Comment choisir son agence de voyages d'affaires ?

Dans le précédent article de notre série, nous avons exploré le sujet parfois nébuleux des différents modes de fonctionnement pour la gestion des voyages d’affaires.

Dans les prochaines lignes, on va vous parler de ce que l’on connaît le mieux : les agences nouvelle génération. Car oui, Swile Travel, c’est une agence nouvelle génération. Mais promis, on va vous accompagner au mieux pour que vous fassiez un choix objectif et en accord avec vos besoins.

Les agences de voyages d'affaires nouvelle génération (ou néo-TMC)

Ces agences nouvelle génération qui révolutionnent le marché du voyage d'affaires et sont de plus en plus plébiscitées par les entreprises. Leur mode de fonctionnement est simple :

1. Elles sont intégrées : propriétaires de leur propre outil de réservation en ligne que l’on appelle souvent SBT (Self Booking Tool) ou encore OBT (Online Booking Tool).
2. Elles mettent ces plateformes de réservation (qui reprennent la fluidité de celles utilisées dans le B2C) à disposition de leurs clients, pour que ces derniers puissent effectuer au maximum leurs réservations de manière autonome tout en bénéficiant d’une assistance et d’un service client pour gérer les cas plus spécifiques.

Elles sont particulièrement attractives en ce qui concerne les tarifs pratiqués, l’exhaustivité de l’inventaire et l’efficacité de leur technologie pour répondre de manière particulièrement fluide à un grand nombre de demandes de réservation.

Des outils particulièrement simples d’utilisation qui répondent à de nombreux besoins, une expérience vraiment proche des plateformes B2C. Un idéal pour les entreprises où les voyageurs sont nombreux et les voyages fréquents.

Mais derrière toutes les belles promesses marketing, il est parfois compliqué de faire le bon choix. Alors pour vous aider, on vous propose dans cet article de :

• Faire le point sur vos problématiques et enjeux prioritaires.
• Lister les critères à prendre en compte pour comparer les différentes offres.
• Obtenir un modèle à télécharger pour évaluer les agences et faire le bon choix.
• Vous glisser quelques mots sur l'agence qu’on connaît le mieux (suspense).

Les questions à se poser avant de se lancer dans un comparatif des agences

Si vous avez consulté tous les articles de notre série, il y a de fortes chances que vous ayez déjà fait le point sur les éléments suivants :

• Les principales problématiques liées à la gestion des voyages d’affaires.
• Les principaux enjeux auxquels votre entreprise doit répondre pour transformer ses voyages d’affaires en levier de performance.
• Le piège des coûts indirects qui sont largement sous-estimés.

Si ce n’est pas le cas, on vous accompagne pas à pas dans ce qui va devenir le fil conducteur de votre recherche d’agence nouvelle génération. Si c’est déjà fait, n’hésitez pas à survoler tout de même cette partie pour vous assurer de bien avoir tout en tête.

Quelles sont les principales problématiques que vous rencontrez aujourd’hui dans la gestion de vos voyages d’affaires ?

Si vous considérez le besoin de faire évoluer votre mode de fonctionnement vers une solution plus actuelle, c’est sûrement que vous rencontrez certains de ces points de friction :

• Une visibilité partielle des véritables dépenses relatives aux voyages d’affaires.
• Une multiplication des factures et des notes de frais liées aux déplacements professionnels (pendant les réservations et lors du voyage) qui complexifie la réconciliation comptable.
• Une charge opérationnelle bien trop importante pour les responsables voyage, les équipes comptables et la finance.
• Des données éparpillées qui freinent l’analyse de celles-ci et vous empêchent de prendre des décisions éclairées.
• Des difficultés à faire appliquer la politique voyage, une faible adoption (ou en déclin) de vos outils et processus actuels
• Le fameux leakage et les réservations effectuées hors des processus établis qui génèrent des coûts et du travail supplémentaire.
• De la frustration de la part des voyageurs qui se plaignent des avances de frais, de leur expérience de réservation et de leur expérience de voyage.
• L’impossibilité de mesurer correctement et de maîtriser l’impact carbone de votre entreprise en matière de voyages d’affaires.

Ces quelques points n’ont pas pour objectif de remuer le couteau dans la plaie, bien au contraire. L’objectif est que vous teniez compte de ces problématiques dans votre recherche de et qu'elles ne deviennent plus qu’un mauvais souvenir.

Quels sont vos principaux enjeux ? Et comment faire rentrer votre gestion des voyages d’affaires dans un cercle vertueux ?

Dans la gestion des voyages d’affaires, tout est lié. Un problème est rarement isolé et impacte le reste de votre mode de fonctionnement. Et à l’inverse, chaque solution mise en place vous offre de nouvelles opportunités.

