Notes de frais : lesquelles sont remboursables ?

Transport, repas, hébergement… Quels sont les frais de déplacement remboursables ?

Les déplacements professionnels font partie du quotidien de nombreuses entreprises. Et qui dit déplacement, dit dépenses : train, hôtel, restaurant… Des frais que le salarié avance, et que l’entreprise rembourse.

Encore faut-il savoir ce qui est remboursable, comment le justifier, et dans quelles limites. Car entre indemnité kilométrique, note de restaurant ou facture d’hôtel, les règles peuvent vite prêter à confusion.

Ce guide fait le point sur les différents types de frais de déplacement : comment les déclarer, quels justificatifs fournir, et ce qu’il faut savoir pour rester dans les clous, notamment vis-à-vis des impôts.

Frais de déplacement professionnel : de quoi parle-t-on ?

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel, c’est une mission qui oblige le salarié à quitter son lieu de travail habituel, ainsi que son domicile. C’est la définition retenue par l’URSSAF.

Mais toutes les situations ne se valent pas. La distinction essentielle repose sur la notion de grand déplacement.

• Grand déplacement : le salarié est trop loin pour rentrer chez lui le soir. En pratique, cela signifie plus de 50 km de distance et plus de 1h30 de trajet en transports en commun. Dans ce cas, l’hébergement peut être remboursé.
• Petit déplacement : tout le reste. Déjeuner à l’extérieur, aller voir un client dans une autre ville, faire une intervention ponctuelle… Ces frais-là restent limités à la journée, mais doivent tout de même être encadrés.

Trois conditions pour rembourser un frais de déplacement

Peu importe la distance ou la durée du déplacement, trois conditions doivent toujours être réunies pour qu’un remboursement soit possible :

• L’intérêt de l’entreprise : la dépense doit avoir été engagée pour une mission professionnelle, dans le cadre du travail.
• Un justificatif clair : facture, reçu, note de péage… Sans document probant, pas de remboursement.
• Une somme raisonnable : l’URSSAF tolère les écarts… tant qu’ils restent proportionnés. Un menu à 25 € passe. Une bouteille de champagne à 90 €, moins.
  
  

Note de frais kilométrique : comment ça marche ?

Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?

Voiture, deux-roues, vélo : lorsqu’un salarié utilise son propre moyen de transport pour une mission professionnelle, il peut percevoir une indemnité kilométrique. Il ne s’agit pas d’un remboursement au réel, mais d’un forfait calculé selon un barème fiscal.

Ce que ce forfait couvre ? Tout ce qui est lié à l’usage du véhicule : essence, usure, assurance, entretien… Autrement dit, on ne peut pas cumuler l’indemnité kilométrique et le remboursement d’un plein d’essence. C’est l’un ou l’autre.

Comment se calcule l’indemnité kilométrique ?

Tout repose sur un barème officiel, mis à jour chaque année par l’administration fiscale. Ce barème tient compte :

• de la puissance fiscale du véhicule (en chevaux fiscaux) ;
• et du nombre de kilomètres parcourus sur l’année.

Un exemple concret : pour 4 000 km parcourus avec une voiture de 5 CV, le calcul est simple : 4 000 × 0,603 € = 2 412 € remboursés.

Quels justificatifs pour les frais kilométriques ?

Pour que la note de frais kilométrique soit validée, certaines informations doivent obligatoirement figurer :

• la date du déplacement ;
• le motif précis de la mission (ex. : « Rendez-vous client Dupont ») ;
• le lieu de départ et le lieu d’arrivée ;
• la distance exacte parcourue.
  
  

Note de frais restaurant : comment gérer les repas en déplacement ?

Quels frais de repas sont remboursés ?

Il existe deux cas de figure :

• Le repas pris seul pendant un déplacement : il peut être remboursé dans la limite d’un montant raisonnable, selon les règles internes de l’entreprise.
• Le repas avec un client, fournisseur ou partenaire : c’est un repas d’affaires. Le plafond est souvent plus souple, car il s’agit d’une dépense commerciale.
  
  

Quels justificatifs pour une note de restaurant ?

