Le guide ultime pour organiser le déplacement professionnel de ses collègues

TEMPS DE LECTURE : 5min

Vous êtes Office Manager ou Assistant de Direction ?

Dans ce cas, vous êtes probablement amené à organiser le voyage d’affaires de votre patron ou d’un salarié cadre de l’entreprise. Mais comment faire pour réserver le déplacement professionnel ?

Entre les exigences de vos collaborateurs, celles de votre employeur et les contraintes liées au grand déplacement, cette mission requiert beaucoup de rigueur. Alors pour vous aider dans cette tâche, on vous apporte quelques astuces visant à bien planifier les déplacements professionnels de vos collègues.

Faire état des besoins de ses collègues

Avant d’organiser les déplacements d’affaires de vos collègues, on vous conseille de leur demander plusieurs informations.

L’agenda de vos collaborateurs en déplacement professionnel

Commencez par vous oser des questions sur l’ objectif de ce déplacement professionnel . Et surtout, sur les différents rendez-vous programmés . Si besoin, vous devriez avoir accès à l’agenda de chaque salarié pour faciliter votre travail.

À partir de la liste des réunions prévues, vous pourrez aisément organiser leurs voyages professionnels des salariés.

À commencer par l'hôtel. Idéalement, choisissez-en un qui soit situé au centre de la ville. Et pour cause, si votre collaborateur doit se déplacer à différents lieux de travail, vous devez optimiser et simplifier ses trajets.

Les préférences des voyageurs d’affaires

Ensuite, on vous conseille de demander les préférences de déplacements professionnels de vos collègues . Par exemple : est-ce qu’ils prennent le petit-déjeuner le matin ? Ça peut paraître anodin, mais s’ils n’ont pas l’habitude de déjeuner le matin, ça ne sert à rien de prendre l’option.

Pensez également à préparer une checklist de tous les documents à emmener , tels que :

• les cartes d’embarquement,
• la carte d’identité ou le passeport,
• les cartes de visite et éventuellement,
• les éléments de démonstration ou produits

Cette liste pourra vous être utile pour les prochains voyages d’affaires que vous organiserez.

Maintenant que vous connaissez les préférences de vos collègues pour leur déplacement d’affaires, vous devez aussi respecter les contraintes de l’entreprise.

Appliquer les règles fixées par la politique de voyage de l’entreprise

Outre les préférences des employés en voyage d'affaires, il faut aussi prendre en considération la politique de voyage de la société.

Le budget à respecter

L’employeur est contraint d e verser des indemnités pour le remboursement des frais de déplacement professionnel. Dans ce cadre, il ne vous sera sans doute pas permis de sélectionner des hôtels 5 étoiles avec spa ou des billets d’avion en première classe.

Alors avant d’effectuer les premières réservations, on vous conseille de vérifier le budget fixé par la politique de voyage. Et ce, pour chaque poste de dépenses.

Les autres spécificités de la politique voyage

La politique de voyage indique le budget à respecter, mais pas seulement. Vous pourrez aussi retrouver quelques spécificités propres à votre entreprise. Par exemple :

• Les chaînes hôtelières : si vos collègues partent souvent en voyage à des fins professionnelles, il est fort probable que votre entreprise ait déjà un contrat avec une chaîne hôtelière. Cela lui permet de bénéficier de tarifs négociés pour chaque réservation.
• Les compagnies aériennes : dans le même esprit, votre entreprise bénéficie peut-être de miles pour chaque billet d’avion réservé.
• Les modes de transport : certaines sociétés déterminent à l’avance les modes de transport en fonction des destinations. Par exemple, si les déplacements professionnels se font en France dans un rayon de 100 kilomètres, le salarié doit utiliser sa voiture ou faire du covoiturage. Au-delà, il doit prendre le train. Et pour les trajets à l’étranger, vous n’aurez généralement pas d’autre choix que de prendre l’avion.

Après avoir vu ces différents éléments, vous êtes prêt à organiser le déplacement professionnel de vos collègues.

Je télécharge le modèle de Politique Voyage

Télécharger

Faire unechecklist pour organiser les déplacements professionnels de ses collègues

Afin d’être sûr que le voyage professionnel de votre collaborateur se déroule au mieux, on vous conseille de préparer unechecklisten amont.

