Voyage d’affaires, l’affaire de tous ?

"Le voyage d’affaires est-il l’affaire de tous ?". C’est la question que l’on s’est vraiment posée et dont on a discuté pendant près d’une heure avec différents experts du sujet en interne.

Et selon nous, les seules personnes qui ne sont pas concernées, ce sont les salariés qui ne voyagent jamais et ne sont impliqués ni dans sa gestion, ni dans ses impacts (de près ou de loin). Pour tous les autres, la question n'est pas si le voyage d'affaires les touche, mais comment. Certains cherchent des solutions ou réservent, d'autres construisent des processus, prennent des décisions, absorbent les effets collatéraux. Et certains... voyagent, tout simplement.

Alors oui, pas de suspense, on vous spoile directement. Le voyage d’affaires, c’est l’affaire de tous. Et la gestion des déplacements professionnels, c’est un voyage qui réserve son lot de turbulences :

• Les finances et le budget
• La sécurité des salariés et la cybersécurité
• La RSE et l’empreinte carbone
• L’expérience et la fidélisation des collaborateurs
• La marque employeur et son attractivité auprès des candidats
• Et bien d’autres, vraiment.

Alors : Ladies and Gentlemen, this is your captain Swile Travel speaking. Welcome aboard d’un vol qui résume le point de vue de nos experts sur la question.

Un surbooking de parties prenantes ?

Autre spoiler : on ne va pas épiloguer très longtemps sur le rôle de toutes les parties prenantes qui touchent de près ou de loin aux voyages d’affaires. Et cela pour deux raisons principales :

• On aura largement l’occasion de vous en parler en détail dans notre guide du voyage d’affaires.
• Les responsabilités de chaque fonction sont propres à chaque entreprise et dépendent de son organisation et de son rapport aux déplacements professionnels. Alors, on pense que vous êtes les plus à même de savoir quel est l’intérêt, le rôle et la responsabilité de chacun au sein de votre organisation.

Mais on vous doit bien une réponse au titre accrocheur de cet article. Voici quelques points qui pourraient vous intéresser, vous rappeler également de potentiels traumatismes, mais peut-être aussi souligner des enjeux qui méritent votre attention.

Un équipage paré au décollage ?

Les DAF, les équipes finances et la comptabilité :

Les garde-fous du budget et de la gestion des notes de frais. Un esprit analytique, les yeux rivés sur les petits détails qui créent les grandes économies et qui surtout, contribuent à la performance de l’entreprise.

Alors, il est évident que l’une de leurs priorités soit la maîtrise des coûts. Mais ce n’est pas une quête de l’économie à tout prix. Les directions finance doivent percevoir le pilotage du voyage d’affaires comme un investissement et non un simple poste de dépense. Et ça, du côté déplacements professionnels, ça passe souvent par la définition d’un mode de fonctionnement efficace et par le choix d’un bon outil.

Trouver le bon outil, c’est savoir séduire les voyageurs pour mieux répondre aux enjeux de la comptabilité. Car séduire les voyageurs, c'est faire disparaître la tentation de réserver leurs voyages en dehors des outils et process validés (et maîtrisés) par l’entreprise.

Comment ? Grâce à un outil fluide qui :

• permet de centraliser les données et factures,
• simplifie l’attribution des coûts,
• réduit drastiquement le nombre de notes de frais (qui prennent du temps et de l'énergie à tout le monde).

La direction des achats :

Ce sont les principaux alliés de la direction finance (et souvent aussi, de grands voyageurs).

Ce ne sont en général pas des spécialistes du sujet mais rencontrer les fournisseurs (et dans notre cas les fournisseurs de solutions pour les voyages d'affaires), cela fait partie de leur quotidien. Un quotidien où cohabitent l’importance de la maîtrise des coûts mais aussi l’exigence d’un cahier des charges de plus en plus conséquent avec notamment :

• la définition des besoins de l'entreprise et s'assurer que la solution sélectionnée pourra y répondre ;
• le rapport qualité/prix d’une solution qui parfois ne pèse pas beaucoup dans la balance budgétaire globale mais qui peut répondre à de nombreuses insatisfactions en interne et améliorer l'efficacité opérationnelle de l'entreprise ;
• la transparence de la tarification (du côté de l’agence mais aussi de ce qui peut parfois se cacher derrière le prix d’une réservation) pour garantir une adoption sans turbulences et faire l’unanimité auprès des salariés.

La direction des Systèmes d'Information (SI) et la cyber :

D’autres garde-fous qui veulent du bien aux voyageurs, mais aussi à la sécurité des données de l’entreprise. Le problème ? Il est très compliqué de parvenir à intégrer le sujet des déplacements professionnels dans leur roadmap et leur budget qui débordent de priorités business. Ils sont rarement embarqués sur le sujet dès le début, ce qui peut fortement impacter la vitesse d'implémentation d'un projet voyages d'affaires.

