Comment acheter des titres-restaurant pour son entreprise ? Guide 2024

TEMPS DE LECTURE : 12min

Avec plus de 5,4 millions de bénéficiaires, le sacro-saint titre restaurant compte parmi les avantages préférés des Français. En ces temps d’inflation, il s’agit d’un coup de pouce financier (plus que) bienvenu !

Vous souhaitez proposer des titres restaurant à vos salariés, mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous êtes au bon endroit !

Nous allons vous guider étape par étape dans votre processus d’achat. Suivez le guide.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle tout intérêt à proposer des titres restaurants ?

Des avantages pour les salariés….

Plus de pouvoir d'achat

L’alimentaire représente l’un des postes de dépenses les plus importants dans les foyers. Un poste de dépense particulièrement touché par l’inflation… Les produits de grande consommation (épicerie salée, sucrée, les produits laitiers, traiteur, eau, etc.) ont augmenté de plus de 21,1 % depuis le 1er janvier 2022 (source :dernière étude menée par l’UFC Que Choisir.)

À l’heure où le panier de courses ne cesse d’augmenter, le titre restaurant apparaît comme un avantage très apprécié par les salariés (et leurs portemonnaies).

Bien sûr, en dehors de la dérogation prolongée jusqu'à fin 2024, rappelons que le titre restaurant ne peut pas être utilisé pour tous les produits alimentaires, mais uniquement pour ceux qui sont directement consommables (nous aurons l’occasion d’y revenir plus en détail un peu plus loin).

Quoi qu’il en soit, cet avantage est un coup de boost pour le pouvoir d’achat des collaborateurs, qui leur permet de se restaurer convenablement pendant leur pause repas.

Il faut aussi noter que dans certains cas, le titre restaurant est plus intéressant qu’une simple augmentation de salaire. En effet, il s’agit d’un avantage social non imposable, pour le salarié comme pour l’entreprise.

Plus de flexibilité

Le titre restaurant est souvent plus apprécié qu’une cantine d’entreprise par les salariés. En effet, il offre une grande flexibilité, car il reste utilisable auprès d’un large réseau de restaurateurs et de commerçants. Certains titres dématérialisés peuvent également être utilisés en ligne, sur des plateformes de livraisons comme Ubereats ou Deliveroo.

…et pour votre entreprise !

Un outil de motivation et de fidélisation des employés

Nous venons de le voir, le titre restaurant offre une myriade d’avantages aux salariés. Pour 82 % des salariés, il s’agit même d’un élément clé de la qualité de vie au travail* (source :données issues d’une étude menée par le Crédoc en 2019).

Les entreprises ont donc tout intérêt à miser sur le titre restaurant pour faire rayonner leur marque employeur et fidéliser leurs talents.

Et pour cause : mettre en place des actions fortes en faveur des collaborateurs va enclencher une boucle vertueuse. Les salariés se sentent valorisés. Ils sont alors plus motivés, fidélisés. L’entreprise garde ses talents. Elle améliore son image, devient plus attractive et a plus de facilités à recruter de meilleurs profils.

Bien entendu, les titres restaurant - à eux seuls - ne suffisent pas à développer une marque employeur digne de ce nom, mais ils y contribuent.

Par ailleurs, c’est un avantage relativement simple à mettre en place dans son entreprise. La marche à suivre pour acheter des titres restaurant n’est pas complexe, vous aurez l’occasion de le constater dans cet article. Alors, pourquoi s’en passer ?

Un avantage social et fiscal

Le titre-restaurant a l’immense avantage de bénéficier d’une exonération des charges sociales et de l’impôt, sous réserve de respecter certaines conditions (que nous détaillerons plus loin).

Pour les entreprises, c’est une façon simple et économique de soutenir le pouvoir d’achat de leurs salariés.

Ce qu’il faut savoir avant d’acheter des titres restaurant

Les conditions d'attribution des titres-restaurant

Avant d’entrer dans le cœur du sujet, commençons par déconstruire une idée reçue. Toutes les entreprises, y compris les associations, peuvent décider d’octroyer des titres restaurant à leurs salariés. Mais ce n’est pas obligatoire. Il n’y a aucune obligation légale à cela.

L’employeur peut tout à fait opter pour d’autres modalités de prise en charge de la restauration de ses collaborateurs, comme par exemple la place un restaurant d’entreprise. C’est à sa discrétion.

Pour autant, l’attribution des titres restaurant est très encadrée par la loi. Voici les 2 principales règles à respecter.

