Réglementation de l’URSSAF pour les titres-restaurant

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5 millions. C’est le nombre de salariés bénéficiaires des tickets et cartes titre restaurant en France (selon les derniers chiffres de la Commission Nationale des Titres-Restaurant*). Il s’agit de l’avantage social préféré des Français ! Et pour cause : ces titres permettent de régler les dépenses de repas. Un avantage, plus que bienvenu, en ces temps d’inflations.

Mais pour les entreprises, la gestion des titres restaurant peut s’avérer difficile. En effet, la réglementation de l’URSSAF en la matière est dense, complexe et comporte de nombreuses subtilités.

Exit les articles de loi à rallonge et les textes obscurs, nous avons regroupé toutes les règles à connaître dans cet article pour vous aider à voir (enfin) plus clair.

Au programme :

• le rôle de l’URSSAF ;
• les conditions d’attribution et d’utilisation du titre restaurant ;
• les spécificités liées au statut de certains travailleurs (stagiaires et alternants, télétravailleurs, travailleurs de nuit) ;
• les conditions d’exonération et de financement du titre restaurant ;
• leur comptabilisation ;
• et les sanctions en cas de non-respect de la réglementation.

Suivez le guide !

L’URSSAF, son utilité et son rôle dans la gestion des titres restaurant

Qu’est-ce que l’URSSAF ?

En tant qu’employeur, vous êtes probablement familier avec l’URSSAF. Mais savez-vous concrètement à quoi sert cet organisme ?

Créée en 1960, l’URSSAF - ou Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales - est un organisme privé qui dépend du ministère de l’Économie et des Finances et de la sécurité sociale.

Son rôle est simple : accompagner et contrôler les entreprises sur des sujets comme le respect des réglementations du droit du travail et assurer le financement de la protection sociale.

À ce sujet, c’est cette institution qui est chargée de collecter et de redistribuer les cotisations et contributions sociales.

Quel est le rôle de l’URSSAF dans la gestion des titres restaurant ?

Mais quel rapport avec le titre-restaurant ?

Nous y venons !

Pour le comprendre, prenons le temps de rappeler ce qu’est un titre-restaurant. Le titre-restaurant est un avantage social et économique octroyé aux salariés d’une entreprise . Il est utilisable pour régler les dépenses de produits alimentaires dans les restaurants et les commerces.

Ce titre a une particularité importante : il est exempté de charges sociales et d’impôts pour les entreprises (à condition de respecter certaines règles que nous allons voir en détail un peu plus loin dans l’article).

Alors, forcément, l’URSSAF veille au grain pour éviter les dérives et les fraudes. C’est aussi cet organisme qui a fixé un certain nombre de normes pour contrôler son utilisation.

Les mesures exceptionnelles prises par l’URSSAF lors de la pandémie du Covid-19 (non applicables depuis le 30 juin 2022).

Les règles de l’URSSAF ne sont pas figées. Elles évoluent pour s’adapter aux différents contextes.

Nous l’avons vu pendant la pandémie du Covid 19.

L’organisme a mis en place un certain nombre de mesures d’assouplissement. Il est important de noter que celles-ci ne sont plus applicables aujourd’hui.

L’objectif ? Relancer le secteur de la restauration et favoriser le pouvoir d’achat des Français.

Voici quelques-unes des règles temporaires qui avaient été mises en place.

• le plafond d’utilisation des titres restaurants a été augmenté à 38 € par jour ;
• les titres restaurant ont pu être utilisés pendant les dimanches et jours fériés, dans les restaurants uniquement.
• La durée de validité des titres restaurant de l’année 2020 a été prolongée.

Ces mesures ont pris fin en juin 2022.

Quelles sont les conditions d’attribution et d’utilisation des titres restaurant ?

Les conditions d’attribution des titres restaurant

Avant de détailler les conditions d’attribution, il est important de préciser une chose importante. Le titre restaurant n’est pas obligatoire. L’employeur n’a aucune obligation de les proposer à ses collaborateurs. En pratique, il s’agit certes d’un avantage social et économique très fréquent. Mais l’entreprise peut tout à fait opter pour d’autres modalités de prises en charge de la restauration des salariés, comme par exemple la mise en place d’un restaurant d’entreprise.

