Tout savoir sur le remboursement de notes de frais de restaurant

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En déplacement professionnel , il n’est pas rare que les salariés soient contraints de manger au restaurant. Et comme ils engagent des dépenses supplémentaires, l’employeur doit également rembourser ces frais. Mais pour cela, il incombe au collaborateur de fournir une note de frais de restaurant. Comment la saisir ? Quelles sont les conditions pour être indemnisé ? Le chef d’entreprise peut-il récupérer la TVA ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Pourquoi faire une note de frais de restaurant ?

La note de frais est un document indispensable pour se faire rembourser ses dépenses professionnelles par l’entreprise.

Et lorsque vous allez au restaurant dans le cadre de votre activité, vous devez évidemment fournir des notes de frais de restaurant.

Elles sont généralement nécessaires dans les situations suivantes :

• Vous êtes en voyage d’affaires à plusieurs centaines de kilomètres de votre lieu de travail habituel. Dans ce cas, il n’est pas possible de rentrer à domicile pour manger. C’est donc à l’employeur de payer les repas pris au cours de ce grand déplacement .

Et même si vous êtes à moins de 100 kilomètres, ces frais de nourriture doivent être pris en charge par l’entreprise dès lors que vous êtes en déplacement professionnel.

• Vous avez un gros contrat à signer avec un client. Alors pour instaurer un climat de confiance, il est parfois préférable d’inviter ledit client au restaurant. Et comme c’est vous qui payez, l’employeur devra aussi vous rembourser les indemnités de repas.

Cette hypothèse concerne également l’invitation d’un partenaire ou fournisseur.

En plus d’être indispensables pour que vous obteniez votre remboursement, ces notes de frais de restaurant sont aussi essentielles pour votre patron. Et pour cause, c’est grâce à ces documents comptables qu’il pourra déduire les frais de restaurant de ses charges sociales et de son chiffre d’affaires.

De même, il pourra également récupérer la TVA associée. Nous y reviendrons plus tard.

En attendant, il convient de connaître toutes les modalités pour faire sa note de frais de restaurant.

Comment faire une note de frais de restaurant ?

Pour simplifier la comptabilisation des notes de frais de restaurant , plusieurs mentions doivent y être indiquées :

• le nom du salarié (et éventuellement son service ou sa fonction) ;
• le nom des personnes invitées et le nom de leur entreprise (uniquement pour les repas d’affaires) ;
• la date et le lieu de la dépense au restaurant ;
• la raison de la dépense ;
• le montant des frais (ici, vous devez faire apparaître le montant total TTC, le montant HT, le montant de TVA et son taux applicable).

Bien évidemment, il faudra ajouter le justificatif de la dépense . Si le montant est supérieur à 150 euros, une facture sera exigée. En deçà de cette somme, un simple reçu suffira. Sur ce point, n’hésitez pas à consulter notre article sur la récupération de la TVA sur les notes de frais de repas.

Vous pouvez aussi utiliser un logiciel pour notes de frais.

Outre les mentions présentes sur la note de frais de restaurant, encore faut-il que les conditions de remboursement des dépenses soient réunies.

Comment simplifier les déplacements professionnels ?

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Quelles sont les conditions pour se faire rembourser un repas pris au restaurant ?

Comme pour toutes les dépenses liées à des nécessités professionnelles, plusieurs conditions doivent être réunies pour obtenir un remboursement des notes de frais de restaurant :

• Un repas dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié : par exemple, si vous partez en voyage d’affaires au Portugal, mais que vous décidez de rester le week-end pour visiter la ville, vous ne pourrez pas demander à votre employeur de vous rembourser les frais de restauration.
• Un repas dans l’intérêt de l’entreprise : il s’agit de prouver que le déplacement professionnel ou le repas avec le client sont effectivement bénéfiques pour la société.
• Une preuve : la note de frais de repas doit toujours s’accompagner de pièces justificatives (comme le reçu ou la facture).
• Un montant raisonnable et proportionné : si la facture de restaurant est trop élevée, le remboursement est considéré comme un avantage en nature. Et sur ce point, il ne pourra pas être exonéré de charges sociales.

L’exonération de l’assiette de cotisations sociales

En plus de permettre au salarié de se faire rembourser ses frais de repas, ces notes de frais de restaurant sont aussi utiles à l’employeur. Et pour cause, elles lui permettent de déduire les sommes dépensées de son chiffre d’affaires et de ses cotisations de sécurité sociale.

Sur ce dernier point, l’URSSAF admet une exonération dans la limite de 19,40 € dès lors que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant. Dans le cas contraire, la limite d’exonération est de 9,50 €.

Mais attention, car c’est justement sur la déduction des notes de frais de restaurant que l’administration fiscale est la plus pointilleuse. Elle vérifie que les dépenses engagées au restaurant sont bel et bien justifiées. À défaut, l’entreprise risque un redressement fiscal de l’URSSAF.

Alors pour éviter cette situation, chef d’entreprise et salariés doivent être rigoureux quant à la gestion des notes de frais. Mais surtout, les remboursements doivent être limités aux frais de nourriture engagés à des fins professionnelles, et non pour les dépenses personnelles.

Ces conditions s’appliquent également en matière de déductibilité de la TVA.

Téléchargez un modèle PDF de note de frais :

Remplissez le questionnaire ci-dessous pour télécharger un modèle PDF de note de frais par mail :

La récupération de la TVA

Comme la plupart des dépenses engagées, le chef d’entreprise peut récupérer la TVA des notes de frais de restaurant.

Mais pour cela, il faudra évidemment respecter certaines conditions :

• Une note de frais justifiée par l'intérêt de l’entreprise ;
• Une facture adressée directement à l’entreprise ;
• Une TVA exigible chez le fournisseur ;
• Des justificatifs à l’appui.

Si la note de frais répond à l’ensemble de ces critères, la TVA est récupérable.

Entre les remboursements du salarié et la déductibilité des indemnités de repas, il est préférable d’avoir une bonne gestion de ses notes de frais de restaurant.