Les outils RH à adopter, pour une gestion plus efficace.

TEMPS DE LECTURE : 10min

Lundi ? Planification et analyse de la performance de la stratégie RH.

Mardi  ? Recrutement et entretien.

Mercredi ? Formation et développement.

Jeudi  ? Gestion des relations employés.

Et pour clôturer la semaine : gestion de la paie et autres joyeusetés administratives.

Au service RH, les journées se suivent… mais ne ressemblent pas. Il n’est pas rare d’enfiler plusieurs casquettes, parfois au cours d’une seule et même journée.

Mais à force de jongler entre différents sujets, le risque est de perdre en efficacité et en organisation…

Pour éviter cet écueil, les départements RH sont de plus en plus nombreux à se doter d’outils numériques. Aujourd’hui, 54% des DRH estiment que leur service est numériquement mûr*.

Avec les bons outils - les fameux SIRH bien sûr, mais aussi des solutions plus spécialisées, les équipes RH gagnent en performance, améliorent leur organisation et préservent leur énergie pour la consacrer à des missions plus valorisantes et stratégiques pour les entreprises.

Dans cet article, nous allons voir en détail :

• les clés d’un bon benchmark pour choisir des outils (vraiment) adaptés à ses besoins ;
• la différence entre un outil SIRH et un outil plus spécialisé ;
• les fonctions RH pouvant être automatisées, ou a minima réorganisées, grâce aux outils RH ;
• le rôle de ces nouvelles solutions dans le renforcement de la marque employeur ;
• l’outil central à adopter de toute urgence par tous les départements RH (spoiler : il s’agit du calendrier RH !).

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Choisir ses outils RH : les clés d’un bon benchmark

Des outils pour gérer les RH, il en existe plus d’une centaine sur le marché. Une simple recherche Google suffit à nous en rendre compte.

Dans le lot, tous ne sont pas adaptés à votre entreprise.

C’est pour cette raison qu’il est crucial de prendre le temps de faire une étude comparative pour choisir la solution la plus pertinente en fonction de vos besoins.

On vous l’accorde : cet exercice demande un peu de temps à court terme. Mais gardez en tête qu’en choisissant un outil qui ne convient pas à votre organisation, vous risquez de perdre beaucoup plus de temps sur le long terme.

Première étape : la définition des besoins

La première chose à faire est de définir vos besoins.

• Quelles sont les missions de votre département RH ?
• Utilisez-vous déjà des outils au quotidien ? En êtes-vous satisfait ?
• Votre organisation est-elle satisfaisante ?  En quoi pourrait-elle être améliorée ? Quelles sont vos problématiques ?
• Quelles sont les tâches les plus chronophages, fastidieuses, qui pourraient être automatisées ? Quels sont les processus RH qui gagneraient à être automatisés ?

Les réponses à ses questions vous permettent d’identifier vos points de frictions et les choses qui pourraient être améliorées. Vous pouvez ainsi clarifier vos besoins et définir les fonctionnalités que vous attendez d’un outil RH.

Deuxième étape : Fixer des critères d’évaluation (les non négociables)

La deuxième étape consiste à définir vos non négociables . Ce sont des paramètres très importants, sur lesquels vous devez être  intransigeants. Certains de ces critères sont communs à toutes les entreprises (la conformité de l'outil au RGPD par exemple) tandis que d'autres sont plus spécifiques, dépendent d’une situation précise (la présence de certaines fonctionnalités, etc.)

En tout état de cause, voici quelques grands critères à avoir en tête au moment de faire votre choix.

Critère n°1 : la conformité

C’est probablement l’un des principaux points de vigilance. Vous n’avez pas pu passer à côté de la réglementation RGPD. Cette grande législation européenne (au passage, la plus stricte du monde en la matière !) impose aux entreprises de collecter, traiter et stocker les données personnelles de manière transparente, sécurisée, avec l’accord des personnes concernées. On parle ici des clients bien sûr, mais aussi des salariés. Les données RH, en tant que données personnelles, sont concernées.