Si toutefois, vous avez fait le choix de proposer des titres restaurant, sachez qu’il existe un certain nombre de conditions d’attribution à respecter.

• Les salariés doivent percevoir un seul titre restaurant par jour travaillé , à partir du moment où ses horaires de travail sont entrecoupés d’une pause réservée à la prise d’un repas. Cela signifie donc que pendant ses jours d’absence, il n’en perçoit pas.
• Le titre restaurant doit être accordé sur une base égalitaire à tous les membres du personnel de l’entreprise. Autrement dit, tous les salariés de l’entreprise, ainsi que les stagiaires, les apprentis, les alternants et les intérimaires ont le droit d’en bénéficier. Dès lors, l’employeur ne peut pas faire de distinction entre les différents contrats (les contrats à durée déterminée, les contrats d'intérim, les contrats de stage, d’alternance, de professionnalisation…) et les différents statuts (salarié cadre et non-cadre). Cette différenciation est en effet discriminatoire.

Toutefois, l’employeur peut tout de même prévoir des conditions supplémentaires à l’attribution des titres restaurant. Mais ces critères doivent remplir trois critères :

• ils sont licites ;
• ils sont objectifs ;
• et surtout, comme nous venons de le préciser, ils ne sont pas discriminatoires .

Par exemple, l’entreprise peut tout à fait favoriser les salariés :

• ayant acquis une certaine ancienneté dans l’entreprise (par exemple, 6 mois) ;
• ayant réalisé un certain nombre d’heures de travail minimum au cours du mois ( Cour de cassation, chambre sociale, 16 septembre 2009 ) ;
• dont le domicile est éloigné du lieu de travail ( Cour de cassation, chambre sociale 22 janvier 1992 ) ;
• travaillant au sein d’un site qui ne propose pas de restauration collective ;

Dans ces cas précis, ces différences de traitement sont considérées comme objectives et non discriminantes.

Les spécificités liées au statut de certains salariés

Titre restaurant et télétravail

Démocratisé lors de la pandémie du Covid-19, le télétravail est aujourd’hui monnaie courante.

Mais une question se pose pour les employeurs : faut-il donner des titres-restaurant aux télétravailleurs ?

De prime abord, cette interrogation semble légitime. Après tout, les télétravailleurs déjeunent depuis chez eux : ils n’ont pas besoin de manger à l’extérieur et font déjà de belles économies.

Mais en réalité, la question est plus complexe et ne se limite pas à une simple question de repas.

Tout d’abord, l’ article L1222-9 du Code du travail rappelle que « le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise » .

L’URSSAF précise que cette égalité s’applique, entre autres, à la rémunération, la formation professionnelle et les avantages sociaux.

Les télétravailleurs peuvent donc tout à fait bénéficier des titres restaurant, dans les mêmes conditions que les salariés en présentiel , à savoir :

• une pause repas doit être comprise dans son temps de travail ;
• un titre restaurant est octroyé par jour travaillé.

Titre restaurant et travail en intérim

Le personnel intérimaire peut-il bénéficier des titres restaurant ?

La réponse est simple : oui.

La Commission Nationale des Titres-Restaurant l’a clairement précisé : « les salariés intérimaires sont assimilés aux salariés de l’entreprise auprès de laquelle ils sont détachés en ce qui concerne les avantages sociaux existants dans l’entreprise. Si dans cette dernière un système de titre restaurant a été mis en place, ils peuvent donc en bénéficier dès lors que les conditions sont remplies ».

Bien qu’un travailleur intérimaire ne soit pas un salarié de l’entreprise à proprement parler, il doit bénéficier des mêmes droits et avantages. Cette égalité de traitement concerne aussi les titres restaurant.

Dès lors, il peut en profiter dans les mêmes conditions que les salariés. Pour rappel, les conditions sont les suivantes :

• sa journée doit être entrecoupée d’une pause repas ;
• il ne peut recevoir qu’un seul titre restaurant par jour travaillé.

Titre restaurant et stage et alternance

Les stagiaires, alternants et apprentis peuvent-ils, eux aussi, prétendre à l’attribution de titre restaurant ?

Là encore, la réponse est positive !

L’ article L124-12 du Code de l’éducation prévoit que : « Le stagiaire a accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant prévus à l'article L. 3262-1 du Code du travail, dans les mêmes conditions que les salariés de l'organisme d'accueil. Il bénéficie également de la prise en charge des frais de transport prévue à l'article L. 3261-2 du même code ».

