L’élaboration du budget prévisionnel pour voyage d’affaires

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Que vous soyez dirigeant, responsable du service comptable ou manager d’équipe, un budget mensuel, trimestriel ou annuel vous est alloué. Parmi les dépenses à prendre en compte, il y a évidemment les déplacements professionnels . Alors pour éviter que ces frais utilisent l’intégralité de l’enveloppe, il est préférable d’établir un budget prévisionnel pour déplacement professionnel. On vous dit justement comment faire.

Pourquoi un budget prévisionnel en déplacement prévisionnel ?

Le budget prévisionnel pour déplacements professionnels impacte directement le budget total de votre entreprise ou de votre département. Alors si vous ne souhaitez pas vous retrouver avec un gros trou avant la fin de l’année, il est primordial d’anticiper.

Au-delà du plan de trésorerie, réaliser un budget prévisionnel pour ses voyages d’affaires est indispensable pour les entreprises versant des allocations forfaitaires à leurs salariés. Vous avez en effet le choix de rembourser les dépenses engagées sur place a posteriori (c’est le remboursement des frais réels) ou de verser une indemnité forfaitaire couvrant l’ensemble des dépenses. Dans ce second cas, il faut évidemment établir un budget prévisionnel.

Alors comment faire ? Les réponses sont juste ici.

Comment faire un budget prévisionnel ?

Pour établir votre budget prévisionnel dédié aux déplacements professionnels, vous devez mettre en place plusieurs actions. À savoir, anticiper les dépenses, analyser les frais de déplacement, encadrer les dépenses et utiliser les bons outils.

Anticiper les dépenses

Il s’agit alors de regrouper l’ensemble des frais engagés lors d’un voyage d’affaires. Tour d’horizon.

Dépenses de logement

Pour les grands déplacements, le logement est sans doute le plus gros poste de dépense. Même si vos salariés ne logent pas dans des hôtels 5 étoiles, il faudra prévoir une ou plusieurs nuits d'hôtel pour qu’ils puissent mener à bien leur mission.

À cette fin, on vous conseille de faire des partenariats avec des chaînes hôtelières . Cela vous permettra alors de bénéficier de prix avantageux pour vos prochains voyages d’affaires. Les économies réalisées pourront être allouées sur d’autres dépenses nécessaires lors d’une mission professionnelle.

Dépenses de repas

Étant loin de son domicile et de son lieu de travail habituel, le voyageur d’affaires n’aura d’autres choix que de se restaurer sur place. Vous devez donc prendre en compte l’ensemble des repas pris par le collaborateur. Mais ici, on vous conseille de lui fixer une limite afin d’éviter qu’il n’explose le budget.

Bon à savoir : lors d’un déplacement professionnel, le salarié peut également inviter un client pour conclure une négociation. Alors, n’oubliez pas d’inclure ces frais dans votre budget prévisionnel.

Dépenses de transport

Qu’il utilise le train, l’avion, ou son véhicule personnel, le salarié va engager des dépenses pour se rendre sur le lieu de la mission.

Lorsqu’il s’agit d’un billet de train ou d’un billet d’avion, il est facile d’anticiper les frais.

Mais s’il utilise sa voiture personnelle, le calcul est un peu plus complexe. Et oui, même si le salarié utilise son propre véhicule, l’employeur doit toujours lui rembourser les indemnités kilométriques. Cela correspond aux frais de carburant, d’assurance ou encore d’usure. Le montant de ces frais kilométriques varie alors en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue.

Pour faire votre calcul, on vous laisse consulter notre article sur le sujet.

Par ailleurs, il faudra également prévoir les frais de péages et les frais de parking.

Et si l’employé se déplace en train ou en avion, il devra certainement prendre les transports en commun une fois sur place.

Tout cela doit être comptabilisé dans le budget prévisionnel.

Autres dépenses

Ici, ces dépenses peuvent être diverses et variées. Voici quelques exemples :

• L’achat de matériel pour faire une démonstration devant un client ;
• L’achat d’une carte SIM internationale pour les déplacements professionnels à l’étranger ;
• L’achat de goodies à proposer sur un stand lors d’un salon professionnel ;
• L’achat de nouveaux équipements de sécurité si les anciens se sont cassés sur le chantier.

Au-delà des dépenses, on vous conseille également d’anticiper les déplacements professionnels sur l’année.

Analyser les précédents

Cette analyse intervient seulement si vous avez déjà réalisé des déplacements professionnels auparavant. Il vous suffit de comptabiliser les dépenses engagées.

Attention, vos salariés ne feront pas exactement les mêmes trajets. Alors ne copiez pas à la lettre le budget précédent. Il s’agit surtout de vous en inspirer.

Et quand bien même, les déplacements professionnels seraient identiques aux années antérieures, il faut aussi prendre en compte l’inflation pour calculer votre budget prévisionnel.

Encadrer les dépenses

Pour optimiser votre budget déplacement professionnel , vous devez inciter vos salariés à sélectionner les options les plus économiques.

Par exemple :

• prendre le train, plutôt que l’avion ;
• opter pour une chaîne hôtelière avec qui vous avez déjà un partenariat ;
• fixer des limites pour chaque poste de dépenses.

À ce titre, on ne peut que vous conseiller de rédiger une politique de voyages d’affaires.

Consultez notre article sur le sujet ici : Un exemple de politique de voyage efficace

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Établir et suivre son budget prévisionnel à travers les bons outils

Pour simplifier votre budget prévisionnel de déplacement professionnel, on vous recommande aussi d’utiliser certains outils dédiés.

Pour les plus old school, il y a évidemment les tableaux Excel. Mais pour avoir une vision globale et évolutive, on vous conseille d’utiliser des solutions plus innovantes. D’ailleurs, certains outils utilisés pour la gestion des notes de frais vous aident à piloter l’ensemble de votre budget depuis un seul et même dashboard.

Au-delà du budget voyages d’affaires, ces solutions de comptabilité vous permettent aussi de remplir l’ensemble de vos obligations légales auprès de l’administration fiscale (déclaration de TVA , déduction des frais professionnels de l’assiette des cotisations sociales et du revenu imposable, regroupement des notes de frais et justificatifs …).