Pour être remboursé, il faut fournir une facture ou un reçu détaillé. Le document doit mentionner :

• le nom du restaurant ; 
• la date du repas ;
• le montant TTC ;
• la TVA.
  

Un ticket de carte bleue ne suffit pas. Dans le cas d’un repas d’affaires, il faut aussi inscrire au dos du ticket le nom et la société de chaque personne invitée.

Peut-on récupérer la TVA sur les repas ?

Oui, la TVA est récupérable, mais à deux conditions :

1. La note doit comporter la TVA clairement affichée.
2. La dépense doit être justifiée dans un cadre professionnel, avec les mentions requises (voir ci-dessus).

Autres frais de déplacement : transport, hébergement, péages

Lors d’un déplacement professionnel, les frais ne s’arrêtent pas au repas ou aux kilomètres parcourus. Billets de train, nuits d’hôtel, stationnement… Voici comment gérer ces dépenses annexes, et sous quelles conditions elles peuvent être remboursées.

Quels frais de transport sont remboursés ?

Dès lors qu’un salarié utilise les transports en commun pour se rendre sur un lieu de mission, les frais engagés peuvent être pris en charge : train, avion, métro, tram ou bus.

Le remboursement est conditionné à la remise d’un justificatif nominatif : billet original ou facture émise au nom du salarié (ou de l’entreprise).
Sans preuve, pas de remboursement possible.

Quels frais d’hébergement sont acceptés ?

Les nuits à l’hôtel ou en location (type Airbnb) sont remboursables uniquement si le salarié est en grand déplacement, c’est-à-dire lorsqu’il ne peut pas regagner son domicile le soir.

L’entreprise exige alors une facture nominative : elle doit comporter le nom du salarié ou celui de l’entreprise. Attention, certains frais sont systématiquement exclus : mini-bar, films à la demande, services de confort ou de loisir… Ce sont des dépenses personnelles, donc non remboursables.

Péages, parkings… et autres frais annexes

Un déplacement professionnel génère souvent des frais complémentaires, qu’il serait dommage d’oublier : péages autoroutiers, stationnement en centre-ville, bornes de recharge pour véhicule électrique… Ces dépenses, bien que secondaires, sont entièrement remboursables dès lors qu’elles sont justifiées.

Péages autoroutiers

Lorsqu’un salarié utilise sa voiture personnelle pour se rendre à un rendez-vous professionnel, les péages empruntés sur le trajet peuvent être pris en charge en plus de l’indemnité kilométrique. À condition, bien sûr, que le trajet soit cohérent avec la mission.

Le ticket ou la facture du péage (papier ou numérique) doit être conservé.

Frais de parking

Que ce soit pour se garer sur le lieu d’intervention, dans une gare ou à proximité d’un hôtel, les frais de stationnement peuvent également être intégrés à la note de frais.
Il faut fournir un reçu de paiement, avec la date et l’adresse du stationnement.

Autres frais liés à la mobilité

Si l’entreprise accepte l’usage de véhicules électriques, les frais de recharge peuvent aussi être remboursés, à condition qu’ils soient clairement liés à une mission pro et dûment documentés (facture de borne, justificatif de paiement, etc.).

En résumé, tous les frais annexes sont remboursables s’ils sont :

1. nécessaires à la mission ;
2. précisément justifiés ;
3. raisonnables et cohérents avec l’itinéraire déclaré.

Ces éléments, souvent négligés, peuvent faire la différence entre une note de frais claire… et un casse-tête comptable.

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Gérer les frais de déplacement demande de la clarté, de la rigueur, et un cadre bien défini. Chaque dépense doit être justifiée, classée au bon endroit, et conforme aux règles fiscales en vigueur. C’est la condition pour un remboursement rapide et sans difficulté, pour le salarié comme pour l’entreprise.

Mettre en place une politique de frais claire, connue de tous, reste la meilleure façon d’éviter les malentendus et les erreurs. Elle facilite le traitement des demandes et renforce la conformité en cas de contrôle.

Pour vous aider à gérer vos remboursements, téléchargez notre modèle de note de frais de déplacement, clair, complet, et prêt à l’emploi.