Les responsables RSE :

Longtemps consultés par acquis de conscience, les responsables RSE jouent désormais un rôle de plus en plus important. La maîtrise des coûts puis l’expérience des voyageurs restent les priorités des décideurs. Mais la RSE tire de plus en plus son épingle du jeu. Ils font le lien entre voyages d’affaires, dimension humaine et RH de la RSE et les enjeux environnementaux. Les raisons ?

• L’obligation grandissante de la traçabilité et le reporting des données ESG (coucou la CSRD ou encore les trajectoires climat Net Zéro et le projet SBTI).
• Et surtout, l’impact sur le business de la RSE. Une entreprise qui pilote bien son empreinte carbone, qui met en place des actions fortes, c’est une entreprise plus attractive sur son marché.

Leurs objectifs :

• Collecter les données et mesurer l’impact environnemental des déplacements afin de les inclure dans le bilan carbone de l’entreprise.
• Répondre aux obligations légales de reporting (exemple : CSRD).
• Faire de la pédagogie et inciter les collaborateurs à choisir des solutions plus responsables.
• Trouver l’équilibre entre responsabilité environnementale et performance économique.

Le passage à l’action et la priorisation des enjeux RSE peuvent encore rester compliqués. Mais le choix d’une agence qui répond à ces nouvelles exigences, c’est déjà un premier pas vers un modèle plus équilibré qui deviendra probablement un jour, la norme du marché.

Les Travel Managers :

Le quotidien d'un Travel Manager est un chemin semé d’embûches. On les retrouve souvent dans les entreprises lorsque le volume de voyages prend de l’ampleur. Ils sont impliqués dans toutes les réflexions sans (le plus souvent) en être décisionnaires. Alors que les enjeux et les priorités à défendre sont vraiment nombreuses :

• la sécurité des voyageurs (et le bon déroulement de leurs déplacements),
• le contrôle et l’optimisation des dépenses et du budget voyages,
• la qualité des outils et de l'inventaire disponible,
• le respect des bonnes pratiques.

Ce dernier point, c’est la source de nombreux problèmes pour les Travel Managers. Car quand les salariés ne sont pas satisfaits d'un mode de fonctionnement ou d'un outil, ils sortent des processus définis et le font savoir (le fameux “c’était moins cher et plus rapide sur Booking”).

Une situation redoutée qui crée pour eux une véritable problématique de crédibilité (alors que l'un de leurs principaux objectifs, c’est de faire prendre conscience au COMEX de l’impact des enjeux Travel et du potentiel ROI de celui-ci… à condition de mettre en place les bons processus et qu'ils soient respectés bien entendu).

Tous les héros ne portent pas de cape, mais on pense à vous si vous lisez cet article et nous sommes certains que les réflexions à venir pourront vous donner des billes pour vos prochains échanges.

Les responsables voyages (quand les salariés ne réservent pas en autonomie) :

Assistant(e)s de direction, Office Managers… ces personnes sont aux petits oignons quand il s’agit de réservations. Ils connaissent les habitudes et les préférences de chacun sur le bout des doigts. Ils ne voyagent pas souvent mais ce sont celles et ceux qui utilisent le plus les solutions de déplacements professionnels au quotidien. Chez Swile, on adore les chouchouter en leur faisant gagner du temps et de la fluidité (par exemple leur éviter les échanges de 150 emails option pièce jointe oubliée pour la gestion d’un simple Paris-Marseille en TGV).

L’embarquement : faites monter à bord l’ensemble des voyageurs

Oui, le voyage d’affaires, c’est le sujet de (presque) tout le monde. Et il y a encore une dernière catégorie de personne que nous n'avons pas encore abordé et qui se trouve pourtant au cœur du sujet :

• Les voyageurs : Votre entreprise compte des centaines ou des milliers de salariés ? C’est autant de points de vue et d’historiques différents quant à la notion de voyage. Parce que oui, tous vos salariés sont déjà partis en vacances (même s’ils n’ont pas dépassé le Luberon, ça compte). Alors forcément, chacun a ses attentes, un rapport différent à l’expérience attendue mais aussi à la manière dont vous pouvez les accompagner. Ça fait beaucoup de monde autour de la table. Mais répondre à leurs attentes, c’est le meilleur moyen de saisir de nombreuses opportunités qui s’offrent à vous.

Les turbulences de la prise de décision

Le DAF, les achats, le Travel Manager et les RH quand il s’agit de prioriser le sujet des déplacements professionnels dans la roadmap.

Le voyage d’affaires ? Un sujet central qui concerne tout le monde. Mais un sujet dont les responsabilités et les différents enjeux sont éparpillés aux 4 coins de la roadmap. Chacun essaie d’influencer la décision dans son sens, chacun se heurte aux priorités des autres, mais personne n’en fait un sujet prioritaire.

Tous les acteurs que l’on a cités précédemment (côté pilotage comme côté voyageurs), souhaitent le meilleur pour leur entreprise ou pour eux-mêmes en matière de voyage d’affaires. Certains souhaitent aussi le meilleur pour la planète. D’autres le meilleur pour les finances de l’entreprise.

