Les justificatifs à présenter pour le remboursement des frais réels

Les frais réels : une option de remboursement pour l’employeur

En cas de déplacement professionnel, l’employeur est dans l’obligation de rembourser toutes les dépenses engagées par son salarié. Mais pour cela, il dispose de plusieurs options :

• L’allocation forfaitaire : il s’agit ici d’une somme définie par l’employeur pour le déplacement professionnel de son collaborateur. Cela vous permet alors de ne pas avoir à avancer les frais. C’est particulièrement utile lorsque les déplacements professionnels sont longs.
• La carte bancaire : c’est l’option la plus simple, puisque c’est l’entreprise qui paye directement l’ensemble des dépenses professionnelles. Mais de telles cartes ne peuvent être distribuées à tous les collaborateurs. Elles sont généralement prévues pour les grands voyageurs d’affaires qui effectuent des déplacements professionnels réguliers.
• Le remboursement des frais réels : ici, les choses se compliquent, puisque le salarié avance les frais. Pour obtenir le remboursement, vous devrez présenter une note de frais et les justificatifs correspondants. Mais quels sont ces justificatifs ?

Les justificatifs à fournir

Pour vous faire rembourser de vos notes de frais, vous devez fournir plusieurs justificatifs. Ces derniers varient selon la catégorie de la dépense.

Les frais d’hébergement

Pour les frais d’hébergement, vous devrez fournir la facture de l'hôtel. Cette facture doit présenter le détail de toutes les prestations. C'est-à-dire le nombre de nuitées, la catégorie de la chambre, l’utilisation du room service, les dépenses au mini bar de l'hôtel...

En outre, la facture devra indiquer le montant de chaque prestation, les montants HT et TTC et le taux de TVA. Cela vaut évidemment pour toutes les catégories de dépenses.

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Les frais de repas

Là encore, il faudra présenter la facture du restaurant.

Mais attention, car il se peut que vous invitiez des collaborateurs ou des clients pour partager un repas. Notamment si vous souhaitez conclure une négociation commerciale. Dans ce cadre, la facture de restaurant doit mentionner les informations suivantes :

• le nombre d’invités ;
• le nom et la fonction de chaque personne présente à table ;
• l'entreprise dans laquelle il travaille.

Ces informations permettront alors de justifier le caractère professionnel du repas, et donc de justifier le remboursement de la note de frais.

Les frais de transport

Les justificatifs à fournir dépendent du type de transport utilisé :

• Les transports en commun : il faudra présenter le ticket et/ou le reçu correspondant.
• Le train ou l’avion : ici, vous devrez fournir la facture correspondante à l’achat du billet aller-retour.
• La voiture : dans ce cadre, plusieurs types de dépenses peuvent être engagées. Par exemple, si vous louez une voiture, il faudra présenter la facture relative à la location de véhicule. En outre, vous devrez également fournir les justificatifs pour les frais de carburant, de parking ou les péages.

Et si vous utilisez votre voiture personnelle, les pièces justificatives à présenter sont quelque peu différentes.

Les indemnités kilométriques

Ces indemnités sont dues dès lors que le salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel.

Dans ce cadre, l’Urssaf prévoit un barème kilométrique qui détermine le montant des indemnités à verser. Ce barème prend en compte le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule.

Pour en bénéficier, vous devrez présenter votre carte grise pour prouver la puissance administrative. Quant à la distance parcourue, vous devrez indiquer l’ensemble des kilomètres effectués dans le cadre de votre voyage d’affaires. À ce titre, les tickets de péage, de parking et de carburant permettent de justifier les déplacements professionnels.

Bon à savoir : Outre le remboursement des frais professionnels par le chef d’entreprise, il est aussi possible d’utiliser le barème kilométrique pour sa déclaration d’impôt sur le revenu. Dans ce cadre, ce sont vos trajets domicile-travail qui donnent droit à une déduction. Mais pour cela, vous devez opter pour le régime des frais réels et non pour l’abattement forfaitaire de 10 %.

Plus de détails ici : Comment calculer les frais réels 2022 ?

Pourquoi ces justificatifs sont-ils si importants ?

Les justificatifs à fournir pour les notes de frais sont primordiaux. Et ce, pour trois raisons :

• Obtenir le remboursement de ses frais professionnels : pour vous indemniser, votre employeur a besoin de connaître le montant réel des dépenses engagées lors de votre voyage d’affaires.
• Bénéficier d’une déduction des frais réels sur sa déclaration de revenus : il est possible de déclarer les frais réels engagés pour vos trajets aller-retour entre votre domicile et votre lieu de travail. Mais pour être crédible aux yeux de l’administration fiscale, encore faut-il être en mesure de présenter les pièces justificatives adéquates.
• Permettre à l’employeur de bénéficier d’exonération : le chef d’entreprise peut déduire l’ensemble des frais réels de son revenu imposable et de ses cotisations sociales. Mais pour éviter toutes déconvenues avec le fisc, il doit présenter les justificatifs requis.

Pensez donc à les conserver et à vous assurer d’avoir les bonnes informations sur les factures.