• Tout d’abord, l’ensemble des salariés de l’entreprise sont éligibles à l’attribution des titres restaurant. Ils sont accordés sur une base égalitaire. Ceci implique qu’il n’est pas possible de faire de distinction en fonction du type de contrat ou de la position dans la structure hiérarchique de l’organisation. En principe, les stagiaires, les apprentis, les alternants ou encore les intérimaires peuvent en bénéficier au même titre que les salariés en CDI.
• Les salariés reçoivent un seul et unique titre restaurant par jour travaillé, et cela, seulement si ses horaires de travail comprennent une pause réservée à la prise d’un repas.

Les conditions d’utilisation des titres restaurant

De la même façon, l’utilisation des titres restaurant est très encadrée.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, nous vous invitons à consulter notre article dédié, dans lequel nous revenons sur toute la réglementation de l’URSSAF, en long, en large et en travers !

Dans les grandes lignes, retenez ces quelques points.

Que peut-on acheter avec des titres-restaurant ?

Les titres-restaurant peuvent être utilisés pour régler tous les produits alimentaires (supermarché, boulangerie, restaurant, livraison...) mais seulement depuis une dérogation anti-inflation prolongée jusqu'à fin 2024.En principe, le titre-restaurant permet uniquement d'acheter un repas et des préparations alimentaires consommables immédiatement après l’achat. Sans la dérogation, il n’est pas possible de s’en servir pour acheter des produits alimentaires, du tabac, de l’alcool et tout autre aliment qui nécessite une préparation. Un repas au restaurant, c’est oui. Une salade composée achetée au supermarché et une bouteille d’eau, c’est oui. Un plat préparé par votre traiteur, c’est oui. Mais un paquet de pâtes ou de farine, en principe, cela ne sera pas possible, car ces produits ne peuvent pas être consommés directement (ils demandent de la préparation).A noter : Le gouvernement s'est dit ouvert à fixer la dérogation par une loi et a imaginé par exemple un double plafond appliqué pour les produits directement consommables et ceux qui nécessitent d'être cuisinés (farine, œufs,...), afin de satisfaire à la fois les restaurateurs (dont une part importante de chiffre d'affaires se fait via le titre-restaurant) et les salariés (qui peuvent utiliser leur ticket pour faire leur courses).

Quel est le montant d'achat journalier ?

L’utilisation des titres restaurant est plafonnée à 25 € par jour(contre 19 € auparavant). Dès lors, les salariés n’ont pas la possibilité de dépenser l’ensemble de leurs titres restaurant en une seule fois. Les cartes restaurant comme celles de Swile permettent de relier le compte titre-restaurant au compte bancaire perso du salarié, et ainsi de payer en une seule fois, en prenant d'abord le solde du titre-resto, puis le complément sur la carte bancaire.

Quand peut-on dépenser ses titres-restaurant ?

Il n’est pas possible d’utiliser les titres restaurant les dimanches et les jours fériés, sauf si le salarié travaille pendant ces journées.

Qui peut utiliser les titres-restaurant ?

Les titres restaurant sont personnels. En principe, ils ne peuvent donc pas être utilisés par des tiers (aka, vos enfants, votre conjoint… bref, votre entourage).

Il existait, dans les faits, une pratique consistant à donner des tickets papier aux personnes dans le besoin, et qu'il n'est plus possible de faire de la même manière avec une carte ou un ticket dématérialisé. Il existe toutefois une fonction sur l'app Swile conforme à la réglementation qui permet de verser son solde titre-restaurant comme don à une association comme Les Restos du Cœur, Action Contre la Faim ou Le Secours Populaire.

Les obligations de l'employeur

Les règles liées au financement et à l’exonération du titre restaurant

Pour commencer, rappelons que le titre restaurant a deux spécificités.

• C’est une avantage cofinancé par l’employeur et le salarié(chacun prend en charge une partie de son montant).
• C’est un avantage exonéré d’impôts et de cotisations sociales et de CSG-CRDS pour les entreprises.

Pour bénéficier de cette exonération avantageuse, l’employeur doit respecter certaines conditions.

• sa participation doit être comprise entre 50% et 60% de la valeur du titre ;
• elle ne doit pas dépasser 7,18 € par titre (attention, ce chiffre est 2024 - en général il évolue à la hausse tous les ans - comptez sur nous pour maintenir cet article à jour en cas d’évolution pour 2025)

Au regard de ces conditions, cela signifie que la valeur du titre-restaurant ouvrant droit à l'exonération maximale est comprise entre 11,97 € (60 % du titre) à 14,36 (50 % du titre).