On a évoqué l’ensemble des enjeux du voyage d’affaires dans cet article (que l’on vous conseille vivement). Mais un rappel ne fait jamais de mal, alors voici les principaux enjeux de la gestion des voyages d’affaires et les opportunités qu’ils représentent pour vous :

• Une meilleure maîtrise des coûts directs et une meilleure efficacité opérationnelle pour une optimisation de tous les coûts indirects liés à la gestion des voyages d’affaires.
• Une meilleure satisfaction des utilisateurs (les voyageurs comme les fonctions administratives de l’entreprise).
• Une meilleure centralisation des données pour comprendre au mieux les comportements des voyageurs, identifier les écarts entre budget initial et réalité opérationnelle et faciliter l’identification d’axes d’amélioration en continu.
• Garantir au mieux la sécurité des collaborateurs pendant leurs déplacements (en évitant les mauvaises surprises qui coûtent souvent très cher).
• Simplifier au maximum les processus et améliorer l’expérience voyageur pour réduire toutes les frictions et limiter grandement le risque de leakage.
• Aligner l’ensemble des parties prenantes autour d’un même fonctionnement et répondre aux problématiques de chacune d’entre elles.
• Comprendre et mesurer au mieux l’empreinte carbone de vos déplacements professionnels pour l’optimiser et valoriser votre démarche RSE auprès de vos prospects et clients.

Des éléments à garder en tête, qui vous seront particulièrement utiles pour challenger et estimer véritablement la valeur ajoutée des différentes agences intégrées du marché.

La maîtrise des coûts ? Un petit rappel des pièges et coûts cachés à éviter :

On en parle régulièrement. Mais la maîtrise des coûts est véritablement l’enjeu principal de la gestion des voyages d’affaires. Quand on externalise la gestion auprès d’une agence, nos yeux sont souvent rivés sur le devis et les tarifs proposés par celle-ci.

Chercher un prestataire aux tarifs attractifs, c’est forcément important. Mais la recherche des économies ne doit pas se faire à n’importe quel prix. Les voyages d’affaires sont réputés pour être une importante source de coûts cachés pouvant rapidement devenir difficiles à contrôler.

Ces coûts cachés (et leurs sources), les voici :

• Le temps-homme (et donc le budget associé) qu’implique tout le travail pour réserver ou modifier une réservation, pour clôturer la comptabilité.
• Le temps-homme lié au non-respect de la politique voyage (traitement des notes de frais, réconciliation comptable, etc.).
• Toutes les réservations faites en dehors des processus qui font perdre du temps à tout le monde et qui empêche d'optimiser sa dépense voyage par manque de visibilité.
• La perte de données exploitables qui vous empêchera d’analyser correctement les dépenses effectuées. Ce sont des éléments financiers en moins pour aller négocier des tarifs avantageux avec certains prestataires.

Vous avez maintenant en tête tout ce qu’il vous faut pour avancer et commencer à lister les critères qui sont importants pour vous et qui vous permettront de répondre au mieux à vos problématiques et à vos enjeux, tout en préservant un équilibre sain qui servira le ROI de votre mode de fonctionnement.

Un outil pour vous aider à choisir la bonne agence de voyages d'affaires

Promis, on va rapidement vous présenter tous les critères à prendre en compte. Mais avant ça, on vous présente un outil qui va vous aider à structurer l’évaluation de ces critères lors de vos échanges avec les potentiels prestataires. Un outil que vous pourrez d’ailleurs mettre en forme avant de poursuivre la lecture de cet article.

Cet outil, c’est le RFI (Request For Information). Il vous accompagne dans l’évaluation et le choix des différents prestataires. Il peut aussi dans certains cas, être utilisé comme une étape intermédiaire avant un éventuel appel d’offres.

Le RFI, votre meilleur allié pour évaluer les différents prestataires

Le RFI (Request For Information) est un document qui vous permettra de gagner du temps et de structurer au mieux vos échanges avec les prestataires. C’est le document idéal pour faciliter votre demande de devis et obtenir des éléments précis, des réponses à vos problématiques clés. Et tout ça en évitant au maximum les biais marketing sur lesquels peuvent jouer les prestataires.

Le RFI, c’est une grille d’évaluation et un document de cadrage qui permet de structurer votre réflexion et la réponse des prestataires à vos besoins pour ainsi comparer les offres plus efficacement, sur un pied d’égalité.

Le but du RFI n’est pas nécessairement de sélectionner tout de suite un partenaire. L’idée est de créer un cadre commun pour comparer au mieux les différentes solutions proposées ainsi que l’adéquation des fournisseurs à vos besoins. Une manière bien cadrée :

• de qualifier le marché,
• d’identifier les différences entre les différents fournisseurs,
• de lister les avantages et les inconvénients de chacun d’entre eux,
• de préparer les échanges et de prendre une décision éclairée qui répond à vos besoins et à vos enjeux.

Modèle de RFI : comparez les agences de voyages d'affaires

J'accède à ce modèle

C’est un document qui peut tenir sur une, deux ou trois pages (l’important est que sa lecture soit facile pour vous). Idem, vous pouvez décider de le garder pour vous ou de l’envoyer aux différents prestataires. L’idée est surtout de construire un document qui vous correspond. Et voici comment le structurer :

Partie 1 : la présentation de votre entreprise et son contexte.

• Les informations de votre entreprise.
• Le nombre de salariés.
• Le nombre de voyageurs.
• La typologie des voyageurs.
• Les types de voyages (train, avion, voiture, voyages dans le pays ou à l’étranger, les routes les plus empruntées...).
• Le volume de la dépense voyage liés aux réservations sur une année.
• Et votre mode de fonctionnement actuel (ce qui pourrait orienter le fournisseur dans la manière de répondre à vos enjeux).