Avant de souscrire à un nouvel outil, pensez à vérifier que celui-ci est conforme.

De préférence, optez pour une solution utilisant des serveurs très sécurisés basés en France ou dans l’Union européenne. Aujourd’hui, la plupart des logiciels utilisent des protocoles de sécurité ultra robustes, avec des fonctionnalités de cryptage avancées (l’authentification multifactorielle par exemple)

C’est aussi là que l’on comprend la limite d’une gestion manuelle de son département RH. Et pour cause, difficile d’assurer le cryptage et la protection des données via un simple tableur comme Excel ou Google Sheet…

Critère n°2 : les fonctionnalités

L’étape n°1 vous a normalement aidé à clarifier vos besoins et à dégager les fonctionnalités indispensables pour gérer les RH de votre entreprise.

Voici quelques exemples assez classiques de fonctionnalités à considérer :

• la numérisation des dossiers du personnel ;
• le recrutement et la gestion des candidatures ;
• la gestion des congés payés et absences
• la gestion de planning
• la gestion de la paie
• le processus d'onboarding et d'offboarding
• les entretiens d'évaluation
• etc.

Critère n°3 : la simplicité d’utilisation

Un autre critère important est la simplicité d’utilisation. Un bon outil RH, c’est un outil intuitif, simple à mettre en place et à prendre en main.

L’idéal est d’opter pour une solution de type SaaS, utilisable en ligne, sans installation. C’est probablement la meilleure alternative, surtout si plusieurs collaborateurs sont amenés à l’utiliser. De cette façon, l’outil sera accessible partout, facilement, par toutes les personnes intéressées (contrairement à un logiciel classique qui est hébergé en local sur un ordinateur).

Critère n°4 : la qualité et la réactivité du service client

Pensez également à vous renseigner sur la qualité et la disponibilité du service client proposé par l’outil RH.

Celui-ci doit pouvoir vous assister rapidement en cas de problème et vous accompagner dans la prise en main de votre nouveau logiciel.

Critère n°5 : la connexion avec votre logiciel SIRH (et vos autres outils)

Si vous utilisez un logiciel SIRH (et que vous en êtes par ailleurs satisfait), il est indispensable que l’outil RH complémentaire auquel vous souhaitez souscrire puisse s’y connecter, via une API par exemple. Cela vous évitera de jongler d’un logiciel à l’autre, de multiplier les saisies, etc.

Dans tous les cas, votre nouvel outil dans pouvoir s’insérer dans l’organisation informatique de l’entreprise.

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Étape 3 : sélectionner les outils à comparer

Vous avez en tête vos besoins et vos critères d’évaluation. Désormais, il est temps de les confronter aux solutions qui existent sur le marché.

Dans un premier temps, Google vous permettra d’identifier de nombreuses offres. Pour affiner vos recherches, pensez à consulter des comparateurs en ligne (type Capterra ou Appvizer).

Vous pouvez ensuite sélectionner 2 ou 3 logiciels qui vous semblent intéressants. À ce stade, il est essentiel de demander une démo pour vous familiariser avec l’interface et vérifiez que les fonctionnalités proposées répondent réellement à vos besoins. C’est aussi l’occasion de poser toutes vos questions à l’équipe commerciale.

• Quel est le coût de l’outil ?
• Quel est le temps estimé et la complexité pour déployer le logiciel ?
• Mes non négociables sont-ils respectés ? (conformité, présence des fonctionnalités, connectivité, etc…)
• L’outil est-il conforme ? (à ce sujet, n’hésitez pas à leur demander de vous envoyer leur documentation RGPD)
• L’outil est-il adapté à la taille de mon entreprise ?

