10 leviers (et un bonus) pour optimiser votre gestion des voyages d’affaires

Troisième escale de notre série de contenus dédiée aux voyages d’affaires. Les sujets défilent mais l’objectif reste les mêmes :

1. Démystifier l'univers complexe des déplacements professionnels.
2. Structurer votre approche du sujet pour gagner du temps et de l'argent.

Dans notre précédent article, on vous présentait les différents enjeux du voyage d’affaires. Ils sont nombreux mais un enjeu ressort particulièrement : la maîtrise des coûts. Et si vous êtes à jour sur cette série d’articles, vous savez que la gestion des voyages d’affaires est un cercle vertueux.

Vouloir optimiser la gestion de ses voyages d’affaires est une chose. Savoir par où commencer en est une autre. Nous avons donc de nouveau échangé avec nos experts internes pour vous présenter 11 leviers pour optimiser la gestion de vos voyages d’affaires et la transformer en un véritable levier de performance.

Des leviers pour mieux encadrer les voyages d’affaires

Avant de chercher à optimiser ou réduire les coûts, posons d’abord un cadre clair pour vos voyages d’affaires. Dans un bon nombre d’entreprises, la gestion des voyages d’affaires repose sur des habitudes alors qu’elle devrait plutôt reposer sur des règles clairement formalisées. Alors voici 4 leviers simples et concrets pour poser des bases qui vous seront vraiment utiles pour la suite.

Levier n°1 : Désignez un référent interne

Pour beaucoup d’entreprises, la gestion des voyages repose sur un référent interne dont c’est parfois le métier (chargé ou responsable voyages, travel manager). Si c’est votre cas, n’hésitez pas à passer au levier suivant. Sinon, il se pourrait bien que ce point vous aide grandement à suivre l’évolution et la croissance de votre entreprise.

Les actions et les étapes concrètes

1 - Définissez votre besoin et le niveau d’implication souhaité.

• Avez-vous besoin d’une personne dédiée à 100% ? Est-ce qu’une personne partiellement dédiée à ce sujet pourrait convenir ?
• En général, on conseille d’évaluer la pertinence d’un recrutement au-delà de 50 000 euros de dépenses annuelles en voyage d’affaires. En dessous de cette somme, la fonction peut être assumée par exemple par un assistant de direction.

2 - Définissez le rôle et le périmètre de ce référent.

• Un périmètre uniquement dédié aux réservations, modifications et annulations des voyages ?
• Doit-il s’occuper de la centralisation, la validation des notes de frais et de la transmission de celles-ci à la comptabilité ?
• Assure-t-il la communication interne autour des bonnes pratiques et processus à suivre ?
• Endosse-t-il un rôle d’intermédiaire entre l’entreprise et l’agence de voyage en cas de gestion externalisée ?
• Son périmètre doit-il inclure la centralisation et l’analyse des données pour identifier des opportunités d’optimisation ?

3 - Formez le référent et définissez avec lui sa feuille de route.

• Pour le former aux différents enjeux du voyage d’affaires, on vous conseille de commencer par la lecture de cet article.
• Et pour construire la feuille de route, rien de tel que de découvrir les prochains leviers ci-dessous.

Les bénéfices pour votre entreprise

C’est une première étape certes, mais une étape qui apporte beaucoup à l’entreprise :

• Centraliser les demandes de réservation auprès d’une seule et même personne.
• Unifier tous les processus de réservation et éviter les coûts cachés (souvent importants) des voyages d’affaires.
• Un référent interne auprès duquel les salariés peuvent poser toutes leurs questions et donc l’opportunité d’obtenir des retours d’expérience.
• De la bande passante et une expertise pour centraliser les informations relatives aux voyages d’affaires et identifier des axes d’amélioration et des pistes concrètes pour faire des économies.

Levier n°2 : Auditez les processus existants et les besoins des salariés

Faire un audit des besoins des salariés, c’est un réflexe que l’on n’a pas toujours dans la gestion des voyages d’affaires. Et pourtant, c’est souvent un premier pas vers la définition d’une expérience plus fluide mais aussi l’identification d'un mode de fonctionnement qui pourraient s’adapter à votre typologie de salariés. Couplée à l’audit des processus mis en place, elle permet de réduire les écarts entre attentes et réalité opérationnelle.

