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La note de frais est un document rempli par un collaborateur qui atteste avoir engagé des dépenses dans le cadre d'une mission professionnelle. Dans ce cas, le collaborateur peut demander le remboursement des avances de frais effectuées auprès de l'équipe comptable de l'entreprise.Voici quelques exemples de types de dépenses concernées :
- Repas
- Location d'une voiture
- Billet de train
- Abonnement téléphonique
- Etc...
Quelles informations doit contenir une note de frais ?
Il n'y a aucune obligation légale concernant les informations que doit contenir une note de frais. Il n'y a donc aucune contrainte, template ou exemple de note de frais figé pour les collaborateurs en France.
Cependant, par définition, pour qu'un comptable puisse effectuer le remboursement, il doit avoir à sa disposition au minimum ces informations suivantes :
- Date de la dépense
- Montants : Hors-Taxe, TVA et donc TTC
- Type de dépense (repas, billet d'avions, péage...)
- Nom et Prénom du salarié
Aussi, les entreprises ont pour habitude de formaliser les notes de frais afin de mieux structurer la gestion des notes de frais (récupération, traitement et validation, enregistrement comptable et remboursement). Voici les autres informations qu'ils peuvent avoir tendance à demander :
- Code Client ou Projet
- Equipe dont fait partie le collaborateur
Les entreprises utilisent plusieurs supports pour remplir les notes de frais. Celles-ci peuvent se faire par mail avec les justificatifs en pièce jointe. Certaines sont un peu mieux organisées et demandent à leurs salariés de faire une note de frais via un template Excel ou Word. Tandis que d'autres sociétés ont mis en place une solution de gestion des notes de frais qui reposent notamment sur la technologie OCR pour automatiser la récupération des informations sur une note de frais.
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Découvrez l’offre SwileQuel est le processus de gestion d'une note de frais ?
Lorsqu'un collaborateur revient d'un déplacement professionnel, c'est le parcours du combattant qui commence. Voici les étapes de gestion d'une note de frais :
- Récupérer les justificatifs
- Comptabiliser
- Numériser les notes de frais
- Remplir la note de frais
- Process de Validation
- Transfert à l'équipe comptable
- Remboursement par virement bancaire
L'ensemble de ces étapes sont encore très manuelles et donc chronophages pour les voyageurs d'affaires. Les managers et les équipes comptables sont aussi beaucoup sollicités. C'est pourquoi nous vous avons concocté une liste d'outils d'automatisation des notes de frais.
Bonus : J'ai perdu mon justificatif de note de frais, comment faire
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L'équipe
Swile est une fintech française qui propose une carte de paiement et une appli pour les avantages sociaux. L'entreprise a été fondée en 2017 par Loïc Soubeyrand et son siège social se trouve à Paris, en France.