Enfin, un autre point qu’on ne pense pas toujours à aborder et qui pourtant a son importance, c’est la pérennité du prestataire. Vous allez déployer du temps et des ressources pour mettre en place et vous familiariser avec votre nouvel outil RH… C’est un engagement sur le long terme. Il serait donc dommage que votre partenaire mette la clé sous la porte au bout de quelques mois…. et que vous deviez recommencer tout le process !

Outil RH spécialisé vs logiciel SIRH : que choisir ?

Logiciel SIRH, de quoi parle-t-on ?

SIRH… Voici un sigle bien connu de la fonction RH. SIRH signifie système d’information sur les ressources humaines.

Un logiciel SIRH, c’est tout simplement un outil qui va stocker et traiter les données des salariés d’une entreprise.

En général, cette solution est très complète et couvre de nombreuses fonctions RH . Elle va, par exemple, automatiser certaines tâches liées à la gestion du recrutement, de la paie, des congés et des absences, l’évaluation des performances, etc.

Elle simplifie grandement l’organisation du service des ressources humaines.

Outil RH personnalisé, de quoi parle-t-on ?

Aussi pratique que le logiciel SIRH semble être, il n’est pas toujours suffisant et/ou adapté. C’est ici qu’entrent en jeu les outils RH personnalisés.

Ce sont des outils plus pointus qui vont se concentrer sur une ou plusieurs fonctionnalités précises (la gestion de la paie, l’acquisition de talents, etc.)

C’est une solution tout à fait indiquée pour les entreprises qui ont des besoins très spécifiques. Par exemple, ceci peut être le cas pour une organisation dont le processus de recrutement est très précis (avec des étapes et des critères de sélection particuliers). Un logiciel RH personnalisé est ici sûrement plus adapté pour intégrer ces exigences uniques, chose qui n’est peut-être pas possible avec un logiciel SIRH plus standard.

Zoom sur les avantages et les inconvénients de ces deux alternatives

Chaque option comporte son lot d’avantages et d’inconvénients…

Côté SIRH…

• L’outil a l’avantage d’être complet, prêt à l’emploi. Il a toutes les fonctionnalités standard, il est adapté aux besoins de base. L’aspect “tout-en-un” est très appréciable car l’entreprise n’a pas besoin de jongler d’un outil à un autre.
• Le revers de la médaille, c’est que le logiciel SIRH peut manquer de puissance sur certaines fonctionnalités. Si l’entreprise a des besoins RH précis, l’outil ne sera pas forcément adapté.

Côté outil RH spécialisé …

• Ce sont des outils plus pointus, capables d’adresser un besoin très précis avec des fonctionnalités et des options qui ne sont pas incluses dans un SIRH.
• En revanche, ces logiciels sont souvent plus complexes et ne couvrent pas l’ensemble des fonctions RH. L’entreprise sera dans certains cas contrainte de multiplier les outils.

Notons toutefois que ces deux options ne sont pas forcément à opposer. Bien au contraire ! Il est tout à fait possible d’avoir un logiciel SIRH et un outil RH personnalisé pour combler un besoin plus précis. Dans l’idéal, mieux vaut que ces deux solutions soient connectées l’une à l’autre, pour éviter les doubles saisies, etc.

Quelles sont les fonctions RH couvertes par les outils RH ?

Gestion des salariés, paie, recrutement… Les outils RH couvrent aujourd’hui à peu près toutes les fonctions RH.

La gestion administrative du personnel

Élaboration des contrats de travail, suivi des formations obligatoires et des visites médicales, traitement des notes de frais… les missions administratives occupent encore une place importante dans les services RH.

Ces petites tâches fastidieuses (mais ô combien cruciales) ont tout intérêt à être automatisées via un outil RH adapté.

Quelques exemples d’outil adapté : Lucca (notamment sa gamme Poplee), Sigma RH, Oracle Talent Management,

La gestion de la paie

Gérer la paie est une tâche particulièrement chronophage.

Le service RH doit d’abord collecter les données propres à chaque salarié (les heures travaillées, les congés, les éventuelles absences, les primes, les avantages sociaux…).

