Les sites de tourisme pour ses voyages d'affaires : une fausse bonne idée ?

TEMPS DE LECTURE : 6min

Votre entreprise utilise les sites de tourisme pour réserver, modifier et annuler ses billets d'avion, de train et ses nuitées d'hôtels ?

Vous n’êtes pas seul : aujourd'hui, près de 95% des petites et moyennes entreprises (PME) ne sont pas accompagnées par une agence de gestion des voyages d'affaires .

Swile Déplacements Pro, expert de la gestion des déplacements professionnels, vous explique pourquoi l'utilisation des sites de tourisme représente un véritable casse-tête pour les parties prenantes, que vous soyez simple voyageur, Office Manager, de l’équipe finance ou bien dirigeant.

Pourquoi les sites de tourisme sont inadaptés

Les sites de tourisme présentent de nombreux inconvénients pour vous organiser et gérer vos déplacements professionnels ou ceux de vos collaborateurs. En voici quelques exemples.

Une expérience de réservation de moins en moins bonne

Les collaborateurs ont pour habitude depuis près d'une vingtaine d'années de réserver leurs vacances sur des sites de tourisme comme Opodo, Expedia, Kayak, Hotel.com ou encore la SNCF et Trainline.

Ces plateformes simples d'utilisation permettent d'organiser ses vacances en quelques clics à des prix abordables.

Cependant, les sites qui offrent ce type de services ont proliféré au cours des dernières années, à tel point qu'il devient extrêmement difficile de distinguer les bonnes des mauvaises offres. L’expérience de réservation devient de plus en plus floue et donc de moins en moins adaptée au monde professionnel.

Certaines plateformes, à l’image des sites Skyscanner ou Opodo, redirigent par exemple vers les sites des compagnies après la confirmation d’un billet d’avion ou de train.

Les sites de tourisme qui affirment tirer les prix vers le bas sont aussi de moins en moins transparents sur les charges additionnelles de type "frais de dossier", "frais de réservation" ou encore "commissions". Celles-ci apparaissent parfois au dernier moment, c'est-à-dire lorsqu'il faut payer la réservation.

D’autres, comme le site Oui.sncf, poussent constamment des produits complémentaires juste avant de finaliser son achat :

• assurance annulation ;
• location d'un véhicule ;
• réservation d'un hôtel.

Le parcours client est obstrué par des publicités, des notifications et des pop-ups.

À lire aussi : La Carte Liberté SNCF et l’offre promotionnelle

La récupération des notes de frais et la gestion des factures

À titre d’exemple, vos collaborateurs ont sûrement déjà utilisé la carte de l’entreprise pour réserver un billet de train. La validation de la réservation est très souvent tributaire du "3D Secure" par le manager (un service d’authentification qui permet une validation sécurisée). Pour éviter cette friction, comme tant d’autres voyageurs, ils prennent donc l’habitude de payer avec leur carte bleue personnelle . Ils avancent alors les frais du voyage.

Afin d'être remboursés des avances de frais, ils doivent récupérer les justificatifs pour en faire une note de frais , destinée à l’équipe comptable. Or, chaque plateforme de voyage a une typologie de justificatif qui diffère. Nous avons d'ailleurs expliqué comment obtenir une facture pour de nombreux sites (SNCF, Air France, Expedia, Opodo et bien d'autres encore).

Vos salariés qui voyagent sont donc contraints de récupérer les justificatifs des paiements et/ou réservations dans le but d'être remboursés par l'équipe financière de l'entreprise. Les comptables doivent la plupart du temps enregistrer comptablement le justificatif avant de procéder au remboursement du collaborateur . Cette tâche est très chronophage, surtout si les réservations sont nombreuses et réparties sur différents sites.

Service client, modification et annulation des réservations

Lors de l'organisation d'un voyage professionnel, les collaborateurs ont besoin de plus de flexibilité qu’un touriste. Ils sont amenés à modifier voire annuler leurs déplacements régulièrement. Or les sites de tourisme ne sont pas adaptés à cette particularité du voyageur d’affaires. S’ils permettent de le faire, ce qui n’est pas garanti, c’est souvent contre d’importants frais.

On peut retenir trois choses du fonctionnement des sites de tourisme :

• De nombreuses plateformes de tourisme margent sur les modifications et les annulations des voyages : elles facturent systématiquement ou presque des frais de dossier . Elles vont parfois jusqu'à ne pas rembourser les billets.
• Le parcours client est complexe dès qu'il s'agit de modifier son billet ou sa réservation d'hôtel. Il y a un véritable manque de transparence de la part des sites de tourisme. Vos collaborateurs qui se déplacent sont parfois trompés au point de ne pas pouvoir récupérer l'argent de votre voyage annulé.
• Les services clients de ces plateformes sont difficilement joignables, et ce même par mail ou chat. Cela s’explique notamment par le fait que vos collaborateurs ont réservé via un site annexe (type Opodo).

Visibilité et Duty of Care

Les sites de tourisme (SNCF, Booking...) n'ont pas été façonnés pour les entreprises. Ils sont logiquement moins adaptés au monde professionnel . La question d'un suivi précis sur chaque déplacement n'est pas traitée sur ces sites, tout simplement parce que leurs cibles sont les particuliers.

De plus, leurs services clients sont souvent inefficaces : impersonnels, trop longs à réagir, pas toujours compétents.

Ce manque total de visibilité nuit au respect du Duty of Care pour les professionnels qui utilisent ces plateformes.

Sur les sites de tourisme classiques, vous ne pouvez pas contrôler les détails des réservations des collaborateurs - sauf éventuellement si les réservations sont centralisées par une seule personne, ce qui se révèle souvent trop chronophage.