Autrement dit, les stagiaires bénéficient des titres restaurant dans les mêmes conditions que les salariés de l’entreprise. C’est aussi le cas des apprentis et des alternants.

Mais qu’en est-il des étudiants dont la durée du stage est inférieure à 2 mois ?

En principe, ces stagiaires ne perçoivent aucune gratification obligatoire. Ce n’est pas une obligation, mais l’employeur peut tout de même décider de leur fournir des titres restaurant.

Mais en pratique, ce n’est pas intéressant pour l’entreprise. En effet, dans ce cas précis, le stagiaire ne participe pas au financement et l’intégralité du montant des titres est prise en charge par l’employeur. Dès lors, les titres ne seront pas exonérés de cotisations sociales.

Mais dans ce cas, l’intégralité du montant des titres sera prise en charge par l’entreprise. Le stagiaire ne participe pas au financement. Dès lors, il n’y aura pas d’exonération.

Titre restaurant et travailleur de nuit

Les travailleurs de nuit sont-ils concernés par les titres restaurant ?

En principe, la réponse est négative.

En effet, selon l’ article L3122-2 du Code du travail , la période de travail de nuit commence au plus tôt à 21 heures et s'achève au plus tard à 7 heures.

Dès lors, les travailleurs de nuit travaillent en dehors des horaires de repas et ne peuvent donc pas bénéficier des titres restaurant.

💡 Bon à savoir : les horaires de repas peuvent être précisés dans le contrat de travail ou dans la convention collective. S’ils ne sont pas mentionnés, ce sont les horaires de repas par défaut qui sont retenus, à savoir :

• de 12h à 14h pour le déjeuner ;
• de 19h à 21h pour le dîner.

En revanche, si le travailleur de nuit travaille pendant une tranche horaire comprenant un temps de pause consacré à la prise d’un repas, alors il pourra recevoir un titre restaurant. C’est ce qu’a indiqué le ministère du Travail et des Affaires sociales (Réponse à question écrite n° 16175 JO Sénat 26.09.1996).

Par exemple, cela pourrait concerner un salarié travaillant de 18h à 2h du matin.

Les conditions d’utilisation des titres restaurant

Les titres restaurant ne peuvent pas être utilisés librement. Ils sont encadrés par un certain nombre de règles précises.

Les voici en détail.

• Première règle : les titres restaurant sont uniquement utilisables pour régler un repas, des préparations alimentaires directement consommables, dans un restaurant ou dans un commerce ( article L3262-1 du Code du travail )

• Seconde règle : l’utilisation des titres restaurant est limitée à 25 € par jour (contre 19 € auparavant). Il n’est donc pas possible d’utiliser l’ensemble de ces droits d’un coup ( article R3262-10 du Code du travail ).
• Troisième règle : les titres restaurant sont personnels, ils sont utilisables par leur bénéficiaire uniquement(article R3262-7 du Code du travail) En principe, les salariés n’ont donc pas le droit d’en faire profiter leur entourage.
• Quatrième règle : les titres-restaurant ne sont pas utilisables les dimanches et jours fériés, sauf si le salarié bénéficiaire travaille pendant ces jours ( article R3262-8 du Code du travail ).
• Cinquième règle : la validité des titres restaurant est toujours la même, peu importe la société émettrice. Les titres papier sont valides jusqu’au 31 janvier de l’année suivante, soit un peu plus d’une année calendaire. Les titres dématérialisés, quant à eux, sont valides jusqu’au 28 février de l’année suivante.

Quelles sont les règles fiscales et comptables fixées par l’URSSAF en matière de titres restaurant ?

Les conditions d’exonération et de financement du titre restaurant

Le titre restaurant présente deux grandes particularités.

• C’est un avantage cofinancé par l’employeur et par le salarié . Autrement dit, le collaborateur prend en charge une partie du montant, qui sera déduit de sa fiche de paie.
• C’est un avantage exonéré d’impôts et de cotisations sociales et de CSG-CRDS (contribution sociale généralisée et contribution au remboursement de la dette sociale).

Toutefois, pour bénéficier de l’exonération, le titre doit respecter deux conditions :

• la participation patronale (c’est-à-dire la prise en charge de l’entreprise) doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre ;
• cette participation ne doit pas dépasser 7,26 € (2025).

