Tout savoir sur les frais réels

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Les frais réels représentent l'ensemble des frais engagés personnellement pour la pratique de son activité professionnelle au cours d'une année. Ils peuvent être déclarés auprès de l'administration fiscale afin de bénéficier d'une réduction d'impôts.

Par défaut, tout salarié bénéficie d'un abattement de 10% sur son salaire net pour compenser les coûts engagés pour la pratique de l'activité professionnelle. Mais cela vaut parfois la peine de faire le calcul de ses frais réels, car s'ils représentent plus de 10% de votre salaire net annuel, il est intéressant de passer par le régime des frais réels.

Alors faut-il passer au régime des frais réels pour bénéficier d'une réduction d'impôts ?

Rappel sur les frais réels

Pour remplir votre déclaration d’impôt, vous aurez besoin de calculer le montant des frais réels. On revient sur leur définition, leurs règles de calcul, et les principaux frais réels que vous pourriez déclarer.

C’est quoi les frais réels ?

En tant que salarié, vous engagez nécessairement des dépenses pour les besoins de votre activité professionnelle (trajet domicile-travail, repas à la cantine…).

À ce titre, vous êtes en droit de déclarer vos dépenses professionnelles à l’administration fiscale (même hors voyage d’affaires ). Cela vous permettra alors de bénéficier d’une réduction d'impôts.

Pour cela, vous avez deux options : le régime des frais réels ou l’abattement forfaitaire de 10 %.

Mais lequel est le plus avantageux ? C’est justement pour cela qu’il est intéressant de calculer ses frais réels.

Quels sont les différents types de frais réels ?

Comme on l’a vu, il existe de multiples types de frais réels. Voici les plus importants.

Les frais de repas

Comme vous êtes loin de votre domicile, vous engagez sans doute des dépenses supplémentaires pour vos repas quotidiens.

L’administration fiscale vous rembourse alors la différence entre les repas pris à la maison et les repas pris sur le lieu de travail.

Pour connaître cette différence, il faut savoir que les repas pris à la maison ont une valeur de 4,90 € (au sens du centre des impôts).

Pour vous aider à comprendre, voici deux exemples :

• Hypothèse 1 : vous payez un repas 20 € sans titre-restaurant : le montant des frais réels est de 20 € moins 4.90 €, soit 15,10 €.
• Hypothèse 2 : vous payez un repas 20 € avec 9 € de titre-restaurant : ici, il faut également déduire la somme des titres restaurant. Le calcul des frais réels est donc de 20 € moins 4,90 € - 9€, soit 6,10 €.

Le barème kilométrique

L’idée est de rembourser les frais de déplacement lorsque le collaborateur utilise son véhicule personnel.

Ce barème est utilisé à double titre :

• Pour les voyages d’affaires : dans ce cas, c’est l’employeur qui doit rembourser les frais professionnels.
• Pour les trajets domicile-travail : ici, le salarié pourra renseigner, sur sa déclaration de revenus, le nombre de kilomètres parcourus pour se rendre sur son lieu de travail. Il obtiendra alors une déduction de ses frais kilométriques en fonction du barème de l’URSSAF.

Ce barème prend en compte la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule.

Sachez que le véhicule pris en compte n’est pas toujours une voiture. Il peut aussi s’agir d’un deux roues (moto, scooter).

Et bonne nouvelle, pour 2022, ce barème kilométrique connaît plusieurs évolutions.

Comment calculer les frais réels ?

Calculer les frais réels : les différents types de frais réels déductibles

• les repas
• la formation
• l'achat de vêtements obligatoires (bleu de travail par exemple)
• l'assurance
• le parking
• l'essence
• les frais de péage

Évidemment, tous ces frais sont les coûts qui sont avancés uniquement par l'employé. Il faut déduire systématiquement la contribution de l'employeur. À savoir que dans la limite de certains barèmes, les employeurs sont obligés de rembourser vos frais professionnels.