Les actions et les étapes concrètes

1 - Procédez à l’analyse des pratiques et des processus existants.

Les processus mis en place sont relativement faciles à analyser :

• Sites de réservation recommandés,
• budget alloué à tel ou tel type de déplacement,
• mode de transmission des notes de frais,
• ordre de mission,
• etc.

Mais en réalité, comment les voyageurs procèdent-ils vraiment ?

• Suivent-ils les processus mis en place ?
• Pouvez-vous vraiment mesurer et chiffrer les dépenses réelles des salariés ?
• Quid de l’empreinte carbone des voyages d’affaires de votre entreprise ?
• Les différents types de voyageurs qui composent votre entreprise et les attentes respectives qu’ils ont ?

Un audit qui peut prendre du temps, mais qui vaut vraiment le coup et qui vous en fera gagner par la suite.

2 - Identifiez les besoins et les attentes des collaborateurs.

• Sondages, échanges avec les managers ou les salariés qui voyagent le plus régulièrement. Les modes d’administration sont nombreux mais ce n’est pas le plus important.
• L’important, c’est de poser les bonnes questions pour obtenir des retours sans filtre et mettre le doigt sur les points les plus frustrants de leur expérience.

3 - Faites le rapprochement entre processus et besoins pour identifier les premiers axes d’optimisation.

• Peu importe la méthode de recueil des informations, les retours devraient bien vous aiguiller vers l’amélioration de vos processus.
• L’idéal, c’est tout de même de créer un questionnaire qui vous permet d’identifier leurs attentes quant aux différentes étapes de votre processus actuel.

Les bénéfices pour votre entreprise

Un audit, un sondage et un véritable miroir de la gestion des voyages d’affaires de votre entreprise :

• Des retours authentiques et sûrement des bonnes idées à prendre en compte.
• Une visibilité complète et documentée de vos processus actuels.
• Des premières pistes pour optimiser vos processus et votre mode de fonctionnement.
• Des pistes complémentaires pour améliorer l’expérience utilisateur et in fine, améliorer leur adoption des outils et processus mis en place.
• Un premier pas vers le listing de potentiels outils à implémenter, comme par exemple un outil de réservation B2B, qui permet aux salariés de s’affranchir de l’avance des frais (et des notes de frais qui vont avec).

Levier n°3 : La création ou l’adaptation d’une politique voyage d’entreprise (PVE)

C’est un outil particulièrement connu et apprécié de la gestion des voyages d’affaires. Mais un rappel ne fait jamais de mal. La politique voyage, c’est le document qui centralise toutes les démarches à suivre pour la réservation des déplacements professionnels, la transmission des notes de frais associées, le suivi des voyages d’affaires et bien plus. On vous explique comment procéder pour sa création, sa mise à jour et son déploiement.

Les actions et les étapes concrètes

1 - Définissez les objectifs liés à votre politique voyage.

• Comment réserver ses voyages ?
• Ces réservations doivent-elles être faites en toute autonomie ?
• Si oui, quels sont les outils à utiliser ?
• Quels délais de réservation respecter ?
• Comment avertir l’entreprise ?
• Quels montants respecter pour les transports et les hébergements ?
• Comment procéder en cas de modification et d’annulation des réservations ?
• Comment transmettre ses notes de frais ? Via quel outil et dans quel délai ?

Toutes ces questions, ce sont celles que se posent vos salariés. Et votre objectif, c’est d’y répondre grâce à la création d’une politique voyage claire et complète.

2 - Rédigez et diffusez votre politique voyage.

• Rédiger une politique voyage complète, oui. Mais celle-ci doit rester la plus digeste et la mieux structurée possible. Elle ne doit pas rebuter les salariés et leur donner envie de suivre les bonnes pratiques qu’elle présente.
• Une fois rédigée, votre objectif sera de la diffuser de la meilleure des manières pour qu’elle soit consultée, comprise et appliquée par l’ensemble des voyageurs de l’entreprise.

Et comme on le dit souvent, la répétition est clé dans la communication. Alors n’hésitez pas à l’intégrer dans différents supports existants que consultent les salariés :

• dans le kit d’onboarding pour l’arrivée de nouveaux collaborateurs,
• dans l’outil de réservation si vous en avez un,
• sur l’intranet,
• dans la messagerie interne,
• et dans les supports de formation en ligne.

