Employeur : remboursement des frais de transport des salariés

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Train, métro, bus, voiture, vélo… En tant qu’employeur, vous devez prendre en charge certains frais de transport des salariés dans leurs trajets domicile-travail.Quels sont les moyens de transport concernés ? Pour quel montant ? Dans quelles conditions le remboursement du transport par l’employeur est-il obligatoire ? On vous explique tout dans cet article.

Remboursement du transport par l’employeur : les conditions et modalités

Vous avez des salariés qui viennent au travail à vélo et d’autres en voiture personnelle ? À qui l’employeur doit-il rembourser les frais de transport ? Voici les conditions et modalités à connaître.

L’employeur doit-il rembourser les frais de transport en commun ?

Oui ! La participation de l’employeur aux frais de transport est obligatoire, mais uniquement dans les cas où le salarié se déplace via :

• Un abonnement aux transports publics (train, bus, métro…) ;
• Un service de location de vélos.

Selon le Code du travail , cette obligation vaut seulement pour les trajets entre le domicile (résidence habituelle où loge le salarié pendant les jours travaillés) et le lieu de travail.

À savoir que tous les employés d’une même entreprise sont concernés, y compris les stagiaires, apprentis et les salariés à temps partiel.

Attention : seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’entreprise, qu'elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres achetés à l’unité ne sont pas remboursables.

Pour quels moyens de transport individuel le remboursement est-il facultatif ?

L’employeur n’a pas obligation de participer aux frais de transports individuels des salariés. On entend par transports individuels, les voitures privées, les motos, vélos etc.

S’il décide néanmoins de les indemniser par accord d’entreprise ou par décision unilatérale, alors l’ensemble des employés doit pouvoir en bénéficier.

Cette prise en charge peut prendre plusieurs formes :

• Prime de transport : couvrant une partie ou la totalité des frais de carburant (ou d’alimentation électrique) ;
• Indemnité kilométrique : calculée selon un barème publié par l'administration fiscale ;
• Forfait mobilités durables (FMD) : dispositif mis en vigueur le 11 mai 2021, applicable dans le cas où le salarié utilise une mobilité douce pour ses trajets domicile-travail (vélo, trottinette , covoiturage , transports publics, véhicule électrique ou hybride…).

Comment rembourser les frais de transport des salariés ?

Verser des indemnités à ses salariés, c’est aussi un moyen de leur donner du pouvoir d’achat tout en étant exonéré des cotisations sociales et d'impôt sur le revenu. Comment calculer les montants et procéder au remboursement des frais de transport ? Voici la méthode.

Comment calculer le remboursement des frais de transport ?

Le montant remboursé par l’entreprise dépend du dispositif mis en place. Dans le cas de la participation obligatoire aux abonnements aux transports en commun, la prise en charge de l’employeur est égale à 50 % du coût des titres payés par le salarié.

Le forfait mobilités durables , quant à lui, est exonéré à hauteur de 700 euros par an par salarié dans le secteur privé (et jusqu’à 800€ en cas de cumul avec l’abonnement de transports en commun). Le montant s’élève à 200 euros dans le secteur public . Il est cumulable avec d’autres dispositifs :

• La participation obligatoire de l’employeur de 75 % aux abonnements aux transports en commun, ce qui élève le montant du FMD à 600 euros par an et par salarié comme évoqué précédemment ;
• La prise en charge facultative des frais de carburant et de recharge des véhicules électriques pour 400 euros parmi les 700 euros totaux exonérés ;
• L’ indemnité kilométrique vélo (IKV) et celle de covoiturage, si l’employeur continue à les verser.

Si l’employeur décide de verser un montant supérieur, l’excédent ne sera pas exonéré.

Quels documents justificatifs fournir à l’employeur ?

L’entreprise doit pouvoir vérifier que le salarié s’est bien déplacé suivant les modalités requises pour obtenir un remboursement.

Pour vous donner quelques exemples, voici ce que vous pouvez demander à vos salariés pour chaque année civile :

• Une attestation sur l’honneur de l’usage d’un véhicule ;
• Un relevé de facture ou de paiement d’une plateforme de transport type covoiturage, location de vélo… ;
• Un justificatif d’abonnement ;
• Pièces justificatives d’utilisation d’un véhicule électrique (facture d’achat, assurance, entretien…).

L’employeur rembourse les bénéficiaires dans les meilleurs délais, au plus tard à la fin du mois suivant la validité du titre de transport. Pour un abonnement annuel, la prise en charge peut être répartie chaque mois.

Le forfait mobilités durables peut également prendre la forme de titres mobilités , une carte de paiement rechargeable à la manière d’un titre-restaurant ou d’un titre cadeau . Ainsi, le bénéficiaire n’a pas à avancer les frais ni à fournir de justificatifs : les déplacements sont tracés dans une application dédiée.

Le remboursement du transport figure-t-il sur la fiche de paie ?

Tout dispositif d’indemnisation, de l’abonnement aux transports publics au forfait de la mobilité durable, doit figurer sur la fiche de paie mensuelle du salarié. Il doit être mentionn​é comme tel avec le montant déterminé par l’employeur.