Lors de leurs déplacements professionnels, les salariés engagent bon nombre de dépenses professionnelles (frais de repas, frais de transport…).
Et bien sûr, l’ensemble de ces frais professionnels est à la charge de l’employeur. Mais pour obtenir l’indemnisation de la part de l’entreprise, le collaborateur doit d’abord effectuer une demande de remboursement.
Traditionnellement, ces demandes étaient manuelles et chronophages. Mais avec les nombreuses solutions de gestion des dépenses, les voyageurs d’affaires gagnent un temps précieux. Seul problème : le coût de ces logiciels.
Alors, pour vous aider à simplifier vos processus de comptabilité à moindre coût, on vous propose un comparatif des meilleures applications gratuites de gestion de notes de frais.
Cette application gratuite simplifie la saisie. À partir du scan du reçu, le voyageur n’a même plus besoin de remplir manuellement sa note de frais. Zoho Expense le fait pour lui.
En prime, ce logiciel de gestion vous offre de multiples fonctionnalités :
Attention toutefois, la version gratuite n’est pas adaptée aux grandes entreprises. Et pour cause, elle est limitée à trois utilisateurs, 5GB d’archivage et 20 numérisations par mois. Par ailleurs, si vous choisissez cette application, il est préférable d’utiliser également le CRM Zoho pour la compatibilité.
Ici, il ne s’agit pas véritablement d’une application gratuite de gestion des notes de frais, puisque Izyfrais n’est gratuite que pendant 3 mois.
Cela dit, cette période vous permet de tester l’ensemble des fonctionnalités du logiciel :
Et grâce au gain de temps constaté, vous pourrez faire des économies sur le long terme. En effet, les membres de votre service comptable et vos collaborateurs pourront se consacrer aux tâches les plus importantes et ayant le plus de valeur ajoutée.
Et si vous êtes convaincus des bénéfices d’une application de gestion des notes de frais, il existe aussi d’autres logiciels comptables sur le marché. Vous les retrouverez ici.
N2F est une solution complète pour la gestion de vos notes de frais. Cette appli est à la fois disponible sur web et sur mobile.
En premier lieu, ce logiciel de comptabilité intéressera particulièrement les voyageurs d’affaires, puisqu’ils pourront scanner directement leur reçu. Cela leur permettra d’automatiser la saisie des notes de frais, et donc, de gagner du temps au quotidien.
En outre, vous trouverez d’autres fonctionnalités, telles que :
Mais attention, comme pour Izyfrais, il ne s’agit pas d’une application gratuite à proprement parler. Elle vous propose simplement un essai gratuit. Ensuite, les tarifs varient selon la taille de l’entreprise et ses besoins spécifiques.
Jenji.io est une solution de gestion des notes de frais payante. Cela dit, l’application vous propose aussi une version gratuite que vous pouvez utiliser pour scanner et exporter les notes de frais.
C’est particulièrement utile pour les voyageurs d’affaires qui n’auront pas besoin de prendre une photo de leurs factures ou reçus et de la joindre ensuite dans un e-mail à part.
Avec Jenji, toutes les dépenses sont centralisées au même endroit pour limiter les actions et la perte de temps.
En plus du scan, d’autres fonctionnalités s’ajoutent dans l’offre gratuite, telles que :
Facilitez la gestion des déplacements pros
Keepek est une application gratuite de gestion des notes de frais utile à tous les salariés de votre entreprise:
Les comptables peuvent vérifier l’ensemble des dépenses des salariés. Et ce, à plusieurs niveaux : la conformité entre les notes de frais déclarées et leurs justificatifs, ainsi que le caractère professionnel des dépenses.
Keepek permet de sortir des rapports de dépenses et dispose d’options de rationalisation.
À travers cette mobile app, les collaborateurs peuvent scanner leurs reçus pour créer leurs notes de frais. Cela leur permet de fournir l’ensemble des justificatifs simplement et facilement.
En outre, l’application est aussi multi-approval. Alors si une dépense nécessite une approbation du manager direct et du service comptable, tous les intervenants pourront la valider de manière simple et rapide. Et ça, c’est primordial pour accélérer le processus de remboursement.
Cet outil est à la fois une application mobile et web. Ainsi, les voyageurs en déplacement et les comptables sédentaires pourront gérer les dépenses depuis différents dispositifs.
Cette solution permet de présenter des comptes justes en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Et bonne nouvelle, cette application est compatible avec de nombreux ERP.
En plus de simplifier la saisie des notes de frais, Klippa est une solution complète pour l’ensemble du service comptabilité.
Et pour cause, cette application permet :
Maintenant que vous connaissez les principales applications gratuites de gestion de notes de frais, laquelle allez-vous choisir ?
Sinon, vous pouvez toujours faire des notes de frais manuellement grâce à l'outil Excel. Découvrez notre exemple de note de frais que vous pouvez obtenir via ce formulaire :
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