Comment choisir son logement en déplacement professionnel ?

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Que vous soyez consultant, commercial ou artisan BTP, les déplacements professionnels font sans doute partie de votre quotidien. Loin de votre lieu de travail habituel, vous devez organiser votre voyage d’affaires : réunions, trajets, repas, et bien sûr, hébergement.Dans cet article, on s’intéresse justement à ce dernier point. ‍ Comment trouver un logement en déplacement professionnel ? ‍On vous dit tout.

Bien choisir son logement en déplacement professionnel

Lorsqu’un collaborateur part en grand déplacement , il doit impérativement trouver un hébergement le temps de sa mission. Mais avant de vous ruer sur la première chambre d’hôtel, on vous conseille de prendre en considération les critères suivants.

La durée du déplacement professionnel

Pour vos déplacements professionnels , vous pouvez partir loin de votre résidence habituelle pour une nuit, une semaine, un mois ou plus.

Mais selon la durée de votre déplacement, le logement ne sera pas forcément le même. Par exemple, si vous partez en mission pour deux jours, vous pouvez réserver une chambre d'hôtel. Au-delà d’une semaine, l’appartement semble plus avantageux.

Le coût d'un logement pour professionnel

L’employeur est dans l’obligation de rembourser les frais professionnels de ses salariés en déplacement professionnel. Et cela concerne tous les frais engagés au cours du voyage d’affaires. L’hébergement en fait donc partie.

Mais attention, si vous optez pour un hôtel 5 étoiles avec spa, piscine, massage et salle de sport, cela représente un coût non négligeable pour votre patron. Il est tout de même peu certain qu’il accepte de prendre en charge ce type de logement lors de vos déplacements professionnels.

Alors pour éviter les mauvaises surprises, on vous conseille de demander à votre employeur ou au service RH une fourchette de prix pour l'hébergement. Sinon, vous pouvez également consulter la politique de voyage de l’entreprise.

La politique de voyage de l’entreprise

La politique de voyage de l’entreprise est un document qui regroupe l’ensemble des modalités propres à vos déplacements professionnels : le remboursement des frais, la saisie des notes de frais, les conditions de déplacement, et bien sûr les logements en voyage d’affaires.

À ce titre, vous pourrez y retrouver deux informations intéressantes :

• Les limites de coût : généralement, la politique va donner une limite à ne pas dépasser pour chacune de vos dépenses (logement, repas, transport...)
• Les préférences : pour faire des économies sur les hébergements, les entreprises font souvent des partenariats avec des chaînes hôtelières. Dans ce cadre, vous devrez regarder en priorité les hôtels proposés par la politique de voyage.

Dans le même esprit, l’entreprise peut privilégier les hôtels éco-responsables en accord avec sa politique RSE, ou demander à ce que le train soit préféré à l’avion pour des déplacements professionnels sur le territoire national.

• À lire aussi : Un exemple de politique voyage efficace

Maintenant que vous savez quels sont les critères à prendre en compte pour votre logement en déplacement professionnel, retrouvez les différentes options qui s’offrent à vous.

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Sélectionner la meilleure option de logement pour travailleur en déplacement

Hôtel, Airbnb, location moyenne durée… Il existe de multiples options pour trouver un logement en déplacement professionnel.

Les hôtels pour un déplacement professionnel

Quand on pense logement en déplacement professionnel, l’hôtel apparaît souvent comme la première solution. Et pour cause, vous bénéficiez d’une chambre et d’une salle de bain privative avec de multiples services : ménage quotidien, petit-déjeuner, room-service…

On vous conseille donc la chambre d'hôtel si vous partez sur une courte période . Au-delà d’une semaine, vous pourrez privilégier d’autres solutions.

Les apparts hôtels pour un voyage d'affaires

Vivre dans un hôtel, c’est bien. Mais manger au restaurant tous les jours peut aussi vite lasser.