3 - Affinez la politique voyage en continu, grâce aux audits, analyses et retours obtenus. Tout comme vos objectifs et vos enjeux, votre politique voyage sera amenée à évoluer.

• Un nouvel outil ? Une révision des montants maximum ?
• Un nouveau processus à suivre ?
• Toutes ces modifications, elles doivent être intégrées dans la politique voyage et être communiquées aux salariés.

Les bénéfices pour votre entreprise

La politique voyage, c’est la pierre angulaire de votre gestion des voyages d’affaires. Et voici un résumé de ce qu’elle vous apporte.

• Une structure précise, un socle commun et donc un meilleur encadrement des processus de réservation, annulation et modification des voyages.
• Un premier pas vers un meilleur contrôle du budget. Avec la définition d’un montant maximum par destination, type de transports, prix d’une nuit d’hôtel.
• Un meilleur encadrement de la transmission des notes de frais. Un meilleur suivi des processus et en toute logique une validation simplifiée de celles-ci.
• Un premier pas également vers une meilleure gestion de la sécurité des voyageurs, grâce à l’encadrement de leurs déplacements.
• Pour les salariés, il y a également des avantages spécifiques. Car la politique voyage d’entreprise encadre également les aspects relatifs à leur confort, leur santé et comme dit juste au-dessus, leur sécurité.
• En bref, la politique voyage c’est une base sur laquelle communiquer et un outil pour sensibiliser tous les voyageurs de l’entreprise aux enjeux des déplacements professionnels. Et si vous avez besoin de plus de conseils sur cette partie communication, on y revient un peu plus loin dans cet article.

Pour aller plus loin (et faire en sorte que cette politique voyage soit respectée sur chaque réservation), n’hésitez pas à vous renseigner sur les outils de réservation B2B qui permettent d’intégrer directement votre politique voyage et de proposer aux salariés un inventaire de solutions adapté.

Levier n°4 : Définissez des objectifs et des indicateurs clés de performance (sans oublier le qualitatif)

Sans objectifs clairs et partagés par tous, votre entreprise peut avancer à l’aveugle. On sait qu’on avance, mais va-t-on vraiment dans le bon sens ? Voici quelques conseils pour s’assurer que toute votre entreprise aille dans la bonne direction.

Les actions et les étapes concrètes

1 - Définissez vos objectifs prioritaires.

Grâce aux audits et analyses menées précédemment, vous serez certainement en capacité d’identifier les objectifs les plus importants pour vous. L’idée ici n’est pas d’en sélectionner un trop grand nombre. Trois objectifs prioritaires comme :

• la maîtrise des coûts,
• la réduction des réservations effectuées hors processus (leakage),
• et l’optimisation de la réconciliation comptable sont déjà, par exemple, un très bon début.

2 - Associez des KPI à chaque objectif.

Tout dépendra bien entendu de vos objectifs, mais voici des exemples qui pourraient vous inspirer :

• pourcentage de réservations effectuées selon les règles établies (taux de conformité, taux de réservation en ligne),
• coût moyen pour les trois voyages effectués le plus régulièrement et évolution de ces coûts,
• délai de réservation moyen avant le départ en voyage,
• pourcentage des dépenses automatiquement réconciliées avec une facture,
• taux de rejet lors de l’intégration comptable,
• satisfaction des collaborateurs à l’égard de l’expérience proposée.

En fonction des KPIs que vous aurez identifiés, définissez un objectif chiffré et des actions concrètes pour y arriver.

Et surtout, ce qu’il faut garder en tête, c’est qu’un KPI sans plan d’action, c’est juste un chiffre.

L’idée, c’est de transformer chaque KPI en 2 ou 3 actions maximum, de les prioriser, puis de les poser dans une feuille de route simple :

• “Qui fait quoi ?”
• “Quand ?”
• “Avec quel niveau d’effort et de priorité ?”

Si vous cherchez de l’inspiration pour des actions concrètes, vous êtes au meilleur endroit.

3 - Définissez des critères qualitatifs pour tous les points importants que vous ne pouvez pas chiffrer.