Mettre ces informations en haut du document, c’est la garantie que toutes les parties prenantes et les décisionnaires aient les mêmes informations de base. Un moyen simple et efficace de mettre tout le monde au diapason.

Partie 2 : le profil du fournisseur

Faire le choix d’une agence intégrée, ce n’est pas seulement faire le choix d’un outil. C’est faire le choix d’un partenaire qui vous accompagnera dans la durée. Et pour cela, il vaut mieux s’assurer que ce prestataire vous ressemble.

Pour cela, vous pouvez ajouter dans votre RFI une partie dédiée à l’obtention d’informations concernant le fournisseur, son historique et sa valeur ajoutée.

Vous pouvez y inclure :

• La date de création de l’entreprise.
• Le pays et la ville où se situe son siège social.
• La présence d’une antenne locale en France si le prestataire est étranger.
• Le chiffre d’affaires (et surtout, le chiffre d’affaires en France).
• Les références clients et des cas clients (idéalement des entreprises qui opèrent dans la même industrie que la vôtre).
• La proposition de valeur et les fonctionnalités qui distinguent l’agence de ses concurrentes.
• Des informations relatives à son fonctionnement (nombre de personnes dédiées, accompagnement par un account manager, accompagnement lors de la mise en place de l’outil, etc).

Partie 3 : la structure de la grille d’évaluation des prestataires

Ici, l’idée est de lister, grâce à tout ce que l’on vous a présenté précédemment, ce qui est important pour vous :

• Vos problématiques actuelles.
• Vos enjeux prioritaires.
• Vos questions clés et les points d’attention.

Puis vous pourrez lister les différents critères (que l’on vous présentera plus en détail dans la suite de ce contenu). Pour vous aider, voici un exemple de la manière dont vous pouvez structurer votre RFI :

• Périmètre de services : Online / offline, support 24/7, gestion urgences, langues.
• Inventaire – Air : GDS, NDC actifs, low-cost, multi-destination, multi-pax (plusieurs voyageurs), gestion des modifications, des avoirs...
• Inventaire – Rail : SNCF & OUIGO, rail européen, règles prioritaires, carte avantages et programmes de fidélité...
• Inventaire - Voiture de location : location de véhicule, solutions hybrides et électriques, plein crédit, prise au comptoir, livraison et collecte...
• Inventaire – Hôtel : Profondeur de l'inventaire, Tarifs négociés, suivi des prix, programmes de fidélité...
• Politique voyage : Flexibilité et simplicité pour implémenter sa politique voyage et workflows de validation.
• UX & autonomie : Web & application mobile, self-service, fluidité pour réserver et modifier ses réservations, profils spécifiques...
• Pilotage & reporting : Données consolidées et rapport sur les dépenses, possibilités d'exports, suivi de l'impact environnementale...
• Paiements : Pré-paiement, cartes logées/VCN, paiement à la réservation, paiement mensuel, virement, prélèvement...
• Facturation et Process comptables : Centralisation des paiements et de la facturation, exports personnalisables...
• Duty of care :sSuivi voyageurs, alertes, gestion de crise...
• Impact environnemental : Affichage empreinte carbone du voyage, rapports de suivi et exports, fonctionnalités produit...
• Performance & adoption : KPIs, plans d’économies, engagement sur l’adoption.
• Capacité d’évolution : Technologie propriétaire ou non, roadmap produit, adaptation réglementaire.
• Politique tarifaire : Modèle de tarification claire (% de la dépense voyage ; prix par utilisateur...), frais additionnels...

Ce n’est qu’un exemple, les enjeux et les problématiques ne sont peut-être pas tout à fait celles de votre entreprise (mais vous les connaissez désormais). Et en ce qui concerne les critères de choix, on vous en dit plus dès maintenant.

Les 8 critères à prendre en compte pour choisir au mieux son agence intégrée

Critère numéro 1 : l’inventaire de solutions proposé par l’agence

Quand on parle d’inventaire, on parle de toutes les solutions de transport, d’hébergement, mais aussi des options, des conditions, des tarifs et des réductions, programmes de fidélité et avantages, que peut proposer l’agence. Et quand on parle d’inventaire, on cherche souvent deux choses : l’exhaustivité de celui-ci et le meilleur prix à l’instant T.

Pourquoi l’exhaustivité de l’inventaire est un critère essentiel ?

C’est l’un des premiers critères à prendre en compte. À juste titre. Car l’inventaire de solutions qu’une agence va vous proposer va conditionner tout un tas d’éléments :

• Garantir l’adoption de l’outil par les collaborateurs : plus les résultats sont complets et compétitifs, plus les collaborateurs ou les responsables voyages y trouvent leur bonheur, plus on limite le leakage.
• Réaliser d’importantes économies d’échelle (et de maîtriser au mieux votre budget) grâce à l'attractivité des tarifs proposés.
• Réaliser d'autres économies grâce à la prise en compte de vos programmes avantages et ceux de vos collaborateurs.

Car l’objectif principal reste toujours le même : obtenir le meilleur tarif disponible (peu importe qu’il s’agisse ou non d’un tarif négocié par l'entreprise, par l'agence, d'une connexion en direct...). Obtenir les meilleurs prix à chaque instant, c’est s’assurer que l’inventaire proposé aura de quoi combler vos collaborateurs et répondre à vos enjeux et à vos problématiques actuelles.