Au regard de ces deux conditions, la valeur du titre-restaurant ouvrant droit à l'exonération maximale est comprise entre 12,10 € et 14,52 €.

Vous souhaitez prendre en charge une part plus importante ? C’est tout à fait possible ! Néanmoins, sachez que l'excédent de participation patronale ne sera pas exonéré du paiement des cotisations sociales et de CSG-CRDS.

Le calcul de la valeur faciale du titre restaurant

La valeur faciale d’un titre restaurant, c’est tout simplement sa valeur monétaire. On parle aussi de valeur nominale. Ce montant est indiqué sur le ticket papier ou bien sur l’application mobile reliée à la carte restaurant.

L’employeur est libre de déterminer la valeur faciale des titres restaurant. La loi n’impose ni montant minimum ni montant maximum.

Quels sont les éléments à prendre en compte pour fixer la valeur faciale d’un titre restaurant ?

• 1er facteur à prendre en compte : les conditions d’exonération

En théorie, la valeur faciale des titres restaurant est totalement libre . Mais nous l’avons vu, il y a tout de même une contrainte importante : le titre doit respecter certaines conditions pour bénéficier de l’exonération.

Pour rappel, les conditions sont les suivantes :

• la participation de l’entreprise doit être comprise entre 50 et 60 % de sa valeur ;
• la participation patronale ne doit pas dépasser 7,26 €.
• et donc : la valeur du titre-restaurant ouvrant droit à l'exonération maximale est comprise entre 12,10 € et 14,52 €

Cette valeur sera logiquement influencée par ces conditions d’exonération. Dans les faits, il est donc très rare qu’ une entreprise décide d’octroyer des titres restaurant dont la valeur est supérieure à 14,52 €.

• 2ème facteur à prendre en compte : l’environnement de travail

Pour fixer la valeur faciale d’un titre, il faut aussi prendre en considération l’environnement de travail des salariés.

• L’offre de restauration dans le quartier est-elle variée ? Y a-t-il plusieurs restaurants / commerces (boulangerie, supermarché…) à proximité du lieu de travail ?
• Quel est le prix moyen d’un repas ?

Le coût de la vie peut varier d’une ville / d’un quartier à un autre. Il faut donc prendre en compte tous ces éléments afin de fixer une valeur faciale adaptée et permettre aux salariés de se restaurer convenablement.

Les règles de comptabilisation du titre restaurant

En tant que chef d'entreprise, vous avez l’obligation de tenir une comptabilité. Pour cela, vous devez veiller à enregistrer chacun de vos flux (qu’il soit entrant ou sortant) dans les comptes de votre société. Et bien entendu, les titres-restaurant n'échappent pas à cette règle !

Mais comment faire ?

Au premier abord, la comptabilisation du titre restaurant peut sembler complexe. Et pour cause, elle doit être réalisée en deux temps.

• Dans un premier temps, il faut comptabiliser l’achat des titres auprès de la société émettrice.
• Puis, il faut procéder à la comptabilisation de l’attribution des titres restaurant aux salariés.

Rassurez-vous : tout ceci ce n’est pas aussi compliqué qu’il n’y paraît. Voyons tout cela en détail.

Première étape : la comptabilisation de l’achat des titres restaurant

Lorsque vous achetez les titres restaurant auprès d’une société spécialisée, pensez tout d’abord à vérifier que vous avez bien reçu une facture en bonne et due forme, avec toutes les mentions requises (prix hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC), le taux et le montant de la TVA, etc.). Cette facture est très importante, car elle servira de justificatifs si vous faites l’objet d’un contrôle de l’URSSAF.

Vous avez toutes vos factures ? Très bien ! Procédons désormais à l’enregistrement comptable.

Pour cela, vous devez :

• préciser le montant total de l’achat des tickets pour déjeuner au restaurant au crédit, préciser la date de l’opération ;
• créditer le compte 401 « Fournisseurs ».
• débiter le compte 437 « Autres organismes sociaux » de la valeur vos titres.

Imaginons que vous avez acheté 350 titres restaurant auprès d’un organisme, d’une valeur de 10 €. La société vous a facturé 10 € de frais de port.

Voici comment comptabiliser les flux dans votre comptabilité.

