Voyages d’affaires : comment s'organisent les PME ?

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Dans certains secteurs comme l'import/export, la santé ou l'aéronautique, les commerciaux et dirigeants se déplacent dans d'autres régions de France, voire du monde. Quelles sont les bonnes pratiques en ce qui regarde l'organisation de ces déplacements professionnels ?

Voyage d'affaires et TPE, la contrainte budgétaire est réelle

Les très petites entreprises (TPE) effectuent de plus en plus de voyages d'affaires, attirées par le développement à l'international. Il représente en effet une opportunité en or pour trouver des débouchés commerciaux, notamment quand elles maîtrisent déjà bien leur marché local.

Cette problématique ne concerne pas tous les secteurs. Cependant dès lors que l'entreprise s'inscrit dans un marché concurrentiel mondialisé, la recherche de clients à l'international peut vite devenir une priorité. Si cet axe de croissance devient prioritaire aux yeux des dirigeants de l'entreprise, un budget dédié aux déplacements professionnels doit être dégagé.

Les moyens humains et financiers des petites entreprises demeurent limités. Des solutions similaires au tourisme sont privilégiées : compagnies low-cost, réservation sur des comparateurs aériens, location de véhicule ou hôtel étape. Cela reste un moment essentiel - à ne pas négliger - pour l'entreprise qui cherche à prouver la possibilité d'une expansion à l'international. La conquête de l'étranger ne doit se lancer que lorsque l'entreprise a les reins solides et est capable d'assumer les imprévus.

Voyage d'affaires et PME : des déplacements variés

Du côté des PME (Petites et Moyennes Entreprises), il est très complexe d'établir un panorama global sur les besoins et conditions en termes de voyages d'affaires. Ces entreprises sont en effet très hétérogènes.

Comment trouver une cohérence pour une catégorie d'entreprises qui peut compter de 10 à 250 employés ?

Les tendances fortes du voyages d’affaires au sein des PME :

Chez Swile Déplacements Pro, plateforme de gestion des voyages d'affaires, on observe cependant quelques tendances fortes.

• Certaines entreprises sont internationales : elles commercialisent des solutions pour des grands comptes très sectorisés (santé, aéronautique). Lorsque son marché cible comporte 30 prospects dans 20 pays différents pour des contrats importants, il est important de savoir sauter dans un avion pour provoquer un rendez-vous. Pour ces PME il est primordial d'être accompagné par une agence de voyages d'affaires en ligne ou hors ligne.
• Certaines PME sont aussi à l'étranger par leur activité. Les entreprises de production réalisent par exemple de nombreux shootings à l'international. Le nombre de déplacements professionnels d'une entreprise de 15 personnes dans ce secteur peut être plus conséquent qu'une Entreprise de Taille Intermédiaire (ETI) de 600 personnes ! Une bonne gestion de la politique voyage et un processus de validation est la clé de la réussite dans ce genre de situation.
• Certaines PME ont réussi à sécuriser le marché français. Elles ont une "recette" de réussite, qu'elles vont tenter de répliquer, souvent en Europe. C'est notamment le cas de beaucoup d'entreprises de logiciel.

Beaucoup d'autres cas de figure existent bien sûr.

Modèle de Politique Voyage

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La gestion des voyages d’affaires au sein des entreprise

Pour faire face à la concurrence, les entreprises ont pour obligation d'envoyer leurs commerciaux en déplacement professionnel à travers leurs différentes régions cibles. Néanmoins, rares sont celles qui disposent d'un service consacré aux voyage d'affaires . Les commerciaux organisent souvent eux-mêmes leur tournées ou ont recours à une assistante. Sans mutualisation des coûts, ni outils dédiés, les PME paient généralement le prix fort pour des prestations modestes, qui s'apparentent à des prestations de tourisme.

Lorsque rechercher et réserver les vols, vérifier le respect du budget voyage, et maîtriser la comptabilité afférente aux déplacements professionnels devient trop pénible, les PME ont parfois recours à des agences de voyages physiques ou digitales comme Swile Déplacements Pro. Les agences digitales permettent souvent d'accéder à des tarifs plus compétitifs et à des interfaces plus modernes et mobiles pour les voyageurs.

Faut-il avoir recours à une entreprise externe pour organiser ses voyages d'affaires ?

