Le comité social et économique doit se réunir 6 à 12 fois par an selon la taille de votre entreprise. À l’issue de chaque réunion du CSE, le secrétaire de l’instance doit établir un procès-verbal ou PV CSE qui retrace les décisions et les échanges tenus en séance. Cela vaut également pour la première réunion du CSE.
Le métier de secrétaire étant rarement en lien avec l’écriture, cette tâche peut être intimidante de prime abord. Mais ne vous en faites pas : vous disposez d’un attirail de solutions pour vous faire aider et mener à bien cette mission.
La loi vous oblige à rédiger un PV de CSE. L’article L2315-34 du Code du travail stipule ainsi que :
« Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité. »
Cette obligation vise à garder une trace des décisions prises en séance et permet aux membres de l’instance de revenir vers la direction si celle-ci ne respectait pas ses engagements.
Le CSE étant l’espace privilégié du dialogue social dans l’entreprise, le compte rendu de réunion permet d’informer les salariés des :
Les salariés peuvent ainsi suivre les avancées du dialogue social au sein de leur société. Le procès-verbal est également indispensable pour les réunions extraordinaires du CSE.
Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE reprend les missions du comité d’entreprise. Disposant d’un budget dédié, il met en place des activités sociales et culturelles à destination de tous les salariés : sport, voyages, tickets de cinéma ou théâtre, etc.
Le compte rendu permet donc d’annoncer les mesures proposées aux salariés, de présenter les différents calendriers d’activité et les modalités d’inscription à chacune, etc. Il devient un véritable espace de communication à destination des salariés.
La première chose à faire avant de se lancer dans la rédaction de votre compte rendu est de déterminer la forme qu’il prendra. Voici les points que vous devrez fixer avant de vous lancer dans la rédaction du PV :
Ces 2 éléments influeront directement sur la manière que vous aurez d’appréhender les étapes suivantes.
Vous avez le droit d’enregistrer les réunions du CSE. Et c’est plus que recommandé. Cela vous permet de :
Pour rassurer tout le monde, inscrivez dans le règlement intérieur de l’instance le recours à l’enregistrement, les personnes y ayant accès et la durée de conservation. Le mieux est de supprimer tout enregistrement une fois le PV approuvé.
En séance, prenez des notes des différents échanges. Si vous avez opté pour un PV nominatif, reprenez le nom de chaque intervenant pour vous rappeler ultérieurement qui a dit quoi.
Le plus vite possible après la réunion, quand la réunion est encore chaude dans votre tête, reprenez vos notes et vos enregistrements et écrivez le procès-verbal.
Attention, les enregistrements sont de faux amis. Ils vous donnent l’impression que vous avez tout votre temps pour rédiger le PV. Si vous attendez trop longtemps, vous vous retrouverez vite avec de nombreux comptes rendus de retard.
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La Direction n’a pas le droit de rédiger votre compte rendu, alors même qu’elle dispose probablement de personnes compétentes en la matière. En effet, selon la jurisprudence, cette décision pourrait se retourner contre l’employeur pour délit d’entrave.
Néanmoins, si un élu du CSE, autre que le secrétaire, sait écrire, il peut être désigné par le secrétaire pour s’occuper de cette tâche.
Si les moyens du CSE le permettent, l’instance peut employer du personnel. Auquel cas, il peut affecter un salarié à la rédaction des procès-verbaux.
Si le budget de fonctionnement du CSE est limité, le secrétaire peut consacrer une partie de celui-ci à la rédaction de ses comptes rendus en faisant appel à un prestataire spécialisé, comme Exanote.
Ce dernier rédige votre compte rendu comme vous le souhaitez (de manière exhaustive ou synthétique, nominative ou non), il se charge de la prise de notes et de l’enregistrement ou retranscrit directement vos audios…
Attention, dans tous les cas, le secrétaire reste le seul responsable du procès-verbal.
Après une réunion plénière ou extraordinaire, le Procès-Verbal doit être publié au maximum 15 jours après la réunion. Néanmoins un accord d’entreprise peut modifier ce délai si le CSE le souhaite.
Pendant ce délai est compris, la communication du PV aux membres du CSE, la prise en compte des modifications apportées, la validation de ce document ainsi que le délai de communication aux salariés.
En effet, les autres membres du CSE peuvent y apporter des modifications si elles le souhaitent. Pour être intégrées au PV, ces modifications doivent être également validées par la majorité des élus présents lors de la réunion du CSE. Les invités et autres personnes n’étant pas des membres du CSE ne peuvent pas proposer de modifications au PV.
En cas de désaccord sur un ou plusieurs points, le PV peut être contesté. Tous les élus du CSE peuvent y apporter des modifications.
Ces modifications doivent également être approuvées par la majorité des élus. Il arrive que certains désaccords persistent toujours même après les modifications. Dans ce cas, le tribunal de grande instance peut intervenir pour trancher la décision.
Pour être validé, le PV verbal doit être approuvé par la majorité des membres présents lors de la réunion du CSE. Si le règlement intérieur du CSE en stipule autrement, il faut dans ce cas respecter le règlement intérieur.
Dès que le PV a été validé, il peut être communiqué à tous les salariés. Le CSE peut pour cela utiliser les moyens de communication dont il dispose.
Il peut afficher le PV sur les supports de communication qui lui sont réservés en entreprise, il peut le publier sur le site du CSE et il peut l’envoyer par email aux salariés.
En plus d’être publiés dans l’entreprise, certains PV doivent également être envoyés à l’inspection du travail. En effet, si l’ordre du jour d’une réunion traite d’un projet de licenciement d’un salarié protégé ou de plus de 10 salariés ou de la consultation du CSE sur la politique sociale de l’entreprise, le PV de la réunion devra être envoyé à l’inspection du travail.
Enfin, il est important de savoir que le Procès-Verbal a une valeur juridique en plus de sa valeur informative. En cas de problèmes entre l’employeur et des membres du CSE ou des salariés, les PV du CSE peuvent servir de preuves devant les instances pénales.
Comprendre le fonctionnement du CSE, de A à Z
👉 Retrouvez dans ce guide :
– Les rôles et les missions du CSE
– L’organisation des élections
– Des informations pratiques sur les avantages salariaux
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