de l’automatisation, une expérience au cœur des processus. Mais le voyage d’affaires c’est aussi un sujet d’avenir. Et quand on parle d’avenir, on a oublié quelque chose d’important.

Le futur du voyage d’affaires

Promis, ici on ne va pas parler d’Hyperloop ou d’autres moyens de transports qui auraient pour objectif de satelliser vos salariés. Non, on va parler concret.

La RSE : un enjeu du voyage d’affaires encore sous-estimé

Nous publierons prochainement un article entièrement dédié à ce sujet (car il y a beaucoup de choses à dire). Mais en attendant, on peut tout de même évoquer un peu le sujet. Et il y a une chose que l’on sait toutes et tous :

La RSE prend de plus en plus de place dans les entreprises. Et c’est une excellente nouvelle pour nous tous. Et c’est d’ailleurs tout l’objectif de la CSRD qui demande plus de clarté, de transparence et d’efforts dans la publication d’informations relatives à l’ESG (environnement, social, gouvernance).

Mais au-delà du volet réglementaire : elle a de plus en plus d’importance dans les produits proposés par les entreprises, dans la culture de celles-ci et enfin, dans leurs processus quotidiens.

Elle est au centre de nos démarches et implique tous les collaborateurs. Il y a même parfois des équipes entières qui y dédient leur travail. À juste titre car elle permet de réduire notre empreinte carbone, améliorer notre impact sociétal. Et point important : elle permet également de booster le business.

La RSE et son impact positif sur le business

Pour n’importe quelle entreprise, la RSE est devenue un élément différenciant qui peut la distinguer sur son marché. Un facteur qui peut rassurer ou convaincre des prospects. Un élément sur lequel on mise dans son discours (et encore une fois, c’est une bonne nouvelle à condition que les actions suivent).

Les critères RSE représentent même jusqu’à 40% de la note globale des appels d’offres les plus récents. Et transmettre son bilan carbone devient la norme.

Alors forcément on fait attention et on essaye de réduire l’empreinte carbone de nos processus et des différentes verticales de l’entreprise. Et soyons clairs : les voyages d’affaires peuvent créer une empreinte carbone conséquente.

L’intégration de la RSE dans sa gestion des voyages d’affaires

En suivant cette réflexion, les voyages d’affaires deviennent alors un axe d’optimisation qui peut s’avérer particulièrement pertinent.

Mais cela à plusieurs conditions :

• Être en capacité de centraliser l’ensemble des données et informations relatives aux déplacements professionnels de son entreprise.
• Être en capacité de mesurer en temps réel l’impact carbone et les émissions de gaz à effets pour chacun des déplacements à effectuer. Et pour ça il existe des agences (comme Swile Travel) qui vous mâche considérablement le travail.

Pour des tonnes de raisons et y compris le potentiel business, la dimension environnementale va prendre une place importante dans le futur du voyage d’affaires. Et on va voir ensemble un modèle qui nous semble intéressant pour remettre la RSE au centre du jeu.

Reprendre les 3P de la RSE : People, Planet, Profit

L’intégration de la RSE dans sa gestion des voyages d’affaires

Sans forcément se projeter à l’horizon 2050, mais plutôt sur le moyen terme, le futur du voyage d’affaires pourrait résider dans l’équilibre d’un modèle qui tient en 3 lettres : PPP.

“PPP” pour :

• People (les salariés et leur expérience de voyage)
• Planet (l’influence de la RSE et la prise en compte de la dimension environnementale)
• Profit (la rentabilité et surtout les coûts directs et indirects relatifs aux déplacements professionnels).

Se baser sur cette approche pour la gestion des voyages d'affaires marque un vrai changement de perspective. Le voyage d’affaires n’est plus uniquement pensé comme une ligne budgétaire à contenir, mais comme un équilibre à trouver entre performance économique, expérience collaborateur et responsabilité environnementale. En replaçant ces trois dimensions au cœur des décisions, les entreprises transforment leurs déplacements professionnels en un moteur de cohérence, d’efficacité opérationnelle et de création de valeur.

Et dans le prochain article, nous passerons de la vision à l’action en détaillant 10 leviers concrets (et un bonus) pour optimiser la gestion de vos voyages d’affaires.