Comment s’assurer de l’exhaustivité de l’inventaire ?

Pour répondre à cette question et challenger votre potentiel prestataire, voici l’ensemble des points qu’il est nécessaire d’aborder :

Les types de solutions présentes dans l’inventaire :

• Les types de voyages en train (grandes lignes, low-cost, voyages à l’international) et les prestataires proposés (SNCF Connect, OUIGO et les nouveaux acteurs présents depuis l’ouverture du marché).
• Les types de voyages en avion (vols domestiques, internationaux, long-courriers, multi-destination, multi-voyageurs) et les compagnies aériennes proposées.
• Les typologies d’hébergements et les niveaux de confort associés (chaînes hôtelières, établissements indépendants, appart-hôtels, appartements et autres).
• La location de véhicules (sociétés de location, types de véhicules proposés, la prise au comptoir et la livraison/collecte).

Les conditions associées :

• La flexibilité et la capacité de l’outil à remonter les meilleures offres en temps réel.
• Les conditions de modifications et d’annulations proposées.
• Les classes de confort et le prix de celles-ci.

Et la capacité de prendre en compte :

• Les tarifs négociés par l'entreprise.
• Les abonnements des collaborateurs.
• Les cartes avantages et de réduction.
• Les programmes de fidélité.

Critère numéro 2 : l’expérience utilisateur et la simplicité de la solution

Le problème avec les voyages d’affaires, c’est que tous les collaborateurs ont un avis et des attentes sur ce que devrait être une expérience de réservation fluide et simple. Alors si vous souhaitez qu’ils réservent leurs voyages en autonomie (ou si vous souhaitez que votre responsable voyages soit le plus efficace possible), il ne faut pas sous-estimer cet aspect.

Pourquoi l’expérience utilisateur doit être prise en compte ?

La force des agences intégrées et des outils qu’elles mettent à disposition, c’est que l’expérience se rapproche grandement de celle des plateformes B2C. Et ça, vos salariés en sont en général très friands. Que vos réservations soient effectuées à 100% par un responsable voyages ou directement par les collaborateurs, une interface bien pensée, ça change la donne.

Surtout quand l’interface en question se trouve sur le téléphone des salariés : dans une application mobile qui permet de réserver, annuler et modifier leurs voyages en toute autonomie. Le tout, avec un accès permanent à leurs programmes de fidélité et cartes avantages préférées.

Un gain de temps pour réserver ses transports et son hébergement, des erreurs limitées grâce à une interface claire et une présentation simple des options et tarifs. Ça peut sembler évident dit comme cela, mais ce n’est pas vraiment le cas de nombreux outils B2B. Alors que ça change tout pour vos utilisateurs, leur satisfaction et l’adoption de vos outils.

Ce que l’on entend par expérience utilisateur

Les agences intégrées avec lesquelles vous allez probablement échanger ne manqueront pas de vous présenter un aperçu de leur interface pour vous montrer :

• Sa simplicité.
• Sa rapidité.
• Sa lisibilité.

Mais n’oubliez pas de les questionner sur les points suivants :

• Mettent-ils à la disposition des voyageurs une application mobile ?
• Est-il possible de réserver ses voyages et hébergements en quelques clics ?
• Si oui, qu’est-ce qu’elle permet de faire et comprend-elle les mêmes fonctions que la version web ? Notamment la possibilité d’annuler ou de modifier directement ses réservations ?
• Quel est le taux d’adoption de la solution dans les entreprises similaires à la vôtre ?
• Quel est le taux de réservations effectuées en ligne ?
• Quel est le taux de conformité moyen des réservations ? Autrement dit, est-ce que la solution permet de faciliter le suivi de la politique voyage mise en place ?
• Est-ce que cette application s’intègre dans des solutions déjà utilisées par les salariés ?

Pour ce dernier point, on y revient plus tard dans la dernière partie de ce contenu.

Critère numéro 3 : l’accompagnement et le niveau de support client proposé par l’agence de voyage intégrée

L’un des premiers biais que l’on peut avoir en pensant à une agence intégrée, c’est que tout tourne autour de la technologie. Alors que le facteur humain et l’accompagnement y sont particulièrement importants. L’avantage d’une agence nouvelle génération (lorsque son niveau de service est bon) : son outil est assez performant pour permettre à ses utilisateurs de répondre à presque 100 % de leurs besoins en toute autonomie. Et pour le reste, vous pouvez compter sur les agents pour vous répondre de la meilleure des manières. Mais voici quelques questions pour vous assurer du déroulement et du niveau de service proposé.

Pourquoi l’accompagnement est un critère clé ?

L’accompagnement est particulièrement important pour différentes raisons :

• La mise en place et l’implémentation de l’outil de réservation.
• La présentation et la formation du responsable voyages à ce nouvel outil.
• La formation des voyageurs à l’outil s’ils sont amenés à réserver leurs voyages en toute autonomie.
• Le paramétrage de la solution pour adapter la solution aux enjeux et à la politique voyage de l’entreprise.
• La possibilité d’être accompagné lorsque l’on rencontre des problématiques ou pour traiter des cas spécifiques. Et surtout : via quels canaux ? À quel prix ? Dans quelles langues ? Et avec quelle disponibilité et quel niveau de service ?
• La possibilité d’être épaulé pour la préparation de reporting et l’export de la donnée (ainsi que la lecture de celle-ci).
• L’écoute de l’agence pour faire évoluer la solution pour qu’elle puisse continuer de répondre à tous vos besoins.
• La disponibilité voire la proactivité de l’agence pour organiser un COPIL ou des business reviews avec les membres concernés de votre organisation pour leur présenter des pistes d’économies.

