Comment récupérer la TVA sur la réservation d'un hôtel

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En voyage d’affaires, le salarié multiplie les dépenses professionnelles. Et s’il part longtemps ou loin, il devra évidemment engager des frais d’hébergement.En tant qu’employeur, vous êtes donc tenu de rembourser l’ensemble des dépenses engagées lors du déplacement professionnel .Mais pour votre entreprise, assujettie à la TVA, est-il possible de récupérer cette taxe ?La réponse est oui, mais pour bénéficier de la TVA déductible sur ses réservations d’hôtel , il faudra respecter certaines conditions.

Les conditions de récupération de la TVA sur la réservation d’un hôtel

Le Code général des impôts précise tous les critères de déductibilité de la taxe sur la valeur ajoutée. Pour déduire la TVA de votre réservation d'hôtel, il faudra donc remplir l’ensemble des conditions exigées.

Un déplacement justifié par l'intérêt de l’entreprise

Pour récupérer la TVA sur sa chambre d'hôtel, la première chose à faire est de j ustifier la réservation. Et donc le déplacement professionnel.

Pour cela, il suffit de justifier le rendez-vous. Par exemple :

• la rencontre avec un potentiel client ;
• un audit fournisseur ;
• la signature d’un contrat avec un partenaire ;
• une formation au siège de l’entreprise.

Toutes ces raisons permettent d’ expliquer la nécessité du voyage d’affaires.

Mais c’est surtout le fait de dormir à l’hôtel qui peut être problématique. Et pour cause, si le salarié habite à quelques dizaines de minutes du lieu de rendez-vous, il n’est pas nécessaire de réserver une chambre d’hôtel. Celle-ci doit être prévue uniquement dans le cadre d’un grand déplacement .

Autrement dit, lorsque le lieu de rendez-vous se trouve à :

• 50 kilomètres en voiture ;
• 1h30 en transport en commun.

Si ces conditions sont remplies, l' intérêt de l’entreprise est bel et bien respecté.

Comment simplifier les déplacements professionnels ?

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Une dépense proportionnée

Pour un déplacement professionnel avec une nuit à l'hôtel, une option pourrait être de dormir dans un établissement 5 étoiles, profiter du room service à volonté ou encore mettre l’intégralité de ses dépenses sur la note de l'hôtel.

Mais attention aux abus et aux contrôles fiscaux ! Si rien n’oblige le salarié à réserver une chambre dans un hôtel formule 1, il n’est pas nécessaire de sélectionner l'hôtel le plus luxueux de la ville.

Et pour cause, si la dépense est jugée excessive, l’employeur risque d’avoir des problèmes avec l’administration fiscale. Sans compter que le collaborateur ne pourra pas forcément obtenir une indemnisation de ses notes de frais.

Une dépense prouvée

Pour que la TVA soit déductible, vous devez apporter les preuves de la dépense à travers des pièces justificatives.

Pour une note de frais de réservation d'hôtel, il est généralement demandé de fournir une facture en guise de justificatif. Celle-ci doit mentionner le montant de la TVA et son taux, le prix HT et le prix TTC. Sans oublier le détail de toutes les prestations.

C’est alors au salarié de conserver l’ensemble de ses justificatifs pour obtenir le remboursement de ses notes de frais. Pour éviter les pertes de factures, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de gestion équipé d’une application de scan.

Cela permettra alors au collaborateur de scanner ses reçus. Et pour le service comptable, cela facilitera la comptabilisation des notes de frais.

Une facture adressée à l’entreprise

Pour pouvoir récupérer la TVA de ses notes de frais, la facture doit être adressée spécifiquement à l’entreprise. À ce titre, les reçus ne sont généralement pas admis comme pièce justificative de note de frais .

Attention, ici la facture ne doit pas être adressée au salarié qui dort à l'hôtel, ni au chef d'entreprise, mais bien à l’entité personne morale.

Le principe de réciprocité

La TVA récupérée doit être identique à la TVA collectée.

Autrement dit, l'hôtel doit également être assujetti au paiement de la TVA. Cela permettra alors au centre des impôts d’équilibrer la balance.

Ce point peut parfois causer des problèmes. En effet, certaines entreprises décident de facturer une nuit d'hôtel chez un proche, chez un client ou simplement chez le patron. Or, ces derniers ne sont pas assujettis à la TVA. Il n’y a donc pas de réciprocité.

Il faut impérativement que l'hébergement soit fourni par un tiers à l’entreprise.

Maintenant que vous savez s’il est possible de récupérer la TVA sur ses réservations d'hôtel, il convient de connaître le montant à récupérer.

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Les taux de TVA applicables

Vous le savez, en France, il existe différents taux de TVA. Alors quel est celui applicable pour une nuit d'hôtel ?

Ici, c’est le taux réduit de TVA à 10 %. Mais attention, car cela ne vaut pas pour toutes les prestations. En effet, si vous décidez de prendre une boisson alcoolisée (au bar de l'hôtel ou dans le mini frigo de la chambre), celle-ci vous sera facturée avec le taux normal de 20 %.

En revanche, pour les repas et petits déjeuners pris à l'hôtel, c’est la TVA à 10 % qui s’applique.

Attention, ces taux s'appliquent pour la TVA en France continentale . Ils ne sont donc pas valables en Corse ou dans les départements d’outre-mer.

Quid des voyages d’affaires à l’étranger ?

En matière de TVA intracommunautaire, les règles de déduction sont plus complexes que pour les déplacements professionnels sur le territoire français. Et pour cause, cela dépend des lois de chaque pays.

Par exemple, les frais d’hôtel au Portugal sont exclus du droit à déduction. En revanche, pour un séjour en Allemagne, la TVA est récupérable.

Alors si vous réservez une chambre d’hôtel dans un État membre de l’Union européenne, il convient de se renseigner sur la fiscalité du pays pour connaître vos droits à déduction.

Si la taxe sur la valeur ajoutée est déductible, vous devrez réaliser une demande de remboursement de TVA. Dans ce cas, il peut être judicieux de se faire accompagner par un expert-comptable pour la déclaration de TVA.