La TVA sur les frais de déplacement

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Envers son salarié, l’employeur est tenu d’une obligation de remboursement de toutes les dépenses engagées à des fins professionnelles. Envers l’administration fiscale, il est tenu d’une obligation de paiement des cotisations sociales et de déclaration de TVA. Mais pour toute la TVA facturée, il est aussi possible de déduire la TVA payée. Notamment pour les dépenses relatives aux frais de déplacement.

Le principe de récupération de la TVA

Avant de rentrer dans les détails de la TVA et des notes de frais , il convient de comprendre le fonctionnement de la taxe sur la valeur ajoutée, et surtout, sa déductibilité.

Le fonctionnement de la TVA

Toutes les entreprises ont pour obligation de collecter la TVA qu’elles facturent à leurs clients. Ensuite, à la fin de l’année fiscale, elles doivent déclarer la TVA collectée et la reverser à l'État.

Mais il est possible de déduire de votre comptabilité la TVA payée . Pour vous aider à y voir plus clair, voici les principes de calcul :

• Si la TVA payée (frais déductibles) est supérieure à la TVA perçue (frais facturés) : l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA qui sera soit remboursé, soit amputé sur les prochaines années fiscales.
• Si la TVA payée est inférieure à la TVA perçue : l’entreprise doit verser l’excédent perçu au service des impôts.
• Si la TVA payée est égale à la TVA perçue : l’entreprise n’a rien à verser ni à récupérer.

En d’autres termes, vous avez tout intérêt à déduire un maximum de TVA pour récupérer le trop versé. Mais en cas de notes de frais, est-ce que toutes les TVA sont déductibles?

Les conditions de déductibilité de la TVA

Toutes les TVA ne peuvent pas être déduites de votre déclaration. Les montants versés doivent, en effet, remplir les conditions suivantes :

• Les dépenses doivent servir l' intérêt de l’entreprise .
• Chaque dépense doit être munie d’un justificatif mentionnant le montant exact de la TVA. À ce titre, un reçu de carte bancaire n’est pas suffisant. Il faut une facture en bonne et due forme.
• La facture doit être adressée à l’entreprise et non à un collaborateur ou dirigeant.
• Le principe de réciprocité doit s’appliquer. C'est-à-dire que le partenaire doit effectivement pouvoir collecter et payer la TVA. Ce n’est donc pas le cas avec un particulier.

Alors, est-ce que les notes de frais payées en cas de déplacement professionnel remplissent ces conditions ? C’est ce que nous allons voir.

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La récupération de la TVA sur les frais de déplacement

Les notes de frais regroupent une multitude de dépenses engagées par le collaborateur. Dans ce cadre, les règles de déduction de TVA varient pour chaque poste de dépenses.

Les frais d’hébergement

Si le salarié part en grand déplacement, il sera contraint de dormir sur place. Selon la politique de voyage de l'entreprise, cela peut être à lui de payer l'hébergement. Dans le cadre d'un déplacement professionnel, l'employeur est tenu de verser une compensation pour les dépenses engagées par le voyageur d'affaires.

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Néanmoins, ces dépenses ne sont pas déductibles de TVA . En effet, d'après l' article 206 du CGI (Code Général des Impôts), aucun frais de logement des salariés et dirigeants ne peut faire l'objet d'une récupération de TVA, sous aucun motif (pas même donc dans le cas d'un déplacement professionnel).

Les frais de transport

Entre le péage, le carburant et les billets d’avion, les frais de transport sont multiples. Mais en matière de TVA, ils n’obéissent pas tous aux mêmes règles :

• Les frais de carburant : ici, la récupération de la TVA dépend du type de carburant . Pour les véhicules utilitaires, le carburant est déductible à 100 %. En revanche, il ne l’est qu’à 80 % pour les véhicules personnels. Depuis 2022, tous les carburants sont déductibles de la même manière. Avant cette date, il fallait faire une distinction entre le diesel et l'essence. D’ailleurs, la TVA sur l’essence n’était pas du tout récupérable jusqu’en 2017.

• Les billets d’avion, de train ou de bateau : si votre voyage d’affaires est éloigné, sachez que ces trajets ne sont pas assujettis à la TVA. En conséquence, il n’y a pas de déduction possible. Il en va de même pour tous les transports en commun (bus, métro, tramway).
• Les frais de péage : ils sont déductibles dès lors que la facture mentionne le montant de la TVA, le montant hors taxe et le montant toutes charges comprises.
• Les frais de parking : ils sont déductibles à condition de disposer d’une facture valable.
• Les indemnités kilométriques : là encore, ils ne sont pas assujettis à la TVA. Ainsi, l’employeur ne pourra déduire les frais kilométriques de sa déclaration de TVA.

Retrouvez un exemple de note de frais - indemnité kilométrique en remplissant ce formulaire :

Les frais de repas

Ici aussi, les conditions de déductibilité doivent être réunies. La première étant que les dépenses soient effectuées dans l'intérêt de l’entreprise. C’est par exemple le cas d’un repas d’affaires avec un client. Mais ce sera également le cas si l’employé part en déplacement professionnel et n’a d’autres choix que d’acheter de la nourriture à l’extérieur ou d’aller au restaurant.

Dès lors que cette exigence est remplie, la TVA peut donc être récupérée. À condition bien sûr que les dépenses s’accompagnent des justificatifs précisant le montant de TVA et le nom de l’entreprise.

Bon à savoir : si la note de restaurant est inférieure à 150 €, un ticket de caisse mentionnant simplement le montant HT, TTC et la TVA est aussi valable pour déduction.

Les frais de réception

Si le salarié organise une réception dans le cadre de son déplacement professionnel, les frais de TVA engagés pourront être déduits. Là encore, la réception doit être organisée dans un cadre professionnel.

Et surtout, les factures doivent préciser le nom de l’entreprise, ainsi que l’identité des bénéficiaires de ladite réception.

D’autres dépenses peuvent également intervenir. Par exemple, l’achat de matériel d’entreprise pour une démo, les factures de téléphone, etc. Dans tous les cas, il faut impérativement une facture mentionnant le nom de l’entreprise et justifier du caractère professionnel de ces dépenses.