La technologie facilite les choses, mais elle ne supprime pas les humains qu’il y a derrière ni le besoin d’être accompagné et conseillé au mieux.

Ce qu’il faut garder en tête quand on parle d’accompagnement

Ici, les points à aborder avec l’agence sont particulièrement importants. Car lors des premiers échanges, l’agence sera obligatoirement dans une phase de séduction à votre égard. Votre but : vous assurer que le niveau et la qualité de l’accompagnement perdurent dans le temps et cela bien après les premiers mois de relation commerciale. Pour cela n’hésitez pas à poser les questions suivantes :

• Comment se déroule l’implémentation et le paramétrage de l’outil ? Avez-vous un interlocuteur dédié ? Dans votre langue et sans surcoût ?
• Quel est le niveau d’accompagnement dans la durée (account manager, participation au COPIL, Business Reviews) ?
• Quelle est la disponibilité du support ? Est-il disponible 24/7 ? Quels sont les moyens pour le contacter ? Quelles sont les langues parlées par le support ? Comment est-il facturé ?
• Comment se déroule la gestion de cas spécifiques pour répondre à des besoins particuliers ou aux exigences de voyageurs VIP ? Peut-on demander à effectuer certaines réservations de manière manuelle via le support dédié ?
• Peut-on être accompagnés sur l’export, la centralisation, la préparation des reportings et le listing d’axes d’amélioration ?

Pour tous ces points, n’hésitez pas à demander des exemples pour comprendre concrètement comment les agences intégrées répondent à des enjeux rencontrés par des entreprises similaires à la vôtre.

Critère numéro 4 : la centralisation des données et le reporting

On l’a déjà évoqué à différentes reprises, ici ou dans nos précédents. Mais la centralisation des données, c’est la clé pour toutes les entreprises qui souhaitent transformer leurs voyages d’affaires en levier de performance au service du ROI.

Pourquoi la centralisation est un critère primordial ?

La centralisation des données, c’est le Graal pour toutes les fonctions administratives de l’entreprise. Et c’est ce qui vous permet :

• D’analyser et de comprendre les comportements des voyageurs.
• D’identifier les écarts entre vos prévisions et les dépenses réelles en voyages d’affaires des collaborateurs.
• D’identifier les solutions de transports ou d’hébergements les plus plébiscitées par les salariés et donc le pouvoir d’aller négocier des tarifs privilégiés auprès des prestataires en question (volume d’affaires à l’appui).
• D’analyser les données en profondeur et d’identifier des axes d’amélioration pour adapter et faire évoluer votre politique voyage.
• De faciliter l’export des données et la construction de reporting pour les présenter à toutes les parties prenantes de l’entreprise afin de construire un plan d’action concret, basé sur la donnée.

Comment s’assurer que l'agence de voyages d'affaires la rend possible ?

Pour cela, il est important de lui poser de nombreuses questions, notamment sur la granularité des informations remontées :

• Les outils permettent-ils d’obtenir des données précises sur les dépenses, les comportements de réservation ?
• Peut-on analyser les dépenses et les comportements pour chaque équipe, collaborateur ou service ?
• Peut-on analyser les dépenses par modes de transports, par destination et par période ?
• Les factures sont-elles centralisées et accessibles ?

Mais aussi sur la présentation de celles-ci :

• L’outil permet-il d’obtenir des dashboards clairs, clés en main avec tous les filtres nécessaires ?
• Peut-on personnaliser les exports ? Y faire figurer des données finance, RH ou RSE ? Peut-on programmer l’envoi de ses rapports selon une récurrence définie ?

Et pour finir, posez des questions relatives à l’accompagnement dans le traitement de ces données :

• Peut-on être accompagnés pour l’export des données, la création de rapports et la construction d’une feuille de route priorisée ?
• Est-il possible d’obtenir de l’aide pour faire parler la donnée et obtenir des axes d’amélioration concrets et actionnables ?

Ce sont des questions qu’il ne faut vraiment pas sous-estimer, car ce sont celles qui vous permettront de tendre vers un fonctionnement vraiment optimal.

Critère numéro 5 : l’intégration de l’outil dans votre écosystème actuel

Comme on l’a vu dans le premier article de notre série, le voyage d’affaires est l’affaire de tous (ou du moins d’un très grand nombre de parties prenantes de l’entreprise). Et forcément, quand on parle de gestion des notes de frais, de comptabilité, de finances et de RH, on se doute que toutes ces équipes aimeraient que votre future solution de voyages d’affaires s’intègre aux outils existants de l’entreprise.

Pourquoi les intégrations sont-elles si importantes pour votre entreprise ?

Quitte à changer de solution ou de mode de fonctionnement, autant qu’elle s’intègre parfaitement dans l’écosystème d’outils actuels. Les enjeux sont multiples et surtout ce que l’on souhaite éviter à tout prix, c’est que ce changement d’outil ne vienne complexifier le quotidien des fonctions administratives de l’entreprise.