La convention avec un émetteur agréé

La mise en place et l’achat de titres restaurant nécessite de respecter certaines règles.

Dans les grandes lignes, l'employeur doit se fournir auprès d’une société émettrice de titres restaurant agréée, comme Swile par exemple.

Il existe différents fournisseurs de titres sur le marché. Pour faire un choix adapté à son entreprise et à ses besoins, mieux vaut prendre le temps de comparer les offres. (Nous revenons plus un peu plus loin dans l’article sur les critères clés à avoir en tête pour choisir son fournisseur.)

L’entreprise devra ensuite signer une convention de prestation avec la société émettrice de titres restaurant.

La distribution des titres restaurant aux salariés

En général, l’employeur distribue les titres restaurant à ses salariés de façon mensuelle, à chaque début de mois par exemple. Mais il peut aussi le faire de façon périodique, tous les trimestres par exemple. La loi ne fixe aucune règle spécifique à ce sujet.

Qui peut acheter des tickets restaurant ?

Toutes les entreprises (grand groupe, start-up, PME, TPE…) peuvent acheter des titres restaurant, à partir du moment où elles emploient au moins un salarié. C’est également le cas des associations ou des fondations reconnues d’utilités publiques.

Mais qui est responsable d’acheter les titres restaurant au sein de l’entreprise ? Tout dépend de son organisation. En général, il s’agit soit du dirigeant (en particulier dans les petites entreprises), du service ressources humaines ou bien du comité social et économique (CSE).

Il est important de préciser que les particuliers ne peuvent pas acheter directement des titres restaurant.

Acheter des titres-restaurant : la marche à suivre, étape par étape

Après ces quelques rappels importants, entrons dans le cœur du sujet. Comment acheter des titres restaurant, concrètement ?

Les étapes préalables (et nécessaires) à l’achat des titres restaurant.

Avant d’acheter des titres restaurant, il est nécessaire d’accomplir certaines étapes en amont. Les voici.

Calculer le budget nécessaire pour l’achat de titres restaurant

Tout d’abord, l’entreprise doit être au clair avec le budget qu’elle va consacrer aux titres restaurant.

Pour cela, elle doit prendre en compte 3 paramètres clés.

• le nombre d’employés éligibles ;
• la valeur faciale des titres ;
• le taux de participation patronale.

Voyons cela en détail.

1. Déterminer le nombre d'employés éligibles

La première chose à faire, pour calculer le budget alloué aux titres restaurant, est de déterminer le nombre de salariés éligibles.

Nous l’avons vu, en principe, tous les salariés peuvent recevoir des titres restaurant. Il n’y a pas de distinction selon le contrat de travail.

La seule condition, c’est que le collaborateur ait une pause repas comprise dans ses horaires de travail journalier. Les horaires de repas sont en général précisés dans la convention collective. Si ce n’est pas le cas, il faudra retenir les horaires suivants :

• 12h à 14h pour la pause consacrée au déjeuner ;
• 19h à 21h pour la pause consacrée au dîner.

Au regard de cette règle, la question d’attribuer - ou non - des titres restaurant peut se poser pour les travailleurs de nuit. Selon l’article L3122-2 du Code du travail, la période de travail de nuit commence au plus tôt à 21 heures et s'achève au plus tard à 7 heures. Or, comme nous venons de l’évoquer, cette période est en dehors des pauses repas. En principe, l’employeur n’est donc pas tenu d’octroyer des titres restaurant aux travailleurs de nuit.

En dehors de cette situation particulière, il faut retenir qu’un salarié reçoit un titre restaurant par jour travaillé.

Prenons un exemple concret.

Imaginons une PME de 25 salariés. Chaque salarié travaille de 9h30 à 18h, avec une pause repas entre 12h30 et 14h.

Conformément à la réglementation de l’URSSAF, chaque salarié reçoit 1 titre restaurant par jour travaillé.

Pour le mois d’avril 2024 par exemple, il y a 22 jours de travail. 22 x 25 = 550. Il faudra prévoir 550 titres restaurant.

Cela donne déjà une première indication sur le budget à allouer à cet avantage social.

💡 N’hésitez pas à consulter notre article dédié pour en savoir plus sur le calcul du nombre de titres restaurant à anticiper par mois.

2. Choisir la valeur faciale des tickets

Ensuite, l’entreprise doit choisir la valeur faciale des titres restaurant. La valeur faciale, quésaco ? C’est tout simplement la valeur monétaire (ou valeur argent) d’un titre.

