L’employeur est tenu de rembourser les frais engagés par son collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle. S’il existe plusieurs modalités de remboursement, les frais réels sont très souvent utilisés par les entreprises.
Ici, l’employeur indemnise son salarié après présentation de plusieurs pièces justificatives.
Alors si vous êtes amené à réaliser des déplacements professionnels, il est primordial de bien connaître les justificatifs à fournir pour obtenir le remboursement de vos frais réels.
En cas de déplacement professionnel, l’employeur est dans l’obligation de rembourser toutes les dépenses engagées par son salarié. Mais pour cela, il dispose de plusieurs options :
Pour vous faire rembourser de vos notes de frais, vous devez fournir plusieurs justificatifs. Ces derniers varient selon la catégorie de la dépense.
Pour les frais d’hébergement, vous devrez fournir la facture de l'hôtel. Cette facture doit présenter le détail de toutes les prestations. C'est-à-dire le nombre de nuitées, la catégorie de la chambre, l’utilisation du room service, les dépenses au mini bar de l'hôtel...
En outre, la facture devra indiquer le montant de chaque prestation, les montants HT et TTC et le taux de TVA. Cela vaut évidemment pour toutes les catégories de dépenses.
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Là encore, il faudra présenter la facture du restaurant.
Mais attention, car il se peut que vous invitiez des collaborateurs ou des clients pour partager un repas. Notamment si vous souhaitez conclure une négociation commerciale. Dans ce cadre, la facture de restaurant doit mentionner les informations suivantes :
Ces informations permettront alors de justifier le caractère professionnel du repas, et donc de justifier le remboursement de la note de frais.
Les justificatifs à fournir dépendent du type de transport utilisé :
Et si vous utilisez votre voiture personnelle, les pièces justificatives à présenter sont quelque peu différentes.
Ces indemnités sont dues dès lors que le salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel.
Dans ce cadre, l’Urssaf prévoit un barème kilométrique qui détermine le montant des indemnités à verser. Ce barème prend en compte le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule.
Pour en bénéficier, vous devrez présenter votre carte grise pour prouver la puissance administrative. Quant à la distance parcourue, vous devrez indiquer l’ensemble des kilomètres effectués dans le cadre de votre voyage d’affaires. À ce titre, les tickets de péage, de parking et de carburant permettent de justifier les déplacements professionnels.
Bon à savoir : Outre le remboursement des frais professionnels par le chef d’entreprise, il est aussi possible d’utiliser le barème kilométrique pour sa déclaration d’impôt sur le revenu. Dans ce cadre, ce sont vos trajets domicile-travail qui donnent droit à une déduction. Mais pour cela, vous devez opter pour le régime des frais réels et non pour l’abattement forfaitaire de 10 %.
Plus de détails ici : Comment calculer les frais réels 2022 ?
Les justificatifs à fournir pour les notes de frais sont primordiaux. Et ce, pour trois raisons :
Pensez donc à les conserver et à vous assurer d’avoir les bonnes informations sur les factures.
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