Vous êtes Office Manager ou Assistant de Direction ?
Dans ce cas, vous êtes probablement amené à organiser le voyage d’affaires de votre patron ou d’un salarié cadre de l’entreprise. Mais comment faire pour réserver le déplacement professionnel ?
Entre les exigences de vos collaborateurs, celles de votre employeur et les contraintes liées au grand déplacement, cette mission requiert beaucoup de rigueur. Alors pour vous aider dans cette tâche, on vous apporte quelques astuces visant à bien planifier les déplacements professionnels de vos collègues.
Avant d’organiser les déplacements d’affaires de vos collègues, on vous conseille de leur demander plusieurs informations.
Commencez par vous oser des questions sur l’objectif de ce déplacement professionnel. Et surtout, sur les différents rendez-vous programmés. Si besoin, vous devriez avoir accès à l’agenda de chaque salarié pour faciliter votre travail.
À partir de la liste des réunions prévues, vous pourrez aisément organiser leurs voyages professionnels des salariés.
À commencer par l'hôtel. Idéalement, choisissez-en un qui soit situé au centre de la ville. Et pour cause, si votre collaborateur doit se déplacer à différents lieux de travail, vous devez optimiser et simplifier ses trajets.
Ensuite, on vous conseille de demander les préférences de déplacements professionnels de vos collègues. Par exemple : est-ce qu’ils prennent le petit-déjeuner le matin ? Ça peut paraître anodin, mais s’ils n’ont pas l’habitude de déjeuner le matin, ça ne sert à rien de prendre l’option.
Pensez également à préparer une checklist de tous les documents à emmener, tels que :
Cette liste pourra vous être utile pour les prochains voyages d’affaires que vous organiserez.
Maintenant que vous connaissez les préférences de vos collègues pour leur déplacement d’affaires, vous devez aussi respecter les contraintes de l’entreprise.
Outre les préférences des employés en voyage d'affaires, il faut aussi prendre en considération la politique de voyage de la société.
L’employeur est contraint de verser des indemnités pour le remboursement des frais de déplacement professionnel. Dans ce cadre, il ne vous sera sans doute pas permis de sélectionner des hôtels 5 étoiles avec spa ou des billets d’avion en première classe.
Alors avant d’effectuer les premières réservations, on vous conseille de vérifier le budget fixé par la politique de voyage. Et ce, pour chaque poste de dépenses.
La politique de voyage indique le budget à respecter, mais pas seulement. Vous pourrez aussi retrouver quelques spécificités propres à votre entreprise. Par exemple :
Après avoir vu ces différents éléments, vous êtes prêt à organiser le déplacement professionnel de vos collègues.
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Afin d’être sûr que le voyage professionnel de votre collaborateur se déroule au mieux, on vous conseille de préparer une checklist en amont.
Voici une liste des principales tâches à effectuer :
Toutes ces réservations engendrent des dépenses qu’il faudra comptabiliser.
>> À lire aussi : Comment choisir le bon logement en déplacement professionnel
En voyage d’affaires, les dépenses s’accumulent : frais de repas, frais d’hébergement ou frais de déplacement.
Alors pour simplifier la gestion des notes de frais à leur retour, pensez à anticiper en regroupant toutes les dépenses (et leurs justificatifs) que vous avez déjà réglées.
Et pour vous y retrouver dans toutes ces dépenses, il y a la feuille de route.
Une fois que vous avez organisé le déplacement professionnel de vos collègues, encore faut-il le formaliser. C’est justement le rôle de la feuille de route. Ce document vous permet de détailler l’ensemble de l’itinéraire de voyage.
N’hésitez pas à préciser un maximum de détails pour simplifier l'organisation de vos collègues. En particulier pour les trajets :
Pour ce qui est de l’hôtel, n’oubliez pas d’indiquer l’adresse et les différents services auxquels votre collaborateur a droit.
Ensuite, vous devez également mentionner le planning des réunions. Ici, on vous conseille de laisser quelques lignes. Ainsi, vos collègues en déplacement professionnel pourront indiquer l’ordre du jour.
Bon à savoir : chaque voyageur d’affaires est différent. Certains aiment les feuilles de route très détaillées et d’autres préfèrent avoir les grandes lignes. Dans un premier temps, on vous recommande d’ajouter un maximum de précision. Vous pourrez ensuite ajuster en fonction des préférences de vos collègues.
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L’objectif de cette feuille de route est de simplifier le travail de vos collaborateurs pendant leur déplacement. Mais pas seulement. Et pour cause, en indiquant chaque élément du voyage d’affaires, la feuille de route facilite également le calcul du temps de travail effectif.
En résumé : il ne s’agit que de quelques techniques pour vous aider à planifier le déplacement professionnel de vos collègues. Mais l’idée est surtout de trouver la méthode qui vous convienne. Et si vous avez besoin d’aide dans l’organisation ou simplement si vous souhaitez gagner du temps, contactez-nous !
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