En tant qu’employeur, vous êtes parfaitement libre de déterminer le montant du titre restaurant. C’est à votre discrétion, mais vous pouvez aussi prendre cette décision en concertation avec le CSE.

Sachez tout de même qu’il existe une contrainte (de taille) à avoir en tête. Rappelez-vous : pour bénéficier de l’exonération, la limite de valeur faciale du titre restaurant doit être comprise entre 11,97 € (60 % du titre) à 14,36 (50 % du titre).

Vous pouvez aller au-delà et prévoir un montant plus important. Mais en principe, peu d’entreprises le font. Car l’excédent sera soumis au paiement de l’impôt et des charges.

3. Définir la part de contribution de l'employeur

Nous l’avons évoqué précédemment : le titre restaurant est un avantage cofinancé par l’employeur et par le salarié.

L’entreprise prend en charge une partie du montant. Mais là encore, il existe une contrainte : pour bénéficier de l’exonération, cette part patronale doit

• être comprise entre 50% et 60% de la valeur du titre ;
• ne pas dépasser 7,14 €.

Vous l’aurez compris : impossible d’aller en dessous de 50% de prise en charge, si vous souhaitez bénéficier de l’exonération.

Faut-il financer 50 ou 60% du titre ? À vous de choisir ! C’est un calcul à faire, en fonction de votre budget. Mais gardez en tête qu’il est souvent plus pertinent de miser sur une prise en charge à 60% … C’est un vrai plus pour le salarié (et donc pour votre marque employeur) à moindre coût pour l’entreprise.

4. Estimer le coût total pour l'entreprise

Vous avez déterminé le nombre de salariés éligibles aux titres restaurant, choisi la valeur faciale du titre et fixé le pourcentage de la participation patronale ? C’est parfait ! Maintenant que vous avez ces trois éléments en tête, vous allez pouvoir estimer précisément le coût total des titres restaurant pour l’entreprise.

Reprenons l’ensemble de notre PME de 25 salariés.

En moyenne, on estime qu’un salarié travaille 230 jours par an. Il faut donc prévoir 230 titres par collaborateur. Dans ce cas de figure, il y a 25 salariés. Cela fait donc  5750 titres à distribuer sur l’année.

Imaginons que chaque titre ait une valeur faciale de 10 € et que la prise en charge de l’employeur soit de 60 %. Cela fait 6 € par ticket.

Le calcul est ensuite très simple. 5750 x 6 = 34500. Le budget à prévoir pour la PME est de 34500 € par an. Rappelons, bien sûr, que cette somme est exonérée d’impôts et de cotisations sociales.

Notez bien que ce budget reste une estimation. Il y a toujours une part d’aléa - il est par exemple difficile d’estimer les jours d’absence de vos salariés (pour maladie, par exemple). Jours pendant lesquels, rappelons-le, ces derniers ne bénéficieront pas de titres.

5.Déterminer le format du titre restaurant

Une fois que vous avez calculé votre budget, la prochaine étape est de déterminer le type de titre restaurant que vous souhaitez pour votre entreprise.

Tout d’abord, sachez qu’il existe différents formats :

• le format papier, c’est le fameux chéquier avec des titres pré-découpés qui existe depuis les années 60 ;
• le format dématérialisé : les titres sont intégrés dans une carte titre restaurant ou bien sur une carte virtuelle et peuvent être gérés sur une application dédiée.

Nous vous conseillons d’opter pour cette seconde alternative. En 2024, le format dématérialisé s’avère bien plus pratique et flexible.

• Il offre notamment l’immense avantage de régler les dépenses au centime près (chose qui n’est pas possible avec le ticket papier, car les commerçants ne sont pas autorisés à rendre la monnaie).
• Il est utilisable auprès d’un large réseau de restaurateurs, de commerces de bouche physique, mais aussi en ligne.
• Il est très sécurisé. En cas de perte ou de vol, l’utilisateur peut bloquer sa carte via son interface en quelques clics.
• Il est plus simple à gérer pour les entreprises. La carte est créditée automatiquement tous les mois, l’employeur n’a plus besoin de distribuer les chéquiers à ses salariés à chaque début de mois.

