Le salarié en déplacement professionnel ne doit pas engager de dépenses supplémentaires.
C’est pourquoi l’employeur doit lui rembourser l’ensemble de ces frais de déplacement, dès lors qu’ils sont justifiés par des fins professionnelles. Mais si vous utilisez votre propre véhicule pour un voyage d’affaires, le remboursement des frais est un peu plus complexe.
Le chef d’entreprise devra alors se référer au barème kilométrique de l’URSSAF. De votre côté, vous devez impérativement fournir plusieurs justificatifs pour obtenir le remboursement des indemnités kilométriques.
Mais quels sont ces justificatifs ? C’est ce que nous allons voir.
Les indemnités kilométriques sont dues par l’employeur dès lors que le salarié utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels.
Du fait de l’utilisation de la voiture personnelle du collaborateur, il est assez difficile de déterminer avec précision le montant des dépenses engagées.
C’est pourquoi l’URSSAF met à disposition des employeurs un barème kilométrique.
Celui-ci prend en compte la puissance administrative du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus lors des voyages d'affaires.
Voici le barème applicable pour 2022 :
| Puissance administrative | Distance parcourue (d) inférieure à 5000 km | Distance parcourue (d) entre 5001 et 20 000 km | Distance parcourue (d) supérieure à 20 001 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV ou moins | d * 0,502 | (d*0,3) + 1007 | d * 0,35 |
| 4 CV | d * 0,575 | (d*0,323) + 1262 | d * 0,387 |
| 5 CV | d * 0,603 | (d*0,339) + 1320 | d * 0,405 |
| 6 CV | d * 0,631 | (d*0,355) + 1382 | d * 0,425 |
| 7 CV ou plus | d * 0,661 | (d*0,374) + 1435 | d * 0,446 |
Le résultat permet de connaître le montant des indemnités kilométriques qui viennent compenser les frais occasionnés lors du voyage d’affaires. Et pour cause, en utilisant votre véhicule personnel, vous avez des frais d’entretien supplémentaires, une usure plus rapide, des frais de carburant, une assurance à payer...
À travers l’indemnité, l’employeur participe à l’ensemble de ces dépenses.
Bon à savoir : outre le déplacement professionnel et le remboursement des frais par l’employeur, les frais kilométriques peuvent aussi être utilisés pour votre déclaration d'impôt sur le revenu. À condition d’opter pour le régime des frais réels et non pour l’abattement forfaitaire de 10 %. Plus de détails ici : Comment calculer les frais réels 2022 ?
Mais attention, pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, le salarié doit remplir certaines conditions.
Le collaborateur ne peut pas prétendre aux indemnités kilométriques pour l’ensemble de ses trajets. Il faut en effet réunir plusieurs conditions :
En revanche, le trajet aller-retour pour se rendre sur son lieu de travail est pris en compte par l’administration fiscale lors de la déclaration de revenus.
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On l’a vu, le barème de l’URSSAF prend en considération la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Il va donc falloir justifier ces deux éléments pour le remboursement des dépenses professionnels :
Pour justifier votre trajet, vous pouvez aussi apporter des éléments tangibles. Par exemple, un ticket de péage, un reçu pour le carburant ou encore une note de restaurant pour montrer que vous étiez bien à tel endroit à telle date.
Ici, l’ensemble de vos justificatifs de notes de frais peuvent vous servir pour prouver le déplacement professionnel.
Dès lors que le remboursement kilométrique est justifié et répond aux conditions susmentionnées, l’employeur pourra déduire le montant de l’indemnité de son résultat imposable, mais aussi des cotisations sociales.
Mais qu’en est-il pour la TVA sur les frais de déplacement ?
Et bien ici, il n’est pas possible de récupérer la TVA. Et ce, pour une simple raison : aucune taxe sur la valeur ajoutée n’est associée à de telles indemnités.
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