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Réonboarding : 6 conseils pour remettre en selle vos salarié.e.s 

9 min

Congé maternité, arrêt maladie de longue durée, année sabbatique… qu’ils soient subis ou désirés, les moments de rupture sont fréquents au cours d’une carrière professionnelle. Sans oublier la cassure induite par le distanciel qui a clairement rebattu les cartes. Mais bien souvent, les entreprises pensent qu’avec une pincée de bienveillance, leurs salarié.e.s sont immédiatement prêts à (re)sauter dans le grand bain.

Pourtant, ils et elles ont plutôt tendance à boire la tasse. Entre les nouvelles têtes et celles qui ont quitté le navire, les revirements stratégiques, les jeux de pouvoir et les nouvelles technologies… le retour à la normale ne s’effectue pas en un claquement de doigts. Pour que ce come-back se passe sous les meilleurs auspices, un réonboarding digne de ce nom doit être pensé. 

Vous avez dit réonboarding ?

Clients, employé.e.s, utilisateurs finaux d’un site… Dans l’entreprise d’aujourd’hui, on “onboarde” à gogo. 

Entre nous, cela frise parfois le ridicule. Et que dire si l’on employait la traduction littérale ? (Onboarder = embarquer pour les nullos en anglish). En plus, on ajoute à ce terme passe-partout des préfixes (pré, off, ré). Dans cet article, on vous propose justement d’appuyer sur la touche “ré”.

Trêve de plaisanterie, en vrai, le réonboarding des salarié.e.s, c’est très utile. C’est même essentiel, sinon on ne se casserait pas la nénette à vous pondre un article sur le sujet.

En soi, le concept est toujours le même : permettre aux nouveaux arrivants de s’intégrer au mieux à la structure grâce à un parcours pensé en amont. La différence fondamentale avec l’onboarding, c’est que ces salarié.e.s sont déjà présents dans l’entreprise. Congé maladie ou maternité, congé sabbatique, mobilité interne géographique ou encore retour en présentiel… Les cas de figure sont nombreux, sans compter qu’une personne qui revient dans la société peut de surcroît ne plus occuper le même poste. 

Avant, les entreprises partaient du principe que la personne qui revenait connaissait la structure et allait s’y adapter. Depuis, l’intérêt pour la thématique de l’expérience collaborateur est allée crescendo, et le réonboarding a été conceptualisé”, relève Alexandre Grenier, CEO de Workelo, une startup proposant des parcours pour les collaborateurs durant tous les moments clefs (arrivée, changement de poste, retour au bureau, départ…). Alors, quels sont les ingrédients nécessaires pour monter un réonboarding de haute volée ? 

Dans mon entreprise, j’ai observé tous les cas de figure chez les jeunes mamans. En général, plus elles sont à de forts niveaux de responsabilités, plus elles ont besoin d’avoir de l’information en amont

Renouer le contact avant le retour au bureau

Un bon réonboarding, ça se passe en amont. Vous allez nous dire que dans le cas d’un congé maternité ou arrêt maladie, l’entreprise est tenue de laisser le/la salarié.e tranquille. C’est vrai. Toutefois, l’idéal est de laisser à chacun la liberté d’être ou non tenu informé avant son retour. “Dans mon entreprise, j’ai observé tous les cas de figure chez les jeunes mamans. En général, plus elles sont à de forts niveaux de responsabilités, plus elles ont besoin d’avoir de l’information en amont”, nous explique Hermine Petrachi, Team Lead Recruiter et Coach chez Ignition Program, qui s’est interrogée sur le sujet après avoir elle-même expérimenté des difficultés au retour de son congé maternité. 

Avec ce pré-réonboarding, “on fait l’bilan, calmement” comme dirait la chanson. Il ne s’agit pas de rentrer directement dans l’opérationnel, mais plutôt d’avoir accès à du contenu pour reconnecter doucement avec l’entreprise. Dans les bacs : notes de synthèse, PV de réunions, et/ou idéalement un document de passation, très utile pour un remplacement. Dans tous les cas, même si le/la salarié.e veut se tenir à distance jusqu’au bout, son manager ne pourra pas faire l’impasse sur la préparation de son retour en réunissant ces éléments fondamentaux.

Préparer les éléments factuels

Cela sonne comme une évidence, mais certaines entreprises l’oublient : à son retour, le/la salarié.e doit retrouver un matériel performant et un cadre de travail accueillant. Bref, le responsable informatique doit être parfaitement briefé tout comme les RH qui auront peut-être des documents officiels à faire signer. En fait, tous ces petits actes anodins participent aussi à la réintégration en douceur de la personne. Vous savez, un peu comme un premier jour de classe tranquillou où l’on colle les fiches d’histoire-géo.

Une manière de se re-familiariser avec l’entreprise sans surcharge du ciboulot ! “Ces actions sont à mener les premiers jours (réinscription à des outils par exemple), et peuvent être répertoriées dans une liste qui constitue le planning de redécouverte du poste la première semaine. On peut aussi penser à disposer quelques petits cadeaux/goodies sur le bureau du salarié, vraiment comme dans un onboarding classique”, note Alexandre Grenier. 

Lorsque l’on évoque les aspects factuels, il faut aussi souligner l’importance de bien édicter certaines règles. Cela s’applique notamment au réonboarding des salarié.e.s en full remote. Par exemple : il sera possible de faire X jours de télétravail. La pandémie a bien démontré que, plus que les restrictions, c’est bien le flou qui a le plus angoissé les travailleurs.ses. Si les salarié.e.s doivent revenir par vagues successives, il est essentiel de bien expliquer les processus.