Transport et hôtel

Voici une liste des principales tâches à effectuer :

• Les réservations du transport : cela dépendra évidemment du mode de transport choisi. Si votre collègue utilise sa voiture de fonction ou son véhicule personnel, vous n’aurez rien à planifier (sauf calcul des indemnités kilométriques si vous en avez la charge). En revanche, s’il opte pour le TGV ou l’avion, ce sera à vous de planifier les billets aller-retour. Prenez garde au moment de réserver les billets aux modalités de modification ou d’annulation avec remboursement, surtout si l’agenda de vos collaborateurs a tendance à changer au dernier moment.
• L’assurance voyage : elle vous sera utile en cas de rapatriement. Dans le même esprit, pensez à sélectionner les tarifs flexibles.
• La réservation de l’hôtel : votre collègue étant loin de sa résidence habituelle, vous devrez trouver un hébergement le temps de sa mission professionnelle.
• Les modalités de visa : uniquement si votre collègue réalise un voyage à l’étranger hors de l’espace Schengen.
• Les transports sur place : vous devrez vérifier l’état des transports publics. Et à défaut, il faudra prévoir la location de voiture.
• Les formalités COVID : pour garantir la sécurité des voyageurs et des habitants, chaque pays prévoit plusieurs contraintes liées à la pandémie. C’est à vous de vérifier les formalités nécessaires avant de rentrer sur un territoire étranger.

Toutes ces réservations engendrent des dépenses qu’il faudra comptabiliser.

>> À lire aussi :Comment choisir le bon logement en déplacement professionnel

Le calcul des frais professionnels

En voyage d’affaires, les dépenses s’accumulent : frais de repas, frais d’hébergement ou frais de déplacement .

Alors pour simplifier la gestion des notes de frais à leur retour, pensez à anticiper en regroupant toutes les dépenses (et leurs justificatifs) que vous avez déjà réglées.

Et pour vous y retrouver dans toutes ces dépenses, il y a la feuille de route.

Rédiger la feuille de route pour simplifier le voyage d’affaires de ses collègues

Une fois que vous avez organisé le déplacement professionnel de vos collègues, encore faut-il le formaliser. C’est justement le rôle de la feuille de route. Ce document vous permet de détailler l’ensemble de l’itinéraire de voyage.

Les éléments de la feuille de route

N’hésitez pas à préciser un maximum de détails pour simplifier l'organisation de vos collègues. En particulier pour les trajets :

• Trajet entre le domicile et l'aéroport ou la gare : ici, vous devez indiquer l’heure de départ et les moyens de transport.
• Trajet en train ou en avion : il s’agit surtout de préciser l’horaire du départ et d’embarquement.
• Trajet depuis l’aéroport ou la gare et l’hôtel : vous devrez également indiquer les modalités de transport et le temps de trajet. S’il doit prendre les transports en commun, n’hésitez pas à être le plus précis possible : les lignes de métro ou bus, la direction et la station d'arrêt.
• Trajet entre l’hôtel et le lieu de réunion : vous devez impérativement préciser la durée du trajet.

Pour ce qui est de l’hôtel, n’oubliez pas d’indiquer l’adresse et les différents services auxquels votre collaborateur a droit.

Ensuite, vous devez égalemen t mentionner le planning des réunions. Ici, on vous conseille de laisser quelques lignes. Ainsi, vos collègues en déplacement professionnel pourront indiquer l’ordre du jour.

Bon à savoir : chaque voyageur d’affaires est différent. Certains aiment les feuilles de route très détaillées et d’autres préfèrent avoir les grandes lignes. Dans un premier temps, on vous recommande d’ajouter un maximum de précision. Vous pourrez ensuite ajuster en fonction des préférences de vos collègues.

Je télécharge le Guide du voyage d’affaires

Télécharger

L’utilité de la feuille de route

L’objectif de cette feuille de route est de simplifier le travail de vos collaborateurs pendant leur déplacement. Mais pas seulement. Et pour cause, en indiquant chaque élément du voyage d’affaires, la feuille de route facilite également le calcul du temps de travail effectif.

En résumé : il ne s’agit que de quelques techniques pour vous aider à planifier le déplacement professionnel de vos collègues. Mais l’idée est surtout de trouver la méthode qui vous convienne. Et si vous avez besoin d’aide dans l’organisation ou simplement si vous souhaitez gagner du temps, contactez-nous !