Sur ces mêmes sites, il est également difficile de mettre en place un processus de validation du voyage par une tierce personne. Vos voyageurs n'ont pas de limite concrète de budget pour leurs réservations.

Les politiques de voyage des entreprises sont ainsi relativement théoriques et ne sont pas toujours observées dans les faits.

Depuis le Covid-19 : une revue complète de la gestion des voyages d'affaires

La pandémie a eu comme conséquence de considérablement réduire le volume des déplacements professionnels . Cette interruption soudaine fut le début d'un véritable casse-tête pour les entreprises.

Celles-ci ont cherché à annuler leurs réservations tout en limitant les frais supplémentaires .

Les entreprises qui passaient par des sites de tourisme n'ont pu que constater la multiplication des soucis évoqués juste au-dessus :

• Expérience de réservation non adaptée ;
• Récupération des notes de frais compliquée et chronophage ;
• Service client peu réactif et inefficace ;
• Frais de modification et d’annulation ;
• Difficultés à appliquer une politique voyage .

Les entreprises concernées ont dû revoir de fond en comble leur gestion des voyages d'affaires.

Modèle de Politique Voyage

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La centralisation de gestion des voyages d'affaires

Les entreprises souhaitent désormais centraliser leur gestion des voyages d'affaires . En d’autres termes, reposer sur une seule et unique solution comme outil principal de réservation, modification et annulation des déplacements professionnels.

La simplification de la gestion des voyages d'affaires vous permet, comme à l’ensemble des salariés, de gagner jusqu'à 30 minutes pour chaque réservation de déplacement. Les voyageurs n’ont plus besoin de comparer les prix entre les différents sites pour un billet de train, une nuit d'hôtel ou encore la location d'une voiture. Ces réservations peuvent désormais se faire sur une seule et unique plateforme qui centralise le tout.

Suivi et contrôle des déplacements professionnels

Au cours de la pandémie, les entreprises ont pu constater à quel point il était nécessaire de suivre en temps réel les réservations et les voyages de leurs collaborateurs. Faîtes-vous le même constat ?

L'utilisation d'une plateforme centralisée présente l'avantage d'avoir un rapide aperçu sur tous les déplacements futurs et en cours des collaborateurs. Un système de validation peut être mis en place afin de mieux contrôler les déplacements professionnels de vos collaborateurs.

La centralisation de la gestion des voyages d'affaires permet aux entreprises de respecter le principe duDuty of Care- c'est-à-dire l'obligation pour la direction de protéger ses employés. Vous pouvez désormais suivre les déplacements de vos collaborateurs depuis un espace dédié et sécurisé.

Ainsi, en situation d'urgence, les dirigeants sont capables de réagir rapidement et efficacement. Si ce n'est pas le cas, ils peuvent encourir un risque juridique . Lors d'un déplacement professionnel, ces urgences peuvent aller d'une simple erreur de réservation d'un hôtel ou d'un avion à un besoin de rapatriement soudain.

Visibilité et gestion du budget des voyages d'affaires

Le processus de validation en amont de la réservation d'un voyage d'affaires permet de contrôler le budget alloué au déplacement. Ce système de contrôle est essentiel pour toute entreprise qui souhaite plafonner le budget autorisé concernant un projet spécifique par exemple.

À l'ère où chaque dépense est particulièrement examinée, les équipes financières sont enfin en mesure de piloter le budget voyage de l'entreprise.

Pour cela, l'entreprise peut mettre en place une politique voyage avec des règles plus ou moins rigides. C'est la clé de voûte pour bien contrôler les dépenses liées aux déplacements.

Une plateforme unique met ensuite à disposition des tableaux de bord pour suivre et analyser le budget, notamment grâce à l'utilisation de champs analytiques type code projet, code client, centre de coûts...

Guide du voyage d’affaires

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Offres de type Swile Déplacements Pro : les plateformes de réservation en ligne, le futur de la gestion des voyages d'affaires

Swile Déplacements Pro est née pour accompagner les collaborateurs dans leur gestion des voyages d'affaires. Nous proposons une solution gratuite et centralisée, avec quatre forces principales pour simplifier et adapter votre gestion des réservations :

• Tout d'abord, la plateforme est intuitive et simple à utiliser. Elle offre le catalogue le plus large grâce à une multitude de partenariats. Les prix sont exactement les mêmes que sur les sites de tourisme. Vos collaborateurs peuvent donc réserver un hôtel, un billet de train, un billet d'avion ou une voiture de location au même tarif qu’auparavant.
• De plus, les voyageurs n'ont plus à avancer les frais : la plateforme repose notamment sur le prélèvement SEPA, supprimant ainsi le principe des notes de frais . Ce choix stratégique permet aussi de simplifier l'ensemble de la facturation . Vous pouvez également choisir la fréquence d'envoi des factures, récapitulatives qui donneront tous les détails propres aux réservations effectuées sur la période choisie.
• La plateforme de voyages d'affaires Swile Déplacements Pro permet aux administrateurs de mettre en place une politique voyage simple et transparente. C'est la meilleure façon pour contrôler en amont les dépenses des collaborateurs afin de respecter les budgets alloués par équipe, par projet ou même client. Ainsi, vous avez un suivi bien plus précis des voyages de vos collaborateurs - notamment grâce à la raison du voyage qui figurera sur votre facture récapitulative. Ce système vous permet de respecter au mieux le principe deDuty of Care.
• Enfin, chez Swile Déplacements Pro, nous avons un service client efficace et réactif (moins de 4 minutes de temps d'attente avant une réponse d'un membre de notre équipe, et immédiatement en cas d’urgence). Nous sommes joignables 24/7 gratuitement par chat, email et téléphone, pour un taux de satisfaction de 98 % pour les collaborateurs qui ont expérimenté notre service client.