Car oui, tous vos objectifs ne sont pas forcément quantifiables. Et c’est là que la notion de Key Results (issue de la méthode OKR) devient pertinente pour vous. Voici quelques exemples de Key Results dédiés aux voyages d’affaires qui pourraient vous être utiles :

• les salariés sont informés de la politique voyage et de ses évolutions,
• ils savent où trouver l’information,
• les processus de réservation sont simplifiés et considérés comme fluides,
• les équipes comptables et finances ont suffisamment de données pour orienter leurs décisions,
• le quotidien du responsable voyage est optimisé et facilité.

Ce ne sont que des exemples, l’important pour vous, c’est de garder en tête que votre vision idéale des voyages d’affaires ne peut pas systématiquement être chiffrée.

Les bénéfices pour votre entreprise

• Des objectifs clairs pour votre entreprise, partagés par toutes les parties prenantes.
• Un nombre d’objectifs cohérent avec la réalité opérationnelle de l’entreprise.
• Des KPI associés à ces objectifs pour mesurer le succès des actions qui seront menées.
• Des résultats clés non quantifiables pour vous aider à construire votre vision et guider votre gestion des voyages d’affaires.

Des leviers pour améliorer l’adoption de vos processus, outils et modes de fonctionnement

Définir des processus, trouver le bon mode de fonctionnement, utiliser des supers outils… C’est bien. Mais ce n’est pertinent que s’ils sont suivis et adoptés par vos salariés.

Levier n°5 : mesurez l’adoption actuelle

Vos processus font-ils l’unanimité ? Votre mode de fonctionnement est-il celui que suivent vos collaborateurs ? Ces questions peuvent peut-être vous sembler simples au premier abord, mais la réponse à celle-ci est beaucoup plus complexe et mérite quelques conseils.

Les actions et les étapes concrètes

1 - Distinguez le mode de fonctionnement et les outils sur lesquels votre organisation repose.

Avant de se lancer dans les étapes suivantes, il est nécessaire de distinguer ces deux éléments qui génèrent parfois de la confusion.

• Les réservations sont-elles faites directement par les salariés sur des sites B2C comme Booking ?
• Sont-elles centralisées et effectuées par un responsable voyages ?
• Ou alors sont-elles externalisées auprès d’une agence ?

C’est ce que l’on entend par mode de fonctionnement, une notion d’organisation. Et cette organisation s’appuie sur des outils.

Si la distinction n’est pas faite, comment savoir si c’est le mode de fonctionnement ou les outils qui posent problème ?

C’est pour cette raison qu’il est important de les distinguer pour procéder au mieux à la mesure de leur adoption respective.

2 - Mesurez le taux de réservations effectuées hors processus.

• Certaines réservations sont faites en autonomie par les salariés alors qu’elles devraient passer par une agence ?
• Le montant des notes de frais réceptionnées dépasse celui qui a été défini ?
• Les données de voyages ne remontent pas dans votre système d’information ?

Les moyens d’identifier les réservations faites en dehors des processus sont nombreux, mais ils dépendent de votre mode de fonctionnement actuel. Il est donc nécessaire de bien penser sa méthode de mesure et d’analyse en amont de la réalisation de l’enquête.

3 - Mesurez le niveau d’adoption des outils.

Et comme pour le point précédent, tout dépend de vos outils. Mais plus les outils sont modernes, plus la mesure de leur adoption est facilitée.

Les bénéfices pour votre entreprise

Qui dit mesure, dit souvent obtention d’informations clés qui pourraient vous aider à prendre de bonnes décisions :

• Des informations pour évaluer la pertinence ou les défaillances de votre mode de fonctionnement actuel.
• L’opportunité d’identifier les typologies de voyageurs, équipes et individualités qui ne respectent pas les processus mis en place. L’objectif n’est pas de faire une chasse aux sorcières mais d’être en capacité de communiquer habilement auprès d’une population avec laquelle l’information circulerait moins bien.
• La capacité d’identifier les points les plus frustrants de vos processus et outils actuels.
• Des moyens pour estimer le niveau de performance des outils mis en place. Identifier les outils qui posent problème et qui peuvent freiner l’adoption de votre mode de fonctionnement.

Levier n°6 : mesurez à 360° la satisfaction des salariés et rentrez dans une logique d’amélioration continue.

