Comment calculer vos frais de déplacement professionnel ?

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Vous êtes de retour sur les lieux de votre travail après une mission, un déplacement professionnel ?Vous devez calculer les frais et avances dans le cadre de votre voyage d'affaires ? Cet article va vous aider à répondre à toutes vos questions concernant le calcul des frais professionnels dans le cadre d’un voyage d’affaires.

Calcul des frais de déplacement professionnel, quésaco ?

Le calcul de vos frais après un déplacement professionnel est une étape cruciale dans le remboursement des dépenses que vous avancez pour votre travail. Découvrez dans cet article comment calculer vos frais de déplacement professionnel.

Les frais de mission - ou déplacements professionnels - doivent être directement liés à la mission effectuée par le salarié pour le compte de son employeur ou son entreprise. Les dépenses avancées par un salarié lors d’un voyage d’affaires doivent être remboursées par son employeur selon certaines modalités. Or la déclaration des notes de frais s’avère être un casse-tête pour les voyageurs dans de nombreuses entreprises. En effet, il faut d’abord identifier quels sont les frais qui seront remboursés avant d'aller à la chasse aux justificatifs . Cela peut vite devenir un souci pour le voyageur en cas d’erreur de calcul ou de perte d’un justificatif. L’employeur peut alors refuser de procéder au remboursement des frais non justifiés.

Nous avons écrit cet article afin d’aider tous les futurs voyageurs d’affaire à déclarer leurs notes de frais. Pour comprendre comment calculer vos frais de déplacement professionnel , il faut savoir que des règles de calcul différentes s’appliquent selon le type de frais :

• Frais de transport (hors domicile-travail)
• Frais d’hébergement et de repas

Comment calculer vos frais de déplacement professionnel - frais de transport ?

Les frais de transport remboursables concernent les frais d’allers-retours et les avances de frais effectuées sur place dans le cadre d’un voyage d’affaires. Le remboursement de ces frais de déplacements professionnels dépend du mode de transport utilisé, qu’il soit public ou personnel.

Les modes de transports publics regroupent :

• L’avion
• Le train
• Le bus
• La location de voiture
• Les taxis

Tous ces frais liés à votre mission en tant que salarié (plus ceux de péage et de stationnement concernant la location de voiture) sont remboursables par votre employeur à hauteur de 100%. Cependant, ils doivent respecter la politique de voyage de votre entreprise et vous devez obligatoirement présenter des justificatifs originaux. Il est cependant possible de vous faire rembourser en cas de perte de justificatif.

Modèle de politique voyage

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Si vous utilisez votre véhicule personnel lors d’un déplacement professionnel, votre employeur doit vous verser des indemnités kilométriques en respectant un barème public. Celui-ci est publié chaque année par l’État et prend en compte la puissance fiscale du véhicule ainsi que la distance parcourue durant l’année à titre professionnel. Les indemnités kilométriques ont été récemment mises à jour par la gouvernement. Nous vous conseillons de les consulter régulièrement.

Pour obtenir le remboursement de votre employeur , vous devez obligatoirement fournir les éléments suivants :

• La distance parcourue à chaque mission, son motif et sa date
• La carte grise de votre véhicule
• Le total des frais kilométriques calculé selon le barème en vigueur

Vous pouvez trouver le barème kilométrique en vigueur pour l’année 2021 ici .

Comment simplifier les déplacements professionnels ?

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Comment calculer vos frais de déplacement professionnel - frais d’hébergement et de repas ?

Les gestions des frais d’hébergement et de repas lors d’un voyage d’affaires sont similaires. Ceux-ci sont pris en charge par votre employeur dans le cadre d’un déplacement professionnel situé à au moins 50km de votre domicile. À condition que les transports en commun à votre disposition ne vous permettent pas de parcourir ce trajet en moins d’1h30. C'est alors que l'on parle alors de « grand déplacement » selon la dénomination donnée par l’URSSAF.

Le mode de gestion de ces frais de mission dépend de l’organisation de votre entreprise. Il existe 3 possibilités :

• En tant que salarié, vous pouvez utiliser une carte corporate pour régler ces frais
• Votre employeur vous versez une enveloppe forfaitaire, qui doit respecter un barème 2020 de l'URSSAF
• Vous avancez vous-même ces frais et votre employeur vous rembourse ensuite l’intégralité. Attention leur montant doit respecter la politique de voyage de votre entreprise !

Peu importe le cas de figure dans lequel vous vous situez, vous avez l’obligation de fournir un justificatif.

Juste un petit rappel pour terminer : n’oubliez pas de vous munir de votre feuille de route lors d’un déplacement professionnel hors France métropolitaine ! Autrement, celui-ci pourrait être considéré comme un déplacement privé.