Quel est le délai de remboursement des notes de frais ?

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Pour les déplacements professionnels de leurs salariés, les employeurs ont plusieurs possibilités :

• octroyer une indemnité forfaitaire par poste de dépense ;
• prévoir une carte d’entreprise que le collaborateur pourra utiliser ;
• rembourser a posteriori les dépenses engagées par le voyageur d’affaires .

C’est justement en cas d’indemnisation des frais réels que l a question du délai du remboursement des notes de frais se pose.Alors quel est-il ? Et comment le raccourcir ? C’est ce que nous allons voir.

Un délai de remboursement raisonnable pour les notes de frais

Les salariés qui partent en déplacement professionnel engagent un certain nombre de dépenses. Entre les frais d’hébergement, les frais de repas, les frais de transport, la note peut parfois être salée. Et dès lors que le voyageur engage ces dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, c’est à l’employeur de les lui rembourser.

Mais alors quel est le délai de remboursement des notes de frais ? À la fin du mois ? À la fin du trimestre ? Lorsqu’il dispose des liquidités ?

Le délai de prescription de la note de frais

Les décisions de la Cour de Cassation ne sont pas toujours claires quant au délai de remboursement des notes de frais. Certains jugent confirment une prescription de 5 ans , alors que d’autres l'infirment.

Pour avoir une réponse précise, il faut attendre 2013 où les juges prennent en compte l’article L3245-1 du code de travail. Celui-ci prévoit que les salariés disposent d’un délai de trois ans pour effectuer une action en paiement des salaires. Or, selon les juges, cet article aurait également vocation à s’appliquer pour les notes de frais.

Mais rassurez-vous, cela ne signifie pas que vous devez attendre 3 ans pour être remboursé de vos frais professionnels par votre employeur. Il s’agit surtout d’un délai d’action en réclamation pour les dépenses supplémentaires engagées dans le cadre de vos missions pour l’entreprise.

Un remboursement rapide des frais de mission

Dans la pratique, le délai de remboursement des notes de frais est plutôt de 30 jours.

Ainsi, dès que vous avez déclaré l’ensemble de vos dépenses professionnelles, vous devriez recevoir une indemnisation de l’entreprise sur votre prochain bulletin de salaire.

Cela dit, pour plus de transparence, les entreprises ont tout intérêt à mentionner le délai de remboursement au sein de leur politique de gestion des notes de frais .

Mais au-delà de ce qui est prévu par l’employeur, c’est aussi au salarié de mettre tout en œuvre pour se faire rembourser ses frais rapidement.

Comment simplifier les déplacements professionnels ?

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Comment réduire le délai de remboursement ?

Entre un collaborateur qui tarde à déclarer ses dépenses de déplacement et des processus comptables complexes, les délais de remboursement des notes de frais peuvent être très longs. Alors voici quelques astuces pour les réduire.

La responsabilité du salarié (les justificatifs)

Pour raccourcir le délai de remboursement des notes de frais, le salarié doit envoyer rapidement ses documents comptables.

Eh oui, si vous souhaitez obtenir le remboursement des frais de déplacement professionnels, vous devrez d’abord présenter vos justificatifs.

Alors si vous laissez traîner vos factures, il est normal qu’il soit difficile de vous rembourser le montant total (TVA inclus) des frais engagés à des fins professionnelles.

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Une bonne gestion des notes de frais

Outre les retards d’envoi des notes de frais du voyageur, le traitement des justificatifs et la gestion de la comptabilité peuvent aussi allonger leur délai de remboursement.

Dans ce cas, il est préférable de simplifier les processus et les outils de gestion comptable.

Comment faire ?

À travers des logiciels de gestion des dépenses. Ces derniers facilitent le travail du service comptable, mais également celui des collaborateurs.

Selon le budget et les besoins de l’entreprise, ces solutions proposent plusieurs fonctionnalités visant à simplifier le remboursement des frais. Par exemple :

• Le scan des pièces justificatives ;
• Le calcul des indemnités kilométriques lorsque le collaborateur utilise son véhicule personnel ;
• Le rapport détaillé des frais engagés à titre professionnel (à la fois pour récupérer la TVA, déduire les remboursements de l’assiette de cotisations sociales, et pour présenter des comptes à jour en cas de contrôle de l’administration fiscale).

Profitez-en pour découvrir les meilleures solutions de gestion des notes frais !