Les priorités sont tellement nombreuses, les enjeux si importants, que trancher entre plusieurs solutions et plusieurs processus devient un vrai casse-tête.

Et voici ce que cela donne concrètement.

Y a-t-il un pilote dans l’avion ?

Lorsqu’il s’agit de choisir une nouvelle plateforme, une nouvelle agence, de définir une nouvelle organisation, un comité de pilotage se crée en interne et chaque partie prenante partage ses besoins et ses enjeux :

• L’envie de démontrer un ROI difficile à mesurer ;
• Le besoin de réaliser des économies d’échelle ;
• La nécessité de faciliter la vie des équipes finance et comptabilité ;
• L’importance de se rencontrer en physique pour créer du lien et renforcer la culture d’entreprise ;
• L’importance de se rencontrer en physique pour accélérer la signature d'un projet ou renforcer les relations commerciales ;
• Les avantages qu’apporterait une interface plus moderne dans le paysage de la marque employeur ;
• Et tellement plus, vraiment.

C’est un véritable collège d’idées qui se crée lors des premières étapes du projet. Chacun souhaite prendre part au pilotage et amener les voyageurs à bon port. Mais lorsque vient l’heure de prendre une décision, l’assemblée se dissout comme un cachet d’aspirine au fond d’un verre d’eau.

Autrement dit, les enjeux de chacun se diluent, se mélangent à ceux des autres et prendre une décision devient difficile si l’on souhaite éviter la migraine.

Prendre les commandes

Le voyage d’affaires ? Il ne représente parfois qu’une petite partie du budget géré. Mais c’est un sujet qui, comme on vous l’a montré, peut faire énormément de bruit en interne (et ce, à tous les étages de l’entreprise).

Alors oui, le voyage d’affaires est l’affaire de tous. C’est l’affaire de tous, et elle ne doit donc pas être gérée toute seule dans son coin.

C’est un voyage vers la prise de décision qui peut donner le mal des transports. À moins que les priorités de chacun soient mises au clair et que l’on désigne un pilote pour reprendre les commandes.

Et si vous lisez ces lignes, c’est que le pilote, c’est peut-être vous.

Le commandant de bord et ses missions :

Bien gérer ses voyages d’affaires, ça ne s’arrêtent pas à l’identification et la résolution de problèmes isolés. C’est un levier de performance qui se structure, qui se pilote dans le temps, de manière régulière et globale.

Voici quelques étapes clés, à ajuster selon la taille et le fonctionnement de votre entreprise :

• Désignez un référent (plusieurs options possibles parmi la liste ci-dessus), dont la gestion des voyages d’affaires fera partie de ses missions officielles. À plein temps ou partiellement selon vos volumes de dépense et votre organisation).
• Incitez-le à échanger avec les différentes parties prenantes afin d’identifier les principales problématiques de l’entreprise en matière de voyage d’affaires : enjeux financiers, efficacité opérationnelle, sécurité, RSE, expérience collaborateur, etc.
• Le référent arbitre et définit les chantiers prioritaires. Si des évolutions importantes sont nécessaires (changement de solution, transformation complète du mode de fonctionnement…), un comité de pilotage dédié peut être mis en place. Ce comité se réunira régulièrement jusqu’à la mise en place complète de la solution : lorsque l’onboarding des salariés et des administrateurs sera terminé et que le taux de satisfaction aura été mesuré et validé.
• En parallèle, le référent continue d’effectuer sa collecte d’informations auprès des parties prenantes, de mesurer les résultats des actions menées et de construire des rapports d’analyse mensuels afin de les présenter aux personnes concernées (finance, RH, achats, RSE, etc.). Ses rapports porteront sur le suivi des dépenses, l’adoption des outils mis en place, l’analyse des comportements et le respect des règles de réservation ou encore la mesure de la satisfaction des collaborateurs.
• Réunissez à minima une fois par an le référent et l’ensemble des parties prenantes impliquées (comité de pilotage si celui-ci a été créé) afin d’échanger autour d’une analyse annuelle complète de vos voyages d’affaires. Cela vous permettra de faire le point sur les résultats obtenus grâce aux actions menées et d’identifier de nouveaux axes d’optimisation pour améliorer votre efficacité opérationnelle.

À noter : la taille du comité de pilotage et les fonctions de l’entreprise impliquées dépendent bien entendu de la taille et de l’organisation de votre entreprise.

Si cela vous semble flou pour le moment, pas de panique à bord : cette série d’articles vous aide à décrypter les rouages du voyage d’affaires pour mieux décider, pour choisir le bon mode de fonctionnement et pour transformer vos déplacements professionnels en un véritable levier de performance et de ROI. Et on commence par les enjeux prioritaires et nouveaux défis du voyage d'affaires.

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D’ailleurs, simplifier la vie des collaborateurs, c’est ce que l’on fait au quotidien (qu’ils soient décisionnaires, gestionnaires ou simplement utilisateurs). Pour les déplacements professionnels mais pas seulement. Alors forcément, on a hâte de vous faire monter à bord et de vous aider à reprendre les commandes.