Vos processus sont suivis et respectés par vos salariés ? Si oui, c’est très bien. Mais à quel prix ? Certains processus peuvent être frustrants pour les collaborateurs. Ce sont les premiers utilisateurs et leur satisfaction est importante quand on souhaite peaufiner son expérience collaborateur. Mais il ne faut pas oublier une chose : les voyageurs ne sont pas les seules personnes à chérir.

Les actions et les étapes concrètes

1 - Distinguez (et prenez en compte) la satisfaction des voyageurs et celle des administrateurs. La satisfaction des salariés, c’est la partie la plus évidente et peut-être la plus facile à mesurer. Et si vous avez déjà activé le deuxième levier de cet article, vous avez peut-être déjà des clés en main.

Mais il ne faut pas oublier l’expérience des différentes parties prenantes, celles qui opèrent sur les processus du voyage d’affaires :

• les parties prenantes de la gestion des réservations (ainsi que les annulations et modifications),
• celles du traitement des notes de frais,
• les parties prenantes de la réconciliation comptable,
• ou encore celles du suivi RH.

Ce sont des personnes parfois oubliées dans l’évaluation de leur satisfaction alors que leurs retours sont particulièrement précieux.

2 - Créez, diffusez et analysez les enquêtes de satisfaction.

On vous conseille de structurer les questions de vos enquêtes avec des échelles de satisfaction. Par exemple : “L’expérience de réservation est fluide” et les collaborateurs évaluent leur satisfaction sur une échelle de 1 à 5.

3 - Répétez l’opération auprès de toutes les parties prenantes qui opèrent autour de vos processus actuels.

• Les chargés de voyages (si vous avez une équipe dédiée).
• Les fonctions administratives.
• Les responsables paie.
• Les RH.
• Les managers.
• La comptabilité et les équipes finances.

En bref, un nombre important de personnes dont le travail peut aussi être impacté par les processus mis en place et les outils utilisés. L’objectif est de construire une enquête, structurée autour d’un tronc commun, et d’y inclure quelques questions spécifiques pour chacune des parties prenantes impliquées dans le processus.

Pour ces questions, n’hésitez pas à laisser aux personnes interrogées la possibilité de rédiger un retour détaillé qualitatif.

4 - Répétez l’opération régulièrement et affinez votre feuille de route.

Tous ces feedbacks sont vraiment précieux pour vous. Réaliser ce genre d’audit et d’enquête à minima une fois par an, c’est la garantie de prendre en compte régulièrement le pouls de tous les salariés concernés et d’alimenter votre liste d’actions clés qui serviront la cause de toute l’entreprise.

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Petit rappel utile : Il vaut mieux se tenir au listing de 5 actions qui seront bien menées que 25 actions qui ne seront jamais exécutées.

5 - Rentrez dans une logique d’amélioration continue.

Mesurer la satisfaction c’est un excellent départ. Et pour prendre en compte ces retours et faire vraiment évoluer la situation dans le bon sens, il faut parfois savoir mener des projets et peut-être certains de grande ampleur :

• changement de mode de fonctionnement en cas d’insatisfaction de l’ensemble des personnes interrogées,
• évolution des outils pour gagner en efficacité opérationnelle,
• changements importants dans votre politique voyage d’entreprise.
• [H4] Les bénéfices pour votre entreprise

Des questions qui complèteront celles de votre audit et vous permettront d’évaluer précisément :

• La satisfaction des collaborateurs à l’égard de votre mode de fonctionnement, vos processus et vos outils.
• L’expérience des parties prenantes.

Et qui vous permettront d’identifier :

• Des axes d’amélioration pour l’expérience des salariés.
• Des axes d’optimisation opérationnels pour faire gagner vos processus en efficacité grâce aux retours des administrateurs.

Et en résumé, rentrer dans une logique d’amélioration continue.

Levier n°7 : Formez, communiquez et responsabilisez les collaborateurs

Le leakage. La bête noire de toutes les entreprises qui souhaitent optimiser leurs voyages d’affaires et maîtriser leurs coûts. Toutes ces réservations faites en dehors des processus établis pénalisent les efforts que vous réalisez. Et il se pourrait bien que la communication soit un levier particulièrement efficace pour y remédier.