Dernier argument à ne pas négliger: le titre dématérialisé va probablement devenir obligatoire à l’horizon 2026. C’est en tout cas ce qu’a affirmé la ministre chargée des Petites et moyennes entreprises et du Commerce dans une récente interview. Pour l’heure, il n’y a pas encore de proposition de loi concrète, mais il est probable que le chéquier papier vive ses dernières heures…

Sélectionner un émetteur de titre restaurant

De nombreux acteurs se partagent le marché du titre restaurant. Comment faire un choix et s’y retrouver parmi toutes ces offres ?

4 grands critères peuvent vous guider.

Critère #1 : l’agrément

C’est le premier élément auquel vous devez prêter attention. C’est indispensable pour être en règle. Le fournisseur de titre restaurant doit être agréé.

Parmi les émetteurs certifiés, nous pouvons citer :

• Swile ;
• Edenred ;
• Sodexo ;
• Bimpli (Natixis Intertitres) ;
• Up ;
• Worklife ;
• Benefiz.

Critère #2 : le réseau d'acceptation des titres restaurant

Avoir des titres restaurant, c’est bien. Mais encore faut-il pouvoir les utiliser chez un large panel de commerçants et de restaurateurs.

Avant de vous engager auprès d’un fournisseur, pensez à vérifier le réseau d’acceptation de ses titres restaurant.

Critère #3 - les fonctionnalités et la plateforme

Aujourd’hui, la grande majorité des acteurs proposent des titres dématérialisés. Ce qu’il faut regarder, en revanche, ce sont les fonctionnalités proposées.

Pensez à vérifier que le fournisseur propose des fonctionnalités comme :

• le solde en temps réel ;
• le blocage de la carte en cas de perte et/ou de vol ;
• le paiement mobile via Apple Pay ou Google Pay ;
• le choix du code PIN ;
• le paiement complémentaire, avec une carte personnelle, pour aller au-delà du plafond journalier du titre restaurant ;
• etc.

L’intuitivité de la plateforme doit aussi être un critère important. N’hésitez pas à demander une démo produit afin de vous faire votre propre avis.

💡Le saviez-vous ?Swile propose une super app intuitive qui regroupe tous les avantages salarié (titres resto, titres cadeau, mobilité et chèques culture) au même endroit.

Les démarches à réaliser pour acheter et distribuer des titres-restaurant dans son entreprise

Calcul du budget ? Fait.

Choix du type de titre restaurant et de l’émetteur ? Fait.

C’est la dernière ligne droite. Vous pouvez (enfin) vous lancer dans l’achat de vos titres restaurant.

Voici comment procéder.

Étape 1 : Consulter le CSE

La mise en place des titres restaurant doit être actée soit :

• via une décision unilatérale de l’employeur ;
• par une décision collective, prise en concertation avec le CSE.

N’oubliez pas de procéder à cette formalité.

Étape 2 : Vous rapprocher de votre émetteur et signer une convention de prestation.

Vous avez comparé les offres et trouvé un émetteur de titres restaurant adapté aux besoins de votre entreprise ?

Il est temps de prendre contact avec votre fournisseur. Si ce n’est pas déjà fait, c’est le moment de lui poser toutes vos questions et de demander une démo pour valider votre choix.

Vous devez ensuite signer une convention de prestation, qui reprend les modalités de la collaboration et les droits et les obligations de chaque partie.

L’émetteur va ensuite vous envoyer les titres restaurant (au format papier ou dématérialisé selon les cas) et activer votre espace entreprise.

Étape 3 : informer et distribuer les titres restaurant aux salariés.

Vous allez enfin pouvoir annoncer la bonne nouvelle à vos salariés et leur distribuer les titres restaurant. Si vous avez opté pour la carte titre restaurant, la distribution n'aura lieu qu’une seule fois. La carte est automatiquement rechargée par la suite.

Nous vous conseillons également de communiquer une notice d’information qui reprend les conditions d’utilisation des titres.

Et après ? Gérer ses titres restaurant, au quotidien.

Comment se passe la gestion des titres restaurant au quotidien ?

Tout dépend du type de titres restaurant et de votre fournisseur.

• Si vous avez choisi des titres papier, il faudra faire des commandes régulièrement afin de renouveler vos stocks de tickets.
• Si vous avez choisi des titres dématérialisés, ce ne sera pas nécessaire. Comme nous venons de l’évoquer, la carte se recharge automatiquement, via une application.

Chez Swile, chaque employeur possède un espace administrateur dédié, à partir duquel il peut gérer facilement tous les titres de son entreprise, et en toute autonomie. Une personne rejoint/quitte la société ? Il lui suffit d’ajouter/supprimer le bénéficiaire via son espace.