Puis calculer les salaires, sans oublier d’y appliquer les déductions obligatoires (impôts sur le revenu, sécurité sociale, assurance chômage, etc.) et volontaires (cotisations à un régime de retraite, assurance vie, etc.).

Il faut aussi qu’il émette un bulletin de paie pour chaque employé, en veillant à ce qu'ils soient précis et conformes à la législation en vigueur.

Sans oublier, bien sûr, d’envoyer  toutes les déclarations sociales et fiscales (entre autres, la fameuse DSN) aux organismes compétents en temps et en heure.

Pour gagner du temps et éviter les erreurs manuelles, ces tâches peuvent tout à fait être automatisées.

Quelques exemples d'outils adaptés : Payfit et Lucca (notamment sa gamme Pagga).

Le recrutement

Recruter un nouveau salarié ne s’improvise pas.

Analyse du besoin en recrutement, rédaction et diffusion de l’offre d’emploi, tri et présélection des candidatures, planification et conduite des entretiens, évaluation des candidats, présentation de l’offre d’emploi, intégration du nouveau collaborateur… Là encore, le service RH ne chôme pas !

Heureusement, les outils RH servent aussi à simplifier la gestion des recrutements.

Quelques exemples d'outils adaptés : Teamtailor, Jobaffinity ou encore Flatchr.

L’évaluation et la gestion des performances

Le service RH est le garant de la gestion du capital humain de l’entreprise. Et à cet égard, il se doit d’identifier, mesurer et développer les performances des salariés.

Les outils RH lui donneront les clés pour mener à bien cette mission.

Quelques exemples d'outils adaptés : Javelo et Eletive.

La conduite d’enquêtes RH

L’environnement de travail est-il satisfaisant ? Quel est le niveau de satisfaction des salariés ? Comment perçoivent-ils le management ?

Ces questions sont essentielles car elles permettent d’évaluer la performance de la politique RH et d’affiner certains process.

Pour y répondre, mieux vaut aller à la source et interroger directement les équipes.

Certains outils permettent d’automatiser ces sondages de satisfaction et enquêtes de climat internes.

Quelques exemples d'outils adaptés : le logiciel Enquêtes RH de Talentia et Elevo.

La création d’un portail RH

Un portail RH est un point d’accès unique permettant aux salariés de trouver facilement toutes les informations RH. Ils peuvent ainsi télécharger leurs fiches de paie et tout document interne de l’entreprise (convention collective, organigramme), faire des demandes d’absence, préparer un entretien annuel, s’inscrire à une session de formation, en toute autonomie.

Quelques exemples d'outils adaptés : les outils SIRH comme People Spheres ou Eurecia.

Le rôle des outils RH dans le renforcement de la marque employeur

Faire rayonner la marque employeur est un défi crucial pour la fonction RH.

Et pour cause, soigner l’image de l’entreprise permet :

• de faciliter les recrutements en attirant de nouveaux profils prometteurs ;
• de limiter le turn over en fidélisant les salariés ;
• favoriser la performance des équipes.

Pour développer sa marque employeur, les beaux discours marketing ne suffisent évidemment pas. Si communiquer autour de ses valeurs est essentiel, il faut aussi savoir transformer ses paroles en actes. Et mettre en place des actions concrètes en faveur des salariés ! Par exemple :

• proposer des postes avec des missions et des responsabilités claires et valorisantes ;
• proposer une rémunération avantageuse ;
• offrir des avantages sociaux attractifs ;
• permettre des possibilités d’évolution professionnelle ;
• mettre en place un environnement de travail épanouissant et flexible ;
• mettre en place des initiatives pour concilier l’équilibre vie pro / vie perso
• promouvoir la diversité ;
• sans oublier, bien sûr, d’offrir des avantages sociaux attractifs.