Les points à vérifier quand on parle d’intégrations

Ce que l’on veut, c’est que la solution permette à tout le monde de gagner du temps. Pour cela, votre objectif est de demander à l’agence si sa solution comprend des intégrations avec vos outils actuels comme par exemple :

• Votre ERP, vos outils RH ou votre solution de gestion des identités (notamment pour les onboardings et offboardings automatiques des collaborateurs).
• Votre outil de gestion des notes de frais ou la possibilité de régler les réservations avec votre carte d’entreprise.
• Vos outils de paie et comptabilité.

À noter : ce que l’on souhaite éviter à tout prix, c’est que ce changement d’outil ne vienne complexifier le quotidien des fonctions administratives de l’entreprise.

Critère numéro 6 : la capacité à suivre les évolutions technologiques du marché

Vous avez déjà rêvé d’une fonctionnalité révolutionnaire ? D’une automatisation qui vous change la vie ? Peut-être que celle-ci n’existe pas encore. Mais il se pourrait bien que son existence devienne possible grâce aux avancées technologiques et aux évolutions du marché.

Car oui, votre enjeu prioritaire est certainement de pouvoir utiliser une solution qui réponde à vos besoins actuels. Mais il faut aussi s’assurer que celle-ci sera capable de répondre aux enjeux de demain et qu’elle prendra en compte vos retours pour s’améliorer en même temps que vous.

Pourquoi l’anticipation des évolutions technologiques est un critère important ?

Si vous faites le choix d’une agence intégrée, c’est pour être à la pointe de la technologie et avoir recours à ce qu’il se fait de mieux. Un sacré avantage que l’on souhaite préserver le plus longtemps possible. Et ça, malgré toutes les évolutions possibles du marché dans les prochaines années (par exemple : nouveaux programmes fidélité, nouveaux fournisseurs, nouvelles tendances, nouvelles contraintes réglementaires).

Nos hypothèses par rapport à ce critère :

Difficile d’établir des points précis à aborder quand on parle du futur du voyage et potentiellement des feuilles de route de R&D, qui demandent encore à être précisées.

Mais il peut être plus que pertinent de questionner l’agence intégrée sur sa vision du futur (plus ou moins proche) et la manière dont elle perçoit les points suivants :

• L’arrivée de l’IA et son impact potentiel sur l’analyse de données (avec des recommandations d’optimisation intelligentes)
• Son impact sur l’expérience de réservation, l’exhaustivité de l’inventaire et l’identification des meilleurs prix en temps réel.
• Ou encore l’assistance des voyageurs.

Au-delà des futures fonctionnalités (qui servent bien le discours marketing), il est important de questionner l’agence sur la manière dont elle conçoit sa technologie :

• La solution proposée est-elle propriétaire ou dépendante de briques tierces qui pourraient créer de la dette technique au fur et à mesure du temps ?
• Quelle est la capacité de l’agence à intégrer de nouveaux fournisseurs ou à prendre en compte de nouvelles contraintes réglementaires ? Et surtout, priorise-t-elle ces évolutions à l’ajout de nouvelles briques technologiques moins importantes pour vous au quotidien ?

Il est également essentiel de questionner l’agence sur sa capacité à prendre en compte (et intégrer) les retours de ses clients :

• Comment les feedbacks sont-ils collectés ?
• Sont-ils réellement intégrés dans la feuille de route ?
• Existe-t-il des évolutions récentes qui ont été co-construites avec des clients ?

Une dernière bonne question à se poser pour la route :

• Votre marché (la France par exemple) est-il prioritaire pour l’agence en question ?
• Chaque marché a ses spécificités. Les besoins ne sont par exemple pas les mêmes pour la France et les États-Unis. Et si votre entreprise évolue principalement en France, il vaut mieux s’assurer que les efforts en R&D du fournisseur soient principalement orientés sur la réponse au besoin du marché français.

Critère numéro 7 : la tarification et le périmètre de la solution

On n’en avait pas parlé jusqu’à maintenant. Mais c’est bien entendu un critère particulièrement important. Surtout quand on sait que la tarification et le modèle économique de certaines agences peuvent être un peu opaques ou volontairement compliqués à comprendre.

Dans le monde du voyage d’affaires, il est important de ne pas se contenter du prix affiché. Il faut aller parfois au-delà, poser les bonnes questions pour comprendre le coût réel de la solution.

Identifier ce que comprend la solution (et la manière dont la tarification est construite)

Que comprennent réellement la solution et le prix affiché ? Quels sont les surcoûts ou les frais additionnels à anticiper ? Comment le tarif évolue-t-il en fonction de la croissance de mon entreprise ?

Les questions à se poser sont nombreuses. Alors on vous aiguille pour que vous ayez toutes les cartes en main afin d’évaluer au mieux le rapport qualité / prix des différents fournisseurs.

La première question à se poser : quel est le périmètre de la solution ?

• S’agit-il uniquement d’une solution de gestion des voyages d’affaires ? On utilise souvent le terme TMC (Travel Management Company) pour désigner ce type d’agence.
• Ou s’agit-il d’une solution plus globale, que l’on peut qualifier de “Travel & Expense” ? C’est à dire une solution qui permet de gérer les voyages d’affaires ainsi que tout ce qui est relatif aux dépenses des salariés et leur comptabilité (solution de paiement, carte d’entreprise, gestion des notes de frais, rapprochement comptable, reporting financier consolidé, etc).

