Peut-on refuser de rembourser une note de frais ?

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Une note de frais est un document qui permet aux collaborateurs de faire un état des lieux de ses avances de frais dans le but d'être remboursé par son employeur.Il arrive parfois que l'employeur refuse de rembourser la totalité ou une partie de la note de frais qui lui est soumise.Peut-on refuser de rembourser une note de frais ? Quel est le cadre juridique de cette décision ? Comment refuser le remboursement d'une note de frais ?

Le principe obligatoire du remboursement des notes de frais

Le Code du travail part du principe que tous les frais avancés par un salarié dans le cadre professionnel doivent être remboursés.

Il est d’ailleurs à noter que si votre contrat de travail comporte une clause qui exclue le remboursement des frais professionnels, celle-ci est considérée comme nulle.

Bien sûr, il faut que ces dépenses soient justifiées. C'est-à-dire que les notes de frais soient dans l'intérêt de l'entreprise.

C'est la raison pour laquelle nous recommandons vivement aux entreprises de mettre en place une politique de remboursement des notes de frais qui doit s'inscrire dans la politique voyage . En moyenne les entreprises remboursent les collaborateurs dans un délai de 3 à 5 semaines selon Spendesk , solution de gestion des notes de frais.

Dès lors que la hiérarchie a pu mettre en place des règles, elle aura donc tous les éléments pour être en mesure de refuser les remboursements des notes de frais.

Modèle de Politique Voyage

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Du côté de l’employeur : quelle sont les raisons de refus de remboursement d'une note de frais ?

Pour rappel, les avances de frais peuvent être remboursées à condition que les dépenses soient dans l'intérêt de l'entreprise comme pour la récupération de la TVA .

Les raisons d'un refus de remboursement d'une note de frais sont variées et sont reconnues juridiquement. En voici une liste non-exhaustive.

Le non-respect de la politique de dépenses

La politique de remboursement des notes de frais permet de cadre les types de dépenses que peuvent effectuer les collaborateurs en vue d'être remboursé par l'employeur. Cela permet donc aussi de définir par élimination les raisons de refus du remboursement des avances de certains frais.

Document à l'appui, le manageur ou l'équipe comptable pour donc parfaitement expliquer au collaborateur le refus du remboursement de la note de frais.

L'absence de justificatif des dépenses

Lorsqu'un collaborateur soumet une note de frais à l'équipe comptable, il doit y joindre les justificatifs de paiement pour chaque ligne de dépenses. En effet, la plupart des politiques de remboursement des notes de frais définies par les entreprises requièrent les justificatifs de paiement.

La règle est simple : pas de justificatif = pas de remboursement.

Il existe cependant des moyens d’y remédier. On vous les explique ici :

Le non-respect des délais de soumissions de notes de frais

Selon la loi, un salarié a 3 ans de délai pour déclarer des avances de frais qui doivent par la suite être remboursée par l'entreprise. Au-delà de cette limite, le Code du Travail considère qu'il y a prescription.

Cependant, dans le cadre d'une politique voyage, l'entreprise peut déterminer un délai maximum de compte rendu des avances de frais effectuées par les collaborateurs. Cela peut éviter des mauvais surprises. À l'image d'un collaborateur qui après 8 ans d'absence de demande de remboursement des dépenses a pu être indemnisé sur presque la totalité de ses avances de frais.

Du côté du salarié : que faire en cas de refus de son employeur de remboursement des notes de frais ?

Du point de vue du salarié, le refus de remboursement des notes de frais par son employeur peut être jugé comme illégitime, non justifié.

S’assurer que le refus est bel et bien non justifié

Avant de vouloir mener une action contre son employeur pour lui réclamer le remboursement de vos notes de frais, assurez-vous que votre requête est légitime.

La dépense pour laquelle vous souhaitez être remboursé doit rentrer dans le cadre de la politique dépenses de votre entreprise. Ainsi, votre employeur est dans son droit de ne pas vous rembourser si vous avez dépassé le plafond fixé par celle-ci.

Cela peut sembler une évidence, mais les dépenses doivent aussi avoir été réalisées dans le cadre professionnel et pas pour des intérêts privés. La jurisprudence est riche en ce qui concerne des cas de salariés qui produisent de fausses notes de frais .