Exemple : sur un repas de 10€, si 6€ sont pris en charge par l'employeur, il faudra déclarer uniquement 4€ de frais réels déductibles.

Le calcul des frais réels de restauration

Il existe un barème bien précis des frais réels, tous les frais ne sont donc pas remboursables.

Par exemple, pour les repas, l'administration fiscale évalue la valeur des repas pris à 4,90€. Le montant remboursable sur un repas de 15 euros correspond donc à :

15€ - 4,90€ - valeur des tickets restaurants.

Ainsi, si vous bénéficiez de 6€ de tickets restaurants, les frais réels déductibles pour ce repas seront de 4,10 €.

Le calcul des frais réels kilométriques.

Le barème des indemnités kilométriques est un barème très courant puisqu'il permet d'estimer le montant dépensé lié aux déplacements professionnels.

Calcul des frais réels : faut-il l'adopter le régime des frais réels déductibles ou garder le régime de la déduction forfaitaire de 10% ?

Afin de déterminer s'il vaut mieux passer au régime des frais réels déductibles, vous n'aurez d'autres choix que de faire quelques calculs. Alors, prenez ces 30 minutes, elles pourraient s'avérer très rentables !

1. Faire l'inventaire de toutes ses dépenses dans l'année : frais de repas, dépenses en péage, frais kilométriques, achat de matériel
2. Déduire de ce montant de dépense les frais qui ont été remboursés par votre employeur
3. Calculer combien font 10% de votre salaire réel

Si vous comparez ces 10% avec le montant de vos frais réels déductibles et que ces derniers sont plus élevés, vous avez un intérêt financier à passer par le régime des frais réels déductibles.

Notons 3 points importants si vous choisissez ce régime des frais réels déductibles :

• Les justificatifs ne sont pas à transmettre immédiatement, mais il est obligatoire de les conserver : ils doivent être gardés au moins 3 ans.
• Ce choix de régime fiscal peut être adopté individuellement au sein d'un foyer fiscal. Autrement dit, vous pouvez passer au régime des frais réels déductibles tandis que votre conjoint conserve l'abattement de 10%.
• Quels que soient les frais réels payés par l'employé, si votre employeur vous rembourse déjà une partie de ces frais, cela devra évidemment apparaître dans votre déclaration.

La déclaration des frais réels permet de prendre en compte tous les frais que vous engagez dans le cadre de votre activité professionnelle mais qui ne sont pas remboursés par votre employeur. Si ce qui vous intéresse davantage est de calculer les frais que votre employeur doit vous rembourser, nous vous expliquons comment faire ici.

Une fois votre calcul fait, pour déclarer vos frais professionnels, vous pouvez vous rendre directement sur le site le site du ministère de l'action et des comptes publics.

Notre plateforme de réservation de vos déplacements professionnels vous permet de ne pas avancer les frais pour vos coûts d'hébergement et de transports, vous évitant ainsi de perdre du temps avec la déclaration des frais réels.

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Les changements en 2022 pour le calcul des frais réels

Entre la montée du prix de l’essence, la période post-pandémie, la crise géopolitique internationale… 2022 est marquée par de multiples modifications. Et cela se ressent notamment au niveau du barème kilométrique, et donc du calcul des frais réels.

Une revalorisation du barème kilométrique

Comme tous les ans, le barème kilométrique est amené à évoluer. Et évidemment, cela impacte le calcul de vos frais réels.

En raison du contexte économique particulier de cette année 2022, le gouvernement a décidé d’une revalorisation de 10 % du barème kilométrique pour cette année.

Voici le nouveau barème 2022 :

Pour les salariés qui se déplacent beaucoup dans le cadre de leur activité professionnelle, cette revalorisation peut leur permettre de bénéficier d’une indemnité kilométrique d’une centaine d’euros supplémentaires par rapport au barème kilométrique.

Mais pour en bénéficier, il faut évidemment opter pour le régime des frais réels sur sa déclaration d'impôt sur le revenu.