Deux solutions peuvent afficher des tarifs similaires. Mais peut-être que l’une d’entre elles vous permettrait de faire évoluer votre gestion des notes de frais à moindre coût ? C’est exactement pour ce genre de cas que le périmètre de la solution doit impérativement être pris en compte.

Ensuite, il est essentiel de pouvoir comprendre comment la tarification de la solution est construite. Est-ce qu’il s’agit :

• D’un coût par voyageur ?
• D’un coût par réservation ?
• D’un pourcentage appliqué sur le volume de dépenses ? Par exemple, une tarification à 2% du volume de dépenses. Soit un coût de la solution de 2 000 € pour 100 000 € de dépenses réalisées pour les réservations.
• Existe-t-il des frais qui peuvent s’ajouter à l’addition finale (onbaording, support client...) ?

Les questions concrètes à poser aux différents prestataires

Votre objectif : éviter les mauvaises surprises qui viendraient saboter votre budget et sa construction. Pour cela, voici des questions à poser, pour vous aider à mieux vous projeter :

• Que comprend la solution et notre contrat ?
• Comment est-elle facturée ? Quels modes de réglement ?
• Mon entreprise sera-t-elle concernée par un modèle de facturation unique (ex : prix par voyageur) ? Ou est-ce que différents modèles de facturation sont appliqués simultanément ?
• Existe-t-il des frais d’onboarding ou de mise en place ? Quid des frais de formation des voyageurs ou responsables voyages ?
• La mise en place comprend-elle des coûts spécifiques à l’intégration de la solution avec nos outils existants (ERP, SIRH, outil de gestion des notes de frais).
• Existe-t-il des frais spécifiques pour certaines situations (modifications, annulations ou le recours à une assistance / support spécifique) ?
• Quels sont les modes de règlement ? Un règlement unique à la fin de chaque mois est-il possible pour réduire le travail administratif de notre côté ?

Avec ces questions, vous avez de quoi bien vous projeter sur le coût réel de votre future solution.

Gardez bien en tête qu’il est nécessaire de ne pas se limiter au prix affiché, mais bien à tout ce que la solution va vous apporter (adoption, fluidité comptable, gain de temps opérationnel, économies d’échelle, etc). C’est là que la notion de “rapport qualité / prix” intervient.

Critère numéro 8 : la RSE et la mesure de l’empreinte carbone de l’entreprise

C’est un critère de choix de plus en plus important. Et tant mieux. Ici aussi, il est important de challenger son fournisseur potentiel pour distinguer ce qui relève du marketing et ce qui est véritablement concret pour votre gestion des voyages d’affaires.

Pourquoi la RSE est un critère clé sur lequel challenger l’agence intégrée ?

Bien entendu, toutes les entreprises souhaitent réduire leur empreinte carbone pour limiter leur impact sur nos ressources et notre planète. Et de plus en plus d’entreprises se rendent compte du véritable impact positif de la RSE sur leur performance commerciale. C’est un véritable levier business et forcément, les entreprises auront de plus en plus intérêt à :

• Intégrer la dimension RSE et la prise en compte des émissions de gaz à effet de serre dans leur politique voyage (pour inciter les collaborateurs à y faire attention).
• Proposer des alternatives plus responsables et limiter les voyages en avion lorsque c’est possible.
• Centraliser les données relatives à leurs émissions pour répondre aux exigences légales de transparence comme celles de la CSRD, par exemple.

En plus d’être un levier business et de représenter des obligations, la prise en compte de l’impact environnemental est également un sujet qui touche un grand nombre de collaborateurs. Un critère qui permet de cumuler performance, environnement, légal mais aussi expérience d’utilisation.

Les points à valider avec la potentielle agence de voyages d'affaires

Contrairement aux évolutions technologiques, ici on parle bien de présent. Et pour traiter ce sujet qui peut paraître nébuleux, voici les questions à poser aux différentes agences que vous rencontrerez :

• Tout d’abord, quelle est la politique RSE et les actions concrètes de l’entreprise en question ?
• A-t-elle des conseils pour intégrer la dimension environnementale dans votre politique voyage ?
• Sa solution de réservation permet-elle d’estimer le CO2 émis par chaque mode de transport ?
• Quelles fonctionnalités sont mises en place dans le produit ? La plateforme de réservation permet-elle par exemple, de valoriser le choix du train pour les trajets de moins de 4h ?
• La solution permet-elle de mettre en avant des labels ou des classifications d’hébergements plus responsables ?
• La solution permet-elle d’exporter des données qui incluent le calcul des émissions de l’entreprise sur une période donnée ? Les informations sont-elles disponibles sur les tableaux de bord ?
• Les account managers ont-ils des conseils à donner et une expertise sur ces sujets ?

Comme évoqué ci-dessus, la prise en compte du facteur environnemental dans votre gestion des voyages (et son intégration dans votre outil de réservation), c’est un véritable outil au service de votre business.

