Quelles sont les obligations de l’employeur pour vos déplacements professionnels à l’étranger ?

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Vous partez à l’étranger pour les besoins de votre activité professionnelle ?Que ce soit pour rencontrer un client ou un fournisseur ou encore pour assister à un séminaire, ce grand déplacement est une excellente opportunité pour vous et votre entreprise. Mais pour le salarié, c’est aussi beaucoup de contraintes. Alors quels sont vos droits en déplacement professionnel à l’étranger ? Et quelles sont les obligations de votre employeur ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Le délai de prévenance, une obligation de l’employeur en cas de déplacement à l’étranger

L’ accord national du 26 février 1976 fixe un délai de prévenance en cas de déplacement professionnel . Ainsi “l'employeur doit s'efforcer d'aviser le salarié de son déplacement dans le meilleur délai, compte tenu des particularités de celui-ci (distance, durée, caractère habituel ou non), sans que ce délai soit inférieur à 48 heures, sauf circonstances particulières ou nature de l'emploi”.

Mais 48 heures pour organiser un voyage d’affaires à l’étranger, c’est un peu juste non ? Heureusement, l’accord prend en considération les circonstances particulières liées aux grands déplacements . Et si vous devez partir plus d’une semaine dans un autre pays, les circonstances sont bien différentes d’une visite d’un client travaillant à 50 km de votre lieu de travail habituel.

C’est pourquoi, la jurisprudence accepte plutôt le terme de délai de prévenance raisonnable. Mais c’est quoi exactement ? Il s’agit en réalité de vous laisser le temps de planifier. À la fois pour prévoir vos différentes réunions professionnelles, mais aussi pour organiser votre vie privée. Par exemple, trouver une solution pour garder les enfants, décaler des rendez-vous importants, demander les services d’une aide ménagère, le temps de votre absence, etc.

Ainsi, votre voyage d'affaires n’empiète pas sur votre vie personnelle et familiale . D’autant plus qu’une autre obligation pèse sur l’employeur.

La limite de durée du déplacement professionnel à l’étranger

Votre employeur peut-il vous envoyer en déplacement professionnel pendant plusieurs mois loin de votre résidence habituelle ? Ici, les choses sont un peu délicates. Et pour cause, la durée d’un déplacement professionnel doit répondre aux conditions suivantes :

• ne pas excéder 90 jours consécutifs ;
• ne pas excéder 180 jours dans l’année.

Si votre voyage d’affaires est plus long, il sera alors requalifié en affectation longue durée. Et cela a un impact direct sur votre contrat de travail. En effet, si aucune clause de mobilité n’est prévue, il faudra en ajouter une à travers une modification ou un avenant au contrat de travail. Dans ce cas, vous pouvez négocier avec votre employeur pour une compensation financière.

>> À lire aussi :Un refus de déplacement professionnel est-il sanctionnable ?

En plus d’une éventuelle contrepartie, la clause de mobilité doit respecter des règles quant au secteur géographique d’un déplacement professionnel à l’étranger.

La définition du secteur géographique de la clause de mobilité

Si une clause de déplacement professionnel est prévue au sein de votre contrat de travail, elle doit impérativement définir le secteur géographique.

Pour les voyages d’affaires à l’étranger, votre employeur doit ainsi indiquer les pays ou régions du monde dans lesquels il vous envoie.

Par exemple : l’espace Schengen, les pays du continent africain, l’Amérique du Nord, etc. Et il ne pourra vous envoyer au-delà des pays prévus par la clause.

Cette obligation légale s’explique, car les déplacements professionnels doivent être justifiés par l'intérêt de l’entreprise. Votre employeur ne peut donc vous transporter n’importe où.

Cette règle vaut à la fois pour garantir le bien-être du salarié, mais aussi pour sa sécurité.

La protection et la sécurité de chaque collaborateur

Selon l’ article L4121-1 du Code du travail : “l'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs”. Et cela vaut évidemment en cas de déplacement professionnel à l’étranger.

Mais comment peut-il assurer votre sécurité alors qu’il n’est même pas sur place ? Il existe plusieurs solutions, dont l’assurance voyage. Elle vous offre une protection en cas d’accident à l’étranger, et notamment un rapatriement si besoin. Il existe par exemple des spécifités pour l'assurance auto pour un déplacement à l'étranger. ‍

• ‍ À lire aussi :Accident de travail et déplacement professionnel - Que dit la loi ?

Nous avons vu les principales obligations de l’employeur en cas de déplacement professionnel à l’étranger. Mais il en reste une absolument primordiale.

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Le paiement des dépenses engagées

L’employeur est tenu d’une obligation légale au remboursement des frais professionnels en cas de voyage d’affaires.

Le remboursement des frais réels

Que vous partiez en déplacement professionnel en France ou à l’étranger, votre employeur doit toujours vous rembourser les frais engagés. Cela correspond aux :

• Frais de déplacement : les frais de déplacements ce sont les billets d’avion aller-retour (ou de train transfrontalier) pour vous rendre dans le pays d’accueil. Mais également les transports sur place (transport en commun, taxi, location de voiture, frais de péage) ou encore le trajet domicile-aéroport.
• Frais d’hébergement : cela concerne principalement la réservation d'hôtel.
• Frais de repas : l’employeur doit aussi vous rembourser les repas pris lors de vos déplacements à des fins professionnelles.
• Dépenses supplémentaires : votre employeur doit vous rembourser les frais liés aux visas, à l’achat de matériel pour une démonstration, etc.

Pour obtenir le remboursement de ces indemnités , vous devrez alors collecter l’ensemble des justificatifs et réaliser vos notes de frais.

En contrepartie, l’employeur pourra déduire les frais ainsi pris en charge de ses cotisations sociales.

Les allocations forfaitaires

En plus de l’indemnisation des frais réels , des indemnités journalières sont prévues en cas de déplacement professionnel à l’étranger. Ces dernières varient selon le pays d’accueil.

Par exemple, pour un déplacement professionnel aux Maldives, un cadre a droit de recevoir une indemnité journalière de 320 €. En revanche, s’il part en Tunisie, l’indemnité forfaitaire descend à 125 € par jour.

Mais attention, ces montants subissent des baisses en fonction des frais réels remboursés.

Découvrez dans cet article le détail du barème des indemnités journalières de mission à l'étranger.

Et l’organisation du déplacement professionnel ?

Voici les obligations de l’employeur concernant l’organisation d’un déplacement professionnel :

• Prévenir le salarié d’un prochain déplacement professionnel à temps
• Justificatifs pour se rendre dans le pays de destination
• Rembourser les frais engagés lors d’un voyage d’affaires
• Verser une prime de déplacement

Payer les frais engagés lors d’une mission professionnelle, prévenir son salarié et lui verser une prime de déplacement sont les obligations de l’employeur.

Mais doit-il également organiser les déplacements professionnels à votre place ?

Ici, l’employeur n’est soumis à aucune obligation. Ce peut être un service dédié ou le salarié lui-même.

Il y a aussi une autre solution : passer par une plateforme de gestion des voyages d’affaires !