C’est pourquoi, de nombreuses chaînes hôtelières développent les apparts hôtels. Ici, vous bénéficiez des avantages de l’appartement et de l'hôtel.

Comme à l’hôtel, tous les équipements sont directement mis à votre disposition.

Mais la différence d’une chambre classique, c’est que vous profitez en plus des équipements propres à un appartement : une cuisine, un coin salon et un bureau.

C’est idéal, si vous cherchez un logement pour un déplacement professionnel assez long (au moins une semaine).

Airbnb et Airbnb for Work

Depuis plus d’une dizaine d'années, Airbnb a révolutionné l’industrie du tourisme. Le principe est similaire à celui d’un appart hôtel : un logement entièrement meublé à votre disposition. Cependant, ces logements sont souvent gérés par des particuliers qui louent leur résidence (principale ou secondaire).

Selon les cas, vous pouvez dormir dans un appartement, un chalet, une maison, une yourte… Pour vos voyages d’affaires, on vous conseille d’éviter les logements insolites. Optez plutôt pour la simplicité afin de travailler dans de bonnes conditions (mais aussi pour réduire les frais).

Si les Airbnb étaient initialement utilisés par les touristes en vacances, ils sont de plus en plus plébiscités par les voyageurs d'affaires. Pourtant, ce n'est pas toujours la meilleure idée.

• À lire aussi :Airbnb for Work : fausse bonne idée ?

Les chambres d’hôtes

La chambre d’hôtes s’apparente en quelque sorte à la chambre d'hôtel. On vous sert le petit-déjeuner, les repas (si vous choisissez la pension complète) et le ménage est fait quotidiennement.

Mais ici, l’ambiance se veut plus intimiste, puisque ce sont généralement des particuliers qui mettent le logement à disposition des voyageurs.

À ce titre, cette option est plutôt adaptée aux locations de vacances. En effet, les hôtes vous donneront des conseils sur les coins à visiter. Mais si vous avez des réunions ou un chantier à construire, ce n’est pas forcément l’endroit où vous serez le plus productif .

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Les locations d’appartement

La location de logement pour déplacement professionnel concerne principalement les voyageurs d’affaires qui partent sur une longue durée (supérieure à 3 mois).

Et oui, si vous partez longtemps, la location d'un logement en Airbnb ou d’un appart hôtel risque d’avoir un coût élevé. Alors pour réduire les frais, on vous conseille de louer un logement de manière plus traditionnelle. Mais sinon, vous pouvez aussi vous orienter vers des plateformes spécialisées, comme Morningcroissant ou Spotahome .

Mais attention, privilégiez la location meublée pour éviter d’acheter des équipements qui ne vous serviront que dans le cadre de votre mobilité professionnelle.

Après avoir vu les différentes options qui s’offrent à vous, il faut quand même connaître les modalités de remboursement pour vos frais en déplacement professionnel .

Se faire rembourser les frais d’hébergement

On l’a vu, votre employeur est tenu de prendre en charge les dépenses engagées au cours d’un voyage d’affaires. Pour cela, il a deux possibilités :

• un remboursement des frais réels : c’est à vous d’avancer les frais pour votre logement en déplacement professionnel. Ensuite, votre employeur vous rembourse (généralement à la fin du mois).
• une allocation forfaitaire : ici, vous bénéficiez d’une avance. Mais contrairement à la situation précédente, le budget est clairement limité. C’est donc à vous de faire en sorte que les frais d'hébergement rentrent bien dans l’enveloppe des allocations forfaitaires.

Sinon, l'entreprise peut également choisir de passer par agence de voyage d'affaires . Dans ce cas, c'est l'entreprise qui est directement prélevée, sans que les voyageurs n'aient rien à débourser pour leur réservation.

Pour autant, les managers et/ou dirigeants gardent une visibilité totale sur les déplacements de l'équipe et un système de validation peut être intégré pour s’assurer du respect de la politique de voyage .