Les actions et les étapes concrètes

1 - Formez les collaborateurs à la politique voyage.

Que vous l’ayez déjà fait ou non, la communication, le partage et la pédagogie autour de la politique voyage de l’entreprise font partie des meilleurs leviers pour améliorer l’adoption de ses processus.

2 - Communiquez sur les différents enjeux des voyages d’affaires.

On peut parfois penser que la communication de la politique voyage est suffisante. Mais le levier de pédagogie le plus puissant, c’est d’expliquer concrètement pourquoi est-ce que l’on organise les voyages d’affaires de cette manière.

C’est un moyen d’associer les bonnes pratiques aux enjeux du voyage d’affaires. Et qu’il s’agisse d’un enjeu dédié à la maîtrise des coûts, à l’amélioration des processus ou à la centralisation des données, vos salariés se sentiront plus impliqués et plus enclins à suivre les règles établies.

Surtout si vous mettez en avant que tous ces enjeux permettent d’améliorer leur propre expérience de voyage.

3 - Communiquez régulièrement.

On le disait précédemment : la répétition, c’est la clé de la communication.

• Communiquer à chaque mise à jour.
• Communiquer à l’arrivée de nouveaux collaborateurs.
• Faire un rappel dès que des écarts trop importants entre les règles établies et les pratiques réelles sont constatés.

Les occasions de communiquer sont nombreuses. Alors n’hésitez pas, un rappel ne fait jamais de mal à personne.

Les bénéfices pour votre entreprise

Mettre tout le monde sur le même niveau d’information, c’est vous offrir la possibilité de :

• Partager vos enjeux avec vos salariés et développer leur compréhension de ces derniers.
• Mettre des mots et des objectifs derrière les processus qui pourraient être frustrants pour les collaborateurs.
• Les responsabiliser en faisant de la pédagogie sur la charge de travail et le coût que le leakage représente pour les équipes administratives (les salariés croient parfois donner un coup de pouce à l’entreprise en trouvant un voyage 10 euros moins cher sur une plateforme B2C. Ça part d’une bonne intention mais malheureusement ça se retourne contre l’entreprise).
• Réduire le risque de leakage et développer l’adoption de vos processus.

Des leviers concrets pour optimiser et maîtriser vos dépenses

La maîtrise des coûts, c’est l’enjeu numéro 1 du voyage d’affaires. On vous a déjà donné quelques conseils pour commencer à la maîtriser. Mais ce n’était que le début, on rentre maintenant dans le vif du sujet.

Levier n°8 : Centralisez les factures, les paiements et les données

Quand on parle de maîtrise des coûts, la donnée est essentielle. Quand on parle de factures, c’est important de ne pas en avoir 200 à récupérer à la fin de chaque mois. Et pour être capable de traiter efficacement ces enjeux opérationnels, il faut être en capacité de centraliser au mieux la donnée.

Les actions et les étapes concrètes

1 - Identifiez tous les types de dépenses.

Tout d’abord, commencez par tout ce qui touche de près ou de loin aux réservations :

• billets de train,
• billets d’avion,
• navettes ou taxis pour assurer les liaisons,
• Le coût des options et du surclassement de ces voyages,
• Tous les surcoûts liés aux modifications ou les dépenses inutiles en cas d’annulation et de remboursement partiel.

Puis, identifiez toutes les dépenses effectuées par les salariés lors de voyages professionnels :

• Petit déjeuner, déjeuner et dîner.
• Taxis, navettes et autres moyens de transport locaux.

Et enfin, faites un tour complet des coûts auxquels on ne pense pas tous les jours et en l’occurrence, les assurances voyages.

2 - Si possible, limitez le nombre de canaux par lesquels remontent ces informations.

• Le leakage.
• Des informations mal centralisées.
• Différents outils qui répondent aux mêmes fonctions.

Toutes ces situations et cette multiplication des outils vous font perdre du temps et complexifient la centralisation de vos données.

Un outil / un processus de réservation ainsi qu’un seul et unique outil de gestion des notes de frais, c’est déjà plus facile à appréhender.

3 - Assurez-vous que chaque dépense remonte correctement dans les bons outils.

Une véritable cartographie des processus (suivis, ou non, par les collaborateurs) est le meilleur moyen d’identifier les sources de leakage.

