Note de Frais : Modèle et Exemple

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Swile Déplacements Pro vous explique dans cet article l'importance des notes de frais . Vous pourrez trouver en bas de page un modèle de note de frais à télécharger au format Excel que vous pourrez ensuite utiliser et modifier à votre convenance.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

La note de frais est un document rempli par un salarié pour tenir compte de ses dépenses dans un cadre professionnel.

En savoir plus sur les notes de frais .

Rappel des types de note de frais

Avant de créer un modèle de note de frais au sein de l'entreprise, il faut définir les différents types de dépenses et avances de frais effectuées par les collaborateurs :

• Frais de déplacements : billets d'avions, de trains ou encore de location de voiture
• Frais de restauration : repas
• Frais de logement : nuit d'hôtels, appartement ou chambre d'hôte
• Autres frais : ils concernent toutes les autres dépenses (produits informatiques, solution en ligne)

La note de frais est-elle obligatoire ?

La note de frais n'est pas obligatoire légalement. il s'agit simplement d'un document interne qui permet au manager et à l'équipe comptable de valider la note de frais puis de procéder au remboursement des dépenses engagées par le collaborateur. C'est la raison pour laquelle il n'existe pas de modèle ou d'exemple à respecter par les entreprises.

Cependant les sociétés peuvent, dans le cadre de leur politique voyage , obliger les collaborateurs à remplir une note de frais. Les entreprises ont généralement un template ou un modèle de note de frais valable pour tous les types de dépenses. Il est important de souligner que près de 95% des entreprises utilisent un format Excel comme modèle de note de frais.

Comment simplifier les déplacements professionnels ?

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Les notes de frais sont en pratique établies chaque mois par les collaborateurs. Il est cependant possible pour les entreprises de ne pas respecter les délais. Auquel cas un employé aurait égaré un justificatif d'un mois sur l'autre.

Toutes les entreprises imposent les informations que doit contenir une note de frais :

• le nom du collaborateur qui a avancé les frais ;
• son responsable hiérarchique qui sera en charge de la valider ;
• le détail des dépenses réalisées ;
• la date de la dépense ;

Il est important de rappeler que les justificatifs et/ou les reçus doivent aussi être fournis avec le modèle Excel de note de frais rempli. Cela permettra de prouver les dépenses ainsi que de plus facilement déclarer la TVA qui est liée aux différents types de dépenses.

Pourquoi avoir un modèle de Notes de Frais ?

Mettre en place un format unique de note de frais est capital pour faire gagner du temps aux équipes.

Les voyageurs perdront moins de temps pour déclarer leurs dépenses. Plus de 3/4 des collaborateurs affirment faire leur note de frais durant leurs horaires de travail. Il faut donc leur mettre à disposition des outils - et au minimum un template - pour les aider à remplir rapidement leurs notes de frais.

Un modèle Excel de note de frais permet justement aux collaborateurs de ne pas oublier une information capitale pour l'équipe comptable.

L'uniformisation des notes de frais permettra par la suite à l'équipe comptable de gagner du temps dans la vérification, la saisie et le remboursement des notes de frais.

Exemple et Modèle Excel de notes de frais :

Téléchargez notre modèle Excel d'une note de frais ici .