Tout le monde était ultra-bienveillant et me pensait légitime. Sauf que moi, je me sentais totalement perdue. » 

Une remise à niveau

Lorsqu’elle est revenue de congé maternité, Hermine a été frappée par l’évolution de son entreprise en seulement 5 mois, comme si elle avait raté un tour de manège. De retour dans la ronde, “Tout le monde était ultra-bienveillant et me pensait légitime. Sauf que moi, je me sentais totalement perdue. C’est comme si j’avais une photo devant moi mais je n’en connaissais pas l’histoire. J’avais vraiment besoin d’explications”, affirme-t-elle. Pour se remettre à flot, Hermine a donc instinctivement calqué son réonboarding sur son onboarding, mais en version accélérée. Elle a rencontré toutes les équipes pour avoir une vision transversale de la nouvelle stratégie adoptée par son entreprise.

Il s’agissait aussi pour elle de se remettre à niveau sur les outils. “Ils changent tellement au jour le jour que mes collègues ne se rendaient pas compte de leur évolution ultra-rapide”, ajoute Hermine. L’idéal est donc de devancer ces difficultés en prévoyant un programme d’onboarding version light, et en accompagnant le collaborateur sur les nouveaux outils pour que plus personne ne soit en erreur 404 devant Notion. 

Personnellement, j’ai vraiment besoin de tisser des liens

Ressouder les équipes

Après une longue absence, il est très important que chacun puisse refaire corps avec l’entreprise. C’est vrai notamment pour les équipes dispersées, qui, si elles ne sont pas bien outillées pour le travail à distance, se retrouvent vite à évoluer en silos. Jérem’ le community manager ne fréquente plus jamais Louisa au business, quand Clotilde de la compta ignore tout du travail de Robin à la tech. Alors pour que les collaborateurs.rices puissent comprendre pourquoi ils bossent tous ensemble, rien de tel que la prise de parole du CEO pour rebooster les troupes autour d’un petit-déjeuner. La com interne est également plus précieuse que jamais.

Mais en matière de liens, rien ne remplace l’informel. Bien sûr, les moments de convivialité en équipe peuvent être organisés comme un team building ou une soirée d’entreprise. Mais d’autres ne peuvent pas être forcés. “Personnellement, j’ai vraiment besoin de tisser des liens avec les gens avec qui je travaille. Cela nourrit mon envie d’aller au travail chaque matin. Cela a été particulièrement prégnant avec les personnes qui étaient arrivées pendant mon congé maternité : elles m’accueillaient, et je les accueillais. C’était très étrange”, se souvient Hermine. 

Du feedback, encore et toujours

Ne pas prendre la température d’un collaborateur fraîchement réonboardé constitue une grossière erreur pour un manager. Après la première semaine, puis au cours des premiers mois, les feedbacks sont de la plus haute importance, avec la possibilité de réajuster le tir si nécessaire. Car c’est (plus) naturel qu’un gel douche Tahiti : un collaborateur sur le retour peut être désengagé, surtout s’il se sent paumé. Le n+1 peut aider le ou la salarié.e à se recencentrer sur ce qui fait sens pour lui ou elle grâce à un feedback régulier.

Autre idée : la mise en place d’un système de coaching avec une personne tierce de l’entreprise, à raison d’une heure par semaine.

Ces échanges sont l’occasion de faire un point sur la carrière du collaborateur et définir ensemble son nouveau plan d’action dans les semaines qui suivent son retour. Le collaborateur peut par exemple témoigner d’un besoin de monter en compétences”, analyse de son côté Alexandre Grenier. Dans le cas d’Hermine, cela s’est matérialisé par le besoin d’un plus grand contact avec les candidats, tandis que pour l’une de ses collègues, le management de son équipe lui a permis de retrouver la motivation.

Autre idée : la mise en place d’un système de coaching avec une personne tierce de l’entreprise, à raison d’une heure par semaine. “Durant le réonboarding, le besoin d’écoute est très important. La personne en posture de coach va aider le collaborateur à faire émerger ses problématiques et trouver ses propres solutions. Cela est d’autant plus pertinent que cette personne a un regard neuf sur la situation”, rapporte Hermine Petrachi qui a elle-même expérimenté cette méthode.

Le super bonus : un rythme adapté

Et dans un monde encore plus rêvé, l’entreprise lui permettrait de prendre un 4/5ème rémunéré en temps plein, au moins le premier mois. 

De la même façon qu’un.e salarié.e qui a passé 100% de son temps en télétravail éprouvera des difficultés à revenir 5 jours par semaine au bureau, il est en réalité très violent pour une personne en congé de reprendre son rythme usuel. Dans le cas d’un arrêt maladie, il peut arriver que des mi-temps thérapeutiques soient aménagés de facto avec l’assurance maladie. Mais pour les jeunes parents, et surtout pour les jeunes mères encore en charge du nourrisson, la transition est généralement brutale. “On oublie qu’une jeune mère, surtout quand c’est son premier enfant, découvre une nouvelle posture : celle de la maman qui travaille”, affirme Hermine. Son conseil ? Que celle-ci s’octroie une journée pour elle, sans son enfant, et sans son boulot, avant de remettre un pied dans l’entreprise. 

Et dans un monde encore plus rêvé, l’entreprise lui permettrait de prendre un 4/5ème rémunéré en temps plein, au moins le premier mois. 

Un besoin de flexibilité que les entreprises doivent effectivement entendre, souligne Alexandre Grenier : “Le sujet de la santé au travail est crucial dans ces périodes charnières”. Mais avec un réonboarding bien ficelé et un grand soin apporté à la communication durant cette phase si particulière, le retour au bureau n’a pas de raisons de faire bobo !

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