Les justificatifs à fournir pour le remboursement des indemnités kilométriques

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Le salarié en déplacement professionnel ne doit pas engager de dépenses supplémentaires. C’est pourquoi l’employeur doit lui rembourser l’ensemble de ces frais de déplacement , dès lors qu’ils sont justifiés par des fins professionnelles. Mais si vous utilisez votre propre véhicule pour un voyage d’affaires, le remboursement des frais est un peu plus complexe.Le chef d’entreprise devra alors se référer au barème kilométrique de l’URSSAF . De votre côté, vous devez impérativement fournir plusieurs justificatifs pour obtenir le remboursement des indemnités kilométriques. Mais quels sont ces justificatifs ? C’est ce que nous allons voir.

C’est quoi les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques sont dues par l’employeur dès lors que le salarié utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels .

Le montant des indemnités kilométriques

Du fait de l’utilisation de la voiture personnelle du collaborateur, il est assez difficile de déterminer avec précision le montant des dépenses engagées.

C’est pourquoi l’URSSAF met à disposition des employeurs un barème kilométrique.

Celui-ci prend en compte la puissance administrative du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus lors des voyages d'affaires .

Voici le barème applicable pour 2022 :

• À lire aussi : Le calcul des frais réels 2022

L’objectif du barème kilométrique

Le résultat permet de connaître le montant des indemnités kilométriques qui viennent compenser les frais occasionnés lors du voyage d’affaires. Et pour cause, en utilisant votre véhicule personnel, vous avez des frais d’entretien supplémentaires, une usure plus rapide, des frais de carburant, une assurance à payer...

À travers l’indemnité, l’employeur participe à l’ensemble de ces dépenses.

Bon à savoir : outre le déplacement professionnel et le remboursement des frais par l’employeur, les frais kilométriques peuvent aussi être utilisés pour votre déclaration d'impôt sur le revenu. À condition d’opter pour le régime des frais réels et non pour l’abattement forfaitaire de 10 %. Plus de détails ici : Comment calculer les frais réels 2022 ?

Mais attention, pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, le salarié doit remplir certaines conditions.

Quelles conditions pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques ?

Le collaborateur ne peut pas prétendre aux indemnités kilométriques pour l’ensemble de ses trajets. Il faut en effet réunir plusieurs conditions :

• Un trajet réalisé pour les besoins de l’activité professionnelle : ici, les trajets domicile-travail n'offrent pas droit au remboursement des frais professionnels par l’employeur. Sauf si vous êtes contraint de prendre votre voiture (pas de transport en commun, horaire décalé…).

En revanche, le trajet aller-retour pour se rendre sur son lieu de travail est pris en compte par l’administration fiscale lors de la déclaration de revenus.

• L’utilisation de son propre véhicule : vous devez être propriétaire du véhicule utilisé.
• L’absence de cumul : les remboursements des frais kilométriques ne sont pas cumulables. Si vous faites du covoiturage avec un autre salarié, c’est seulement celui qui utilise son propre véhicule qui bénéficiera des indemnités.
• La preuve du droit à indemnisation : c’est ici que la nécessité d’apporter les pièces justificatives intervient.

Guide du voyage d’affaires

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Quels sont les justificatifs à fournir pour les indemnités kilométriques ?

On l’a vu, le barème de l’URSSAF prend en considération la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Il va donc falloir justifier ces deux éléments pour le remboursement des dépenses professionnels :

• Pour la puissance fiscale du véhicule : le salarié doit présenter la carte grise du véhicule sur laquelle se trouve le nombre de chevaux fiscaux. Cela permettra également de démontrer que vous êtes bien le propriétaire du véhicule.
• Pour la distance parcourue : ici, il faudra noter l’ensemble des trajets effectués dans le cadre de vos voyages d’affaires. Nous vous conseillons d’être le plus précis possible. Ainsi, vous devez renseigner la date de la mission, le lieu de rendez-vous, l’objet de la mission, le nom du client et de son entreprise, le nombre de kilomètres effectués entre les différents points de rendez-vous…

Pour justifier votre trajet, vous pouvez aussi apporter des éléments tangibles . Par exemple, un ticket de péage, un reçu pour le carburant ou encore une note de restaurant pour montrer que vous étiez bien à tel endroit à telle date.

Ici, l’ensemble de vos justificatifs de notes de frais peuvent vous servir pour prouver le déplacement professionnel.

L’employeur peut-il récupérer la TVA sur les frais kilométriques ?

Dès lors que le remboursement kilométrique est justifié et répond aux conditions susmentionnées, l’employeur pourra déduire le montant de l’indemnité de son résultat imposable, mais aussi des cotisations sociales.

Mais qu’en est-il pour la TVA sur les frais de déplacement ?

Et bien ici, il n’est pas possible de récupérer la TVA . Et ce, pour une simple raison : aucune taxe sur la valeur ajoutée n’est associée à de telles indemnités.