Comment récupérer la TVA sur la location de voiture ?

La voiture de location en voyage d’affaires, une nécessité

Selon les situations, les entreprises peuvent avoir besoin d’utiliser un véhicule de location lors d’un déplacement professionnel.

Par exemple, si vos véhicules de fonction sont en panne, il faudra trouver une solution le temps des réparations. De même pour les déplacements professionnels éloignés, les salariés n’ont pas toujours la possibilité d’utiliser leur voiture de société. C’est aussi évidemment le cas si votre entreprise ne dispose pas de véhicule.

Dans toutes ces hypothèses, c’est à l’employeur de prendre en charge l’ensemble des dépenses engagées. Il pourra alors les déduire de ses charges sociales. Mais qu’en est-il de sa déclaration de TVA ?

Les conditions de déductibilité de TVA lors d’un déplacement professionnel

En matière de taxe sur la valeur ajoutée, frais facturé n’est pas synonyme de frais déductible. C’est d’autant plus vrai pour les notes de frais de vos collaborateurs, qui doivent répondre à certaines conditions imposées par le CGI :

• Les dépenses doivent être engagées dans l'intérêt de l’entreprise et proportionnées à celui-ci ;
• Le justificatif doit préciser le montant total (TTC), le montant de la TVA et le montant HT ;
• La facture doit être adressée directement à l’entreprise (et pas au salarié ni à l’employeur).
• Les frais doivent être engagés auprès d’un professionnel soumis à la TVA. L’idée est de récupérer la TVA uniquement si celle-ci est collectée par l’autre partie.

A priori, si les locations de voiture remplissent ces conditions, il est possible de déduire la TVA. En réalité, les choses sont plus complexes.

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La récupération de la TVA sur les locations de voiture

Avec la location de voiture, la déduction de TVA dépend du type de véhicule.

Si vous louez un véhicule utilitaire, la TVA est déductible. À la fois sur la location mais également sur toutes les réparations. Dans ce cas, il faudra évidemment respecter les conditions susmentionnées. À savoir : une voiture utilisée à des fins professionnelles, une facture mentionnant l’entreprise et le montant de la taxe sur la valeur ajoutée.

Si vous louez un véhicule de tourisme, vous ne bénéficiez pas de la TVA déductible. Mais comme souvent, il existe de nombreuses exceptions à cette règle.

Tout d’abord, cela dépend de votre activité. Si vous travaillez dans les secteurs suivants, il sera possible de récupérer la TVA sur la location des véhicules de tourisme :

• Le transport de personnes de manière globale (transport public de voyageurs, taxis, transport de malades, pompes funèbres) ;
• Les concessionnaires automobiles ;
• Les entreprises de location de véhicules ;
• Les sociétés dédiées à l’enseignement de conduite ;
• Les exploitants de remontées mécaniques pour les sports d’hiver.

Ensuite, cela dépend du type de véhicule :

• les 4x4 avec une cabine simple ;
• les quads de type agricole ou forestier ;
• les véhicules comportant plus de 8 places assises.

En voyage d’affaires, il n’y a pas que la récupération de la TVA sur la location de véhicule qui pose problème. La question des frais de carburant peut aussi s’avérer complexe.

La récupération de la TVA sur le carburant

Outre le type de véhicule, les entreprises pourront également déduire la TVA sur leurs dépenses de carburant.

Mais là encore, il faut faire la différence entre les véhicules utilitaires ou particuliers.

Ainsi, si le voyageur d’affaires utilise un véhicule utilitaire, la TVA sur le carburant pourra être récupérée en intégralité. À l’inverse, s’il loue un véhicule particulier, seuls 80 % des frais de carburant peuvent être inclus dans les frais déductibles.

Il faut également savoir qu’avant 2022, il y avait une différence entre le diesel et l’essence. En effet, jusqu’en 2017, l’essence n'était absolument pas déductible de TVA. Pour plus de simplicité, le gouvernement a tenté d’uniformiser les deux carburants en matière de récupération de TVA.

Pour vous aider à comprendre ces évolutions, voici un récapitulatif des taux applicables :

Et puisqu’on est dans le transport et les déplacements professionnels, vous vous demandez sûrement s’il est possible de déduire la TVA des frais kilométriques. Eh bien la réponse est non, car ces frais ne sont pas soumis à la taxe sur la valeur ajoutée.

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