Et les factures dans tout ça ? Et bien là où tout peut changer (et être grandement simplifié), c’est quand on externalise la gestion de voyages d’affaires. Une facture pour chaque voyage réservé se transforme en une seule et unique facture pour le mois entier.

À noter : on n’en parle pas vraiment ici, mais la centralisation des données est également possible tous les éléments qui concernent la RSE et l’impact environnemental des voyages d’affaires. Mais ça, on y revient en détail dans nos prochains articles.

Les bénéfices pour votre entreprise

Les paiements sont centralisés, les informations aussi et cela vous offre :

• Un meilleur aperçu du véritable comportement des voyageurs.
• L’opportunité de faire de véritables analyses et reportings.
• Une meilleure visibilité des coûts cachés.
• L’opportunité de communiquer régulièrement, chiffres à l’appui, pour réduire le leakage.

Levier n°9 : Transformez vos données en actions concrètes

Vous disposez maintenant de toutes les données nécessaires pour prendre les meilleures décisions. Mais il ne faut pas mettre la charrue avant les bœufs et procéder correctement à leur analyse.

Les actions et les étapes concrètes

1 - Procédez régulièrement à l’export des données, et procédez (au moins une fois par trimestre) à la construction d’un reporting et d’un bilan dédié.

Selon les outils dont vous disposez, cette étape est plus ou moins simple.

Si vous externalisez la gestion des voyages d’affaires, n’hésitez pas à demander à votre agence ces différents éléments ainsi que la préparation des business reviews.

2 - Analysez les comportements, les dépenses réelles et les écarts entre stratégie et réalité opérationnelle.

Analysez les comportements des voyageurs en prenant en compte les points suivants :

• délais dans lesquels sont réservés les voyages,
• nombre de jours voyagés par déplacement,
• la part de voyages effectués en train et celle en avion,
• le taux de voyageurs disposant d’une carte de réduction,
• le taux de réservations effectuées avec ces mêmes cartes et des réservations effectuées auprès de prestataires qui vous proposent des tarifs négociés (si vous en avez).

Observez les dépenses dans leur globalité mais aussi avec plus de granularité :

• coût moyen par voyage,
• coût moyen pour une destination donnée (et surtout les 3 destinations les plus visitées),
• voyages les plus coûteux,
• coût des voyages dépassant les budgets définis.

Si vous analysez ces éléments et que vous les mettez en face de votre budget initial, vous constaterez des écarts et les causes de ces derniers.

Tous ces éléments listés ci-dessus sont-ils bien optimisés ?

Si ce n’est pas le cas, c’est qu’il existe certainement des opportunités de négociation de tarifs avec certains des fournisseurs les plus fréquemment sollicités.

3 - Transformez la donnée en leviers d’action.

Vous obtiendrez alors, grâce à la réalisation des étapes précédentes, des axes concrets pour :

• optimiser vos coûts,
• maîtriser la dépense,
• procéder à des négociations de tarifs,
• ou procéder à des ajustements de votre politique voyage.

Mais aussi :

• d’autres axes pour optimiser votre impact environnemental si les données relatives à l’impact carbone sont récoltées,
• des pistes pour mieux comprendre les habitudes et les comportements de réservation des voyageurs et à nouveau, adapter la politique voyage en conséquence.

Rappel : n’oubliez pas de prioriser ces actions. Et si possible, listez un nombre réaliste d’actions à réaliser et donc, un objectif atteignable.

En résumé, vous aurez, grâce aux données récoltées, une véritable légitimité pour agir concrètement sur la gestion des voyages d’affaires de votre entreprise.

Les bénéfices pour votre entreprise

Être un responsable voyage qui avance sans ces données, c’est comme un capitaine de bord qui navigue à vue. Centraliser les données relatives aux paiements et aux comportements, c’est la combinaison parfaite pour :

• Transformer vos données en véritables leviers d’action.
• Obtenir des pistes concrètes pour maîtriser et réduire les dépenses dédiées aux voyages d’affaires.
• Légitimer toutes les actions que vous souhaitez mener grâce à des données chiffrées.

Levier n°10 : Négociez vos tarifs et cherchez à obtenir des programmes de réduction et de fidélité.

C’est dans ce genre de situation que la donnée devient votre meilleur allié.