Cette dimension va bien au-delà du respect de certaines obligations réglementaires. Contribuer à la réduction de l’empreinte carbone, c’est une attente grandissante pour les salariés. Dans leur vie personnelle mais aussi leur vie professionnelle.

Un exemple d’agence de voyages d’affaires intégrée : Swile Travel

Dans cette série d’articles dédiée aux voyages d’affaires, les tentations de faire la promotion de notre solution sont nombreuses. On a essayé dans chaque article de rester le plus neutre possible. Mais cette fois-ci, on va un peu parler de Swile Travel.

Non pas pour dire que notre solution est meilleure que les autres (car encore une fois, tout dépend de vos besoins), mais pour vous présenter la manière dont on l’a construit et la manière dont elle répond aux critères ci-dessus.

Comme à la télévision, on va aussi citer des alternatives qui pourraient mériter votre attention : les françaises Fairjungle et Supertripper ou encore Navan et Perk.

L’approche de Swile Travel : taillée pour le marché et les entreprises françaises

Swile, c’est avant tout une entreprise française née à Montpellier. Après avoir fait bouger les lignes du marché des titres-restaurants et des avantages salariés dans leur ensemble, Swile s’est lancé dans l’aventure du voyage d’affaires grâce au rachat de la société Okarito.

Aujourd’hui, Swile Travel, c’est plus de 2 000 entreprises clientes, une agence de voyages d’affaires qui fait partie du top 10 du marché français avec plus de 100 millions d’euros de dépenses sous gestion.

Et c’est aussi :

• Une technologie propriétaire Made in France. Qui dit “technologie propriétaire” dit gestion de l’ensemble de la chaîne de valeur (online et offline) et également une meilleure agilité pour suivre les évolutions du marché.
• Un vrai focus sur le marché français et une solution particulièrement adaptée aux PME et ETI françaises qui voyagent beaucoup et souvent.
• La volonté de créer des partenariats et de mettre en place des intégrations inédites avec des partenaires français (ceux que le grand public et la plupart des voyageurs utilisent au quotidien). Par exemple :
• • OUIGO
  • ALL Plus (le programme de fidélité d’Accor et ses diverses cartes associées)
  • La prise en compte de tous les abonnements SNCF.
• Un support basé en France, disponible 24/7, sans surcoût (un support en français et en anglais).

Une solution pensée pour les voyageurs…

Swile Travel, c’est l’une des solutions qui se rapprochent le plus des expériences que l’on retrouve sur les plateformes grand public du B2C.

C’est fluide, simple, disponible sur la même application que celle utilisée pour tous les autres avantages salariés proposés par Swile.

Les réservations sont prépayées et les salariés (tout comme les entreprises) n’ont plus à avancer des frais ni même transmettre des notes de frais.

En bref, ce que les salariés recherchent en général : du confort, de la simplicité, de la rapidité, de la sécurité et la prise en compte de leurs programmes de réduction et de fidélité.

Et une solution construite pour les entreprises

Comme pour le travail effectué autour de la dématérialisation des titres-restaurants, l’objectif a toujours été d’offrir l’expérience la plus fluide possible à ses utilisateurs. Mais aussi l’expérience la plus fluide pour les administrateurs. Et c’est de cette manière que l’on a pensé notre offre.

On ne souhaite pas en faire des tonnes, mais on est convaincus que notre solution peut répondre à vos besoins. Car elle répond aux besoins d’une majorité d’entreprises dont les dépenses annuelles en voyages d’affaires dépassent les 100 000 euros.

Alors voici une dernière liste à puces avec les avantages de notre solution, pensés pour vous et votre gestion des voyages d’affaires :

• Un inventaire particulièrement exhaustif et une grande capacité à identifier les meilleurs prix du moment. Que l’on vous présente d’ailleurs sans aucun markup (marge appliquée sur les prix net d’un billet ou d’une réservation). À ce sujet, nous vous invitons à être attentif à une pratique observée : l’affichage de prix sans markup lors de démos produit avant d’en introduire un progressivement dans les semaines qui suivent la signature.
• Une politique voyage intégrée qui permet de maîtriser sa dépense voyage, d’automatiser la validation des réservations, mais aussi d’intégrer tous vos enjeux RSE (et on vous accompagne pour intégrer au mieux cette politique voyage dans notre outil).
• Pour aller plus loin sur vos enjeux RSE : une comparaison air/rail, un suivi des émissions de CO2 et des reportings dédiés.
• Des données intégralement centralisées, qui vous permettent de les analyser en détail (comme dans la présentation du critère dédié plus tôt dans cet article), d’avoir une véritable visibilité sur les dépenses réalisées et d’identifier avec l’aide de nos account managers des axes d’optimisation.
• Des certifications qui font plaisir : la très exigeante B Corp, EcoVadis Gold (Top 5%), le label Numérique Responsable Niveau 1, CDP Discloser Score B (le meilleur de notre caégorie).
• Un focus technologique sur la conformité et la sécurité des voyages d’affaires.
• De nombreuses intégrations logicielles pour un travail comptable et RH simplifié.
• Des voyages prépayés pour les salariés (et des tonnes de notes de frais en moins).
• En parlant de gestion de notes de frais… Non, on n’en dira pas plus pour le moment.

On s’arrête là pour le moment. Mais si vous êtes curieux, voici de quoi découvrir plus amplement notre solution.