À ce sujet, les outils RH peuvent aider à renforcer la marque employeur. D’une façon indirecte tout d’abord. Une fonction RH bien équipée, c’est aussi une fonction RH plus organisée, plus efficace et donc plus disponible pour les salariés de l’entreprise. En se libérant de certaines tâches chronophages, elle a aussi plus de temps disponible pour agir en faveur de l’épanouissement des collaborateurs et développer l’attractivité de l’entreprise.

D’autre part, certains outils viennent renforcer la marque employeur d’une façon plus directe. En effet, ils vont simplifier la mise en place et l’utilisation des avantages sociaux (titres restaurant, offres pour les loisirs, titres cadeau, crédit mobilité, etc.).

Chez Swile, par exemple, nous proposons une solution tout en un pour permettre aux salariés de gérer leurs avantages sociaux (titres resto et titres cadeau) en toute simplicité et en toute autonomie. Grâce à l’application, ils peuvent piloter leur carte et consulter le solde en temps réel.

Le calendrier RH, un outil central à adopter dans la fonction RH

L’année est ponctuée par divers évènements et échéances à ne pas oublier. Pour rester organisé, le service RH a tout intérêt à adopter un calendrier RH.

Un calendrier RH, c’est un planning qui rassemble tous les événements et dates butoirs à respecter.

Le Calendrier RH 2024

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Nous pouvons par exemple y retrouver :

• certains temps forts de l’année : la rentrée scolaire, octobre rose, la journée internationale pour les droits des femmes, la semaine du développement durable, etc ;
• les échéances administratives importantes : la date d’envoi de la DSN, de la DADS-U, la publication de l’index de l’égalité professionnelle pour les entreprises de plus de 50 salariés, etc. ;
• les dates de réunion du CSE ;
• les dates de formation ;
• les dates des entretiens annuels et des entretiens professionnels ;
• les visites médicales ;
• les événements (conférences, webinaires, salons…) intéressants liés à des thématiques RH ;
• etc.

La liste est longue… Difficile de garder le cap en inscrivant manuellement toutes ces dates sur un agenda. Au contraire, l’idéal est d’opter pour un document de référence, sous la forme calendrier RH dématérialisé au sein duquel tous les grands événements sont mentionnés. C’est la meilleure façon d’avoir une vision globale sur les échéances et de limiter les oublis.

Quelques clés pour maximiser l’utilisation de votre calendrier RH :

• Opter pour un outil collaboratif de façon à ce que toutes les personnes concernées aient le même niveau d’information et puissent, elles aussi, inscrire les dates/projets importants.
• Utiliser un outil simple et intuitif , avec des filtres pour trier facilement les événements par thématique ;
• Si possible, synchroniser votre calendrier avec vos outils RH, pour que celui-ci soit alimenté automatiquement.

Oui, mais comment trouver un outil adapté à mon besoin ?

La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas à chercher plus loin ! Pour simplifier votre organisation, nous avons créé un calendrier RH totalement personnalisable, avec la crème de la crème des experts RH : Gymlib, Vendredi, Kanoon, Yaggo, Epsor, PayFit, Edflex, Moka.care, Deskeo et Swile.

Notre outil vous offre une vue complète sur les dates clés et échéances à retenir (plus de 200 au total) liées à toutes les thématiques RH : recrutement, paie, formation et évolution, bien être et santé des collaborateurs, juridique, espaces de travail, RSE, cohésion d’équipe, actualités et veille RH…

Cela vous intéresse ? Téléchargez gratuitement l'édition 2024 du calendrier RH.

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Vous l’aurez compris : utiliser un outil RH est essentiel pour améliorer la performance et l’organisation des services RH. Que vous optiez pour un outil RH spécialisé ou un logiciel SIRH, l’essentiel est que vous trouviez chaussure à votre pied. Pour cela, n’oubliez pas de passer du temps sur votre benchmark . Prenez un moment pour définir vos besoins et comparer les différentes solutions qui existent sur le marché.