Les actions et les étapes concrètes

1 - Profitez de toute la donnée récoltée pour quantifier les différents volumes d’affaires pour chaque prestataire.

• Une compagnie de transport majoritairement utilisée ?
• Une chaîne d’hôtels privilégiée par les salariés ?

La centralisation des données, c’est l’opportunité pour vous d’identifier les prestations qui séduisent le plus vos collaborateurs. Et l’opportunité d’identifier les fournisseurs auprès desquels vous souhaitez négocier.

2 - Négociez des tarifs plus avantageux.

• Un fournisseur est particulièrement sollicité ?
• Vous avez identifié d’importantes dépenses pour les réservations effectuées avec ce fournisseur ?

Vous avez tout ce qu’il vous faut pour le contacter, volume d’affaires à l’appui et négocier au mieux des tarifs attractifs qui vous permettront de faire de véritables économies d’échelle à l’année.

À noter : il est parfois nécessaire de demander aux fournisseurs la possibilité de remonter toutes ces informations dans votre système d’informations. Sans cette autorisation, on peut louper l’opportunité de négocier et prendre le risque d’afficher des tarifs moins attractifs que prévu. Encore une fois, un risque et une source de leakage en plus.

3 - Partez à la recherche des programmes d’avantages et de fidélité.

Les négociations tarifaires ne sont pas les seules opportunités de réaliser des économies d’échelle. De très nombreux fournisseurs de services proposent de souscrire à des programmes d’avantages et de fidélité.

Petit rappel :

• Un programme de fidélité permet aux voyageurs d’accumuler des points et d’obtenir des avantages spécifiques (surclassement, nuits gratuites, services additionnels) en fonction du volume d’affaires généré auprès de ce prestataire. Deux exemples : ALL (Accor Live Limitless), Bluebiz (Air France / KLM).
• Une carte avantage offre des réductions immédiates et/ou des conditions préférentielles, souvent par le biais d’un abonnement (comme ceux que l’on utilise à titre personnel à la SNCF). Deux exemples particulièrement appréciés et utilisés : La Carte Avantage et le Contrat Pro SNCF.

Pour en tirer profit intelligemment, le but n’est pas de souscrire au maximum de programmes de fidélité (ou de souscrire à tous les abonnements possibles et imaginables. Votre objectif est de procéder de la façon suivante :

• Identifiez les principaux fournisseurs par type de réservation (hôtel, train, avion, voiture).
• Listez les programmes de fidélité et cartes disponibles chez ces prestataires.
• Sélectionnez les plus avantageux pour vous (en fonction des habitudes de voyages de vos salariés et à la pertinence de ces programmes fidélité et cartes d’avantages)
• Mesurez régulièrement le taux d’utilisation par les salariés et le taux d’utilisation de ces programmes. L’objectif : s’assurer que les salariés qui réservent régulièrement des nuits chez Ibis (par exemple) bénéficient du programme de fidélité d’Accor et fassent valoir ce programme lors de leurs réservations.

Un dernier levier qui pourrait bien tout changer

Il est fortement probable que certains de ces leviers vous semblent un peu plus complexe à suivre que d’autres. La centralisation des données et leur analyse par exemple. Ou encore la mesure de l’adoption des outils par les salariés. Et si c’est le cas, rassurez-vous, on tient peut-être la raison. Et selon nous, c’est une question de mode de fonctionnement.

Levier n°11 : faire évoluer votre mode de fonctionnement

Répondre à l’ensemble des enjeux du voyage d’affaires, c’est parfois compliqué. Notamment quand le mode de fonctionnement et le modèle de gestion n’est pas complètement adapté à votre entreprise. Pour réellement améliorer l’expérience des collaborateurs et votre efficacité, il est possible que vous ayez besoin de faire évoluer votre mode de fonctionnement.

Si vous souhaitez, par le plus grand des hasards, évaluer cette possibilité ou tout simplement discuter de vos projets avec l’un de nos experts, on vous en donne l’opportunité juste ici :

Les modes de fonctionnement différents, il en existe plein (et il n’est pas toujours évident de trouver le bon et le plus adapté à ses besoins). Alors pour vous aider et ne pas faire les choses à moitié, on vous a préparé un article dédié qui arrive dans les prochains jours.