Deuxième étape : la comptabilisation de l’attribution des titres restaurant

Une fois la première étape réalisée, il faut désormais comptabiliser l’attribution des titres restaurant aux salariés.

Pour rappel, le titre restaurant est un titre cofinancé par l’employeur et par le salarié. Dès lors, il convient de procéder en deux temps et de veiller à bien scinder la part du ticket prise en charge par l’employeur de celle financée par le collaborateur.

Comptabiliser de la part prise en charge par l’employeur

Vous devez débiter le compte 647 « Autres charges sociales » du montant pris en charge par l’employeur seulement. En contrepartie, le compte 437 « Autre organisme sociaux » est crédité.

Comptabiliser la part prise en charge par le salarié.

Ici vous devez créditer le compte 437 « Autres organismes sociaux » du montant financé par le salarié seulement . En contrepartie, le compte 421 « Personnel - rémunérations dues » est débité.

Reprenons notre exemple initial pour y voir plus clair.

Imaginons que votre entreprise emploie 10 personnes. Vous leur distribuez des titres restaurant d’une valeur unitaire de 10 €. Vous prenez en charge 50 %, ce qui correspond à un montant de 4 € par titre. Il reste 4 € à la charge du salarié. Au mois de juin 2023, vous distribuez 230 titres (vous avez 10 salariés et ils ont travaillé 23 jours dans le mois : 10 x 22 = 230).

La part financée par l’employeur est de 1150 € (2300 / 2) tandis que la part financée par le salarié s’élève, elle aussi, à 1150 €.

Voici comment les écritures peuvent être comptabilisées.

Vous avez toutes les clés pour comptabiliser vos écritures comptables ! Vous pouvez être serein en cas de contrôle de l’URSSAF.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la réglementation URSSAF sur les titres restaurant ?

Nous venons de voir les grandes règles fixées par l’URSSAF en matière de titre restaurant. Et vous l’aurez sûrement remarqué : les subtilités sont nombreuses . Une maladresse, une erreur est vite arrivée… Alors en cas de doute, n’hésitez pas à vous référer à cet article. Nous tâcherons de le mettre à jour régulièrement afin que vous puissiez toujours obtenir la bonne information.

Parmi les motifs de non-conformité les plus fréquents, nous retrouvons :

• l’utilisation frauduleuse des titres restaurant : une utilisation le dimanche ou lors d’un jour férié par exemple ;
• l’utilisation non personnelle des titres restaurant ;
• une participation patronale trop importante et indûment exonérée ;
• le cumul des titres restaurant et des notes de frais…

En pratique, les situations de non-conformité sont (très) fréquentes. Qui n’a jamais donné un titre restaurant à une personne de son entourage ? Qui n’a jamais tenté d’utiliser un ticket le dimanche ?

Certains le font même de bonne foi, sans avoir conscience qu’ils sont en infraction. Et pourtant, l’URSSAF ne ferme pas les yeux sur ces comportements. Si les fautifs sont encore nombreux à passer entre les mailles du filet, les sanctions sont tout de même fréquentes.

En effet, en cas de non-respect des règles énoncées par l’URSSAF, l’ article R3262-46 du Code du travail prévoit une amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe. Une amende qui peut atteindre 750 €, tout de même !

Les sanctions peuvent s’avérer encore plus dissuasives pour les entreprises.

Par exemple, vous venez de vous rendre compte que, finalement, votre participation patronale au titre était trop élevée pour bénéficier de l’exonération ? Dans ce cas, seule la fraction indûment exonérée est réintégrée dans l’assiette des cotisations. Mais attention : en cas de non-respect du seuil minimal de 50 % de la valeur du titre, c’est la totalité de la participation patronale qui sera réintégrée dans l’assiette des contributions et cotisations. Une erreur qui peut coûter très cher !

Que se passe-t-il en cas de cumul de note de frais et de titre restaurant ? Ce cumul est strictement interdit. Le salarié ne peut pas demander le remboursement d’une note de frais et bénéficier d’un titre restaurant pour un même repas. Dans cette situation, l’employeur doit réguler l’attribution des titres restaurant. Il devra en effet penser à lui retirer un titre le mois suivant. Dans le cas inverse, l’entreprise risque d’être redressée par l’URSSAF sur le fondement d’un abus fiscal.

*Source : https://www.cntr.fr/