Cependant, nombre de PME restent réticentes à l'idée de faire appel à une agence externe pour organiser ses voyages d'affaires. Que ce soit pour gérer leur budget de business travel ou encore accompagner leurs voyageurs dans l'organisation de leurs déplacements professionnels, qu'ils soient en France ou à l'étranger.

Pour autant, certaines agences de déplacement professionnel disposent désormais de solutions à même de satisfaire le plus exigeant des voyageurs, tout en garantissant une optimisation importante du budget voyage. À titre d'exemple, Swile Déplacements Pro permet en moyenne à une entreprise de réduire son budget voyage de 20% grâce à la mise en place d'une politique voyage simple et claire.

De plus, les plateformes de gestion des voyages d'affaires comme Swile Déplacements Pro se sont appuyées sur les évolutions du comportement en ligne des voyageurs. Elles proposent une interface au plus proche de ce que les collaborateurs ont l'habitude d'utiliser, notamment pour partir en vacances.

Conséquence ? Elles offrent des prestations centrées sur l'utilisateur, tout en restant adaptables aux besoins spécifiques des dirigeants. Elles optimisent également la gestion comptable et administrative des business travel, tâche que personne ne se bat pour assumer au sein d'une PME !

Les solutions de déplacements professionnels assurent un gain économique pour les entreprises, mais aussi des déplacements de meilleure qualité pour leurs collaborateurs, un allègement des démarches administratives, et un réel soutien pour les voyageurs.

L’évolution du modèle économique des agences de voyages d'affaires

Il y a quelques années, les PME étaient contraintes de passer par un professionnel du tourisme pour réserver leurs déplacements professionnels. Mais depuis les années 90 et l'avènement d'Internet, les habitudes des voyageurs ont bien changé . Depuis un navigateur web, les réservations de transport et d'hôtellerie sont facilement accessibles, à des tarifs très compétitifs. Et petit à petit, les PME ont tenté de réaliser des économies en n'externalisant plus leur budget de business travel. Cette évolution a incité les agences à adapter leurs modèles économiques dans le but d'améliorer leurs services tout en diminuant leur impact financier. Swile Déplacements Pro, par exemple, propose un service tout-en-un, 100% gratuit pour les entreprises.

Certains acteurs cherchent également à adresser les PME en même temps que les grands comptes, mais priorisent souvent ces derniers, notamment dans l'accompagnement des voyageurs ou dans le développement de nouvelles fonctionnalités. Comment leur en vouloir, lorsqu'une entreprise du CAC40 réalise parfois 1 000 ou 10 000 fois plus de volume qu'une PME ?

Guide du voyage d’affaires

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Trois bonnes raisons de faire appel à un expert pour l'organisation de ses voyages d'affaires

Comment optimiser sa gestion des voyages d'affaires ?

Budget maîtrisé, amélioration des conditions de déplacement des commerciaux, simplicité administrative... Autant d'avantages qui incitent de plus en plus d'entreprises à avoir recours à une agence de voyages en ligne dédiée aux PME. En effet, celles-ci connaissent parfaitement les problématiques des PME relatives au voyage : assurances, visa, saisonnalité des prix, en plus d'avoir une connaissance poussée des différents transporteurs, et accès à des prix négociés. La prestation est immédiatement rentabilisée par ces tarifs, inaccessibles au grand public.

Un expert du voyage d'affaires s'adapte également aux besoins spécifiques de ses clients pour offrir des solutions personnalisées, et réalise parfois l'impossible lors d'un déplacement. Cela représente une charge en moins pour l'entreprise et son collaborateur en déplacement, qui pourra se dédier au développement de l'entreprise et profiter de transports et d'hébergements de qualité, choisis avec soin. Il est également intéressant de centraliser l'ensemble des dépenses auprès d'un interlocuteur unique, qui sera capable d'émettre une seule facture en fin de mois, et de vous apporter davantage de visibilité sur votre dépense voyage en temps réel.

Enfin, le Duty of Care redevient une priorité au sein des entreprises : le dirigeant est responsable pénalement de la santé de ses collaborateurs et a l'obligation de mettre en place des formations et des processus de rapatriement. Il doit également pouvoir savoir à tout moment où se situent ses collaborateurs qui sont en déplacement : il peut être bien aidé par une agence en ligne de gestion des voyages professionnels ! Beaucoup de petites et moyennes entreprises (PME) se développent en partant à l'assaut de nouveaux marchés, ce qui implique un certain nombre de voyages d'affaires.