Négocier directement avec votre employeur

Si vous êtes sûr de votre droit, la première chose à faire est de discuter à ce sujet avec votre employeur, pour deux principales raisons :

• Si votre souhait n’est pas de quitter la société, engager une procédure judiciaire est évidemment plus que préjudiciable pour vos relations avec votre patron.
• Aller devant la justice coûte cher, est long et parfois risqué.

Il est donc toujours préférable de tenter dans un premier temps de discuter avec votre supérieur pour lui faire changer d’avis.

Malheureusement, cela ne porte pas forcément ses fruits. Ce n’est pas pour autant que cela doit vous décourager de réclamer vos droits.

Les recours légaux

Si malgré vos tentatives de discuter avec votre employeur, celui-ci refuse toujours de rembourser vos frais professionnels, vous pouvez recourir à la prise d’acte , définit telle quelle par l’article L1451-1 du Code du travail :

“ Lorsque le salarié reproche des manquements graves aux obligations contractuelles ou légales de son employeur, il peut rompre unilatéralement le contrat de travail aux torts exclusifs de celui-ci, soit en prenant acte de la rupture du contrat de travail, soit en demandant au conseil des prud’hommes une résiliation judiciaire. “

Le dernier mot revient alors au Conseil des Prud’hommes :

• S’il approuve, il s’agira d’un licenciement “sans cause réelle et sérieuse” ou “abusif”. Vous pourrez prétendre à des indemnités.
• En revanche s’il refuse, il y aura une requalification en démission .

À noter : si vous recourrez à une prise d’acte, c’est à vous de prouver les fautes de votre employeur.

Vous pouvez également rencontrer votre inspection du travail . Présentez leur votre situation, ils sauront vous conseiller sur les actions à mener. Ils seront aussi en mesure de se rapprocher directement de votre employeur pour lui rappeler ses obligations.

De la même façon, vous pouvez contacter une organisation syndicale pour vous aider dans votre action en justice.

Sachez enfin que votre employeur ne peut vous licencier pour réclamation d’argent.

Quelles solutions pour mettre employeurs et salariés en accord ?

Que ce soit à cause d’un problème de communication, de règles peu claires, d’une mauvaise foi d’un côté ou de l’autre... Les occasions ne manquent malheureusement pas pour que naissent des désaccords entre employeurs et salariés au sujet des frais professionnels.

Pourtant, des solutions existent afin d’éviter cela.

Une politique dépenses explicite

La première étape pour s’assurer que toutes les parties soient sur la même longueur d’onde concernant les notes de frais est la construction d’une politique dépenses claire, sans ambiguïté.

Pour cela, il est important que la politique soit exhaustive. Elle doit couvrir toutes les situations que les employés sont susceptibles de rencontrer. C’est aussi une bonne chose avant par exemple un déplacement professionnel de s’assurer qu’aucune dépense ne sera pas encadrée par la politique dépenses.

Bien sûr, c’est aussi à vous d’adapter cette entreprise selon votre flexibilité habituelle et la confiance qui règne entre tous les collaborateurs (une petite entreprise pourra par exemple se permettre d’être davantage souple, alors qu’une plus grosse société pourra vouloir être plus structurée à ce sujet).

Enfin, la clé pour la bonne application de la politique dépenses réside dans la communication qui en est faite : chaque collaborateur doit être au courant des règles qui s’appliquent en la matière. C’est à l’administration de l’entreprise de s’en assurer.

Un outil de gestion des notes de frais, la solution ?

Mettre en place un outil de gestion des notes de frais est une bonne solution pour rendre la politique de remboursement des frais claire et précise. Elle sera alors comprise par tous. Cela évite notamment les mauvaises surprises.

Les solutions de gestion des notes de frais permettent d'automatiser le refus des remboursements des notes de frais avec parfois une explication de la raison. Cela montre qu'il s'agit d'une décision objective due aux règles émises par la direction.

Quoiqu'il arrive afin d'éviter tout type de frustration, il est important pour le manager ou le comptable d'expliquer les raisons du refus du remboursement d'une note de frais.

Pour les déplacements professionnels : une plateforme de gestion des voyages d'affaires, le Graal ?

Une plateforme de gestion des voyages d'affaires est aujourd’hui la meilleure solution pour encadrer les dépenses des réservations de ses déplacements.

En effet, les solutions de gestion des déplacements professionnels permettent la mise en place d’une politique voyage et d’un système de validation. Cela évite donc que le collaborateur achète un billet de train alors qu'il ne sera jamais remboursé car le prix est trop élevé par rapport au budget par exemple.